Laskutus

Yrityksen laskutus

Laskutus on tärkeä taloushallinnon osa-alue. Se kattaa laskujen luomisen, lähettämisen, maksujen seurannan sekä perinnän. Tehokkaasti automatisoituna se säästää aikaa ja parantaa kassavirran hallintaa. Lisäksi voit tehdä parempia ennusteita ja käyttää resursseja tehokkaammin. Automatisoinnin avulla yritykset voivat siirtyä manuaalisesta laskutuksesta sähköiseen laskutukseen ja verkkolaskuihin, mikä parantaa asiakaskokemusta ja vähentää laskutusvirheitä.

Laskutus on myös asiakaspalvelua. Asiakkaat eivät arvosta epäselviä aikatauluja, laskutukseen liittyviä kyselyitä tai paperilaskuja, jos he ovat odottaneet verkkolaskua. Onnistunut laskuprosessi on osa hyvää asiakaskokemusta. Sen sujuvuuteen kannattaa panostaa, vaikka se tuntuisi itsestä pieneltä asialta.

Sisältö

• Mikä lasku on?
  • Laskun sisältö eli laskumerkinnät
  • Maksuehdot
• Laskutus – mitä sähköinen laskutus ja verkkolaskutus tarkoittavat?
  • Sähköinen laskutus
  • Verkkolaskutus
• Laskujen luominen ja lähettäminen - lähetä ja vastaanota helposti
  • Laskutusohjelma
    • Mobiilisovellukset osana laskuprosessia
• Laskutus ulkomaille
  • Verkkolaskumandaatit
• Laskutus ja myyntireskontra
• Laskutus ja maksujen täsmäytys
• Laskutus ja perintä
• Aloita laskutus helposti
• Laskutus - Usein kysytyt kysymykset

Mikä lasku on?

Lasku tarkoittaa sähköistä tai paperista dokumenttia, jossa tiivistyy myyntitapahtuman tiedot – kuvaus myydyistä tuotteista, kustannusten erittely ja maksutiedot – lain määrittelemien vähimmäismerkintöjen mukaisesti. Lasku on jokaiselle yritykselle tärkeä dokumentti kirjanpidon, verotuksen ja mahdollisten ongelmatilanteiden selvittelyn kannalta. Tavallisen myyntilaskun lisäksi muita laskutyyppejä ovat muun muassa hyvityslasku, koontilasku ja pro forma -lasku.

Myyjän kannalta lasku on myyntilasku, ostajan kannalta ostolasku. Ostolaskuja ovat lisäksi henkilökunnan tekemät kululaskut, kuten matkalaskut. Molemmilla puolilla laskun käsittelyssä on omat prosessinsa, ja saatavilla on juuri näitä prosesseja varten kehitetyt järjestelmänsä, kuten Heeros Myyntilaskut ja Heeros Ostolaskut.

Laskun sisältö eli laskumerkinnät

Laskun sisältö ei voi olla mitä tahansa, vaan sille on omat määräyksensä. Arvonlisäverolaki määrittää pakolliset merkinnät. Käsittelemme laskuja ja niiden sisältöä tarkemmin artikkelissa Mikä on lasku ja mitä se sisältää? Tietyissä tilanteissa laskussa voi olla kevennetyt laskumerkinnät, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa. Voit lukea lisää verottajan ohjeista. Entä milloin lasku lähetetään asiakkaalle? Kannattaa lähettää lasku heti sen jälkeen, kun olet toimittanut tuotteen tai palvelun eli mahdollisimman nopeasti, ellei muuta olet sovittu.

Maksuehdot

Maksuehdot määrittävät, milloin lasku on maksettava, eli maksun eräpäivän. Maksuehtoja ei voi päättää miten haluaa. Kuluttajakaupassa suositellaan vähintään 14 päivää pitkää maksuaikaa. Yritysten välisessä kaupassa se on yleensä 7 päivää, 14 päivää tai enintään 30 päivää. Yritysten välisessä kaupassa maksuehto saa kuitenkin olla enintään 60 päivää, mutta vain jos asiasta on erikseen sovittu.

