Laskutusohjelma

Hyvä laskutusohjelma - millainen se on?

Hyvä laskutusohjelma on monipuolinen ja joustava työkalu. Se palvelee liiketoimintaasi sopivalla tavalla ja on helposti suoraan yhdistettävissä muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Esimerkiksi asiantuntijayritykselle laskutusohjelmassa on usein tärkeää, että laskutus onnistuu tunti- tai projektiperustaisesti, kun taas toisille yrityksille tehokas saatavien hallinta reskontraan saakka on tärkeää. Hyvän ohjelmiston ominaisuuksia:

• lähetä laskut helposti (voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja?)
• nopeuta työntekoa, vähennä virheitä ja laskuista tulevia reklamaatioita
• saat raportteja ja dataa liiketoiminnan tueksi
• se on tietoturvallinen
• se on integroitavissa muihin järjestelmiin
• sitä on helppo käyttää 

Avaamme artikkelissa näitä kohtia tarkemmin.

Laskutusohjelma nopeuttaa työskentelyä ja vähentää virheitä

Hyvä ohjelmisto tarjoaa käyttöösi mahdollisuuden tehostaa työskentelyään, sillä teet ja lähetät laskut sujuvasti. Verkkolaskuja voi Suomessa pitää lähtökohtana yritysten välisessä laskutuksessa. Vuonna 2020 Suomessa voimaan astuneen verkkolaskulain mukaan palveluntarjoajalla on velvollisuus lähettää asiakkaalleen lasku verkkolaskuna, jos asiakas sitä pyytää. Valtion ja kuntien vastaanottama lasku on oltava Eurooppa-normin mukainen verkkolasku.

👛 Verkkolaskut kiinnostaa? Tsekkaa blogimme Verkkolaskutus ja 12 syytä siirtyä siihen

Laskutusohjelmien avulla voit automatisoida monia laskun tekemiseen liittyviä manuaalisia vaiheita, jotka voivat olla alttiita virheille. Esimerkiksi voit tallentaa asiakaskohtaiset tiedot ja laskupohjat suoraan järjestelmään, mikä minimoi virheet laskun toistuvien tietojen syöttämisessä. Lisäksi ohjelman tulisi olla suunniteltu siten, että se muistuttaa käyttäjää sopivissa kohdissa ehkäisten näin inhimillisiä virheitä. Kun ohjelman avulla voi vähentää rutiinitehtäviin kuluvaa aikaa, henkilöstö voi keskittyä enemmän lisäarvoa tuottaviin töihin. 

💎 Selvitä automatisoidun laskutuksen ROI-laskurilla, kuinka paljon voitte säästää laskutusta ja reskontranhoitoa automatisoimalla. Saat käyttöösi asiantuntijamme näkemyksen.

Laskutusohjelmasta yrityksesi saa raportteja ja dataa liiketoiminnan tueksi

Laskutusohjelman pitää olla tietoturvallinen

Laskutusohjelman tietoturvallisuus on olennaista, sillä laskutusprosessissa käsitellään arkaluonteisia tietoja: asiakastietoja, laskuja ja maksutietoja. Ohjelman on tarjottava riittävät tietosuoja estääkseen luvattoman pääsyn ja tietovuodot. Noudattamalla tietosuojalakeja, kuten GDPR:ää, yritys varmistaa, että asiakastiedot käsitellään ja säilytetään asianmukaisesti. Tietoturvallisuus ei ole vain lain noudattamista, vaan se myös vahvistaa asiakkaiden luottamusta yrityksesi palvelun laatuun ja osaamiseen. Tämä voi olla ratkaiseva tekijä asiakassuhteiden säilyttämisessä ja vahvistamisessa.

💡Lisätietoa kiinnostuneille blogissa: Sähköinen laskutus ja tietoturva. 

Laskutusohjelman voit myös integroida helposti muihin järjestelmiin

Yrityksen toiminnan tehostamiseksi ohjelmiston kannattaa olla sujuvasti integroitavissa muihin järjestelmiin, esimerkiksi kirjanpito-ohjelmiin, CRM-järjestelmiin ja maksupalveluihin. Tämä saumaton tiedon jakaminen ohjelmasta toiseen vähentää manuaalista tiedonsyöttöä ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta. Integraatio mahdollistaa, että näet tiedon reaaliaikaisesti suoraan eri järjestelmissä, mikä parantaa liiketoimintaprosessien sujuvuutta ja helpottaa taloudellista raportointia. Lisäksi yrityksen kaikki tiimit hyötyvät reaaliaikaisesta pääsystä samoihin tietoihin, mikä lisää tehokkuutta ja luo yhteistyötä. Usein ohjelmiin on tehty valmiiksi monipuolisia integraatioita.

