Kirjanpito - käsitteet, lainsäädäntö, menetelmät ja kirjanpito-ohjelmat

Kirjanpito

Kirjanpito on jokaiselle yritykselle välttämätön osa talouden hallintaa ja toiminnan seurantaa. Se ei ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan myös keskeinen työkalu yrityksen taloudellisen tilan ymmärtämiseen ja päätöksenteon tukemiseen. Haluatko tehdä taloudellisesti merkittäviä päätöksiä arvauksen pohjalta, vai perustaa päätöksesi laadukkaaseen talousdataan? Kirjanpidon avulla yritys seuraa taloudellista tilannettaan, ja se toimii pohjana tilinpäätökselle, veroilmoituksille sekä muille tärkeille raporteille. Kirjanpidon merkitys ulottuu yrityksen sisäisistä raporteista ulkoiseen raportointiin, mikä palvelee myös ulkoisia sidosryhmiä kuten verottajaa, sijoittajia ja tilintarkastajia​.  

Kirjanpidon voi tehdä joko oman yrityksen sisällä tai sen voi ulkoistaa. Yrittäjän tai yrityksen hallituksen vastuulla on kuitenkin se, että kirjanpito järjestetään tavalla tai toisella. Yrittäjä tai hallitus eivät voi ulkoistaa vastuuta asianmukaisesta kirjanpidosta, vaikka kirjanpidon laatisi tilitoimisto tai muu ulkoinen taho. Olemme kirjoittaneet tämän artikkelin niin yrittäjien, johtajien kuin muidenkin kirjanpidosta kiinnostuneiden avuksi. Käymme läpi mitä kirjanpito tarkoittaa, mitä keskeiset termit ovat, miksi kirjanpito on välttämätöntä, ja mitä kirjanpito-ohjelmia ja teknologioita on olemassa.  

💎Vinkki: Jos etsit sopivaa kirjanpitäjää tai tilitoimistokumppania, tutustu Heeros-tilitoimistoihin. 

Sisältö 

• Mitä kirjanpito on?
  
  • Kirjanpidon menetelmät - yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?
  • Kirjanpidon tärkeimmät peruskäsitteet
• Miksi kirjanpito on välttämätöntä?
  
  • Lainsäädäntö ja kirjanpitovelvollisuus
  • Hyvä kirjanpitotapa ja kirjanpitolautakunnan rooli
  • Kirjanpidon rooli liiketoiminnan seurannassa ja johtamisessa
• Kirjanpidon työvaiheet
  
  • Tositteiden käsittely ja erilliskirjanpidot
  • Siirrot pääkirjanpitoon ja pääkirjanpidon kirjaukset
  • Kuukausikirjanpidon valmistuminen ja tarkastukset
  • Kuukausikirjanpidon raportointi
  • Tilikauden päättäminen ja tilinpäätös
• Kirjanpito-ohjelmat ja teknologiat
  
  • Sähköinen kirjanpito
  • Parhaiden kirjanpito-ohjelmien ominaisuudet erilaisille yrityksille
  • Kirjanpito-ohjelman valinta
  • Ilmainen kirjanpito-ohjelma - onko sellaisia ja voiko niillä tai pelkällä excelillä pärjätä?
• Kirjanpidon FAQ

Mitä kirjanpito on?

Käytännössä kirjanpidossa merkitään säännönmukaisesti ylös yrityksen rahavirrat. Tulot, menot, varat ja velat – nämä kaikki pidetään ajan tasalla kirjanpidossa. Kirjanpito on lakisääteistä, mutta itse asiassa vähintään yhtä tärkeää kirjanpidossa on, että siinä syntyy valtavasti tietoa yritykselle itselleen. Kirjanpidon dokumentit tuloslaskelma ja tase kertovat kumpikin yrityksen taloudellisesta tilanteesta omasta näkökulmastaan.Tuloslaskelma kertoo taloudellisesta tuloksesta tilikauden aikana, kun taas tase kertoo toimintaedellytyksistä ja vastuista pidemmällä aikavälillä.

Kirjanpidon perusteella voi myös tehdä paljon sellaisia analyyseja, jotka auttavat yrityksen toiminnassa. Näitä ovat esimerkiksi kassavirtalaskelmat, budjetit, niiden seurana ja loppuvuoden ennusteet ja esimerkiksi erilaiset kannattavuuteen liittyvät laskelmat. 

Myös ulkoiset sidosryhmät ovat riippuvaisia kirjanpidosta. Esimerkiksi verotus tehdään kirjanpidon perusteella.  

 Kirjanpidon voi myös nähdä yhdenlaisena tapana kuvata mitä yrityksessä on valitulla aikavälillä tapahtunut. Mitä on ostettu? Myyty? Miten maksettu palkkoja? Onko otettu lisää velkaa ja miten olemassa olleita velkoja on hoidettu? Onko varaston koko kasvanut tai pienentynyt? Kirjanpito on siis sukellus yrityksen toimintaan talouden näkökulmasta.  

