Peppol - mikä, miksi ja miten?

Laskuttaako yrityksesi ulkomaisia yrityksiä tai julkisen sektorin organisaatioita Suomessa tai muualla Euroopassa? Jos liiketoiminta ulottuu näihin organisaatioihin tai maihin, olet joko törmännyt tai voit törmätä vaatimuksiin ja suosituksiin siirtyä käyttämään Peppol-verkkolaskutusta. Osin se on käytössä myös EU:n ja Euroopan ulkopuolella.

Valtiokonttorin mukaan Peppolin laajamittainen käyttöönotto tarjoaa merkittäviä hyötyjä. Suomen osalta sen arvioidaan vapauttavan vuosittain jopa 2,7 miljardin euron edestä työtunteja.

Peppolin merkitys yrityksille on suuri, sillä sen avulla yritykset voivat lähettää liiketoimintaansa liittyviä sanomia, jotka noudattavat kansainvälistä standardia. Tieto syötetään vain kerran ja sitä kuljetetaan Peppol-verkossa tilauksesta maksuun ja laskusta kassaan -prosessien läpi.  

Mikä Peppol on?

Peppol lyhyesti

Peppol liittyy kansainväliseen taloushallintoon ja laskutuksen saralla verkkolaskutukseen. Se tulee sanoista Pan European Public Procurement On-Line. Se on kansainvälinen viestintäinfrastruktuuri ja verkosto, jonka kautta organisaatiot voivat välittää sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja toisilleen. Peppol-verkoston perusrakenteen muodostavat niin sanotut Access Point -pisteet (Peppol-yhteyspiste), joiden avulla eri järjestelmät kommunikoivat keskenään standardisoidulla tavalla.

Peppol on täysin avoin, toisin kuin suljetun lähdekoodin verkkolaskutusverkostot kuten pääasiassa suuryrityksissä käytetty EDI (Electronic Data Interchange).

Laskutuksessa se toimii kuten suomalainen verkkolaskutus operaattoreiden välillä: sinun tehtäväsi on huolehtia laskun lähettämisestä ja vastaanottamisesta, Heeros hoitaa kaiken muun laskutuksen taustaprosesseissa yksinkertaisesti, turvallisesti ja kustannustehokkaasti.

Peppol-verkostossa voi toimia vain organisaatiot, ei yksityishenkilöt. 

Miten Peppol käynnistyi?

Peppolin historia alkoi 2008, jolloin se oli osa Euroopan komission johtamaa hanketta. Tavoitteena oli luoda tehokkaampi ja yhtenäisempi tapa julkisen sektorin sähköisiin hankintoihin EU:n sisällä.

2012 Peppol-verkoston hallinta siirtyi OpenPeppol-yhdistykselle. Sen jäseninä on sekä julkisia että yksityisen sektorin organisaatioita. Tämän myötä Peppolista tuli standardi, joka on käytössä laajennettu myös Euroopan ulkopuolella, kuten Australiassa, Singaporessa, Kanadassa ja Yhdysvalloissa. Nykyään se on olennainen osa monien maiden taloushallinnon infrastruktuuria. Sen käyttö ja merkitys on kasvussa.

OpenPeppol koostuu keskusorganisaatiosta (Belgiaan rekisteröity yhdistys OpenPeppol AISBL), kansallisista viranomaisista (Peppol Authority, PA) ja kansallisista palveluntarjoajista eli operaattoreista.

Peppol on verkosto ja Peppol on sanomia

Peppol-verkosto

Peppol on verkosto, jonka kautta voi välittää tilauksia, laskuja, logistiikan asiakirjoja ja muita liiketoiminta-asiakirjoja. Näiden dokumenttien rakenteet ja tietosisältö noudattavat määrityksiä eli standardeja. Tärkeimpänä Peppol-verkoston kautta organisaatiot voivat lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja kansainvälisesti.

Peppol-nimeä käytetään usein harhaanjohtavasti myös verkostossa lähetettävien dokumenttien muodosta. Itse asiassa kyseisen formaatin nimi on Peppol BIS (Business Interoperability Specifications), ja se toimii niin Peppol-verkostossa kuin sen ulkopuolellakin.

Peppol-sanomat

Peppol-verkostossa sanomat lähetetään operaattoreiden (Access Point/Service Provider) kautta. Tätä kautta sanomia voidaan lähettää kaikille Peppol-verkossa oleville organisaatioille. Peppol-verkosto on analoginen suomalaiselle verkkolaskutukselle. Peppolin myötä verkkolaskujen lisäksi operaattoreiden kautta yritykset voivat lähettää myös esim. tuotekatalogeja tai tilauksia.

Peppol-verkoston hallintamalli

Kansainvälinen Peppol-verkosto

Kansainvälistä verkostoa hallinnoi Belgiaan rekisteröity OpenPeppol-yhdistys. Yhdistys koordinoi ja ohjaa Peppolin toimintaa ja kehitystä.

