Projektinhallintaohjelmisto tehostaa liiketoimintaasi: 6 tapaa

Kuinka projektinhallintaohjelmisto auttaa konsultteja ja muita asiantuntijoita?

Konsultit ovat kirjaimellisesti ongelmanratkaisijoita. He tarjoavat asiakkailleen ammatillista neuvontaa asiantuntija-alastaan riippuen. Esimerkiksi konsultit voivat auttaa yrityksiä strategisessa suunnittelussa, arvioimaan erilaisia investointihankkeita tai tukemaan yrityksen osaamisen kehittämistä. Samoin IT-konsultit neuvovat asiakkaitaan, kuinka käyttää tietotekniikkaa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.

Sen lisäksi, että konsultit ovat omien alojensa asiantuntijoita, heidän on johdettava projekteja ja asiakkuuksia laadukkaasti eli oltava projektinhallinnan mestareita. Heidän on löydettävä luovia tapoja houkutella uusia asiakkaita ja luodakseen pitkäaikaisia asiakassuhteita. Maine on konsultointiyrityksen suurimpia voimavaroja, ja menestyvän konsultointiyrityksen rakentaminen vie aikaa ja vaivaa.

Tässä artikkelissa kerromme, kuinka sopiva, asiantuntijayrityksen projektinhallintaohjelmisto voi hyödyttää konsulttiyritystä pitkällä aikavälillä. Tässä muutamia kysymyksistä, joihin vastaamme artikkelissa:

• Mitä työkaluja ja ohjelmistoja yrityskonsultit käyttävät?
• Kuinka projektinhallintaohjelmisto voi auttaa kasvattamaan konsultointiyritystäsi?
• Mitä sinun pitäisi ottaa huomioon harkitessasi projektinhallintaohjelmistoa yritykselle?

6 tapaa, joilla projektinhallintaohjelmisto tukee yrityksesi liiketoimintaa

Kuinka varmistat konsultointiyrityksen tai asiantuntijayrityksen omistajana tai johtajana avoimen ja oikea-aikaisen viestinnän asiakkaidesi kanssa? Kuinka tunnistaa ja eliminoida aikaa vieviä tehtäviä, jotka voivat heikentää yrityksen tuottavuutta? Mitä työkaluja sinulla on, jotta oikeat resurssit voidaan osoittaa oikeille tehtäville? Miten varmistat menestyksen kaikissa projektinhallinnan vaiheissa? 

Lisäksi: miten mittaat projekteja, niiden edistymistä ja lopputuloksen onnistumista? Ja viimeisenä, vaan ei vähäisimpänä, kuinka hallitset yrityksesi taloutta?

Tässä 6 tapaa, joilla konsultointiyritykset voivat yksinkertaistaa monimutkaisia liiketoimintaprosesseja projektinhallintaohjelmiston avulla.

1. Rakenna pitkäkestoisia suhteita CRM-järjestelmän avulla

Hyvä CRM-järjestelmä näyttää asiakkuuksien tilan ja kannattavuuden, potentiaaliset asiakkaat sekä parantaa yrityksesi päivittäistä asiakassuhteiden hallintaa. CRM-järjestelmän avulla voit käyttää kaikkia asiakkaan tietoja, sekä aiempia että nykyisiä, yhdestä paikasta. Asiakastietojen hallinta on usein osa laajempia toiminnanohjauksen järjestelmiä ja projektinhallintaohjelmistoja. CRM-ohjelmistoilla onkin nykyään enemmän tarjottavaa kuin ainoastaan asiakkaiden yhteystiedot. Voit mitata kunkin tilin suorituskykyä sekä projektien ja niiden KPI-arvojen etenemistä.

Samoin yhteistyön ja viestinnän merkitystä ei voida konsultointi- ja asiantuntijapalveluissa yliarvioida. Viestintä voi luoda läpinäkyvyyttä, positiivisen työkulttuurin, säästää aikaa, lisätä tuottavuutta ja rakentaa sujuvan ja kestävän suhteen asiakkaan ja yrityksen välille. Yhteistyövälineet voidaan jakaa kolmeen eri ryhmään.