Kirjanpidon menetelmät – yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?  

Kirjanpidossa käytetään yleisesti kahta päämenetelmää: kahdenkertaista kirjanpitoa ja yhdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokaisesta yrityksen tapahtumasta merkitään sekä rahan käyttökohde että mistä raha on peräisin. Näin kirjaukset kertovat sekä syyn miksi rahaa on käytetty sekä mistä käytetty raha on otettu. Kirjaus tehdään aina ainakin kahdelle kirjanpidon tilille ns. toistensa vastatapahtumina, toinen debet- ja toinen kredit-puolelle.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa yhtä tapahtumaa kohden kirjanpitoon tehdään vain yksi kirjaus, joka kuvaa tapahtuman maksuliikenteen – eli kun raha liikkuu – perusteella. Yhdenkertainen kirjanpito on siis aina maksuperusteista.  

Suomessa yritysten ja yhteisöjen on aina pidettävä kahdenkertaista, suoriteperusteista kirjanpitoa. Kahdenkertaista kirjanpito on edellytys tilinpäätöksen ja taseen laatimisille. Lisäksi sen avulla yritys tai yhteisö pystyy seuraamaan tarkasti sekä velvoitteitaan että varojensa tilannetta.  

Vain toiminimellä toimivat liikkeen- ja ammatinharjoittavat voivat pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos tietyt edellytykset täyttyvät. Käytännössä tämä on mahdollista vain toiminnan ollessa pienimuotoista ja yhdenkertainen kirjanpito ei yleensä ole yksinään riittävää veroilmoituksen laatimiseksi. Voit lukea lisää verottajan sivuilta.

Kirjanpidon tärkeimmät peruskäsitteet 

Kirjanpito koostuu monista tärkeistä käsitteistä, jotka ovat olennaisia kirjanpidon ymmärtämisessä. Tässä listattuna tärkeimpiä käsitteitä.  

Tosite

Tosite on dokumentti, joka todentaa jokaisen liiketapahtuman, esimerkiksi ostolaskun, ostokuitin tai myyntilaskun muodossa. Tositteet ovat kirjanpidon kivijalka, sillä niiden perusteella tehdään kaikki kirjaukset kirjanpitoon.  

Tuloslaskelma 

Tuloslaskelma näyttää yrityksen tulot ja menot tilikauden ajalta, ja sen avulla voidaan selvittää, onko yritys tehnyt voittoa vai tappiota. Se on olennainen osa tilinpäätöstä ja tärkeä johtamisen työkalu​. 

Tase 

Tase kuvaa yrityksen varat ja velat tiettynä ajankohtana, yleensä tilikauden päättyessä. Se tarjoaa tilannekuvan yrityksen taloudellisesta asemasta ja auttaa analysoimaan yrityksen tai yhteisön vakavaraisuutta ja likviditeettiä​. 

Tilikartta 

Yrityksen käyttämät tilit muodostavat yrityksen tilikartan. Yleisesti tilit määritellään 4-6 merkkisenä numerosarjana, jonka lisäksi tilille annetaan sitä kuvaava nimi. Tilinnumero kertoo missä kohtaa tuloslaskelmaa tai Tasetta tili sijaitsee. Tilikarttoja on käytössä paljon erilaisia ja jokaisella yrityksellä se voi olla erilainen, mutta pääsääntöisesti ne noudattavat tätä kaavaa: 

• 1 alkuiset tilit muodostavat taseen vastaavaa puolen, eli varat. Ne on järjestetty niin että ylimpänä on vähiten likvidit varat kuten aineettomat oikeudet ja liikearvo ja viimeisimpänä likvideimmät varat kuten pankkitilillä tai kassassa olevat varannot. 
• 2 alkuiset tilit muodostavat taseen vastattavaa puolen eli velat. Ylimpänä on yrityksen oma pääoma ja viimeisimpänä lyhyaikaiset velat. 
• Muilla kuin 1 tai 2 alkavat tilit ovat tuloslaskelman tilejä, joissa on enemmän vaihtelua tilikarttojen välillä. Tilikartta seuraa tuloslaskelman mallia ja se alkaa liikevaihdosta ja päättyy tilikauden tulokseen. Pääsääntönä kutakuinkin näin: 
  • 3-alkuisia tilit ovat yrityksen myyntiä 
  • 4-alkuiset ovat suoraan myynteihin liittyviä hankintoja 
  • 5-alkuiset palkkoihin liittyviä kuluja  
  • 6-alkuiset eläkekuluja ja palkkojen sivukuluja
  • 7 alkuiset muita liiketoiminnna kuluja 
  • 8-alkuiset hallintokuluja 
  • 9-tilinpäätökseen ja tuloksen kirjaukseen liittyvät tilit 

Debet ja kredit 

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma merkitään sekä debet- että kredit-puolelle. Pääsääntönä ostot ovat debet kirjauksia ja myynnit kredit kirjauksia ja taseessa varojen lisäykset debet kirjauksia ja velkojen lisäykset kredit kirjauksia. Esimerkiksi myyntitilanteessa kassaan kirjataan debet puolelle varojen lisäystä ja vastakirjaus tehdään myyntien kredit puolelle.

