Projektinhallinta - menetelmät, työkalut ja ohjelmat

Tiesitkö, että huomattava osa projekteista epäonnistuu ja usein syynä on puutteellinen projektinhallinta? Tutkimusten mukaan projektien epäonnistumiselle on useita syitä, jotka voisi tiivistää ongelmiin projektinhallinnassa. Niihin kuuluvat esimerkiksi vajavainen projektin suunnittelu ja resursointi, heikko viestintä projektin aikana, riittämätön riskien hallinta ja myös projektinhallinnan työkalun puute. Projektit, jotka jäävät aikataulusta tai budjetista tai käyttävät suunniteltua enemmän resursseja, ovat merkittävä kuluerä yrityksille.

Me uskomme, että projekteja voi johtaa laadukkaasti. Projektinhallinnan voi kokonaisuutena tehdä niin hyvin, että projektin onnistumisen mahdollisuudet moninkertaistuvat. Siksi olemme tällä sivulla käsitelleet projektinhallintaa kokonaisuutena ja käyneet läpi eri osa-alueita aiheeseen liittyen. Nämä opit auttavat onnistuneessa projektinhallinnassa. Voit helposti navigoida artikkelissa sisällysluettelon avulla kiinnostuksesi mukaan.

Sisältö 

• Projektinhallinta ja projekti
  • Projektinhallinta
  • Projekti
  • Projektinhallinnan merkitys BtB-liiketoiminnassa
• Projektinhallinnan eri vaiheet
  • Projektin suunnittelu ja tavoitteet
  • Projektin toteutus, seuranta ja raportointi
  • Projektin päättyminen ja palaute
• Projektinhallinnan tärkeimmät työkalut ja menetelmät
  • Kanban projekteissa
  • Scrum -menetelmä projekteissa
  • Lean -projektinhallinta
  • Gantt -kaavio projektinhallinnassa
• Projektinhallinta ja budjetointi
  • Budjetin laatiminen ja kustannusten hallinta osana projektinhallintaa
  • Resurssien tehokas käyttö projekteissa
• Projektipäällikön rooli ja projektitiimin johtaminen
  • Mitä projektipäällikkö tekee
  • Projektitiimin rakentaminen ja roolitus
  • Projektitiimin motivointi
  • Viestinnän merkitys projektinhallinnassa
  • Vinkkejä projektipäällikölle
• Asiakaslähtöinen projektinhallinta
  • Asiakastarpeen ymmärtäminen projektin lähtökohtana
  • Asiakaspalautteen hyödyntäminen projekteissa
• Projektinhallinnan ohjelmistot
  • Projektinhallintatyökalut ja -ohjelmistot
  • Miten valitset asiantuntijatyöhön projektinhallintaohjelman
• Projektinhallinnan trendit
  • Automatisointi ja tekoäly projektinhallinnassa
  • Virtuaalinen projektinhallinta ja tiimityö etänä
  • Vastuullisuus projekteissa
• Projektinhallinta: Usein kysytyt kysymykset

Projektinhallinta ja projekti

Selkeä määritelmä sekä projektille että projektinhallinnalle on tarpeen, jotta voimme puhua laajasti projektinhallinnasta. Osion lopussa käsitellään myös projektinhallinnan merkitystä BtB-yrityksille.

Projektin määritelmä – mitä tarkoittaa projekti

Projekti on huolella suunniteltu työ tai toimenpiteitä erikseen määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi suunnitellussa aikataulussa. Yleensä projekti on sarja erilaisia toimenpiteitä, jotka usein pitää suorittaa tietyssä järjestyksessä halutun lopputuloksen aikaansaamiseksi. Projekteja yhdistää työn luonteen väliaikaisuus, vaikka projektien kestot vaihtelevat muutamista viikoista kuukausien ja jopa vuosien mittaisiin projekteihin. Projektien monimutkaisuus vaihtelee ja on usein verrannollinen tarvittavaan resurssien määrään, projektin vaatiman aikajakson pituuteen ja myös tarvitun projektinhallinnan määrään. Pienemmät projektit voivat olla esimerkiksi yksittäisiä tapahtumia tai kampanjoita. Suurimmillaan projektit ovat monimutkaisia hankkeita, joissa kehitetään esimerkiksi uusi tuote tai rakennetaan infrastruktuuria. 

