Palkanlaskenta: vaiheet ja keskeiset käsitteet
Palkanlaskenta on organisaation toiminto, jossa lasketaan työntekijöiden palkat, pidätetään verot ja muut lakisääteiset maksut sekä huolehditaan palkkojen maksamisesta. Se sisältää myös palkkatietojen raportoinnin viranomaisille ja organisaation kirjanpitoon.
Tiesitkö, että palkanlaskenta on työntekijän näkökulmasta yksi organisaation tärkeimpiä prosesseja? Palkanlaskenta tarkoittaa yrityksen palkanmaksun järjestämistä työsopimuksen mukaisesti. Se merkittävä osa sekä henkilöstöhallintoa että taloushallintoa. Palkanlaskentaa säätelevät erityisesti työsopimuslaki, työaikalaki ja vuosilomalaki, jotka asettavat työnantajalle velvoitteita. Työlainsäädäntö sisältää palkanmaksuvelvollisuuksia koskevia sitovia sääntöjä, joita työnantajan on noudatettava.
Tässä artikkelissa tarkastelemme palkanlaskentaa, sen merkitystä yritykselle sekä palkanlaskentaohjelmiston roolia prosessin automatisoinnissa. Käymme myös läpi esimerkkejä siitä, miten eri kokoiset yritykset hyötyvät palkanlaskentaohjelmiston käytöstä.
Oletko etsimässä palkanlaskentaohjelmaa? Siirry kohtaan palkanlaskentaohjelma. Käy myös katsomassa Heeroksen ohjelmistoperheeseen kuuluvaa ohjelmisto ePalkat.
Sisältö
Palkanlaskenta – mitä se on ja miksi se on tärkeää
Palkka ja sen määräytyminen
Palkanlaskennassa tarvitut tiedot
Palkanlaskennan prosessi
Palkan maksaminen
Lainsäädäntö ja palkanlaskenta
Palkanlaskentaohjelma
Palkanlaskennan FAQ
Etsitkö palkanlaskennan ohjelmistoa?
Heeros ePalkat automatisoi rutiinit ja tekee vaativastakin palkanlaskennasta sujuvaa ja tehokasta. Ohjelmisto sopii niin yrityksen omaan käyttöön kuin yhteiskäyttöön tilitoimiston kanssa, ja yhteys HR-ratkaisuun tehostaa työtä entisestään.
Palkanlaskenta – mitä se on ja miksi se on tärkeää
Palkanlaskenta on osa henkilöstöhallintoa ja taloushallintoa
Palkanlaskenta ja palkkahallinto on keskeisin osa henkilöstöhallintoa. Se on myös merkittävä osa taloushallintoa, sillä palkat ovat suuri tai jopa suurin kuluerä ja vaikuttavat merkittävästi yrityksen tai organisaation tulokseen. Palkkoja maksetaan organisaatioissa säännöllisesti, jolloin palkkojen käsittelyllä on myös suora vaikutus sekä yrityksen kirjanpitoon että sen maksuliikenteeseen.
Mitä palkanlaskentaan kuuluu
Palkanlaskenta tarkoittaa kaikkia toimenpiteitä, jotka liittyvät työntekijöiden palkkojen laskemiseen, maksamiseen ja raportointiin. Prosessiin kuuluvat työaikojen kirjaaminen, erilaisten palkkakomponenttien, kuten bonusten ja vähennysten, laskeminen sekä palkanmaksu. Palkanlaskenta on tärkeää, koska se varmistaa, että työntekijät saavat palkkansa oikein ja ajallaan, ja että yritys noudattaa kaikkia lakisääteisiä vaatimuksia.
Miksi palkanlaskenta on tärkeää
Palkanlaskennassa on kyse lukuisten lakien ja asetusten noudattamisesta, sopimusten tulkitsemisesta, palkkojen maksamisesta oikeilla summilla ja oikeaan aikaan.
Palkanlaskentaan liittyy edelleen monia manuaalisia vaiheita, jotka vievät huomattavasti aikaa, ellei apuna ole modernia ohjelmistoa, joka automatisoi palkkahallinnon prosessit. Palkanlaskentaprosessia kehittäessä on hyvä muistaa, että palkkahallinto on organisaatiossa työmäärältään merkittävä osa talous- ja henkilöstöhallintoa.
Palkka ja sen määräytyminen
Palkan määräytymiseen vaikuttavat tekijät
Palkka on olennainen osa työsuhdetta ja määräytyy työntekijän pätevyyden, suoriutumisen sekä työn vaativuuden perusteella. Korkeampaa osaamista ja vastuuta vaativista tehtävistä maksetaan yleensä paremmin. Myös koulutustaso, kokemus sekä työpaikan sijainti voivat vaikuttaa palkkaan.