Yrityksen maksaessa velkaa pankkitililtä, tehdään velkojen lyhennys debet kirjauksella ja pankkitilille maksu kredit kirjauksella. Kirjanpito-ohjelmissa debet tapahtumat näytetään yleensä plus merkkisinä ja kredit kirjaukset miinusmerkkisinä.

Tilikausi 

Tilikausi on ajanjakso, jolta yrityksen taloudelliset tiedot raportoidaan. Usein yrityksissä tilikausi on 12 kuukautta ja päättyy joulukuun loppuun. Tilikausi on 6-18 kuukautta pitkä, mutta voi vaihdella toiminnan vaatimusten mukaan kuitenkin lainasettamissa rajoissa. TIlinpäätösvelvolliset laativat tilikauden päätyttyä tilinpäätöksen joka sisältää muun muassa tuloslaskelman, taseen sekä yrityksen toimintaa selventäviä liitetietoja.  

Päiväkirja ja pääkirja 

Päiväkirja sisältää kaikki yrityksen liiketapahtumat aikajärjestyksessä, kun taas pääkirja ryhmittelee nämä tapahtumat tilien mukaan. Pääkirja mahdollistaa tapahtumien tarkemman analysoinnin eri tilien näkökulmasta, kuten tulojen, kulujen ja varojen osalta. ​ 

Nämä peruskäsitteet muodostavat perustan yrityksen taloudenhallinnalle ja kirjanpidon prosessille. Niiden ymmärtäminen on keskeistä, jotta yrityksen taloudesta voidaan saada kattava kuva ja varmistaa, että lainsäädännölliset vaatimukset täyttyvät. 

Miksi kirjanpito on välttämätöntä?

Kirjanpito on välttämätöntä monesta syystä. Ensinnäkin se on laissa määrätty velvollisuus kaikille yrityksille ja ammattimaista, laajaa toimintaa harjoittaville toiminimiyrittäjille, ja kirjanpitovelvollisuuden laiminlyöminen on laitonta. Kirjanpito tarjoaa myös olennaisen työkalun yrityksen taloudellisen tilanteen seuraamiseen ja päätöksenteon tueksi.

Ilman kirjanpitoa yrityksellä ei ole tarkkaa tietoa siitä, miten sen varat ja velat kehittyvät, mikä voi johtaa hallitsemattomiin riskeihin. Lisäksi kirjanpito auttaa varmistamaan, että yritys toimii läpinäkyvästi ja asianmukaisten säädösten mukaisesti, mikä on tärkeää sekä verottajalle että muille sidosryhmille, kuten sijoittajille ja pankille.  

Lainsäädäntö ja kirjanpitovelvollisuus

Suomessa yritysten ja yhteisöjen kirjanpitovelvollisuus perustuu kirjanpitolakiin, joka määrittää selkeät pykälät siitä, miten yrityksen taloudelliset tapahtumat tulee kirjata ja raportoida. Lain mukaan jokainen yritys on velvollinen pitämään kirjaa tuloistaan, menoistaan, varoistaan ja veloistaan. Yritysten kirjanpitovelvollisuus mahdollistaa yrityksen taloudellisen toiminnan läpinäkyvyyden ja varmistaa, että yrityksen toiminta täyttää lain asettamat vaatimukset​. 

Kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia yrityksiä, riippumatta niiden koosta tai toimialasta, ja se ulottuu myös ammatinharjoittajiin. Yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat kuitenkin noudattaa yksinkertaisempaa yhdenkertaista kirjanpitoa, mikäli heidän liiketoimintansa on pienimuotoista.

Tämä poikkeus koskee esimerkiksi tilanteita, joissa taseen loppusumma ei ylitä 100 000 euroa ja liikevaihto on alle 200 000 euroa. Näissä tapauksissa yhdenkertainen kirjanpito riittää. Näistäkin monet tekevät kahdenkertaista kirjanpitoa paremman raportoinnin ja veroilmoituksen tietovaatimusten takia. Kaikissa osakeyhtiöissä kirjanpidon tulee olla kattavampaa ja noudattaa FAS- tai IFRS-standardeja.  

Kirjanpitovelvollisuuden tarkoituksena on varmistaa, että yrityksen taloudellinen toiminta on todennettavissa ja oikein raportoitu. Se myös mahdollistaa yrityksen taloudellisen seurannan, mikä on tärkeää niin verotusta kuin luotonantoa ajatellen. Yrityksissä myös johdon on tärkeää ymmärtää kirjanpidon merkitys ja varmistaa, että se toteutetaan lain edellyttämällä tavalla, sillä virheellinen kirjanpito voi johtaa sakkoihin tai muihin seuraamuksiin​.  