Projektilla on selkeä alku ja loppu. Projektin tavoite on tarkoitus saavuttaa projektisuunnitelman mukaan, jossa usein otetaan kantaa sekä käytettäviin resursseihin, aikaan että laatuun. Projekti eroaa yritysten päivittäisestä arjesta ja on suunniteltu erityisen, määritellyn lopputuloksen saavuttamiseksi.

Projektinhallinnan määritelmä

Projektinhallinta on toimintaa projektin organisoimiseksi ja seuraamiseksi (määritelmä Cambridge dictionary). Projektinhallintaan liittyy erilaisia menetelmiä, tarvittavia taitoja ja työkaluja, joita hyödynnetään projektin organisoinnissa ja seurannassa. Laadukkaalla projektinhallinnalla varmistetaan, että projektin sisältö säilyy suunniteltuna ja se saavuttaa tavoitteensa. Lisäksi projekti toteutetaan projektisuunnitelman mukaisesti olipa kyse tarvittavista resursseista (esimerkiksi työvoima eli asiantuntijoiden työaika ja raha ulkopuolisiin palveluihin), aikataulusta tai työn laadusta. Projektinhallinnassa hyödynnetään usein erilaisia menetelmiä, työkaluja, prosesseja ja ohjelmistoja. Nämä auttavat ohjaamaan resursseja, aikatauluja ja toimintaa siten, että projektin tavoitteet saavutetaan suunnitellussa laajuudessa, aikataulussa ja budjetissa.

Projektinhallinta kattaa useita eri osa-alueita, kuten tavoitteiden määrittely, resurssien suunnittelu ja jakaminen, eri osa-alueiden aikataulutus, riskien hallinta, viestinnän suunnittelu ja toteutus sekä projektin tulosten seuranta. Lopulta projektinhallinnan avulla varmistetaan, että projekti etenee suunnitelmallisesti, ongelmat tunnistetaan riittävän ajoissa ja tarvittaessa tehdään muutoksia projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Usein projektinhallinnasta vastaa projektipäällikkö, mutta joskus projektinhallinnan vastuuta on voitu jakaa tiimissä myös toisin. 

Projektinhallinnan merkitys BtB-liiketoiminnassa

Onnistunut projektinhallinta ja -johto on yksi B2B-yritysten menestyksen kulmakivi ja luo perustan pitkäaikaiselle menestykselle. Projektitoiminnan avulla viedään sujuvasti läpi monimutkaisia hankkeita, varmistetaan resurssien tehokas käyttö ja hallitaan riskejä. Etenkin asiantuntijapalveluita projekteina myyville yrityksille projektinhallinnan onnistuminen on keskeistä sekä yrityksen asiakastyytyväisyyden rakentamisessa että taloudellisen tuloksen varmistamisessa. Laadukas projektinhallinta luo osaltaan edellytykset liiketoiminnan kasvulle ja kehittämiselle.

Hyvä projektinhallinta johtaa myös tehokkaampaan työskentelyyn. Oikein johdettu projekti voi auttaa yrityksiä hyödyntämään resursseja parhaalla mahdollisella tavalla ja lisäämään siten tuottavuutta. Lisäksi tehokas, oikea-aikainen työskentely auttaa pysymään budjetissa. Aina ollaan jonkun lompakolla – joko oman työnantajan, oman yrityksen tai asiakkaan. Jos olet tarjonnut sitovan kiinteän hinnan, projektin mahdolliset kustannusylitykset menevät työnantajasi kontolle. Ja vastaavasti asiakkaan piikkiin, jos budjetti on ollut joustava, mutta kustannusarvioiden merkittävä ylitys on tuskin koskaan asiakkaalle hyvä uutinen. ”95% meidän projekteista toteutuu aikataulussa ja budjetissa” on vahva argumentti myyntitilanteeseen.