Laskutus – mitä sähköinen laskutus ja verkkolaskutus tarkoittavat?

Voit lähettää laskuja useilla tavoilla: verkkolaskuina, sähköpostitse tai jopa perinteisesti postitse. Sanotaan, että paperiset laskut ovat historiaa – paitsi etteivät olekaan. Ei tarvitse mennä kuin Pohjoismaiden ulkopuolelle, ja paperilaskuja käsitellään vielä yllättävän suuret määrät. Selvää on kuitenkin, että kansainvälisestikin suunta on kohti sähköistä laskutusta ja verkkolaskutusta. Mitä ne oikeastaan tarkoittavat?

Sähköinen laskutus

Sähköinen laskutus tarkoittaa kaikkea digitaalisesti tehtyä laskutusta. Paperilaskuihin verrattuna sähköiset laskut säästävät aikaa ja rahaa, kun niitä ei tarvitse tulostaa ja postittaa. Ne menevät nopeammin perille, niitä on mahdollista käsitellä ja seurata paremmin, ja arkistointikin on huomattavasti tehokkaampaa. Kuluttajan verkkolaskusta käytetään nimitystä e-lasku.

Termistö saattaa tuntua hämmentävältä. Sähköisellä laskulla viitataan lähteen mukaan vain verkkolaskutukseen tai lisäksi PDF-laskuihin, jotka kuitenkin vaativat jonkin verran manuaalista työtä.

Verkkolaskutus

Verkkolaskutuksessa laskutiedosto on niin sanotussa rakenteisessa tiedostomuodossa. Dokumentit siirtyvät täysin digitaalisesti yritysten tai organisaatioiden välillä, lähettävästä järjestelmästä vastaanottavaan lähes reaaliajassa. Voit tehdä verkkolaskutusta monissa formaateissa, joista Suomessa yleisiä ovat Finvoice ja TEAPPSXML. Lähettämällä myyntilaskusi verkkolaskuina, saat rahat todennäköisemmin tilillesi eli kassavirtasi paranee.

📖Lukusuositus: Verkkolaskutus & 12 syytä siirtyä siihen.

Verkkolaskuosoitteisto

Jotta voit lähettää verkkolaskuja, tarvitaan vastaanottajan laskutustiedot. Ne saa pyytämällä asiakkaalta, ja monet yritykset lisäävät laskutustiedot verkkopalveluunsa. Kansainvälisesti ei oleolemassa kansainvälisesti kattavaa laskutustietoluetteloa. Suomessa TIEKE ylläpitää kaikille avointa verkkolaskuosoitteistoa. Myös PEPPOL-osoitteita voi etsiä PEPPOL-osoitteistosta, mutta se ei ole täysin aukoton – et välttämättä löydä yritystä osoitteistosta, vaikka sillä olisikin PEPPOL-osoite. Kysy suoraan asiakkaalta, mikäli laskutustiedoissa on epäselvyyksiä.

📚Lukusuositus: Peppol - mikä, miksi ja miten? 

Laskujen luominen ja lähettäminen - lähetä ja vastaanota helposti

Jos vasta aloittelet liiketoimintaasi, miten usein laskutat vaikuttaa siihen, tarvitsetko heti laskutusohjelman. Voit ehkä tehdä ja lähettää laskut aluksi käsin (lataa avuksesi ilmainen laskupohja), mutta nopeasti laskutusohjelmaan siirtyminen on kannattavampaa. Jos laskutat enemmän kuin noin kerran kuukaudessa, kannattaa harkita laskutusohjelmaa, jolla voi lähettää laskuja helposti ja automatisoida prosessin.

Laskutusohjelma

Laskutusohjelma on olennainen osa modernia laskutusprosessia. Se mahdollistaa muun muassa prosessin automatisoinnin, tietojen tallentamisen ja kokonaisuuden seurannan yhdestä keskitetystä paikasta. Lue lisää artikkelistamme Laskutusohjelma.