Hyvä kirjanpitotapa ja kirjanpitolautakunnan rooli

Hyvä kirjanpitotapa on Suomessa vakiintunut käytäntö, jota noudattamalla yritys voi varmistaa kirjanpidon luotettavuuden ja oikeellisuuden. Kirjanpitolaki velvoittaa kaikkia yrityksiä noudattamaan hyvää kirjanpitotapaa, mikä tarkoittaa, että kirjanpito on tehtävä huolellisesti ja johdonmukaisesti. Tämä sisältää muun muassa liiketapahtumien asianmukaisen dokumentoinnin, tulojen ja menojen täsmäytyksen sekä selkeän tilinpäätöksen laatimisen​.  

Hyvän kirjanpitotavan tulkinnassa keskeinen rooli on Kirjanpitolautakunnalla, joka antaa suosituksia ja lausuntoja kirjanpidon tulkinta- ja soveltamiskysymyksissä. Kirjanpitolautakunta vastaa siitä, että kirjanpitoa koskevat käytännöt pysyvät ajan tasalla ja vastaavat sekä kansallisen että kansainvälisen talouden vaatimuksia. Lautakunnan ohjeistukset auttavat erityisesti silloin, kun kirjanpidolliset tilanteet vaativat lakien tulkintaa, ohjeistus on ristiriitaista, liian yleisluontoista tai tilanne on muuten poikkeuksellinen. 

Kirjanpidon rooli liiketoiminnan seurannassa ja johtamisessa

Kirjanpidon merkitys liiketoiminnan seurannassa ja johtamisessa on merkittävä. Se tarjoaa ajantasaisen kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja auttaa seuraamaan kassavirran kehitystä, kustannusrakennetta sekä kannattavuutta. Tämä tieto on elintärkeää yrityksen johdolle, jonka pitää ennustaa talouden ja yrityksen tulevaisuutta sekä tehdä päätöksiä raporttien lukujen perusteella​.  

Kirjanpito ei ole pelkästään raportointityökalu, vaan kirjanpidossa olevaa tietoa analysoimalla voidaan myös ennustaa tulevia taloudellisia tarpeita ja riskejä. Esimerkiksi kassavirtalaskelmat ja ennusteet auttavat yritystä varautumaan tuleviin investointeihin tai mahdollisiin kassavajeisiin.  

Kirjanpidon avulla yrityksen johto voi myös seurata, kuinka hyvin liiketoiminta suoriutuu suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Se mahdollistaa toiminnan kannattavuuden arvioinnin ja korjaavien toimenpiteiden tekemisen tarvittaessa. Tämä tekee kirjanpidosta keskeisen työkalun yrityksen jatkuvan kasvun ja menestyksen turvaamisessa. Sujuva ja oikea kirjanpito on menestyvän yrityksen peruskivi.  

Kirjanpidon työvaiheet 

Kirjanpidon lopputuloksena pitäisi olla kirjanpito, jossa on eheä kirjausketju, riittävät tiedot ja tietenkin oikeat kirjaukset. Kirjausketju, eli Audit Trail, tarkoittaa, että tositteelta pääsee aukottomasti kirjaukselle ja päinvastoin. Paperikirjanpidossa tämä on yleensä hoidettu niin, että kirjanpitäjä merkitsee laskulle tositenumeron, jolle tallentaa tämän tositteen viennit.

Tositenumeron perusteella laskua kädessään pitävä, voi etsiä kirjanpidosta sille tehdyt viennit päiväkirjasta tai pääkirjaa lukeva, voi etsiä käsiinsä laskun tai tositteen, jonka perusteella jokin kirjaus on tehty. Tositteella on oltava kaikki lainvaatimat tiedot oikean kirjauksen tekemiseksi ja varmistamiseksi. 

Tositteiden käsittely ja erilliskirjanpidot

Kirjanpitoon tulee usein tietoa monista eri lähteistä, kuten myyntireskontrasta, ostoreskontrasta tai palkanlaskennasta. Jos kaikki tieto ei siirry jostain järjestelmästä pääkirjanpitoon, kutsutaan tätä osakirjanpidoksi, joka on myös osa yrityksen kirjanpitoaineistoa. Näin on usein esimerkiksi palkkakirjanpidon kanssa, josta kirjataan pääkirjanpitoon vain yhdistelmätosite kuukausitasolla. Samanlaisia osakirjanpitoja voi olla useampia esimerkiksi myyntilaskuissa, jos kuukauden myynnit kirjataan kirjanpitoon esimerkiksi kuukausiraportin perusteella. 