Projektinhallinnan eri vaiheet

Tässä osassa käymme läpi projektien ja projektinhallinnan eri vaiheet. Projektinhallinta koostuu useista keskeisistä vaiheista, joilla jokaisella on oma merkityksensä onnistuneen projektin saavuttamisessa. Nämä vaiheet auttavat organisoimaan työnkulun tehokkaasti ja varmistamaan, että projekti etenee suunnitellusti aina tavoitteiden saavuttamiseen asti. 

Projektin suunnittelu ja tavoitteet

Projektin käynnistyessä on tärkeää määritellä selkeä, mitattavissa oleva tavoite, mittarit ja päättää projektin laajuus. Tavoite on toimintaa ohjaava päämäärä koko projektin ajan.

Se on myös projektinhallinnan väline, sillä tavoite auttaa priorisoimaan eri tehtäviä projektin sisällä. Mittarit auttavat projektin päätyttyä arvioimaan, kuinka hyvin onnistuttiin. Myös projektin laajuus on hyvä olla selkeästi määriteltynä, koska usein projekteissa tulee väärinkäsityksiä kuuluiko joku asia projektin tarjoukseen vai ei.

Projektien aikana toki tulee muutoksia ja esimerkiksi selkeitä lisäyksiä, jolloin palveluntarjoajalla on peruste laskuttaa lisää. 

Yleensä projektin vaatimia resursseja on mietitty jo tarjousvaiheessa. Kuinka muuten esimerkiksi asiantuntijayritykset voisivat jättää tarjouksia, kuin määrittelemällä jo tarjousvaiheessa projektin vaatimaa työmäärää, tarvittuja alihankintoja, projektiin liittyviä ostoja jne. Kun projektin laajuus ja tavoite on selvillä, suunnitellaan tarkasti projektin tarvitsemat resurssit ja tehdään vaihekohtainen projektisuunnitelma.

Projektisuunnitelma auttaa projektinhallinnassa. Erityistä osaamista useilta eri asiantuntijoilta vaativat projektit pitää suunnitella ja aikatauluttaa huolella, koska usein eri osaamista tarvitaan tietyssä järjestyksessä. Esimerkiksi markkinointitoimistossa isoissa kampanjoissa tuotanto-AD ei voi toteuttaa aineistojen tuotantoa ennen kuin visuaalisesta ilmeestä vastaava AD ja copy ovat suunnitelleet kampanjan konseptin, ilmeen ja pääviestit.

Tässä vaiheessa kannattaa usein myös luoda kirjallinen projektisuunnitelma. Kaikkein pienimmissä projekteissa tämä ei ole välttämätöntä, mutta projektisuunnitelma helpottaa projektinhallintaa seuraavin tavoin:

• Yhteinen suunta – selkeytetään projektin tavoitteet, resurssit ja vastuut.
• Aikataulun läpinäkyvyys – kun projektin vaiheet on määritelty ja aikataulutettu etukäteen, sekä asiakkaan että palveluntarjoajan on helppo seurata ollaanko aikataulussa.
• Riskien hallinta – projektisuunnitelmassa kannattaa jo tunnistaa ja käsitellä riskejä etukäteen.
• Laadukas viestintä – hyvä projektisuunnitelma tarjoaa selkeän perustan projektin eri osapuolten väliselle viestinnälle.
• Muutosten hallinta – kirjallinen projektisuunnitelma mahdollistaa muutosten hallinnan. Mahdolliset muutokset voidaan aina arvioida suhteessa alkuperäiseen projektisuunnitelmaan ja jos muutoksia päätetään tehdä, päivittää ne projektisuunnitelmaan.