Laskutustoiminnallisuudet voivat olla osana toiminnanohjausjärjestelmää, kuten Heeros PSA:ssa, tai täysin omana ohjelmanaan, joka integroidaan muihin käytettyihin järjestelmiin. Jälkimmäisestä Heeros Myyntilaskut on hyvä esimerkki. Tällöin puhutaan ”best-of-breed” -ohjelmista, joilla tarkoitetaan ohjelmia, joita kehitetään parhaaksi vaihtoehdoksi yhden asian tekemiseksi.

Mobiilisovellukset osana laskuprosessia

Hyvä laskutusohjelma toimii laitteella kuin laitteella, jolloin voit laskuttaa missä ja milloin vain. Pilvipalveluna toimivat laskutusohjelmat toki toimivat yleensä puhelimen selaimessa, mutta lisäksi moni palveluntarjoaja on kehittänyt mobiilisovelluksen. Kaikkia ominaisuuksia ei välttämättä ole viety mobiilisovellukseen, mutta vähintään oleellisimmat toiminnot voit yleensä hoitaa näppärästi puhelimella. Voit luoda ja lähettää laskun mistä tahansa puhelimellasi.

Laskutus ulkomaille

Laskutus ulkomaille vaatii yleensä tiettyjen vaatimusten täyttämistä, kuten lasku- ja verotietojen selkeyttä. Laskun tulisi sisältää yrityksen ja asiakkaan tiedot (mukaan lukien osoitteet ja Y-tunnus/veronumero), laskun numero, päivämäärä, eräpäivä, maksutiedot, tuotteiden/palveluiden kuvaukset ja määrät, yksikköhinnat, kokonaissumma sekä mahdollinen ALV (arvonlisävero). Maat voivat myös asettaa erityisiä vaatimuksia sisällölle.

Tässä muutamia huomioita ulkomaille laskutuksesta.

• ALV-käsittely ja verokannat voivat vaihdella maittain. Jotkut maat vaativat yritystä rekisteröitymään paikalliseksi veronmaksajaksi, jotta ALV:n voi periä ja raportoida oikein. Varmista, että yrityksesi ymmärtää kohdemaan verosäännöt ja noudattaa niitä.

• Ulkomaille laskuttaessa laskut kannattaa laatia paikallisella kielellä tai tarvittaessa englanniksi. Tämä helpottaa laskun vastaanottamista ja ymmärtämistä. Lisäksi on hyvä ottaa huomioon mahdolliset kulttuurierot, esimerkiksi sisällön sävyssä ja käytetyissä termeissä.

• Laskujen lähettämisessä on huomioitava toimitusaika ja -tapa sekä mahdolliset postituskustannukset. Verkkolaskutus on Suomessa ja muissa Pohjoismaissa pidemmällä kuin muualla Euroopassa, mutta jokaisen kannattaa huomioida eri laskutuskanavien tarve kansainvälisessä laskutuksessa – sähköisten laskujen etu on tässäkin tapauksessa nopeampi ja kustannustehokkaampi kokonaisuus kuin perinteisessä paperilaskutuksessa. Huomioi, että se vaatii yhteensopivan järjestelmän käyttöönoton.

• Eri maiden käytäntöihin ja vaatimuksiin perehtyminen on työlästä, ja joskus jopa mahdotonta vain yrityksen omilla resursseilla. Heeroksella seuraamme jatkuvasti muutoksia laskutusympäristössä sekä Suomessa että Euroopassa, jotta voimme tukea asiakkaitamme laskutuksessa parhaiten. Kansainvälisesti toimivalla yrityksellä on oltava jotain kautta ajantasaiset tiedot paikallisista laeista ja säädöksistä ulkomaille laskuttaessa, jotta se voi noudattaa niitä ja välttää keskeytykset laskutuksessa tai lainvastaisen toiminnan.