Lisäksi toimialan erityispiirteet, kuten markkinatilanne sekä työehtosopimukset, vaikuttavat palkkoihin. Yrityksen taloudellinen tilanne ja työntekijän neuvottelutaidot ovat myös merkittäviä tekijöitä palkan määrittelyssä, samoin kuin mahdolliset lisät, kuten vuoro- tai ylityölisiä. Käytössä voi olla myös provisio- tai tulospalkka, jolloin osa palkasta riippuu myynnin määrästä tai muusta sovitusta mittarista.
Työsopimus
Työsuhteen alussa pitää tehdä työsopimus. Työsopimus tehdään useimmiten kirjallisena tai sähköisenä, harvoin enää suullisesti. Työsopimuksessa määritellään olennaiset työtehtävät ja työehdot. Palkka määräytyy useimmiten työsopimuksen tai työehtosopimuksen perusteella. Jos näitä ei kumpaakaan ole, työntekijälle maksetaan tavanomainen ja kohtuullinen palkka, vaikka sitä ei ole lainsäädännössä säädetty. Suomen lainsäädäntöön ei ole kirjattu erikseen säännöstä vähimmäispalkasta, vaan palkka määräytyy useimmiten työehtosopimuksen tai työnantajan ja työntekijän kesken tehdyn työsopimuksen mukaan.
Palkanlaskennassa tarvitut tiedot
Palkanlaskentaa varten tarvitaan aina työsopimus ja työehtosopimus, jos työ on jonkun työehtosopimuksen piirissä. Seuraavassa on listattu osa-alueittain mitä kaikkea näiden lisäksi palkanlaskenta tarvitsee, jotta palkan voi laskea. Henkilötiedot voidaan siirtää myös HR-järjestelmästä, kuten Heeros HR -ratkaisusta, mikäli sellainen on käytössä.
| Työntekijän perustiedot | Nimi Henkilötunnus Osoite Verokortti Veroprosentti Pankkitilin numero |
| Työsopimustiedot | Työsuhteen alkamispäivä ja mahdollinen päättymispäivä Työsuhteen tyyppi (vakituinen, määräaikainen, osa-aikainen jne.) Palkkaustapa (kuukausipalkka, tuntipalkka, provisiopalkka jne.) Palkkataso ja mahdolliset lisät (esim. ilta- ja viikonloppulisät, ylityökorvaukset) Työaika Mahdolliset muut sopimukseen perustuvat edut ja lisät |
| Työaikatiedot | Tehdyt työtunnit tai työpäivät Ylitunnit ja ylityökorvaukset Mahdolliset työvuorolistat tai työajanseurantalistat tai työaikakirjanpito |
| Poissaolot ja niihin liittyvät tiedot | Vuosilomat ja lomapalkka Sairauspoissaolot ja sairausajan palkka Muut palkalliset ja palkattomat poissaolot |
| Verot ja vakuutukset | Työntekijän veroprosentti ja mahdolliset vähennykset Eläkevakuutusmaksut (työntekijän ja työnantajan osuudet) Mahdolliset työttömyysvakuutusmaksut ja muut vakuutusmaksut |
| Mahdolliset muut vähennykset | Ammattiliiton jäsenmaksut Mahdolliset ennakonpidätykset tai muut vähennykset |
| Bonukset ja palkkiot | Tulos- tai suorituspalkkiot Mahdolliset kertaluonteiset bonukset Muut lisäedut (esim. luontoisedut, kuten auto- tai puhelinetu) |
| Matka- ja kulukorvaukset | Työhön liittyvät matka- ja kulukorvaukset Päivärahat ja kilometrikorvaukset |
Lisäksi pitää huomioida se, että työaikalain mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa. Työaikakirjanpidon ja palkkatapahtumien on oltava yhdenmukaisia.
Palkanlaskennan prosessi
Palkanlaskenta on monivaiheinen prosessi
Ensin lasketaan työntekijän ansaitsema palkka ennen vähennyksiä eli bruttopalkka sen jälkeen, kun kaikki palkanlaskennassa tarvittavat tiedot on saatu. Palkoista tehtävät vähennykset, kuten ennakonpidätykset (verot), eläkemaksut, työttömyysvakuutusmaksut, ammattiyhdistysmaksut ja muut sovitut vähennykset, tulee vähentää bruttopalkasta. Vähennysten jälkeen jäävä summa on nettopalkka ja se maksetaan työntekijälle.
Jokaiselle työntekijälle tulee antaa palkkalaskelma, josta käy ilmi kaikki palkkaan liittyvät erät ja vähennykset. Nettopalkka maksetaan työntekijän tilille sovittuna palkkapäivänä. Palkanlaskennassa tulee noudattaa paikallisia, kansallisia ja EU-lainsäädäntöjä. Palkanlaskentatiedot viedään myös yrityksen kirjanpitoon. Viranomaisille, kuten verottajalle ja eläkevakuutusyhtiöille, tulee lisäksi toimittaa tarvittavat ilmoitukset.
