Sähköinen laskutus yrityksen arjessa

Sähköisen laskutuksen kehitys Suomessa ja kansainvälisesti

Sähköinen laskutus on ollut osa suomalaista taloushallintoa jo 1990-luvun lopulta lähtien, kun ensimmäiset sähköiset laskutusjärjestelmät otettiin käyttöön. Alkuvaiheessa se oli lähinnä suurten yritysten välistä ja perustui räätälöityihin ratkaisuihin, mikä rajoitti sen laajempaa käyttöönottoa.

2000-luvun alussa sähköinen laskutus alkoi yleistyä myös pk-yrityksissä. Tärkeässä roolissa oli Finvoice-standardin kehittäminen, jonka ensimmäinen versio julkaistiin 2003. Finvoice on ollut keskeisessä roolissa sähköisen laskutuksen yleistymisessä Suomessa. Standardin ansiosta eri laskutusjärjestelmät pystyivät kommunikoimaan keskenään sujuvasti, mikä teki sähköisestä laskutuksesta helpommin saavutettavan vaihtoehdon myös pienemmille toimijoille.

Vuonna 2010 Suomessa tapahtui merkittävä muutos, kun julkinen sektori velvoitettiin vastaanottamaan ja käsittelemään laskut sähköisessä muodossa. Tämä käynnisti laajemman siirtymän sähköiseen laskutukseen myös yksityisellä sektorilla.

Viime vuosina sähköinen laskutus on muuttunut entistä automatisoidummaksi ja standardoidummaksi. Eurooppalainen sähköisen laskutuksen standardi (EN 16931) ja Peppol-verkosto ovat esimerkkejä kehityksestä, joka tukee sähköisen laskutuksen laajempaa käyttöä sekä maiden sisällä että maiden välillä. Lue lisää Peppolista Valtiokonttorin sivuilta.

Sähköisen laskutuksen konkreettiset hyödyt

1. Ajan ja resurssien säästö

Sähköinen laskutus automatisoi monia aiemmin manuaalisia vaiheita, kuten laskujen luomisen, lähettämisen ja vastaanoton. Tämä vähentää huomattavasti aikaa vievää "käsityötä" ja vapauttaa taloushallinnon resursseja olennaisempiin tehtäviin. Samalla pienenevät paperin, postituksen ja fyysisen arkistoinnin kustannukset. Lisäksi lasku tavoittaa vastaanottajan lähes reaaliaikaisesti, mikä voi nopeuttaa myyntilaskutuksen maksuprosesseja ja parantaa kassavirtaa.

2. Vähemmän virheitä, parempi laatu

Manuaalinen laskutus altistaa virheille – väärille summille, viitenumeroille tai asiakastiedoille. Sähköinen laskutus vähentää näitä riskejä merkittävästi, koska tiedot siirtyvät järjestelmien välillä automaattisesti. Tämä parantaa laskutuksen laatua, vähentää reklamaatioita ja nopeuttaa mahdollisten virheiden korjaamista. Samalla varmistetaan paremmin myös eri maiden ja toimialojen säädösten ja vaatimusten noudattaminen.

3. Parempi hallinta ja läpinäkyvyys

Sähköiset laskutusjärjestelmät tarjoavat reaaliaikaisen näkymän laskutukseen, raportteihin ja reskontraan. Tämä mahdollistaa tehokkaamman kassavirran seurannan, nopeamman reagoinnin mahdollisiin ongelmiin ja tarkemman talousennustamisen. Läpinäkyvyys parantaa myös asiakaskokemusta – asiakkaat arvostavat selkeitä laskuja ja mahdollisuutta tarkastella niitä helposti digitaalisessa muodossa.

Tietoturva ja luotettavuus sähköisessä laskutuksessa

Vahva tietoturva osana arkea

Sähköisessä laskutuksessa käsitellään arkaluonteista taloustietoa, joten tietoturvan on oltava huippuluokkaa. Vahva salausteknologia estää tehokkaasti ulkopuolisten pääsyn tietoihin. Tietoturva ei kuitenkaan rajoitu pelkästään salaukseen, vaan sähköiset laskutusjärjestelmät sisältävät usein myös muita turvatoimia, kuten tunnistautumisprosesseja ja haittaohjelmien torjuntaa. Nämä monikerroksiset suojaukset estävät tietojen väärinkäyttöä ja takaavat turvallisen tiedonsiirron.