Laskutusohjelmassa, joka helpottaa laskutusta ulkomaille, tulisi olla seuraavia ominaisuuksia:

• Mahdollisuus laatia laskuja eri kielillä tai automaattisia käännöksiä.

• Kyky käsitellä tarvittuja valuuttoja ja laskea automaattisesti vaihtokurssien perusteella.

• Mahdollisuus asettaa useita verokantoja ja raportoida ALV oikein.

• Valmiit pohjat, joita voit muokata tarpeidesi mukaan.

• Mahdollisuus lähettää verkkolaskuja suoraan asiakkaille.

• Kyky tehdä raportteja esimerkiksi laskutuksen tilasta ja  myyntitiedoista.

Verkkolaskumandaatit

Euroopassa monet valtiot ja veroviranomaiset ovat alkaneet nähdä verkkolaskutuksen keinona lisätä näkyvyyttä taloustilanteeseen, vähentää veronkiertoa ja lisätä digitalisaatiota. Jotta verkkolaskutus todella tulisi käyttöön, ja siitä saataisiin myös nämä hyödyt, on tehokkainta tehdä verkkolaskutuksesta pakollista. Näitä lakeja kutsutaan verkkolaskumandaateiksi.

Useat valtiot ovatkin jo julkistaneet valmistelevansa B2B-verkkolaskutusmandaattia tai harkitsevansa sitä. Jos laskuttaja ei ole valmistautunut vaatimuksiin, yskähtelee laskutus todennäköisesti heti lähetysvaiheessa ja aiheuttaa turhia hidasteita liiketoiminnalle. Euroopassa toimivien yritysten onkin hyvä seurata verkkolaskuvaatimusten etenemistä – katso maat ja tilanne helposti sivuillamme ylläpidettävästä kartasta ja listauksesta.

Esimerkiksi Saksan verkkolaskutusmandaatista tuli maaliskuussa 2024 lisätietoa, Puola siirtyy verkkolaskutukseen vaiheittain vuoden 2026 aikana ja Virossa verkkolaskukyvykkyys pitää olla jo ensi vuoden (2025) alussa.

😎 Tsekkaa opas: Käytännön opas verkkolaskulakien voimaantuloon valmistautumiseen

📹 Jos katsot mieluummin videoita, voit katsoa tallenteen huippusuositusta webinaarista:  "Selviytymisopas kansainväliseen verkkolaskuviidakkoon".

Laskutus ja myyntireskontra

Myyntireskontra on laskuprosessin osa-alue, joka käsittelee yrityksen saatavia ja avoimia asiakaslaskuja. Se pitää kirjaa kaikesta myynnistä, laskutuksista, asiakkaiden maksuista ja niihin liittyvistä rahoitustapahtumista. Kerromme tarkemmin myyntireskontrasta artikkelissa Myyntireskontra – mikä, miten ja miksi?. Myyntireskontran avulla varmistat, että asiakkailta saadaan maksu avoimista laskuista.

Myyntireskontrassa on myös mahdollisuus luoda erilaisia raportteja myynnistä, avoimista saamisista, maksuista ja perintätoimista. Nämä raportit auttavat yritystä ymmärtämään myyntikäyttäytymistä, seuraamaan rahavirtoja ja tekemään tulevaisuuden suunnitelmia.

Myös myyntireskontra kannattaa sähköistää ja automatisoida ohjelmistojen avulla, jolloin työstä tulee tehokkaampaa ja aikaa jää enemmän talouden ennustamiseen ja johdon tukemiseen.

💎 Hyötyjä myyntireskontran automatisoinnilla? Kokeile automatisoidun laskutuksen ROI-laskuria. 

❓Solmussa reskontra-termien kanssa? Tsekkaa myös artikkeli myyntireskontran vastinparista ostoreskontrasta "Ostolaskuprosessi ja ostoreskontra — mikä, miten ja miksi?" sekä taloushallinnon sanaston sivu "reskontra".

