Mikä lasku on ja mitä se sisältää?

Mikä lasku on ja mitä sen pitäisi sisältää? Miten laskuttaa mahdollisimman yksinkertaisesti? Onko olemassa työkaluja, joiden avulla voit hoitaa laskujen tekemisen nopeammin, tarkemmin ja automaattisemmin?

Laskut – miksi ne ovat tärkeitä?

Yrittäjänä tai yrityksen edustajana sinun on lähes poikkeuksetta laskutettava asiakkaita – toimialasta riippumatta. Jos laskutus hoidetaan huolimattomasti, voi syntyä ongelmia kirjanpidossa tai asiakassuhteissa. Lasku toimii todisteena verotuksessa ja mahdollisten erimielisyyksien selvittämisessä, ja se on keskeinen dokumentti osto- ja myyntitapahtumien seuraamisessa ja hallinnassa.

Laskun määritelmä

Lasku on myyjän ostajalle toimittama asiakirja, joka sisältää kuvauksen myydyistä tuotteista tai palveluista, kustannusten erittelyn, maksutiedot sekä ehdot, kuten eräpäivän, toimitustavan, maksutavan, mahdolliset viivästyskulut ja alennukset. Laskuja on eri muodoissa: paperisina, PDF-tiedostoina ja verkkolaskuina. Vaikka muodot ja ulkoasut voivat vaihdella, sisältö pysyy olennaisesti samana.

Lasku on maksupyyntö, mutta se ei ole yksinään oikeudellisesti sitova ilman, että kauppa on sovittu myyjän ja ostajan välillä. Laskua ei voi lähettää perusteetta, jos ostaja ei ole hyväksynyt tarjousta tai tehnyt tilausta. Väärinkäsitysten välttämiseksi kustannukset ja toimitusehdot kannattaa aina sopia selkeästi etukäteen. Suuremmissa kaupoissa on suositeltavaa tehdä kirjallinen sopimus ennen toimitusta. Sopimus syntyy, kun toinen osapuoli tekee tarjouksen ja toinen sen hyväksyy. Myös suullinen sopimus on sitova.

Nyt kun tiedämme, mitä lasku sisältää, käydään läpi, mitä tietoja siihen tulee sisällyttää.

Lasku sisältää:

• Laskun yksilöivä tunnistenumero (esim. 0035 tai päivämäärän sisältävä 15-04-2025-0035).
• Myyjän tiedot: nimi, osoite, Y-tunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Ostajan tiedot: nimi, osoite, Y-tunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Päivämäärät: laskun päiväys, eräpäivä ja toimituspäivä.
• Hintaerittely: tuotteiden tai palveluiden määrä ja yksikköhinta, mahdolliset lisäkulut kuten toimitusmaksut.
• Arvonlisävero: veroprosentti ja veron määrä.
• Alennukset: esim. ennakkomaksualennus.
• Kokonaissumma: selkeästi merkittynä ja halutessasi lihavoituna selkeyden vuoksi.
• Maksutapa: esim. pankkitili tai PayPal-tilitiedot.
• Myyntiehdot: kuten viivästyskorko.
• Kiitos-viesti: valinnainen, mutta voi nopeuttaa maksua, joten kokeile halutessasi.

Laskun, ostotilauksen ja kuitin erot

Ostotilaus: Ostajan lähettämä asiakirja, jossa määritellään tilattavat tuotteet tai palvelut, määrät ja hinnat. Lasku on myyjän vastine ostotilaukselle.

Kuitti: Kuitti on maksun vastaanoton jälkeen annettava tosite. Lasku puolestaan toimitetaan ennen maksua.

Laskun rooli on nyt varmasti selkeä. Seuraavaksi käymme läpi, miten lasku luodaan ja mitä kannattaa huomioida laskutuksessa.

Lasku – miten se luodaan?

Laskun luominen onnistuu sujuvimmin laskutusohjelmassa, mutta muitakin vaihtoehtoja on.

Voit luoda laskun esimerkiksi Excelissä tai Wordissa. Jos et halua aloittaa tyhjältä pohjalta, lataa ilmainen laskupohjamme ja täytä tarvittavat tiedot. Tallenna valmis lasku PDF-muodossa ja lähetä se asiakkaalle sähköpostilla tai postitse. Paperilaskun voi toimittaa myös tulostuspalvelun kautta, jolloin sinun ei tarvitse huolehtia tulostuksesta tai lähettämisestä itse.

Vaikka manuaalinen laskutus voi tuntua helpolta, se käy nopeasti työlääksi, jos laskutat säännöllisesti. Jos lähetät enemmän kuin yhden laskun kuukaudessa, kannattaa harkita laskutusohjelman käyttöä. Laskutusohjelmalla voi luoda laskuja nopeasti ja automatisoida toistuvaa laskutusta. Laskujen elinkaaren seuranta onnistuu: laskun tarkastelusta eräpäivään, maksun vastaanottamiseen ja arkistointiin. Laskutusohjelman avulla saat myös kätevästi ajantasaisen näkymän laskutukseesi.