Palkanlaskennan prosessi vaihe vaiheelta
3. Palkkojen laskenta
5. Bonusten ja palkkioiden käsittely
7. Netto- ja bruttolaskelmien tarkistaminen
8. Palkanmaksun toteuttaminen
9. Raportointi ja kirjanpito
Palkan maksaminen
Palkka tulee maksaa sovittuna palkanmaksupäivänä työntekijän pankkitilille. Palkan viivästyessä työntekijä voi vaatia viivästyskorkoa. Kuukausipalkka maksetaan kerran kuukaudessa, ja tunti- sekä suorituspalkka vähintään kaksi kertaa kuukaudessa. Tuntipalkka voidaan maksaa myös kerran kuukaudessa, jos työehtosopimus niin määrää. Jos palkanmaksupäivä osuu juhlapäivälle tai viikonlopulle, palkka maksetaan edellisenä arkipäivänä. Työntekijälle tulee toimittaa palkkalaskelma. Palkkalaskelmasta tulee ilmetä työntekijän ja työnantajan tiedot, palvelussuhteen kesto, ennakonpidätykset, palkanmaksukausi, lisät ja lomakorvaukset.
Palkanmaksun viivästymisen seuraukset työnantajayrityksille
Seuraamukset palkanmaksun viivästymisestä ovat ovat juridisia, taloudellisia ja sosiaalisia. Työnantajan on maksettava viivästyskorkoa viivästyneelle palkalle. Suomessa viivästyskoron määrä perustuu korkolakiin ja viitekorkoon. Jos palkanmaksun viivästyminen aiheuttaa työntekijälle taloudellisia menetyksiä (esim. myöhästyneet laskut, maksuhäiriöt), työnantaja voi joutua korvaamaan nämä menetykset.
Palkanmaksun viivästyminen voi johtaa työsuhderiitoihin, jotka voivat pahimmillaan päätyä työtuomioistuimeen. Työntekijä voi tehdä valituksen työsuojeluviranomaiselle tai nostaa kanteen käräjäoikeudessa. Viivästykset palkanmaksussa voivat vahingoittaa työnantajan mainetta sekä sisäisesti työntekijöiden keskuudessa että ulkoisesti asiakkaiden ja muiden sidosryhmien silmissä.
Jos työnantaja rikkoo työehtosopimuksen määräyksiä palkanmaksusta, ammattiliitot voivat ryhtyä toimiin, mukaan lukien työtaistelut ja oikeudelliset seuraamukset. Työnantaja voi joutua viranomaisten tarkastuksen kohteeksi ja saada hallinnollisia seuraamuksia, jos palkanmaksua ei hoideta lain vaatimusten mukaisesti.
Palkanmaksun viivästymisen seuraukset työntekijälle
Palkan viivästyminen voi aiheuttaa työntekijälle taloudellisia ongelmia, kuten maksuhäiriöitä, myöhästyneitä laskuja ja jopa vuokranmaksun laiminlyöntiä, mikä voi johtaa asunnon menetykseen. Toistuvat palkanmaksun viivästymiset voivat heikentää työntekijöiden motivaatiota ja työtyytyväisyyttä, mikä voi vaikuttaa heidän tuottavuuteensa ja työpanokseensa. Taloudelliset huolet ja epävarmuus voivat aiheuttaa työntekijälle stressiä ja vaikuttaa negatiivisesti hänen henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiinsa.
Työntekijä voi tehdä valituksen työsuojeluviranomaiselle, joka voi tutkia asian ja tarvittaessa määrätä työnantajan maksamaan viivästyneet palkat ja mahdolliset korvaukset. Työntekijä voi nostaa kanteen käräjäoikeudessa saadakseen viivästyneen palkan ja korvauksen viivästyskoroista sekä muista taloudellisista menetyksistä. Ammattiliitot voivat tukea jäsentään palkanmaksun viivästymisestä aiheutuneissa riidoissa, mukaan lukien oikeudenkäynnit ja työtaistelutoimet.
Lainsäädäntö ja palkanlaskenta
Palkanlaskenta on Suomessa tiukasti säänneltyä ja työlainsäädäntö määrittelee puitteet palkanlaskennalle. Palkanlaskentaa sääteleviä lakeja ovat ensisijaisesti työsopimuslaki, työaikalaki ja vuosilomaki. Työlainsäädännössä on palkanmaksuvelvollisuuksiin liittyviä pakottavia säännöksiä, joita ei voida jättää noudattamatta.
Työlainsäädäntö on olennainen osa toimivaa yhteiskuntaa, ja sen tarkoituksena on edistää niin yksilöiden kuin yhteiskunnan hyvinvointia. Työlainsäädännössä on pakottavia säännöksiä, joista ei voi edes sopimuksin poiketa työntekijän vahingoksi. Työsuhdeturva, määräaikaiset työsopimukset ja velvollisuus noudattaa yleissitovaa työehtosopimusta ovat tällaisia säädöksiä. Säännöksiä, joista voidaan poiketa työehtosopimuksella ovat esim. sairausajan palkka ja työaikoja koskevat säännökset.