Laskutus ja maksujen täsmäytys

Maksujen täsmäytys on tilitapahtumien vertailua ja tarkastamista, ja sillä varmistetaan kirjanpidon oikeellisuuden. Tässä yhteydessä se tarkoittaa laskutustietojen ja saapuneiden maksujen sovittamista yhteen. Tämän avulla varmistetaan, että jokainen laskutettu summa on todella maksettu ja että kirjanpito on ajantasainen ja tarkka.

Konkreettisesti kyse on laskutietojen ja maksujen vertailusta, johon menee manuaalisesti tehtynä paljon aikaa. Kirjanpito-ohjelmat ja järjestelmät voivat automatisoida suuren osan tästä prosessista.

Maksujen täsmäytyksen avulla

• varmistetaan, että yritys saa ansaitsemansa tulot ajallaan. Tämä puolestaan auttaa ylläpitämään terveitä rahavirtoja ja mahdollistaa suunnitellun liiketoiminnan jatkumisen.

• vältetään virheitä ja epätarkkuuksia kirjanpidossa, mikä puolestaan auttaa raportoinnin oikeellisuuden ja verotuksen noudattamisessa.

• huomataan ajoissa viivästyneitä tai virheellisiä maksuja, jotka vaativat korjaamista. Tämä antaa mahdollisuuden puuttua ongelmiin ja selvittää mahdolliset väärinkäsitykset asiakkaiden kanssa jo heti alkuvaiheessa.

Laskutus ja maksumuistutukset

Maksumuistutukset ovat tärkeä osa yrityksen laskutusprosessia, ja niiden tarkoituksena on varmistaa, että asiakkaat suorittavat laskutetut maksut ajallaan. Maksumuistutus lähetetään silloin, kun asiakas ei ole maksanut eräpäivään mennessä. Tavoitteena on ystävällisesti muistuttaa maksamattomasta laskusta ja kannustaa suorittamaan maksu mahdollisimman pian. Maksumuistutuksilla pyritään minimoimaan myöhästyneiden maksujen vaikutukset omaan rahavirtaan. Hyvän käytäntö on lähettää maksumuistutus 5-7 päivän kuluessa eräpäivästä, kun perinnän kohde on yritys.

Laskutusohjelma on avuksi myös maksumuistutuksien kanssa, sillä ohjelmat yleensä tuovat myös muistutuksiin automaatiota. Muistutukset lähtevät tällöin todennäköisemmin oikeaan aikaan ja noudattavat sovittuja sävyä ja ohjeistuksia, kun jokaista muistutusta ei tarvitse tehdä manuaalisesti.

Laskutus ja perintä

Perintä on prosessi, jossa pyritään saamaan maksut maksamattomista laskuista perimällä ne asiakkaalta tai ulkopuoliselta perintätoimistolta. Perintä on tärkeä osa laskutusprosessia, ja sen tavoitteena on varmistaa, että saat ansaitsemasi tulot ajallaan.

Perintäprosessi koostuu usein eri vaiheista. Ensin lähetetään maksumuistutuksia asiakkaalle, jos lasku ei ole maksettu eräpäivään mennessä. Jos asiakas ei reagoi maksumuistutuksiin, voidaan siirtyä perintätoimenpiteisiin, kuten perintäkirjeisiin, puheluihin tai sähköposteihin. On myös mahdollista käyttää ulkopuolista perintätoimistoa.

Vaikka perintätilanne voi olla haastava, on tärkeää ymmärtää, että asiakassuhde ei välttämättä pääty perintään. Monesti maksamattomuus voi johtua tilapäisistä taloudellisista vaikeuksista tai väärinkäsityksistä. Asiasta olisi hyvä siis keskustella vielä asiakkaan kanssa ja pyrkiä selvittämään asiat niin, että asiakkaalle ei jää yrityksestä huono kuva.