Ensimmäinen on viestintätyökalu viestien vaihtoon, tiedonvaihtoon ja tiimiyhteistyöhön. Tällaisia ovat sähköpostit ja pikaviestisovellukset, esimerkiksi Teams ja Slack. Seuraavana tulevat neuvottelutyökalut. Ne auttavat helpottamaan reaaliaikaisia keskusteluja. Esimerkiksi videoneuvottelusovellukset Google Meet ja Teams, ryhmäkeskustelut ja tiedostojenjako-ohjelmistot kuuluvat tähän ryhmään.

Viimeiseen kategoriaan kuuluvat koordinointityökalut toimitusten ja aikataulujen, kuten kalenterien, laskentataulukoiden ja Kanban-taulukoiden, hallintaan. Usein myös viestintään ja yhteistyöhön liittyviä elementtejä on joltain osin mukana projektinhallintaohjelmistoissa. 

Kun asiakastietoja hallitsee puhtaan CRM:n sijaan toiminnanohjausjärjestelmän tai projektinhallintaohjelmiston kautta, usein myös tarjousprosessi ja tarjouskannan seuranta on helpompaa. Useissa moderneissa projektinhallintaohjemistoissa tarjousten suunnittelu, luonti, lähetys ja seuranta on suoraan mukana toiminnallisuutena. Parhaassa tapauksessa voit hyväksystä tarjouksesta luoda projektin nappia painamalla. 

2. Virtaviivaista monimutkaista työnkulkua projektinhallintaohjelman avulla

Puhdas projektinhallintaohjelma voi antaa konsultointi- ja asiantuntijayrityksille paremman hallinnan projekteihin ja budjettiin. Sen avulla voit hallita tehtäviä, resursseja sekä työntekijöidesi työaikaa tehokkaasti. Projektinhallintaohjelma näyttää, mitkä projektit ovat kannattavampia ja mitkä maksavat sinulle enemmän rahaa. Laskentataulukoista poiketen voit helposti visuaalisesti hallita eri projektien koko työnkulkua ja seurata niiden etenemistä reaaliajassa. Usein projektinhallintaohjelmien toiminnallisuudet sisältävät muitakin osa-alueita kuin puhtaan projektihallinnan. 

Esimerkiksi resurssienhallintatyökalujen, kuten Gantt-kaavioiden, avulla voit määrittää resurssit tehokkaasti käytettävissä olevan osaamisen ja kapasiteetin perusteella. Resurssien hallinnassa voit jakaa tehtäviä ja seurata niiden etenemistä alusta loppuun. Voit jopa asettaa välitavoitteita projektin eri vaiheisiin. Kaikella tällä visuaalisella datalla saat selkeän kuvan projektisi etenemisestä ja voit ennustaa skenaarioita, jotka voivat vaikuttaa projektin onnistuneeseen loppuunsaattamiseen.

3. Kasvata tehokkuutta työajan hallinnalla

Aika on meille jokaiselle arvokasta. Konsultointi- ja asiantuntijayrityksissä on usein monia erilaisia projekteja, joille jokaiselle on varattu tietyt resurssit.  Tällaisissa tapauksissa on tärkeää seurata laskutettavissa oleviin ja muihin kuin laskutettaviin töihin käytettyä aikaa. Lisäksi tarvitset järjestelmän, jolla voidaan seurata työntekijöiden tunteja, lomia sekä läsnäoloa. 

Työajanhallintaohjelma tallentaa automaattisesti eri tehtäviin käytetyn ajan, seuraa tuottavia ja ei-tuottavia tunteja ja voi yksinkertaistaa palkanlaskennan käsittelyä, kun se on yhteydessä taloushallinnon ohjelmaasi. Useimmissa asiantuntijaliiketoimintaan soveltuvissa toiminnanohjausjärjestelmissä ja projektinhallintaohjelmistoissa työajanseurantaominaisuudet on järjestelmässä valmiiksi mukana. 

4. Suunnittele ja hallitse taloutta tehokkaalla kulujenhallinnalla

Yksi helpoimmista tavoista varmistaa tasainen kassavirta on käyttämällä tehokkaita kustannushallintastrategioita. Erillisellä kulujenhallintaohjelmalla voit suunnitella ja valvoa projektisi kuluja sekä pysyä aina selvillä budjetista. Moderneihin projektinhallintaohjelmistoihin ja toiminnanohjausjärjestelmiin kulujen hallintaan liittyvät toiminnallisuudet löytyvät ohjelmiston sisältä.