Palkanlaskentaohjelma
Mikä on palkanlaskentaohjelmisto
Palkkahallinnon tehokkaaseen hoitamiseen tarvitaan nykyään palkanlaskentaohjelma tai palkkahallinnon järjestelmä, kuten Heeros ePalkat. Nykyaikainen sähköisen palkkahallinnon järjestelmä on poikkeuksetta tehokkain tapa hoitaa palkkahallintoa, sillä se vähentää työvaiheita, säästää aikaa ja minimoi virheet.
Suomessa palkanlaskenta on erityisen monimutkaista, koska se edellyttää tarkkaa lakien, työehtosopimusten, verotuksen ja sosiaaliturvamaksujen tuntemusta. Palkanlaskentaohjelmistot Suomessa tarjoavat muun muassa seuraavia toimintoja:
-
Automatisoitu palkkalaskenta. Ohjelmistot laskevat automaattisesti palkat, huomioiden muun muassa työajan, ylityöt, lomat ja poissaolot. Ne ottavat huomioon myös eri työehtosopimusten mukaiset palkankorotukset ja muut edut.
-
Verojen ja maksujen käsittely. Ohjelmistot huolehtivat vero- ja sosiaaliturvamaksujen laskemisesta ja tilittämisestä Verohallinnolle sekä muille viranomaisille. Suomessa erityisen tärkeää on ennakonpidätyksen ja muiden työnantajamaksujen oikea käsittely.
-
Palkkalaskelmien toimittaminen. Työntekijöiden palkkalaskelmat voidaan toimittaa sähköpostitse tai sähköisten palveluiden kautta, mikä nopeuttaa ja helpottaa prosessia.
-
Integraatio kirjanpitoon. Useimmat palkanlaskentaohjelmistot voidaan integroida suoraan organisaation kirjanpitojärjestelmään, mikä vähentää manuaalisen työn määrää ja parantaa kirjanpidon tarkkuutta.
-
Lakisääteisten raporttien tuottaminen. Ohjelmistot tuottavat automaattisesti erilaisia lakisääteisiä raportteja, kuten tulorekisteri-ilmoitukset, vuosiraportit ja muut viranomaisraportit, mikä vähentää hallinnollista taakkaa.
Miksi palkanlaskentaohjelmisto on tärkeä
-
Ajan säästö. Manuaalinen palkanlaskenta vie aikaa ja on altis virheille. Palkanlaskentaohjelmisto automatisoi monia tehtäviä, mikä vapauttaa aikaa muuhun tärkeään työhön ja vähentää virheiden korjaamiseen kuluvaa aikaa.
-
Tarkkuus ja virheettömyys. Palkanlaskennassa pienetkin virheet voivat johtaa merkittäviin ongelmiin, kuten virheellisiin verotilityksiin tai tyytymättömiin työntekijöihin. Palkanlaskentaohjelmisto varmistaa, että laskelmat tehdään oikein ja ajallaan.
-
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Palkanlaskentaohjelmistot pidetään ajan tasalla lakimuutosten suhteen, mikä varmistaa, että organisaatio noudattaa aina viimeisimpiä säädöksiä.
-
Raportointi ja analysointi. Monet palkanlaskentaohjelmistot tarjoavat kattavat raportointiominaisuudet, joiden avulla voi mm. seurata palkkakustannuksia, analysoida palkkarakennetta ja ennakoida tulevia kuluja.
-
Tietoturva. Palkanlaskentaan liittyy arkaluonteista tietoa, kuten henkilötunnuksia ja palkkatietoja. Hyvä palkanlaskentaohjelmisto suojaa nämä tiedot tehokkaasti ja varmistaa, että ne eivät joudu vääriin käsiin.
Miten valita oikea palkanlaskentaohjelmisto
Oikean palkanlaskentaohjelmiston valinta riippuu monista tekijöistä, kuten organisaation koosta, tarpeista ja budjetista. Tässä muutamia keskeisiä huomioitavia asioita:
-
Toiminnallisuudet. Varmista, että ohjelmisto tarjoaa kaikki tarvitsemasi ominaisuudet.
-
Käytön helppous. Ohjelmiston tulisi olla helppokäyttöinen, jotta se ei vaadi liikaa koulutusta tai vie kohtuuttomasti aikaa.
-
Integraatiomahdollisuudet. Tarkasta, että ohjelmisto yhteensopiva muiden käytössä olevien järjestelmien, kuten kirjanpito-ohjelmistojen tai HR-järjestelmän, kanssa.