Aloita laskutus helposti

Laskuprosessi on keskeinen osa minkä tahansa yrityksen toimintaa, mutta se voi tuntua erityisesti uusille yrittäjille haastavalta. Oikeat työkalut ja toimintatavat heti alusta alkaen tekevät laskutuksesta sujuvaa ja tehokasta. 

1. Valitse sopiva laskutusohjelma - laskuttaminen haltuun

Ensimmäinen askel on valita sopiva laskutusohjelma, joka vastaa yrityksen tarpeita. Laskutusohjelmia on monenlaisia, joten valitse sellainen, joka on helppokäyttöinen, skaalautuva ja täyttää lakien asettamat vaatimukset. Vinkki: Etsi ohjelma, joka mahdollistaa laskujen lähettämisen sähköisesti ja tarjoaa integraatioita kirjanpito-ohjelmistoon.

2. Luo ammattimaiset laskupohjat

Ammattimaisesti laadittu lasku antaa hyvän kuvan yrityksestäsi ja helpottaa asiakkaan maksuprosessia. Laskupohjan tulisi sisältää kaikki tarvittavat laskumerkinnät. Valmiit laskupohjat ovat helppoja käyttää ja niiden avulla voit lähettää laskusi nopeasti.
Vinkki: Varmista, että laskupohjasi on selkeä ja visuaalisesti miellyttävä. Monet laskutusohjelmat tarjoavat valmiita, muokattavia pohjia.

3. Ymmärrä arvonlisävero (ALV)

Arvonlisävero on olennainen osa laskutusta. Yrityksesi tulee rekisteröityä ALV-velvolliseksi ja lisätä laskuihin asianmukainen ALV.
Vinkki: Selvitä oman toimialasi ALV-käytännöt ja varmista, että käytät oikeita ALV-kantoja.

4. Määritä maksuehdot ja -ajat

Selkeät maksuehdot auttavat välttämään maksujen viivästymisiä. Määritä laskuille selkeä eräpäivä ja mahdolliset viivästyskorkoehdot. Huomaa, että maksuehdoista sovitaan erityisesti yritysten välisessä kaupassa yleensä sopimusneuvottelujen yhteydessä. Tarkista vielä ennen laskun lähettämistä, että verottajan vaatimukset täyttyvät ja että asiakkaan ja laskun tiedot ovat oikein.
Vinkki: Yleisimmät maksuehdot ovat 14 päivän tai 30 päivän netto. Voit myös tarjota alennusta nopeasta maksamisesta.

5. Seuraa maksutilannetta

Pidä kirjaa lähetetyistä laskuista ja seuraa maksutilannetta säännöllisesti. Useimmat laskutusohjelmat tarjoavat automaattisia muistutuksia erääntyvistä laskuista, mikä helpottaa kassavirran hallintaa. Mieti prosessit valmiiksi tilanteeseen, jos asaiakas ei maksa laskua ajallaan.
Vinkki: Reagoimalla nopeasti maksamattomiin laskuihin voit välttää mahdolliset kassakriisit. Lähetä muistutusviestejä ja tarvittaessa ota yhteyttä suoraan asiakkaaseen.

6. Muista dokumentointi ja kirjanpito

Kaikki lähetetyt laskut tulee dokumentoida huolellisesti kirjanpitoa varten. Säilytä kopiot laskuista sekä sähköisessä että paperimuodossa vähintään kuusi vuotta.
Vinkki: Hyvä laskutusohjelma tallentaa laskut automaattisesti ja helpottaa kirjanpitäjän työtä.

7. Käytä sähköistä laskutusta

Sähköisen laskut ovat nopeita, ympäristöystävällisiä ja vähentävät virheiden mahdollisuutta. Monet asiakkaat suosivat sähköisiä laskuja niiden helppouden vuoksi.
Vinkki: E-laskut ja verkkolaskut ovat nykyaikainen tapa laskuprosessiin. Varmista, että valitsemasi ohjelmisto tukee näitä vaihtoehtoja.