Maakohtaiset Peppol-viranomaiset ja Suomen Peppol-viranomainen

Maakohtainen Peppol-viranomainen toimii yhdessä OpenPeppol-yhdistyksen kanssa hallinnoiden Peppol-toimintaa omassa maassaan. Valtiokonttori on Suomen kansallinen Peppol-viranomainen. 

Yleinen väärinkäsitys on, että koska Peppol toimii useissa eri maissa, sitä käytettäisiin kaikkialla samalla tavalla. Totuus on, että maasta ja laeista riippuen sovellettavat operatiiviset vaatimukset, tekniset vaatimukset ja turvallisuusvaatimukset vaihtelevat. 

📌 Suomen valtio siirtyi 1.4.2024 käyttämään Peppol-verkostoon perustuvaa sähköistä tilausprosessia valtion hankinnoissa. Aluksi tämä koskee puitesopimuksia, mutta tämä tulee koskemaan kaikkia uusia hankintasopimuksia 2026 mennessä. 

Peppol-operaattorit

Peppol-sanomia välittävät operaattorit (Access Point/Service Provider). Ne ovat rekisteröityneet ja sertifioitu toimimaan Peppolin verkostossa. Ne tunnistat seuraavasta logosta.

Peppol-käyttäjät

Varsinaisia Peppolin käyttäjiä ovat organisaatiot, jotka lähettävät ja vastaanottavat Peppol-sanomia.

Miksi Peppolia kannattaa hyödyntää verkkolaskutuksessa?

Verkkolaskutus ja Peppol

Verkkolaskutus on olennainen osa liiketoiminnan digitalisaatiota. Laskuttaminen sähköisesti on nopeampaa, kustannustehokkaampaa ja luotettavampaa kuin esimerkiksi PDF-laskut sähköpostilla. Lisäksi verkkolaskun lähetyksestä jää sähköinen jälki, jonka avulla sen perillemeno on helppo todentaa.

Suomessa voi lähettää verkkolaskuja Peppolin vaatimassa muodossa. Useimmat suomalaisista verkkolaskuoperaattoreista voivat muuntaa Peppol-laskut suomalaisiin Finvoice- ja TEAPPSXML-muotoihin. Suomalainen verkkolasku on melko yksinkertainen muuntaa Peppol-yhteensopivaksi.

Suomessa on omat Finvoice- ja TEAPPSXML-verkkolaskustandardit, koska verkkolaskutuksen kehitys aloitettiin täällä jo 2000-luvun alussa, ennen monia muita maita. Tämä varhainen verkkolaskujen kehitystyö on syynä siihen, että Suomella on omat kansalliset standardit. Suomessa verkkolaskutus pohjautuu hajautettuun operaattorimalliin, jollainen myös Peppol on.

Peppol ja kansainvälinen toiminta

Kansainvälisesti toimivan yrityksen kannattaa varmistaa Peppolin kautta laskuttaminen, koska se on vakiintunut ja laajasti laajasti käytetty tapa verkkolaskujen välitykseen. Julkishallinnon lisäksi yritykset suosivat verkkolaskutusta, ja Peppol on yhä useammin niidenkin valinta.

Peppolista on tulossa aidosti maailmanlaajuinen yhteisö ja alusta, joka kasvaa koko ajan. Muun muassa Japani kehittää Peppoliin perustuvaa verkkolaskutusta. Tällä hetkellä Peppol on käytössä yli 30 Euroopan maassa ja niiden lisäksi Australiassa, Kanadassa, Uudessa-Seelannissa, Singaporessa, Etelä-Afrikassa ja USA:ssa.

Vaikka Peppol on standardoitu, on hyvä muistaa, että esimerkiksi tietosisällön vaatimusten suhteen saattaa esiintyä joitakin maakohtaisia eroavaisuuksia. Voit seurata verkkolaskuvaatimuksia Euroopassa sivuiltamme. Myös asiantuntijamme ovat aina valmiita auttamaan. 

📚 Kansainvälinen verkkolaskutus käyntiin: termit, käytännöt ja vinkit

Miten Peppol-laskuttamisen saa käyttöön?

Peppol-laskujen vastaanottaminen edellyttää rekisteröitymistä Peppol-verkostoon

Kiinnostaako verkkolasku? Jos yrityksesi haluaa vastaanottaa sähköisiä Peppol-laskuja, se voi rekisteröityä maksutta Peppol-verkostoon, jolloin vastaanotettavat laskut osataan reitittää oikealle vastaanottajalle. Tällöin tieto yrityksesi kyvystä vastaanottaa Peppol-laskuja lisätään myös Peppol Directory -hakemistoon.

Verkkolaskujen lähettäminen Peppol-verkostoon kuuluville yrityksille onnistuu puolestaan ilman rekisteröitymistä. Peppol-rekisteröityneiden yritysten verkkolaskuosoitteet näet Peppol Directory -hakemistosta.

Peppol helposti käyttöön

Heeroksen asiakkaana Peppolilla laskutuksen aloittaminen sujuu helposti. Aloittamiseen riittää, että teet Heerokselle tukipyynnön Peppolin käyttöönotosta, minkä jälkeen Heeros hoitaa pääsääntöisesti loput. Peppol-kyvykkyys aktivoidaan kumppanin kanssa palvelukokonaisuuteesi, laskujen vastaanottajatietoihin lisätään tarvittavat Peppol-tiedot. Lisäksi varmistetaan, että laskujen tietosisältö on Peppolin vaatimusten mukainen.