-
Asiakastuki. Hyvä asiakastuki on tärkeä. Selvitä, että ohjelmiston toimittaja tarjoaa riittävästi tukea ja koulutusmahdollisuuksia.
-
Hintataso. Palkanlaskentaohjelmistojen hinnat vaihtelevat suuresti. Vertaile eri vaihtoehtoja ja valitse ohjelmisto, joka tarjoaa parhaan vastineen rahalle.
- Työehtosopimukset. Varmista, että palkanlaskentaohjelma sisältää valmiuden niihin työehtosopimuksiin, joita yrityksessäsi tai organisaatiossasi tarvitaan.
Työaikalaki säätelee työntekijöiden työaikoja, ylityötä ja lepoaikoja. Laki määrittää, kuinka monta tuntia viikossa saa työskennellä ja miten ylityöt korvataan. Suomen työaikalaki säätelee työntekijöiden työaikoja ja pyrkii turvaamaan kohtuulliset työajat ja riittävät lepoajat kaikille työntekijöille. Työaikalaki on osa työlainsäädäntöä ja sen tavoitteena on suojata työntekijöiden terveyttä ja turvallisuutta sekä varmistaa, että työ- ja vapaa-ajan suhde on tasapainossa.
Työaikalaissa määritellään työaika seuraavilta osin:
Säännöllinen työaika
Viikoittainen työaika: Säännöllinen työaika saa olla enintään 40 tuntia viikossa. Päivittäinen työaika: Säännöllinen työaika saa olla enintään 8 tuntia vuorokaudessa.
Liukuva työaika
Työntekijän ja työnantajan sopimuksesta työajassa voidaan käyttää liukuvaa työaikaa, jossa työntekijä voi itse määritellä osan työajastaan tietyissä rajoissa.
Työajan lyhentäminen
Sopimalla voidaan työaikaa lyhentää esimerkiksi nelipäiväiseksi työviikoksi tai lyhyemmiksi työpäiviksi.
Ylityö
Ylityön enimmäismäärä: vuorokautista ylityötä saa teettää enintään 2 tuntia vuorokaudessa.
Viikoittaista ylityötä saa teettää enintään 8 tuntia viikossa.
Ylityön kokonaismäärä saa olla enintään 138 tuntia neljän kuukauden ajanjaksolla ja 250 tuntia kalenterivuodessa.
Työehtosopimuksilla voidaan sopia toisin, mutta enimmäismäärä saa olla enintään 330 tuntia kalenterivuodessa.
Lepoajat
Vuorokausilepo:
Työntekijälle on annettava vähintään 11 tunnin yhtäjaksoinen lepoaika jokaisen 24 tunnin jakson aikana.
Viikoittainen vapaa-aika:
Työntekijälle on annettava vähintään 35 tunnin yhtäjaksoinen vapaa-aika jokaisen seitsemän päivän jakson aikana.
Työntekijälle tulee antaa vähintään puolen tunnin ruokatauko, jos työaika ylittää kuusi tuntia.
Työnantajan velvollisuus on seurata työntekijöiden työaikaa ja pitää siitä kirjaa. Työntekijöillä on oikeus saada tietoa omista työaikakirjanpidoistaan.
Työaikalaissa on tiettyjä poikkeuksia ja joustomahdollisuuksia, joita voidaan soveltaa esimerkiksi johtavassa asemassa oleviin työntekijöihin, perheyrityksissä työskenteleviin perheenjäseniin ja eräisiin erityisaloihin, kuten maatalouteen ja metsätalouteen.
Suomen työaikalaki uudistettiin vuonna 2020. Uudistuksen myötä lakiin lisättiin uusia joustomahdollisuuksia, kuten joustotyöaika, joka antaa työntekijälle suuremman vapauden päättää työajastaan ja työpaikastaan.
Suomen vuosilomalaki on keskeinen työlainsäädännön osa, joka turvaa työntekijöiden oikeuden vuosilomaan. Tämä laki määrittelee, kuinka työntekijät ansaitsevat lomapäiviä työskentelynsä perusteella, sekä säännöt loman pitämisestä ja lomapalkan maksamisesta. Lainsäädäntö pyrkii varmistamaan, että työntekijöillä on mahdollisuus virkistäytymiseen ja palautumiseen.
Vuosiloman ansainta
Vuosilomaa ansaitaan lomanmääräytymisvuodelta, joka on 1. huhtikuuta - 31. maaliskuuta. Lomaa ansaitaan työssäoloajan perusteella. Työntekijä ansaitsee lomaa 2,5 arkipäivää kuukaudessa, jos työsuhde on kestänyt yli vuoden. Jos työsuhde on kestänyt alle vuoden, lomaa ansaitaan 2 arkipäivää kuukaudessa. Työehtosopimuksissa voidaan erikseen sopia vuosilomalakia pidemmistä lomista.