5. Saat maksut nopeammin käyttämällä laskutusohjelmaa 

Jos laskutat enemmän kuin kerran kuukaudessa, kannattaa harkita laskutusohjelmiston käyttöä. Laskutusohjelman avulla voit helposti luoda laskun, ottaa käyttöön verkkolaskutuksen, seurata maksuja ja kassavirtaa, kaikki samasta paikasta. Asiakkaiden saaminen maksamaan ajallaan on tärkein tekijä vakaan kassavirran varmistamisessa yrityksellesi. Ja tämä tarkoittaa, että vakaa ja tehokas laskutusprosessi on käytössä.

Oikea-aikainen ja tarkka laskutusprosessi auttaa myös pienyritysten omistajia rakentamaan brändiään. Se kertoo tarjottavien palvelujen laadusta. Useissa projektinhallintaohjelmissa ja toiminnanohjausjärjestelmissä laskutus on sisäänrakennettuna, etkä tarvitse tähän erillistä ohjelmaa. 

6. Tee älykkäämpiä päätöksiä laadukkaan BI-raportoinnin avulla

Business ingelligence (BI) -raportointi voi tarjota tärkeitä näkymiä yrityksellesi hyödyntämällä dataa ja antamalla reaaliaikaista tietoa. Pilvipohjaiset BI-raportit voivat auttaa sinua mitoittamaan liiketoimintaasi tarjoamalla perusteellista dataa projektien kannattavuudesta, resurssien hyödyntämisestä ja käyttöasteesta sekä projektikustannuksista ja niiden kannattavuudesta. Reaaliaikaisen tiedon saatavuus mahdollistaa nopeamman päätöksenteon ja minimoi riskit tunnistamalla nopeammin ongelmat ja niiden taustalla olevat syyt. Ajantasainen talousraportointi tehostaa liiketoimintaa. 

Minkälainen projektinhallintaohjelma tai toiminnanohjausjärjestelmä palvelee juuri teitä? 

Kun etsit sopivaa projektinhallintaohjelmaa projektinhallintaan tai toiminnanohjausjärjestelmää, muista valita ohjelmisto, joka on intuitiivinen ja helppo ottaa käyttöön. Valitse ratkaisu, jonka käytön tiimisi jäsenet oppivat nopeasti ja joka on helppokäyttöinen. Koska konsultointi- ja asiantuntijayritykset käsittelevät yleensä useita samanaikaisia projekteja, on erittäin tärkeää, että ohjelmisto on helposti skaalautuva. Siirtyminen erilaisiin ohjelmistoihin joka kerta, kun yrityksesi kasvaa, on aikaa vievää ja voi pitkällä tähtäimellä olla erittäin kallista. Sopivalla ohjelmistolla - puhutaanpa sitten projektinhallinta-ohjelmistosta, PSA-ohjelmistosta tai toiminnanohjausjärjestelmästä - on väliä viivan alla asti. 

Toinen tärkeä ohjelmistojen kilpailutuksessa huomioitava osa-alue on, että kaiken asiakkaisiin liittyvän tiedon on oltava helposti saatavilla. Tämä tarkoittaa, että ohjelmiston on oltava yhteensopivaa kaikkien laitteiden ja muiden ohjelmistojen kanssa integraatioiden kautta.  Lisäksi käytön on oltava sujuvaa mistä tahansa, milloin tahansa.

Lopuksi: jos haluat säästää aikaa ja rahaa, yhtenäinen ohjelmisto, joka tukee useita eri toimintoja yhdellä alustalla, on järkevä valinta. Heeroksen PSA-ohjelmisto eli toiminnanohjausjärjestelmä korvaa yli 10 sovellusta keskitetyllä ohjelmistolla. Se tarjoaa CRM-järjestelmän, myyntiputken hallinnan, edistyneen tavan tehdä myyntitarjoukset, useita projektinhallintatyökaluja, työajanseurannan ja resursoinnin Gantt-kaavion, sisäänrakennetut BI-raportit sekä useita saumattomia integraatioita, esimerkiksi Hubspotiin sekä Heeroksen taloushallinnon ohjelmiin. Kaikki tämä ja paljon muuta yhdessä yksinkertaisessa, yhtenäisessä ohjelmistossa!

Kokeile Heeroksen PSA-ohjelmistoa ilmaiseksi 14 päivän ajan ja näet, kuinka se sopisi juuri sinun yrityksellesi!