Kysy lisää Peppolista omalta Heeros-yhteyshenkilöltäsi tai ota yhteyttä, jos et vielä ole asiakas.

Saat Heerokselta kaikki taloushallinto-ohjelmat integraatioineen, joita useilla markkinoilla toimiva yritys tarvitsee osto- ja myyntilaskujen sähköistämiseen.

🌍 Tutustu kansainvälisten yritysten ohjelmistoihin

Yhteenveto - Peppol-verkoston tuomat edut

Peppolin käyttöönotto tarjoaa yrityksille ja julkisille organisaatioille monia etuja:

• Yhtenäinen standardi: verkkolaskujen ja muiden liiketoimintadokumenttien vaihto kansainvälisesti.

• Tehokkuus: mahdollistaa nopean ja kustannustehokkaan asiakirjojen käsittelyn.

• Virheiden väheneminen: manuaalisten käsittelyvirheiden väheneminen parantaa prosessin luotettavuutta.

• Laaja yhteensopivuus: helppo integroida eri taloushallinnon järjestelmiin.

• Globaali ulottuvuus: tukee yritysten laajentumista ja sujuvoittaa kansainvälistä kauppaa.

  

Lyhyt Peppol-sanasto

Peppol on lyhenne sanoista Pan European Public Procurement On-line. Peppol on verkosto, jota eri toimijat käyttävät sähköisten asiakirjojen lähetystä ja vastaanottoa varten. Verkkolaskutus on tyypillisin esimerkki. Verkkolaskujen ohella Peppolissa voidaan lähettää esimerkiksi sähköisiä tilaussanomia.

Peppol-viranomainen (Peppol Authority) on kansallinen toimija, joka vastaa Peppolin koordinoinnista ja hallinnasta omassa maassaan. Suomen Peppol-viranomainen on Valtiokonttori.

Access Point on sertifioitu yhteyspiste. Peppol-yhteyspisteen kautta organisaatiot voivat liittyä Peppol-verkkoon. Yhteyspisteestä vastaa Peppol-operaattori, joka on yleensä kolmas osapuoli. Kun yhteys on olemassa, organisaatio voi lähettää ja vastaanottaa sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja eri maiden Peppol-käyttäjille Peppol-yhteyspisteen kautta.

Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) on XML-tiedostoformaatti, jossa määritellään käytännöt ja standardit sähköisten liiketoimintasanomien vaihdolle Peppolissa tavoitteena varmistaa yhdenmukainen ja sujuva tiedonvaihto. Peppol BIS hyödyntää Universal Business Language (UBL) -tietomallia.

XML eli Extensive Markup Language tarkoittaa merkintäkielien standardia, joka määrittelee tietojen rakenteen. Se on suunniteltu helpottamaan tietojen tallennusta ja siirtoa eri järjestelmien välillä.

UBL (Universal Business Language) on Peppol-verkostossa käytetty verkkolaskustandardi, joka on XML-pohjainen verkkolaskukuvaus. Se sisältää Peppol-verkostoon vaaditut tiedot.

Finvoice ja TEAPPSXML ovat kotimaisia verkkolaskustandardeja kuten UBL on Peppolissa. Finvoice ja TEAPPSXML ovat molemmat Suomessa kehitettyjä sähköisen laskutuksen standardeja, joista jälkimmäinen on kehitetty erityisesti suuryritysten ja organisaatioiden tarpeisiin. Näillä ei voi tehdä kansainvälisiä verkkolaskuja, vaan ne toimivat vain Suomessa. Useimmat suomalaisista verkkolaskuoperaattoreista voivat kuitenkin muuttaa Finvoice- ja TEAPPSXML-laskut Peppolin vaatimaan UBL-muotoon.

eDelivery-verkosto (eDelivery Network) on infrastruktuuri, joka mahdollistaa standardoidun ja luotettavan asiakirjojen vaihdon Peppolia käyttävien organisaatioiden välillä.

Peppol Directory on hakemisto, josta näet Peppol-verkostoon rekisteröityneiden yritysten verkkolaskuosoitteet (Peppol-tunnukset). Etsi helposti kumppaneitasi hakemistosta osoitteessa peppol.org. Suomessa myös TIEKE:n ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta on mahdollista hakea suomalaisten organisaatioiden Peppol-osoitteita.

Sähköinen laskutus on laskuasiakirjojen lähettämistä sähköisesti verkkolaskuna PDF-laskun tai paperilaskun sijaan. Peppolissa verkkolaskutusprosessi on standardisoitu, mikä mahdollistaa ja tehostaa verkkolaskutusta eri maiden rajojen yli. Suomessa sähköinen laskutus on jo erittäin yleistä.

OpenPeppol on kansainvälinen järjestö, joka ylläpitää ja kehittää Peppolia.