Vuosiloman pituus lasketaan ansaittujen lomapäivien perusteella. Yleensä vuosiloma on 24–30 arkipäivää eli noin 4–6 viikkoa. Vuosiloma kertyy myös äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaan ajalta sekä sairausloman aikana tiettyihin rajoihin asti.
Lomakaudet
Kesälomakausi on 2. toukokuuta - 30. syyskuuta. Vähintään 24 lomapäivää (kesäloma) on sijoitettava tälle ajanjaksolle, ellei toisin sovita. Talviloma on kesäloman ulkopuolelle jäävä osa, joka voidaan sijoittaa 1. lokakuuta - 30. huhtikuuta väliselle ajalle.
Työnantaja määrää loman ajankohdan kuultuaan työntekijää. Loman ajankohta on ilmoitettava työntekijälle vähintään kuukautta ennen loman alkamista. Jos tämä ei ole mahdollista, viimeistään kahta viikkoa ennen loman alkamista. Työnantajan on annettava kesäloma ja talviloma työntekijälle yhdenjaksoisena, jos mahdollista. Vuosilomapalkka on yleensä työntekijän säännönmukainen tai keskimääräinen palkka. Tämä maksetaan normaalisti ennen loman alkamista tai viimeistään normaalina palkanmaksupäivänä. Jos työsuhde päättyy ennen kuin työntekijä on pitänyt ansaitsemansa lomat, työntekijä on oikeutettu saamaan lomakorvauksen pitämättömistä lomapäivistä. Lomakorvaus lasketaan ansaittujen lomapäivien perusteella ja maksetaan työsuhteen päättyessä.
Sairastuminen loman aikana
Yrityksellä on hyvä olla selkeät ohjeet miten toimitaan jos työntekijä sairastuu tai menettää työkyvyn loman alkaessa tai sen aikana. Jos työntekijä sairastuu ennen loman alkua tai loman aikana, hänellä on oikeus siirtää loma myöhemmäksi. Tämä edellyttää, että työntekijä ilmoittaa sairastumisesta viipymättä ja pyytää loman siirtoa ja toimittaa tarvittavat lääkärintodistukset. Työntekijällä on korkeintaan kuuden päivän omavastuu, joten vasta seitsemännestä sairauspäivästä eteenpäin voi työntekijä siirtää lomaa.
Tietyissä tilanteissa ja erityisaloilla voi olla poikkeuksia vuosilomalain soveltamisesta, esimerkiksi merityössä. Lainsäädäntö voi muuttua, joten on tärkeää tarkistaa ajantasainen lainsäädäntö ja mahdolliset työehtosopimukset, jotka voivat vaikuttaa lomaoikeuksiin.
Työsopimuslaki sääntelee työsopimusten solmimista, irtisanomista ja purkamista. Laki määrittelee niin työntekijän kuin työnantajan velvollisuudet ja oikeudet työsuhteen aikana. Työsopimuslakia sovelletaan työsuhteessa tehtävään työhön työn laadusta tai työsuhteen muodosta riippumatta. Työsopimuslakia sovelletaan sopimussuhteessa, jossa työntekijä sitoutuu tekemään työtä työnantajalle tämän johdon ja valvonnan alaisena palkkaa tai muuta vastiketta vastaan. Työsopimuslaki määrittelee työsuhteita ja työnantajan sekä työntekijän välisiä oikeuksia ja velvollisuuksia. Se kattaa monia tärkeitä alueita, kuten työsopimuksen tekemisen, työsuhteen ehtojen muuttamisen, irtisanomisen ja purkamisen, sekä työaikaa, palkkaa ja työturvallisuutta koskevat määräykset.
Työsuhteen syntyminen edellyttää viittä tunnusmerkkiä, joista yksi on nimenomaan työsopimus. Muut tunnusmerkit ovat ansiotyön tekeminen, työn tekeminen toiselle, vastikkeellisuus ja johdon ja valvonnan alaisuus eli työnantajan direktio-oikeus.
Työsopimuslaki määrää, että työsopimuksessa on mainittava ainakin työsuhteen osapuolet, työnteon alkamisajankohta, työntekopaikka, työtehtävät, palkka ja palkanmaksukausi sekä työaika. Lain mukaan työsopimus voidaan tehdä suullisesti tai kirjallisesti, mutta kirjallinen sopimus on suositeltava, koska se vähentää erimielisyyksien riskiä myöhemmin. Työsopimuksessa sovittujen ehtojen muuttaminen edellyttää molempien osapuolten suostumusta, ellei työnantajalla ole asiallista ja painavaa syytä yksipuoliseen muutokseen.
Työsuhteen päättämiseen liittyvät menettelytavat, kuten irtisanomisaika ja purkamisperusteet, ovat tarkkaan säänneltyjä työntekijän oikeusturvan takaamiseksi. Palkkaus ja palkanmaksu ovat keskeisiä työsuhteen ehtoja.