Yleensä moderneissa taloushallinnon järjestelmissä kirjaukset tehdään osto- ja myyntilaskuille käsittelyn yhteydessä. Myyntilaskujen kirjanpito perustuu usein oletuksiin, jotka on tallennettu asiakkaiden tai tuotteiden taakse. Ostolaskuilla automaatio on hankalampaa, koska ostetun tuotteen lisäksi siihen vaikuttaa käyttötarkoitus. Siksi ostolaskujen kirjanpito on usein kirjanpitäjän tai ostolaskujen käsittelijän tehtävä, joka tehdään usein ostolaskujen tarkastuskierron aikana tai sen päätyttyä. 

Siirrot pääkirjanpitoon ja pääkirjanpidon kirjaukset

Osakirjanpidoista tiedot siirretään pääkirjanpitoon, joko käsin, siirtotiedostolla, nappia painamalla tai automaattisesti ilman manuaalisia toimenpiteitä. Esimerkiksi myyntilasku voi siirtyä kirjanpitoon heti kun lasku on osana laskutusta lähetetty. 

Pääkirjanpidossa tehdään vielä siirtojen lisäksi jaksotuksia, oikaisuja, korjauksia ja sisäisen laskennan kirjauksia. Myös tiliote tiliöidään yleensä suoraan pääkirjanpitoon. Tiliotteen kirjaus varmistaa myös osakirjaohnpitojen oikeellisuutta – jos myyntireskontran mukaan rahaa on tullut tilille tietty summa, se pitää näkyä myös tiliotteella. Poistot, varastojen arvot ja esimerkiksi lomapalkkavelat voidaan kirjata tai täsmäyttää kuukausittain, jolloin kuukausikirjanpito antaa tarkemman kuvan yrityksen tilanteesta eikä tilinpäätöshetkellä tule yllätyksiä. 

Kuukausikirjanpidon valmistuminen ja tarkastukset 

Kun kaikki kirjaukset on tehty, kuukausikirjanpito tulee tarkastaa inhimillisten ja systeemisten virheiden varalta. Osakirjanpitojen raporttien pitää täsmätä pääkirjanpidon vienteihin: 

• Myyntien kokonaissumma pitää olla sama kuin kokonaismyyntikirjanpidossa. 
• Myyntien avoimien laskujen summa pitää olla sama kuin kirjanpidossa myyntisaamistentilin loppusumma. 
• Ostolaskujen ostovelkojen avoimet -raportti pitää täsmätä taseen ostovelkatilin loppusumman. 
• Pankkitilin vientien pitää täsmätä tiliotteen summa kenttiin: 
• Debet vientejä yhtä paljon kuin tilille on tullut kuukaudessa rahaa 
• Kredit vientejä yhtä paljon kun tililtä on lähtenyt rahaa 
• Kirjanpidon tilin loppusumma pitää olla sama kuin tiliotteen loppusumma.  

Näiden lisäksi voidaan vertailla raportteja muuhun olemassa olevaan tietoon. Onko poikkeamia muihin kuukausiin, onko esimerkiksi kuukausittainen vuokralasku jäänyt saapumatta? Onko tuloslaskelmalle ilmestynyt rivi, jonka ei kuuluisi olla siellä? Jos yritys on budjetoinut toimintansa tarkasti myös poikkeama budjettiin voi kertoa puuttuvasta laskusta tai siitä, että jaksotus on vielä tekemättä. Virheitä voi ilmetä tarkastuksista huolimatta, mutta tarkastusten ja poikkeamien selvitysten jälkeen lopputuloksesta voidaan ainakin olla varmempia. 

Kuukausikirjanpidon raportointi

Lopulta kuukausikirjanpito voidaan raportoida viranomaisille ja sidosryhmille. Arvonlisäverolliset yhtiöt toimittavat verottajalle kausiveroilmoituksen, joka saadaan yleensä suoraan ohjelmasta kirjanpidon tietojen perusteella. Tämän lisäksi tulos voidaan raportoida muille sidosryhmille yrityksen tarpeiden mukaisesti.

Usein hallitukselle esitetään tuloslaskelma ja tase, sekä ehkä muita talouden lukuja. joita hallitus haluaa seurata kuukausittain. Jos yritys on saanut rahoitusta esimerkiksi jostain rahastosta, rahasto voi vaatia raportin projektin tai hankkeen kuluista tai etenemisestä. Iso osa raportoinnista perustuu kuitenkin oikeisiin kirjauksiin tositteilla. 

Tilikauden päättäminen ja tilinpäätös

Tilikauden päättyessä yrityksen (pois lukien mikroyritykset) on laadittava tilinpäätös, joka koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja liitetiedoista. Tilinpäätös on yrityksen yhteenveto yrityksen taloudellisesta tilasta kyseisellä tilikaudella. Tilinpäätös välittää sidosryhmille, kuten sijoittajille, verottajalle ja luotonantajille, selkeän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Tilinpäätös laaditaan yleensä 12 kuukauden välein, mutta joskus tilikausi voi olla lyhyempi tai pidempi erilaisista syistä.  