Projektin toteutus, seuranta ja raportointi

Tässä vaiheessa projektinhallintaa on projektisuunnitelman seuraaminen, aikataulun noudattaminen ja muutoksiin reagointi. Usein projekteissa on nimetty projektitiimi, joka työskentelee yhdessä. Usein projektitiimissä on eri sidosryhmien edustajia eli esimerkiksi henkilöitä sekä asiakkaan että projektin toteuttajan puolelta. Projektin toteutusvaiheessa projektia usein vielä jaetaan pienempiin osiin ja tehtäviin, joilla on selkeät aikataulut. 

Projektin tässä vaiheessa yleensä tarvitaan paljon viestintää ja yhteistyötä projektitiimin sisällä. Yleensä projekteissa on säännölliset tapaamiset ja seuranta sen varmistamiseksi, että projekti etenee aikataulussa ja budjetissa. Myös sidosryhmille raportoidaan avoimesti projektin etenemisestä. Mahdolliset ongelmatilanteet ja yllätykset kannattaa projektissa käsitellä avoimesti, koska silloin ne tulee yhdessä ratkottua sitä mukaa kun niitä tulee vastaan.

📈 Kiinnostaako markkinoiden parhaat raportointiominaisuudet? Tsekkaa alta lyhyt esittelyvideo tai klikkaa lukemaan Heeros PSA:n raportointiominaisuuksista! 

Projektin päättyminen ja palaute

Projekti päättyy, kun projektissa on saavutettu määritelty tavoite. Jos projektin laajuus ja tavoite ovat olleet projektin alussa selkeitä ja projektin osapuolilla on tästä yhtenevä näkemys, on yleensä helppo olla yhtä mieltä projektin päättymisestä. Hyvään projektinhallintaan kuuluu se, että projektin päättyessä arvioidaan projektin onnistumista asetettuihin mittareihin nähden. Isommissa projekteissa kannattaa pitää usein useampi palautepalaveri – esimerkiksi yksi palautepalaveri asiakkaan kanssa ja toinen sisäisen tiimin kanssa. On tärkeää dokumentoida tavoitteiden saavuttaminen, mitä opittiin ja missä voitaisiin parantaa seuraavalla kerralla. Myös kirjalliset kyselyt ovat tyypillinen työkalu palautteen keräämiseen niin asiakkaalta kuin sisäisestikin. Jatkuva oppiminen ja parantaminen ovat olennainen osa projektinhallinnan kehittämistä pitkällä aikavälillä.

📚Lisälukemista blogissa: Projektin vaiheet ja kuinka menestyä niissä kaikissa

Projektinhallinnan tärkeimmät työkalut ja menetelmät

Projektinhallinta ja projektien johtaminen ovat usein monimutkaisia kokonaisuuksia, joissa kannattaa hyödyntää tehokkaita työkaluja ja projektimenetelmiä. Seuraavassa käsitellään joitakin keskeisimmistä työkaluista ja menetelmistä, jotka auttavat etenkin B2B-yritysten projektinhallinnassa. Erilaisia menetelmiä löytyy paljon, ja näistä on esitelty tässä vain pieni osa. Jokainen yritys voi valita näistä parhaiten omiin tarpeisiinsa sopivia menetelmiä ja tapoja, sovittaa ne omiin projektinhallinnan prosesseihin ja katsoa, että käytössä oleva projektinhallintaohjelmisto tukee näitä. Kanban, scrum ja lean ovat kaikki ns. ketteriä menetelmiä.

Kanban projekteissa

Kanban on työkalu ja ketterä menetelmä, joka auttaa organisoimaan projektien sisältöä ja tehtäviä visuaalisen taulun avulla. Tavoitteena on auttaa tiimejä hallitsemaan työn vaiheistusta mahdollisimman tehokkaasti ja parantaa tuottavuutta.