Työsopimuslaki velvoittaa työnantajan maksamaan työntekijälle sovitun palkan säännöllisesti ja vähintään kerran kuukaudessa. Palkka on maksettava rahana, mutta osasta palkkaa voidaan sopia maksettavan luontoisetuina, kuten ruokailu- tai asuntoetuina.
Työsopimuslain lisäksi kollektiivista työoikeutta säätelevät muun muassa työehtosopimuslaki ja laki yhteistoiminnasta yrityksissä. Työehtosopimuslaki sääntelee työehtosopimusten solmimista ja niiden vaikutuksia työsuhteen ehtoihin. Laki yhteistoiminnasta yrityksissä määrittelee työnantajan ja työntekijöiden välisen yhteistoiminnan periaatteet, tavoitteena parantaa yrityksen ja työntekijöiden välistä yhteistyötä sekä edistää työpaikan kehittämistä ja työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia työpaikalla.
Suomalainen työturvallisuuslaki (738/2002) asettaa työnantajille velvollisuuksia työntekijöiden terveyden, turvallisuuden ja hyvinvoinnin edistämiseksi työpaikoilla. Lain tavoitteena on ennaltaehkäistä työtapaturmia ja työperäisiä sairauksia sekä varmistaa turvallinen ja terveellinen työympäristö.
Työnantajan velvollisuudet
Työnantajan on huolehdittava siitä, että työpaikka, työolosuhteet ja työmenetelmät ovat turvallisia ja terveellisiä. Työnantajan on säännöllisesti arvioitava työpaikan vaaratekijöitä ja ryhdyttävä tarvittaviin toimenpiteisiin riskien vähentämiseksi. Työntekijöille on annettava riittävä opastus ja koulutus turvallisuuden varmistamiseksi. Työnantajan on järjestettävä työterveyshuolto työntekijöille ja seurattava työpaikan olosuhteita. Työvälineiden on oltava turvallisia, ja tarvittaessa on annettava henkilökohtaisia suojavarusteita. Työnantajan on jatkuvasti pyrittävä parantamaan työympäristöä ja -olosuhteita yhteistyössä työntekijöiden ja työsuojeluorganisaation kanssa.
Työntekijän velvollisuudet
Työntekijän on noudatettava työturvallisuusohjeita ja käytettävä annettuja suojavarusteita. Työntekijän on ilmoitettava vaaratilanteista ja turvallisuuspuutteista työnantajalle tai työsuojeluvaltuutetulle. Työvälineitä ja laitteita on käytettävä oikein ja niiden kunnosta huolehdittava.
Työsuojeluorganisaatio
Työnantajan on nimettävä työsuojelupäällikkö vastaamaan työsuojelutoiminnasta. Työntekijät valitsevat keskuudestaan työsuojeluvaltuutetun edustamaan heitä työsuojeluasioissa. Suuremmissa yrityksissä voidaan perustaa työsuojelutoimikunta, jossa on edustajia sekä työnantajalta että työntekijöiltä.
Työsuojeluviranomaiset
Aluehallintovirastojen (AVI) työsuojelun vastuualueet valvovat työsuojelulainsäädännön noudattamista työpaikoilla. Työturvallisuuskeskus (TTK) tarjoaa tietoa, koulutusta ja neuvontaa työsuojeluun liittyvissä asioissa.
Seuraamukset ja sanktiot
Työsuojeluviranomainen voi antaa määräyksiä ja asettaa uhkasakkoja lain rikkomisesta. Vakavissa laiminlyönneissä voi seurata sakkoja tai vankeusrangaistuksia.
Suomalainen työsuojelulaki asettaa laajat velvoitteet työnantajille työntekijöiden turvallisuuden ja terveyden suojelemiseksi, edellyttäen jatkuvaa työympäristön arviointia ja kehittämistä sekä yhteistyötä työntekijöiden ja työsuojeluorganisaation kanssa. Työsuojeluviranomaiset valvovat lain noudattamista ja tarjoavat tukea ja ohjausta sekä työnantajille että työntekijöille.
Yhdenvertaisuus ja tasa-arvolait työelämässä takaavat, että kaikilla työntekijöillä on samat mahdollisuudet ja kohtelu riippumatta sukupuolesta, iästä, etnisestä taustasta, uskonnosta, seksuaalisesta suuntautumisesta, vammaisuudesta tai muista henkilökohtaisista ominaisuuksista. Yhdenvertaisuuslaki kieltää syrjinnän kaikilla elämänalueilla, mukaan lukien työelämässä, ja velvoittaa työnantajia edistämään yhdenvertaisuutta. Tämän saavuttaminen edellyttää monipuolisia toimenpiteitä ja sitoutumista sekä työnantajilta että työntekijöiltä.