Digitaaliset varmenteet

Digitaaliset varmenteet ovat toinen olennainen osa sähköisen laskutuksen turvallisuutta ja luotettavuutta. Ne mahdollistavat laskujen hyväksymisen sähköisesti, mikä ei ainoastaan nopeuta prosessia verrattuna perinteiseen paperilaskutukseen, vaan myös lisää laskujen oikeellisuutta ja juridista pätevyyttä. 

Digitaalinen varmenne varmistaa laskun alkuperän ja eheyden, estäen näin laskujen manipuloinnin siirron aikana. Lisäksi varmenteet helpottavat hyväksyttyjen asiakirjojen arkistointia ja hallintaa, parantaen näin organisaatioiden kykyä noudattaa laskutusta ja arkistointia koskevia säädöksiä. 

Ohjelmistot ja käyttöönotto: mitä ottaa huomioon

Integraatiot taloushallinnon ytimessä

Sähköisen laskutuksen käyttöönotossa on ensisijaisen tärkeää varmistaa, että organisaatiolla on käytössä oikeat teknologiat ja ohjelmistot. Niiden pitää paitsi tukea sähköistä laskutusta, myös olla integroitavissa yrityksen muihin keskeisiin järjestelmiin, kuten toiminnanohjaukseen (ERP) ja asiakkuudenhallintaan (CRM). Integraatio mahdollistaa tiedon sujuvan siirtymisen järjestelmien välillä, parantaa datan tarkkuutta ja nopeuttaa laskutusprosesseja. Se myös mahdollistaa paremman näkyvyyden yrityksen taloudelliseen tilanteeseen ja asiakassuhteisiin.  

Investointi laskutusohjelmistoon, joka on yhteensopiva sekä kansallisten että kansainvälisten sähköisen laskutuksen standardien kanssa ja joka tarjoaa vahvat tietoturvaratkaisut, on olennainen osa toimivaa laskusta kassaan -prosessia. 

Luotettava ohjelmistokumppani

Kumppanin valinnassa kannattaa painottaa osaamista, tukea ja käyttöönoton sujuvuutta. Hyvä kumppani auttaa alusta asti: koulutuksessa, teknisessä tuessa ja käyttöönoton vaiheistuksessa. Tämä vähentää riskejä ja varmistaa, että koko taloushallinnon tiimi saa ohjelmistosta täyden hyödyn irti.

Sähköisen laskutuksen jatkuva kehittäminen

Täysi automatisointi tuo tehokkuutta

Sähköisen laskutuksen jatkuva kehittäminen ja optimointi ovat avainasemassa yritysten taloushallinnon tehostamisessa ja asiakaskokemuksen parantamisessa. Sähköisen laskutuksen automatisointi on avain tehokkaaseen laskusta kassaan -prosessiin. Kun järjestelmät keskustelevat keskenään ja tiedot siirtyvät automaattisesti, manuaalinen työ vähenee ja virheiden määrä pienenee. Tämä nopeuttaa laskutusta ja vapauttaa henkilöstön aikaa strategisempaan työhön.

Analytiikka tukee päätöksentekoa

Nykyaikaiset laskutusjärjestelmät keräävät arvokasta dataa, jota voidaan hyödyntää liiketoiminnan kehittämisessä. Laskutusjärjestelmän keräämän datan analysointi antaa arvokasta tietoa, jota voidaan käyttää liiketoiminnan kehittämiseen. Analytiikka voi paljastaa maksutrendejä, asiakaskäyttäytymistä ja potentiaalisia pullonkauloja, joihin on syytä puuttua.   

Ymmärrys asiakaskohtaisista maksukäyttäytymisistä auttaa myös räätälöimään kommunikointia ja maksuehtoja, mikä voi parantaa maksuvalmiutta ja vähentää luottotappioriskejä. Syvällinen analytiikka mahdollistaa lisäksi resurssien kohdentamisen tehokkaammin esimerkiksi ennakoimalla tulevia kassavirtoja ja tunnistamalla tehokkaimmat laskutus- ja perintästrategiat. 

Asiakaskokemus kilpailuetuna

Sähköisen laskutuksen optimointi ei ole vain sisäisten prosessien tehostamista; se on myös keino parantaa asiakaskokemusta. Selkeä ja helposti luettava lasku, joustavat maksutavat ja oikea-aikainen toimitus parantavat asiakastyytyväisyyttä ja vähentävät tukipyyntöjä. Hyvä laskutuskokemus rakentaa luottamusta ja vahvistaa asiakassuhdetta.

Onko sähköinen laskutus pakollista?