✴️ Katso helposti Heeros-ohjelmien laajat integraatiomahdollisuudet. 

Laskutusohjelman pitää olla helppokäyttöinen - lähetä laskut helposti

Helppokäyttöisyys on kriittinen tekijä laskutusohjelman valinnassa. Sujuva käyttö vähentää koulutustarvetta ja varmistaa, että laskuja on helppo tehdä, laskutus on mahdollisimman nopeaa ja tehokasta. Intuitiivinen käyttöliittymä ja selkeä navigointi auttavat käyttäjiä oppimaan ohjelman käytön nopeasti. Tämä parantaa tuottavuutta. Hyvä ohjelmisto tarjoaa lisäksi kattavat tukipalvelut, jotta mahdolliset ongelmat voidaan ratkaista nopeasti. Kun käyttäjät saavat pikaisesti apua ja ratkaisuja, laskutusprosessi sujuu häiriöttä, ja yrityksen toiminta tehostuu.

🕵️ Laskutusohjelman valinta ajankohtainen? Tsekkaa tämä blogi: Kuinka valita laskutusohjelma yritykselle?

Laskutusohjelma skaalautuu liiketoimintasi mukana 

Pilvipohjaiset ohjelmat ovat yleensä skaalattavissa vastaamaan kasvavia tarpeita. Heeroksen laskutusohjelmat ovat tästä hyvä esimerkki. Heeros PSA:ssa on helppoa lisätä käyttäjiä sekä muokata ohjelmaa tarpeesi mukaan. Pilvipohjaisissa laskutusohjelmissa on lisäksi muitakin etuja, tässä niistä muutama.

Laskutusohjelma aina omalla koneella - tai vaikka puhelimella

Pohditko, pitäisikö hankkia koneelle ladattava ohjelmisto vai sittenkin valita pilvipalvelu? Heeroksen laskutusohjelmat ovat selainpohjaisia, jolloin laskutus ei ole laitteesta riippuvaista. Saat ne myös puhelimellesi, jolloin voit hoitaa laskutusta vielä näppärämmin myös silloin, kun työ vie tien päälle. Heeros PSA ja Heeros Mobiili ovat saatavilla sekä Google Playstä että App Storesta. Käytön aloittamiseksi tarvitset tunnukset valitsemaasi ohjelmistoon.

Laskutusohjelmaan on reaaliaikainen pääsy ja yhteistyö on helppoa

Pilvipohjaisen järjestelmän etuna on myös se, että laskut ovat lähetettävissä ja laskutustietoja voi käyttää missä ja milloin tahansa. Tämä etäkäyttömahdollisuus mahdollistaa reaaliaikaisen pääsyn laskutusdataan, mikä on elintärkeää sekä suurelle että pienelle yritykselle. Lisäksi se helpottaa yhteistyötä tiimien välillä, sillä jokainen pääsee käsiksi tarvittaviin tietoihin.

Laskutusohjelmassa voit lähettää laskut asiakkaan toivomalla tavalla

Yritysten välisessä laskutuksessa on monta vaihtoehtoa, joista yleisimmät ovat verkkolaskutus, lasku sähköpostilla tai lasku postitse. Jokaisella menetelmällä on omat etunsa, ja yrityksen on tärkeää valita laskutustapa, joka parhaiten sopii omiin ja asiakkaan tarpeisiin.

Verkkolasku

Verkkolaskujen etuja ovat nykyaikaisuus ja tehokkuus. Verkkolaskutus mahdollistaa laskujen automaattisen prosessoinnin, mikä säästää aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Verkkolaskut ovat myös ympäristöystävällisiä. Jotta verkkolaskutus toimii, molempien osapuolten pitää käyttää yhteensopivia järjestelmiä. Yhteenvetona - lähetä laskut suoraan ja vastuullisesti. Helppoa!

Sähköpostilasku

Sähköpostilla lähetettävät pdf:t ovat nopeampi ja edullisempi vaihtoehto lähettää lasku verrattuna postitse lähetettyihin laskuihin, ja niiden käsittely on helpompaa. Kuitenkin sähköpostien tietoturvaan liittyvät haasteet, kuten huijausviestien riski, ovat huomionarvoisia.