Keskeistä on johdon ja esimiesten sitoutuminen tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämiseen, monimuotoisuuden edistäminen rekrytoinnissa ja urakehityksessä, sekä selkeiden menettelytapojen luominen syrjintätapausten käsittelyyn. Työnantajien on tarjottava koulutusta tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysymyksistä ennakkoluulojen ja syrjivien käytäntöjen tunnistamiseksi ja poistamiseksi. Työpaikkojen on pyrittävä inklusiiviseen kulttuuriin, jossa erilaiset taustat ja näkemykset otetaan huomioon ja arvostetaan.
Työnantajilla, joiden palveluksessa on säännöllisesti vähintään 30 henkilöä, tulee olla suunnitelma yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Tämä sisältää konkreettisia toimenpiteitä syrjinnän ehkäisemiseksi ja tasa-arvon edistämiseksi. Lisäksi työnantajien tulee suorittaa säännöllisiä palkkakartoituksia varmistaakseen oikeudenmukaisen ja syrjimättömän palkkauksen sekä tarjota yhtäläiset mahdollisuudet urakehitykseen, koulutukseen ja työssä etenemiseen.
Tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistäminen vaatii työnantajien ja työntekijöiden edustajien yhteistyötä, säännöllistä seurantaa ja raportointia työntekijöille ja tarvittaessa viranomaisille. Mentorointi ja tukiohjelmat auttavat aliedustettuja ryhmiä urakehityksessä, ja perheystävälliset työaikajärjestelyt tukevat perheellisten työntekijöiden työssä jaksamista.
Tasa-arvolaki keskittyy erityisesti sukupuolten väliseen tasa-arvoon ja kieltää sukupuoleen perustuvan syrjinnän.
Työnantajien on arvioitava ja edistettävä yhdenvertaisuuden toteutumista työpaikalla, ja heidän on laadittava tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat.
Yhdenvertaisuusvaltuutettu ja tasa-arvovaltuutettu valvovat lakien noudattamista ja edistävät yhdenvertaisuutta. Työsuojeluviranomaiset valvovat työlainsäädännön noudattamista ja työpaikkojen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskäytäntöjä, antaen tarvittaessa määräyksiä ja suosituksia.
Työpaikoilla tulee olla yhteisesti laaditut tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat, joiden toteutumista seurataan ja edistetään. Työntekijät voivat ilmoittaa havaitsemistaan syrjintätapauksista tasa-arvovaltuutetulle, yhdenvertaisuusvaltuutetulle tai työsuojeluviranomaisille.
Valvontaviranomaiset tekevät tarkastuksia työpaikoilla, pyytävät selvityksiä työnantajilta ja antavat ohjeita sekä suosituksia. Näiden viranomaisten ja toimielinten yhteistyö varmistaa, että tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistäminen työelämässä on jatkuvaa ja systemaattista.
Tarpeesi mukainen palkanlaskennan ohjelmisto Heerokselta
Heeros ePalkat
Heeroksen pilvipohjainen palkanlaskentaohjelma soveltuu kaikenkokoisille yrityksille. Se on useiden rekisterien ansiosta toimialariippumaton ja helposti muokattavissa eri työehtosopimusten mukaisiksi.
Alk. 9 €/kk
Heeros ePalkat + HR
Käsittele henkilöstötietoja helposti yhdessä paikassa. HR-järjestelmä sujuvoittaa osaltaan palkanlaskentaa ja kerää yhteen liiketoiminnan kannalta tärkeää tietoa.
Alk. 18€/kk
Palkanlaskenta - usein kysytyt kysymykset
Mikä on palkanlaskenta?
Palkanlaskenta on organisaation tai yrityksen toiminto, jossa palkanmaksu järjestetään lain ja mahdollisten työehtosopimusten mukaisesti työsopimuksessa sovittujen yksityiskohtien mukaan.
Palkanmaksu on työnantajan korvaus työntekijälle tämän antamasta työpanoksesta.
Mitä palkkalaskelmassa on?
Palkkalaskelma on tarkka kuvaus työntekijän palkanmaksusta määritellyllä ajanjaksolla. Siitä käy ilmi työntekijän ansaitsema palkka, mahdolliset lisät ja vähennykset.
Palkkalaskelmalle on useita synonyymeja, esimerkiksi palkkakuitti, palkkatodistus ja vanhahtava tilinauha.
Onko palkkalaskelma pakollinen?
Kannattaako palkanlaskenta ulkoistaa?
Ei ole yksiselitteistä vastausta siihen, onko palkanlaskenta parempi ulkoistaa vai pitää oman organisaation sisällä, koska organisaatiolle oikeaan ratkaisuun vaikuttavat niin monet asiat. Esimerkiksi yrityksen tai organisaation koko, työntekijöiden määrä ja toiminnan laajuus ja eri työehtosopimusten määrä voi vaikuttaa optimaaliseen ratkaisuun.
Lue aiheesta artikkelimme Ulkoistaa vai sisäistää palkkahallinto.