Ideat ja ehdotukset laskujen luontiin ja lähettämiseen

Laskutus voi tuntua arkiselta rutiinilta, mutta sen sujuvuudella on suuri vaikutus yrityksesi kassavirtaan ja asiakaskokemukseen. Hyvin laadittu lasku on myös osa ammattimaista mielikuvaa yrityksestäsi.

• Ulkoasu
  Laskun tulee olla selkeä ja virheetön. Vältä epäselviä fontteja ja kirjoitusvirheitä. Visuaalisesti siisti ja yrityksesi ilmeen mukainen lasku viestii ammattimaisuudesta ja helpottaa maksamista.
• Kustannusten erittely
  Ole mahdollisimman tarkka erittelyssä. Asiakas haluaa tietää, mistä maksaa – läpinäkyvyys vähentää kysymyksiä ja lisää luottamusta. Merkitse käytetyt materiaalit ja työtunnit selkeästi.
• Laskun lähettäminen
  Varmista, että lasku menee suoraan oikealle henkilölle. Kätevintä on lähettää lasku suoraan asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmään, verkkopankkiin tai laskujen käsittelyohjelmaan. Heeros PSA mahdollistaa myös mobiililaskujen lähettämisen – vastaanottaja voi maksaa laskun helposti esimerkiksi verkkopankissa tai MobilePaylla.

Jos yritykselläsi ei ole verkkolaskutusta käytössä, pyri lähettämään lasku aina oikealle yhteyshenkilölle. Näin vältät viivästykset ja parannat maksukokemusta. Lähetä lasku mahdollisimman pian toimituksen tai projektin päätyttyä. Mitä nopeammin lasku lähtee, sitä nopeammin se todennäköisesti maksetaan.

Laskujen eräpäivät ja muistutuslaskut

Yleisin maksuaika laskuilla on 30 päivää. Jos maksua ei ole tullut muutaman päivän sisällä eräpäivästä, lähetä muistutuslasku, tarvittaessa muistutusmaksun kera. Laskutusohjelmalla voit lähettää muistutuksia automaattisesti ja pitää prosessin hallinnassa ilman ylimääräistä vaivaa.

Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku käsitellään täysin sähköisesti aina luomisesta maksuun.

Sähköpostitse lähetetty PDF-lasku ei ole verkkolasku, vaikka se olisi sähköisessä muodossa. Verkkolasku sen sijaan on rakenteinen tiedosto, joka siirtyy suoraan esimerkiksi laskutusjärjestelmästä asiakkaan ostoreskontraan tai verkkopankkiin.

PDF-laskut sisältävät rakenteetonta tietoa, joka täytyy syöttää manuaalisesti järjestelmään. Heeros PSA tukee useita verkkolaskualustoja, ja voit integroida eri palveluntarjoajat osaksi järjestelmää. Näin voit automatisoida laskutuksen koko elinkaaren.

Miksi laskuttaa sähköisesti?

Sähköinen laskutus on edullisempaa, nopeampaa ja ympäristöystävällisempää. Samalla säästät aikaa sekä itseltäsi että asiakkaaltasi. Kun käytössä on pilvipohjainen laskutusohjelma, laskut kulkevat suoraan järjestelmästä toiseen, myyntireskontrasta ostoreskontraan, ilman manuaalisia välikäsiä.

Verkkolaskutus on nykypäivän standardi. Sen sijaan, että laskun tiedot olisi täytettävä joka kerta erikseen, esimerkiksi Heeros PSA:ssa voit käyttää järjestelmän asiakkuudenhallintadatan perusteella automaattisesti luotuja pohjia. Hallinnointikin helpottuu, kun kaikki tiedostot tallentuu oikean asiakkaan tai projektin alle.

Joudutko muistelemaan mitä, milloin ja ketä laskuttaa? Järjestelmä muistuttaa sinua kaikista yksityiskohdista. Muita ominaisuuksia (riippuen palveluntarjoajasta) ovat esimerkiksi ilmoituksen saaminen, kun asiakas on tarkastellut laskua ja mahdollisuus automatisoida toistuvaa laskutusta. Ulkoasua on myös helppo muokata mielensä ja brändinsä mukaan.

Löydä yrityksellesi parhaiten sopiva järjestelmä. Voit esimerkiksi kokeilla Heeros PSA:ta, joka on pilvipohjainen laskutusohjelma pk-yrityksille. Helppokäyttöinen ohjelmisto on suunniteltu asiakkaan tarpeita mielessä pitäen. Edistyksellisillä raportointiominaisuuksillamme myös laskutuksen seuranta ja ennustaminen on mukavaa ja sujuvaa. Heeros PSA auttaa sinua yksinkertaistamaan työntekoa, jotta voit keskittyä siihen, mikä tekee liiketoiminnastasi kannattavampaa. Kansainvälisesti toimivan verkkolaskutuskokonaisuuden saat Heeros PSA & Myyntilaskut -yhdistelmällä - katso, mitä etuja tästä kokonaisuudesta on.