Lasku perinteisellä postilla

Joskus voit myös käyttää perinteistä tapaa lähettää lasku postitse. Tämä menetelmä sopii yrityksille, jotka tekevät kauppaa fyysisiä asiakirjoja suosivien kumppaneiden kanssa. Toisaalta postilähetykset ovat hitaampia ja kalliimpia kuin sähköiset laskut, ja niissä on suurempi virheiden riski. Perinteiseen postiin liittyen yrityksillä on edelleen käytössä erilaisia skannauspalveluja, jolloin palvelu varmistaa että paperilasku päätyy sähköisiin järjestelmiin.

Laskutusohjelmaa päivitetään automaattisesti 

Turvallisuus on keskeinen huolenaihe kaikessa liiketoiminnassa, myös silloin kun kyse on laskujen tiedoista ja laskujen lähettämisestä. Pilvipohjaiset ohjelmat päivitetään yleensä automaattisesti ilman, että käyttäjän tarvitsee huolehtia päivityksistä. Näin käytössä on aina uusimmat toiminnot ja turvallisuuspäivitykset sekä varmuuskopiot. Näin arkaluonteiset laskujen tiedot ovat suojattuja ja että laskutusprosessisi on luotettava.

Laskutusohjelma tuo kustannustehokkuutta

Pilvipohjaisissa laskutusohjelmissa hinnoittelu toimii yleensä joustavasti, ja se perustuu käyttöön. Niiden käyttöönotto ei vaadi raskaita alkuinvestointeja eikä niistä aiheudu ylläpitokustannuksia, jotka ovat tyypillisiä perinteisille ohjelmistoille. 

Maksullinen vai ilmainen laskutusohjelma pienelle yritykselle

Molemmilla vaihtoehdoilla on omat etunsa. Valinta maksullisen ja ilmaisen laskutusohjelman välillä riippuu yrityksen koosta, tarpeista ja taloudellisista resursseista. On tärkeää arvioida, kuinka ohjelman ominaisuudet vastaavat yrityksen nykyisiä ja tulevia tarpeita sekä miten se vaikuttaa liiketoiminnan kokonaiskustannuksiin ja -tehokkuuteen. Emme suosittele maksuttomia ohjelmistoja yritysten laskutukseen.

1. Ominaisuudet ja toiminnallisuudet

Maksulliset laskutusohjelmat tarjoavat yleensä ilmaisia laajemman valikoiman ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Ne voivat sisältää edistyneitä raportointi- ja analytiikkatyökaluja, automaattisia varmuuskopioita, sekä monipuoliset integraatiomahdollisuudet muihin järjestelmiin. Ilmaiset ohjelmat voivat riittää pienille toiminimille tai yksityisyrittäjille, joille "lähetä lasku" riittää.

2. Tietoturva ja asiakastuki

Maksulliset ohjelmat investoivat tietoturvaan ja tarjoavat säännöllisiä päivityksiä ja parannuksia asiakkaille usein automaattisesti. Lisäksi, maksulliset palvelut tarjoavat yleensä kattavampaa asiakastukea, joka voi olla arvokasta ongelmatilanteissa. Ilmaisissa ohjelmissa tietoturva ja asiakastuki voivat olla rajallisempia, mikä voi olla riski liiketoiminnalle. Automaattisesti saat tuskin mitään lisää.

3. Kustannustehokkuus ratkaisee

Ilmainen laskutusohjelma voi olla houkutteleva etenkin aloittelevalle pienyritykselle. Ei kuitenkaan kannata antaa maksuttomuuden johtaa harhaan, että ohjelma olisi aidosti ilmainen. Hyvän ohjelmiston kehittäminen vaatii työtä ja myös ilmaiselta vaikuttavat ohjelmat yleensä sisältävät maksuja, esimerkiksi laskun lähettäminen maksaa, ilmaisia laskuja on rajattu määrä tai asiakkaita voi lisätä rajallisen määrän. Maksullinen ohjelma taas on investointi, joka tuo usein säästöjä tehokkuuden ja automaation kautta ja tukee toiminnan kasvua.

Voit kokeilla useita ohjelmia, mutta jos ilmainen laskutusohjelma on yrityksellesi aito vaihtoehto, muista tarkistaa ainakin nämä:

• Mitä ominaisuuksia ratkaisu sisältää?

• Onko asiakastukea?

• Onko lasku-, asiakas- tai käyttäjämäärää rajoitettu?

• Onko raportointi ja analytiikka ominaisuuksia?

• Jos yritykseni kasvaa, voinko edelleen jatkaa ohjelmiston käyttöä?

• Onko ohjelmisto maksuton vain hetken?

Haluat oikean kumppanin, hyvän palvelun ja lisäarvoa ohjelmasta? Ota suoraan yhteyttä Heerokseen ja kartoitetaan tilanteesi.