Verkkolaskutus ja 12 syytä siirtyä siihen

Verkkolaskutus tarjoaa merkittäviä etuja verrattuna PDF-laskujen tai paperilaskujen käyttöön. Käydään ensin läpi, miten verkkolasku eroaa muista laskumuodoista ja miten verkkolaskutus käytännössä toimii. Ytimekkäästi sanottuna: verkkolaskutuksessa vältetään turhat manuaaliset vaiheet, esimerkiksi tietojen syöttö käsipelillä, tietojen tarkistus ja ohjelmien välillä hyppiminen.

Verkkolaskutus: Mikä on verkkolasku, verkkolaskuoperaattori ja verkkolaskuosoite?

Verkkolasku on lasku, jonka koko elinkaari on digitaalisessa muodossa – luonnista maksamiseen asti. Verkkolaskutuksessa laskutiedosto pysyy koko ajan ns. rakenteisessa tiedostomuodossa (eng. structured data), mikä tarkoittaa, että tiedot ovat koneellisesti luettavissa ja käsiteltävissä suoraan ilman manuaalista työtä. Verkkolasku ei ole sama asia kuin PDF-lasku sähköpostissa – vaikka PDF on sähköisessä muodossa, sen käsittely vaatii usein ihmisen työpanosta. Verkkolasku sen sijaan on täysin automatisoitavissa ja vastaa nykyaikaisen taloushallinnon vaatimuksia.

Verkkolasku vai e-lasku – mitä eroa?

Verkkolasku tarkoittaa yritysten välillä lähetettävää laskua, kun taas e-lasku viittaa kuluttajille lähetettävään laskuun. Verkkolaskutusta varten yrityksellä tulee olla verkkolaskuosoite, johon laskut ohjataan. Kuluttaja voi vastaanottaa e-laskuja tekemällä sopimuksen verkkopankissaan, mikä edellyttää, että laskuttava yritys lähettää e-laskuja.

Verkkolasku on:

• Rakenteinen, koneluettava tiedosto, joka siirtyy suoraan laskutusohjelmasta vastaanottajan järjestelmään.

Verkkolasku ei ole:

• PDF-, Excel- tai Word-tiedosto (eli rakenteeton tiedosto)
• Skannattu paperilasku
• Tekstintunnistusohjelmalla prosessoitu dokumentti
• Kuluttajalasku

Verkkolaskutus ja Eurooppa-normi

Verkkolaskun tulee olla sellaisessa tiedostomuodossa, jonka vastaanottajan järjestelmä kykenee käsittelemään. EU:n standardi EN 16931 määrittää verkkolaskun rakenteen ja validointisäännöt – tätä säännöt täyttävää laskumuotoa kutsutaan Eurooppa-normiksi. Kansainvälisessä verkkolaskutuksessa käytetään usein Peppol-formaattia. Suomessa yleisimpiä formaatteja ovat Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0, jotka molemmat täyttävät Eurooppa-normin vaatimukset. Finvoice on erityisesti suomalaisten pankkien kehittämä. Esimerkiksi Ruotsissa yleisin formaatti on Svefaktura ja Norjassa EHF.

Yleisiä verkkolaskun tiedostomuotoja ovat XML ja EDI. XML on ihmisenkin luettavissa, kun taas EDI on pelkästään koneille tarkoitettu, pakattu formaatti. XML on usein kustannustehokkaampi vaihtoehto etenkin pk-yrityksille.

Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori toimii välittäjänä laskuttajan ja vastaanottajan välillä. Kun lasku on valmis, se lähetetään operaattorin kautta suoraan vastaanottajan järjestelmään. Tämä muistuttaa paperilaskutuksessa Postin roolia. Muiden verkkolaskutuspalveluiden tarjoajien lisäksi suomalaiset pankit välittävät verkkolaskuja.

Verkkolaskuosoite

Jokaisella verkkolaskujen vastaanottajalla on oma verkkolaskuosoitteensa, jonka avulla lasku ohjautuu oikeaan paikkaan. Osoitteen saa käyttöönsä verkkolaskuoperaattorin kautta. Suomessa verkkolaskuosoitteet voi tarkistaa helposti Verkkolaskuosoite.fi-palvelusta. Osoitteen lisäksi tarvitaan operaattoritunnus eli välittäjätunnus. Verkkolaskuosoite voi olla esimerkiksi OVT-tunnus, IBAN tai Verkkopalvelutunnus.

Onko verkkolaskutus pakollista?

Vuodesta 2020 alkaen Suomessa on ollut voimassa verkkolaskulaki, jonka mukaan yrityksen on pystyttävä lähettämään verkkolasku, jos asiakas sitä pyytää. Julkinen sektori vastaanottaa ainoastaan Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.

Euroopassa verkkolaskutuksen sääntely etenee nopeasti. 2020-luvun aikana ympäri Eurooppaa on valmisteltu niin kutsuttuja verkkolaskumandaatteja. Useat maat ovat jo ottaneet näitä käyttöön, ja tulevaisuudessa verkkolaskutus voi olla pakollista yhä useammassa maassa. Verkkolaskuvaatimukset Euroopassa vaihtelevat hieman maittain, mutta yhteisenä nimittäjänä toimii Eurooppa-normi.