Tilinpäätös on kirjanpidon päätepiste, jossa summataan yrityksen kaikki taloudelliset tapahtumat tilikauden ajalta, tehdään jaksotukset ja yleensä varmistetaan kirjanpidon oikeellisuus. Tuloslaskelma osoittaa, onko yrityksen toiminta ollut voitollista vai tappiollista, ja tase puolestaan kertoo yrityksen varojen ja velkojen tasapainosta tilikauden lopussa. Liitetiedoissa esitetään tarkempia tietoja, jotka selventävät esimerkiksi yrityksen käyttämää kirjanpitomenetelmää tai tiettyjä tilikauden aikana tapahtuneita merkittäviä liiketoimia.

Hyvin laadittu tilinpäätös on tärkeä työkalu sekä yrityksen sisäisessä että ulkoisessa talouden hallinnassa​. Tilintarkastus velvolliset joutuvat myös tarkastuttamaan tilinpäätöksensä tilintarkastajalla, joka todentaa kirjanpidon olevan asianmukaista. 

Kirjanpito-ohjelmat ja teknologiat

Nykyaikaiset kirjanpito-ohjelmat ja modernit teknologiat ovat muuttaneet kirjanpidon hoitamisen perinteisestä paperipohjaisesta prosessista tehokkaaksi ja automatisoiduksi järjestelmäksi. Sähköinen kirjanpito helpottaa yritysten taloudenhallintaa ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta, jolloin kirjanpitäjät ja yrittäjät voivat keskittyä vaativampiin tehtäviin. Teknologian kehitys mahdollistaa myös monipuolisten raportointityökalujen ja reaaliaikaisen talouden seurannan, mikä on erityisen tärkeää nykyisessä liiketoimintaympäristössä. 

Sähköinen kirjanpito 

Sähköinen kirjanpito on ohjelmisto, jossa kaikki yrityksen taloudelliset tapahtumat, tositteet ja raportit käsitellään digitaalisesti. Tämä vähentää paperidokumenttien käsittelyä ja arkistointia, mikä nopeuttaa prosesseja ja tekee taloustiedon käsittelystä tarkkaa ja tehokasta. Lisäksi digitaaliset tositteet mahdollistavat taloushallinnon töiden tekemisen etänä ja vaikka samanaikaisesti. 

Yksi suurimmista eduista sähköisessä kirjanpidossa on, että se parantaa yhteistyötä tilitoimistojen kanssa, sillä sekä kirjanpitäjä että yritys voivat tarkastella samoja tietoja ja jakaa vapaammin vastuita. Yrittäjä voi itse laatia myyntilaskut, jotka ovat heti tilintoimiston nähtävissä ja talouden työt voidaan jakaa joustavasti vaikka niin että tilitoimisto hoitaa laskutuksen ja ostolaskujen tarkastuksen yrittäjän kesäloman aikana. Lisäksi talouslukuja voidaan seurata ajasta ja paikasta riippumatta.  

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa reaaliaikaisen kirjanpidon, joka puolestaan helpottaa johtamista ja päätöksentekoa, koska taloudellinen tilanne on aina ajan tasalla​. Lisäksi sähköisessä kirjanpito mahdollistaa tietojen tallentamisen ja varmuuskopioinnin esimerkiksi pilvipalveluihin, mikä vähentää tietojen katoamisen riskiä. 

Parhaiden kirjanpito-ohjelmien ominaisuudet erilaisille yrityksille 

Yritysten tarpeet ovat hyvin erilaisia riippuen muun muassa koosta ja toimialasta, mutta yrityksillä on myös paljon yhteistä johtuen esimerkiksi lainsäädännön vaatimuksista. Yrityksen prosessit ja tarpeet asettavat vaatimuksia myös kirjanpito-ohjelmalle ja suurimmat hyödyt saavutetaan usein huomioimalla yrityksen tarpeet ja ohjelmiston tuomat mahdollisuudet. 

Tehokkuutta taloushallintoon ohjelmiston ominaisuuksilla 

Kirjanpidon tehostamisessa tärkein asia on ylimääräisen ja päällekkäisen työn poistaminen tai minimointi. Kun lasku käsitellään kerran, ja siitä saadaan tiedot oikein ilman ylimääräistä työtä kirjanpitoon asti, säästetään taloushallinnon kustannuksissa.

Moderneissa kirjanpidon ohjelmissa näin yleensä onkin. Verkkolasku saapuu ostoreskontraan ja kun ostolasku tarkastetaan, sille lisätään myös kirjanpidon kannalta olennaiset tiedot. Nämä siirtyvät automaattisesti muuttumattomina kirjanpitoon ja lopulta arkistoon. Myyntilaskujen puolella myyntilaskun laatija tekee yleensä automaattitiliöintien avustamana laskun alusta loppuun ja kirjanpitäjä korkeintaan tarkastaa tiliöinnit. 