Euroopan unionissa on tehty useita aloitteita sähköisen laskutuksen edistämiseksi osana digitaalisen sisämarkkinan kehittämistä. EU:n direktiivi 2014/55/EU vaatii julkisen sektorin organisaatioita vastaanottamaan ja käsittelemään sähköisiä laskuja tietyssä standardiformaatissa. Direktiivin myötä monet EU-maat ovat ottaneet käyttöön kansallisia säännöksiä ja standardeja, jotka määrittelevät verkkolaskutuksen tekniset vaatimukset. Esimerkiksi Italia on ollut etunenässä vaatimalla verkkolaskutusta kaikilta yrityksiltä, jotka käyvät kauppaa maan sisällä. 

Suomessa sähköinen laskutus yritysten välillä ei ole pakollista, vaan sen käyttö perustuu yritysten välisiin sopimuksiin. Kuitenkin esimerkiksi valtionhallinto ja monet kunnat vaativat sähköisiä laskuja toimittajiltaan, mikä on käytännössä pakottanut monet yritykset ottamaan sähköisen laskutuksen käyttöön. 

Vaikka sähköinen laskutus ei vielä ole pakollista yritysten välillä koko Euroopassa tai Suomessa, sen käyttö on lisääntymässä ja monet yritykset ja julkinen sektori edellyttävät sitä. Sähköisen laskutuksen lakeja työstetään tai arvioidaan monessa maassa, mikä voi tarkoittaa merkittäviä muutoksia laskutuskäytäntöihin. Heeroksen Myyntilaskut -ohjelmisto soveltuu erinomaisesti myös kansainväliseen käyttöön, koska sen avulla toimit aina mandaattien mukaisesti. Oheinen kuva näyttää verkkolaskumandaattien voimassaolon Euroopan eri maissa (tilanne 5/2024). Mandaatti on virallinen käsky tai velvoite tehdä jotain. Esimerkiksi Saksassa verkkolaskut tulevat pakollisiksi vuoden 2025 alusta.

Paljonko sähköinen laskutus maksaa?

Sähköisen laskutuksen hinnat vaihtelevat yrityksen koon, laskutusvolyymin ja käytettävän ohjelmiston mukaan. Yleisesti kustannukset jakautuvat seuraaviin osa-alueisiin:

1. Käyttöönotto. Kertaluonteiset kustannukset, kuten ohjelmiston hankinta, järjestelmän räätälöinti ja integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin.
2. Käyttömaksut. Kuukausi- tai vuosilisenssit, jotka voivat perustua käyttäjämääriin, laskujen volyymiin tai palvelun laajuuteen.
3. Transaktiomaksut. Joillain palveluntarjoajilla veloitus perustuu lähetettyjen ja vastaanotettujen laskujen määrään.
4. Ylläpito ja tuki. Päivitykset, asiakastuki ja mahdolliset lisäominaisuudet voivat tuoda lisäkustannuksia.

Kustannukset voivat vaihdella merkittävästi riippuen käytetystä teknologiasta ja palvelusta. Esimerkiksi avoimen lähdekoodin ratkaisut voivat tarjota kustannustehokkaan vaihtoehdon, mutta ne saattavat vaatia enemmän teknistä osaamista ja ylläpitoa yrityksen sisällä. Täyden palvelun sähköisen laskutuksen ratkaisut voivat olla kalliimpia, mutta tarjoavat laajan valikoiman ominaisuuksia ja tukea. 

Vaikka sähköiseen laskutukseen siirtyminen tuo mukanaan kustannuksia, on tärkeää huomioida myös mahdolliset sähköisen laskutuksen säästöt ja hyödyt. Sähköinen laskutus voi vähentää paperin, postituksen ja käsittelyn kustannuksia, parantaa kassavirran hallintaa ja vähentää virheitä, joita väistämättä syntyy manuaalisessa työssä. Lisäksi sähköinen laskutus voi nopeuttaa maksuprosesseja ja parantaa yhteistyötä asiakkaiden ja toimittajien kanssa. 

Sähköisen laskutuksen tulevaisuus

Teknologian kehittyessä sähköinen laskutus tulee olemaan entistä älykkäämpää ja automatisoidumpaa. Tekoäly ja koneoppiminen voivat tulevaisuudessa hoitaa suuren osan laskutusprosessista automaattisesti. Yrityksille tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista työtä, parempaa ennustettavuutta ja nopeampaa reagointia talouden muutoksiin.

Yhteensopivuus eri järjestelmien ja maiden välillä on jatkossa entistä tärkeämpää, erityisesti kansainvälisessä liiketoiminnassa. Heeros seuraa aktiivisesti verkkolaskutuksen sääntelyä ja kehitystä Euroopassa, jotta asiakkaamme voivat toimia luottavaisin mielin myös muuttuvassa ympäristössä.