Vaikka Suomessa verkkolaskutus on jo laajasti käytössä, kansainvälisessä toiminnassa on tärkeää varmistaa, että oma laskutusohjelma ja ERP-järjestelmä täyttävät myös muiden maiden vaatimukset. Verkkolaskujen vastaanottaminen on yhtä tärkeää kuin niiden lähettäminen – erityisesti, jos toimittajia on maista, joissa verkkolaskutus on lailla säädelty. Lue lisää aiheesta: Käytännön opas: Näin valmistaudut verkkolaskulakien voimaantuloon.

Verkkolaskutuksen hyödyt – 12 syytä siirtyä nyt

1. Säästät aikaa – Poistat manuaaliset vaiheet ja nopeutat koko laskutusprosessia.
2. Alennat kustannuksia – Ei postikuluja, ei paperia, vähemmän virheitä = pienemmät kulut.
3. Vähemmän virheitä – Automaattinen tiedonsiirto minimoi inhimilliset virheet.
4. Parannat asiakaskokemusta – Asiakas saa laskun suoraan järjestelmäänsä, käsittely nopeutuu.
5. Rahasi liikkuvat nopeammin – Verkkolasku saapuu heti ja maksaminen voi tapahtua nopeammin.
6. Vähemmän paperia = ekologisempi vaihtoehto
7. Reaaliaikainen seuranta – Näet milloin lasku on vastaanotettu ja maksettu.
8. Kokonaisnäkymä laskutukseen – Pilvipohjainen laskutusratkaisu tarjoaa analytiikkaa ja raportointia.
9. Kansainvälinen kilpailuetu – Valmius verkkolaskutukseen tukee kasvua Euroopassa.
10. Helppo muokata ja räätälöidä – Ei tarvetta laskentataulukoiden kanssa säätämiseen.
11. Turvallisempaa – Verkkolaskut vähentävät petosriskiä ja parantavat tietoturvaa.
12. Verkkolaskutus on uusi normaali – Useat yritykset vaativat jo verkkolaskuja – oletko valmis?

Yleiset haasteet verkkolaskutuksessa

1. Useita formaatteja – Lähettäjän ja vastaanottajan formaattien tulee olla yhteensopivia. Oikea kumppani auttaa hallitsemaan eri formaatteja.
2. Maakohtainen sääntely – Verkkolaskulainsäädäntö vaihtelee, ja vaatimuksiin on hyvä varautua etukäteen.
3. Kustannusten pelko – Vaikka verkkolaskutus voi vaikuttaa kalliilta, se on pitkällä aikavälillä selvästi edullisempaa kuin paperilaskutus – etenkin suuremmilla laskutusvolyymeilla.

Verkkolaskutuksen käyttö kasvaa jatkuvasti, ja sen mukana myös palvelut sekä standardit kehittyvät. Vaikka haasteita voi olla, hyödyt painavat selvästi enemmän vaakakupissa. Verkkolaskutus säästää aikaa, rahaa ja hermoja – ja tuo taloushallintoon kaivattua tehokkuutta.

Verkkolaskutuksen hyödyt laskutusprosessissa

Tarkastellaan seuraavaksi, miten verkkolaskutus tehostaa laskutusprosessin eri vaiheita – erityisesti luomis- sekä toimitus- ja vastaanottovaiheessa.

Laskun luominen – nopeaa ja virheetöntä

Excel- tai Word-pohjien täyttäminen, tallentaminen PDF:ksi ja lähettäminen sähköpostilla on aikaa vievää ja altista virheille. Verkkolaskutusohjelmalla voit luoda laskun muutamassa minuutissa, suoraan asiakastiedoista tai projektin perusteella. Tiedot täyttyvät automaattisesti, eikä sähköpostia tai muita ohjelmia tarvitse enää avata. Vähemmän klikkailua – enemmän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen.

Toimitus ja vastaanotto – sujuvuutta molemmille osapuolille

PDF-laskun käsittely vaatii asiakkaalta manuaalista työtä. Verkkolasku taas saapuu suoraan ostolaskujen käsittelyyn, josta se voidaan tarkastaa, hyväksyä ja maksaa ilman ylimääräisiä vaiheita. Laskun käsittely nopeutuu ja maksut saapuvat nopeammin – molemmille osapuolille parempi vaihtoehto.

Mitä verkkolaskun lähettäminen edellyttää?

Verkkolaskutuksen aloittaminen vaatii laskutusohjelman, verkkolaskuoperaattorin (suoraan tai tilitoimiston kautta), operaattorin välittäjätunnuksen sekä vastaanottajan verkkolaskuosoitteen. Verkkolaskutus onnistuu vain, jos myös vastaanottajalla on valmius ottaa lasku vastaan sähköisesti.

Monissa PSA-järjestelmissä (asiantuntijayritysten toiminnanohjausratkaisuissa) verkkolaskutus toimii osana laajempaa kokonaisuutta. Esimerkiksi Heeros PSA:n ja Heeros Myyntilaskujen yhdistelmä mahdollistaa automatisoidun ja saumattoman laskutuksen. Myös integraatiot verkkolaskuoperaattorien, kuten Baswaren, Ropo Capitalin tai Maventan kanssa, ovat mahdollisia.

Valmiina siirtymään verkkolaskutukseen? Tutustu laskutusohjelmaamme ja ota meihin yhteyttä – autamme löytämään juuri teidän yrityksellenne sopivan ratkaisun.