Tehokkuuteen liittyy myös käyttöoikeudet, jotka voivat tehostaa yrityksen hallintoa ja päätöksen tekoa. Käyttöoikeuksien tulee sallia helppo pääsy tietoon sitä tarvitseville ja toisaalta varmistaa, että tietoa näytetään vain niille, joilla on siihen oikeus. Aikaa säästyy ja oikean reaaliaikaisen tiedon pohjalta voidaan tehdä laadukkaita päätöksiä. 

Laatua päätöksentekoon raportoinnilla 

Tietojen nouto taloushallinnosta tarkoittaa usein kirjanpidon raportointia. Hyvässä kirjanpidon ohjelmassa on sopivat raportit valmiina, jotka sopivat suurimmalle osalle yrityksistä ainakin perustarpeisiin. Lisäksi raporttien muokkaaminen pitää olla helppoa ja monipuolista. Raportoinnista saadaan vielä enemmän irti, kun toteutuneita lukuja saa verrattua budjettiin. 

Nopeutta ja varmuutta kirjanpitoon automaation avulla 

Mikäli yritys on vasta sähköistämässä kirjanpitoaan, ensimmäinen askel pitäisi olla sähköinen TITO-tiliote, jonka moderni kirjanpito-ohjelmisto hakee suoraan pankin WS-kanavasta. TITO-tiliote on rakenteellinen dokumentti, joka mahdollistaa kirjanpidon tiliöintien automatisaation tai vähintään nopeuttaa kirjausten tekemisessä. Mikäli yritys on ulkoistanut kirjanpitonsa, tämä maksaa lähes poikkeuksetta itsensä takaisin pienempinä taloushallinnon kuluina. 

Hyvässä kirjanpito-ohjelmassa voidaan automatisoida muitakin kirjauksia, automaattisia jakoja kustannuspaikoille tai laskennallisten kulujen automaattivientejä. Tällaiset viennit tukevat usein hieman isompien yritysten sisäistä laskentaa. 

Alv-ilmoitukset pääsääntöisesti muodostetaan kirjanpidon vienneistä ja lähetetään suoraan ohjelmistosta rajapinnan yli verottajalle. Useimmat taloushallinnon ohjelmat tekevät tämän muutamilla klikkauksilla ja se nopeuttaa säännöllisiä kirjanpidon rutiineja ja vähentää näppäilyvirheiden aiheuttamia virheitä. 

Taloushallinnon prosessin viimeisiä palasia on tilinpäätös ja veroilmoitus. Hyvä kirjanpito-ohjelma mahdollistaa nopean tilinpäätöksen laatimisen ja veroilmoituksen laatimisen kirjanpidon vientien pohjalta. Moderni kirjanpito-ohjelmisto mahdollistaa myös tilinpäätöksen ja veroilmoituksen lähettämisen suoraan kirjanpito-ohjelmasta.

Organisaatioiden vaihtelevat tarpeet huomioon ohjelmistoa valitessa 

Tilitoimistot ja konsernit hyötyvät, jos ohjelmisto tukee yhteisiä rekistereitä kuten tilikarttoja tai alv-koodeja, jolloin muutokset näihin rekistereihin tehdään vain kerran, eikä jokaiselle yritykselle erikseen.  

Yritykset, jotka tarvitsevat toimintansa pyörittämiseen useamman ohjelmiston, hyötyvät kattavista ja monipuolisista integraatioista. Integraatiot sallivat automaattisen tiedonsiirron kahden tai useamman ohjelman välillä ilman pitkiä viiveitä ja mahdollisuutta näppäilyvirheelle. Ilman integraatioita isommat yritykset eivät pystyisi tuottamaan laadukasta taloushallinnon dataa reaaliaikaisesti tai edes lyhyellä viiveellä. 

 Taloushallinnon ammattilaiset kaipaavat ohjelmistolta myös sitä, että viennit saa haettua helposti ja monipuolisesti, jolloin esimerkiksi yhden tilin tapahtumat voidaan tarkastaa tai korjata nopeasti. 

Kirjanpito-ohjelman valinta 

Kirjanpito-ohjelman valinta on kriittinen päätös, joka voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen taloudenhallintaan ja tehokkuuteen. Ensimmäinen askel ohjelmistoa valittaessa on kartoittaa yrityksen tarpeet. Yrityksen koko, toimiala ja kasvusuunnitelmat vaikuttavat siihen, millaisia ominaisuuksia kirjanpito-ohjelmalta tarvitaan.

Pienille yrityksille riittää usein yksinkertaisempi ohjelmisto, jossa on perustoiminnot, kuten kirjausten tekeminen ja lakisääteinen raportointi. Suuremmille yrityksille monipuoliset raportointiominaisuudet, monikäyttäjämahdollisuudet, integroitavuus muihin järjestelmiin ja prosessien tehostaminen voivat olla tärkeitä ominaisuuksia​.  

Toinen keskeinen asia on ohjelmiston helppokäyttöisyys ja käyttäjäkokemukset. Tilisanomien kyselyssä alan ammattilaiset korostivat, että hyvä kirjanpito-ohjelma on selkeä ja helppo käyttää. Kun ohjelmisto on intuitiivinen ja sen toiminnot löytyvät helposti, se säästää aikaa ja parantaa työskentelyn tehokkuutta.  

Kannattaa huomioida myös asiakastuki ja ohjelmiston soveltuvuus yrityksen prosesseihin. Erityisesti pk-yrityksille tukipalvelut ja opastusmateriaalit, kuten ohjeet ja videot, voivat olla tärkeitä, jos he tekevät kirjanpidon itse, eikä taloushallinnon ohjelmisto ole heille ennestään tuttu. Taloushallinnan ammattilainen todennäköisesti saa kirjanpidon tehtyä intuitiivisella sovelluksella ilman ohjeitakin, mutta ilman ohjeita tai koulutusta on ohjelmistosta vaikea saada kaikkia hyötyjä irti.

Yrityksen prosesseja kannattaa myös miettiä kirjanpito-ohjelman vaihdoksessa. Monet prosessit on tehty tietyllä tavalla, koska edellinen ohjelmisto on sitä vaatinut; Olisiko prosesseissa jotain parannettavaa? 

Ohjelmiston valinnassa on myös hyvä pohtia, miten hyvin se tukee yhteiskäyttöä tilitoimiston kanssa. Monet kirjanpito-ohjelmistot mahdollistavat reaaliaikaisen pääsyn tietoihin sekä yritykselle että tilitoimistolle, mikä helpottaa kommunikointia ja varmistaa, että taloustiedot ovat aina ajan tasalla. Lisäksi kannattaa tarkistaa, kuinka hyvin ohjelmisto integroituu muihin käytössä oleviin järjestelmiin, kuten laskutus- tai palkanlaskentaohjelmiin, sillä saumaton tiedonsiirto säästää aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta​.  

Lopuksi on tärkeää arvioida kirjanpito-ohjelmiston hinta ja sen mukanaan tuomat lisäkustannukset. Ohjelmiston hinta voi muodostua monista tekijöistä, kuten lisenssistä, päivityksistä tai lisäpalveluista. Useimmilla ohjelmilla on tarjolla ilmaisia demo- tai kokeiluversioita, joiden avulla voi testata ohjelman toimivuutta ennen ostopäätöstä.

Lisäksi on syytä varmistaa, onko ohjelmistolla lisäkustannuksia päivityksistä, uusista ominaisuuksista ja tukipalveluista ja tuleeko hinnoittelun päälle kappaleveloituksia laskuista, käyttäjistä, tositteista tai jollain muulla perusteella. 

Hinnan arviointi kannattaa tehdä kokonaisvertailulla, jossa huomioidaan käyttäjämäärät, tositemäärät ja kaikki ohjelmistoihin liittyvät kustannukset. Hintavertailua vaikeuttaa eri ohjelmistojen erilaiset hinnoittelu perusteet, joten tämä vaihe kannattaa tehdä huolella. Lopulta hinnoittelun lisäksi on huomioitava kuinka paljon kukin ohjelmisto säästää aikaa tai aiheuttaa lisää hallinnollisia töitä. 

Ilmainen kirjanpito-ohjelma – onko sellaisia ja voiko niillä tai pelkällä excelillä pärjätä? 

Markkinoilla on tarjolla joitakin ilmaisia kirjanpito-ohjelmia, jotka voivat sopia pienille yrityksille tai aloitteleville yrittäjille. Näissä ohjelmissa on usein perustoiminnot, kuten kirjausten tekeminen, jonkinlainen alv käsittely ja raportointi. Ilmaiset kirjanpito-ohjelmat voivat olla käyttökelpoisia, jos yrityksen taloushallinta on yksinkertaista eikä ohjelmalta vaadita tehokkuutta tai tietynmallisia raportteja tai rajapintoja. Usein ilmaisversiot voivat kuitenkin olla rajallisia, eikä niissä ole esimerkiksi rajapintoja verottajan palveluihin, tai kaikkia suomalaisen yrityksen vaatimia toimintoja. 

Excel voi olla työkalu kirjanpidon hoitamiseen, mutta se vaatii käyttäjältä enemmän manuaalista työtä ja tarkkuutta, sekä aikaa ja excelin käyttötaitoja. Excel ei tarjoa kirjanpidon automaatioita eikä reaaliaikaista tietojen päivitystä, joten tehokkuus laskee ja riski virheisiin kasvaa, erityisesti yrityksen kasvaessa. Exceliin ylläpitäminen ja kaavojen monimutkaisuus voi tehdä kirjanpidosta hidasta ja epävarmaa. Siksi monet pienyrittäjätkin siirtyvät nopeasti käyttämään kirjanpito-ohjelmaa, joka säästää aikaa ja parantaa taloushallinnan tarkkuutta ja turvallisuutta​.