Kanban-taulu on jaettu sarakkeisiin, joista jokainen edustaa tiettyä vaihetta tai tilaa projektissa. Tehtävät esitetään kortteina tai lappuina ja ne siirtyvät sarakkeiden välillä etenemisen mukaan. Sarakkeita voivat esimerkiksi olla: ”Resursoimatta”, ”Resursoitu”, ”Työn alla”, ”Odottaa” ja ”Valmis”.  

Kun tehtävä sitten etenee, se siirretään sarakkeesta toiseen. Tämä antaa projektitiimille selkeän visuaalien kuvan siitä, mitä tehtäviä on käynnissä, mitkä ovat seuraavat vaihteet ja kuinka paljon eri tehtäviä on vielä jäljellä. Kanban-menetelmän avulla voi havaita pullonkauloja ja estää työn kasautumista yhteen vaiheeseen.

Kanban-työkalua voidaan käyttää projektinhallinnan välineenä monenlaisissa projekteissa ja tiimeissä, ja se korostaa jatkuvaa parantamista ja joustavuutta työnkulun optimoinnissa. Tyypillisesti tämä menetelmää käytetään esimerkiksi ohjelmistokehityksessä, tuotekehityksessä ja ylipäätään ns. tietotyön ja projektien piirissä.

Scrum-menetelmä projekteissa

Scrum on ketterä työskentelymenetelmä, jota käytetään projektinhallintaan ja tiimityöhön. Se perustuu joustavaan ja iteratiiviseen lähestymistapaan, joka auttaa tiimiä tuottamaan arvoa nopeasti ja sopeutumaan muutoksiin. Scrum-menetelmässä projekti jaetaan pieniin osiin eli sprinttiin, jonka aikana keskitytään tiettyihin tehtäviin. 

Tässä on yksinkertaistettu selitys Scrum-menetelmästä:

1. Tiimit ja roolit: Scrumissa on kolme pääroolia: tuoteomistaja, scrum master ja kehitystiimi. Tuoteomistaja määrittelee, mitä tehtäviä tehdään ja priorisoi niitä. Scrum master auttaa tiimiä noudattamaan Scrum-menetelmää. Kehitystiimi on vastuussa tehtävien suorittamisesta.
2. Sprintit: Projekti jaetaan pieniin osiin, joita kutsutaan sprinteiksi. Sprintti on lyhyt ajanjakso, yleensä 1-4 viikkoa, jonka aikana tiimi keskittyy vain tiettyihin tehtäviin.
3. Backlog: Backlog on lista tehtävistä, jotka projektin aikana tarvitsee tehdä. Jokaiseen sprinttiin valitaan osa tehtävistä, jotka tiimi tänä aikana toteuttaa.
4. Päivittäiset palaveri: Tiimi pitää lyhyen päivittäiset palaverin, jossa he kertovat mitä ovat saaneet valmiiksi, mitä he tekevät seuraavaksi ja käyvät lisäksi läpi mahdolliset työtä haittaavat esteet.
5. Sprinttikatsaus ja retrospektiivi: Sprintin lopussa pidetään sprinttikatsaus, jossa näytetään saavutetut tulokset tuoteomistajalle ja mahdollisesti muille sidosryhmille. Sen jälkeen pidetään retrospektiivi, jossa tiimi arvioi, mikä meni hyvin ja miten he voivat parantaa seuraavaa sprinttiä.

Scrum-menetelmä auttaa tiimiä projektinhallinnassa joustavuuteen ja nopeaan reagointikykyyn. Se tuottaa arvoa jatkuvasti ja tiimille annetaan vastuu organisoida omaa työtään. Scrum on erityisen suosittu ohjelmistokehityksessä, mutta sitä voidaan soveltaa myös muihin projekteihin ja tiimityöhön.

Lean-projektinhallinta

Lean-projektinhallinta on lähestymistapa, joka keskittyy tehokkuuteen, resurssien minimointiin ja arvon maksimointiin projektien toteuttamisessa. Tavoitteena on kärjistäen poistaa kaikki mikä on ”hukkaa”, eli kaikkea sitä, mikä ei tuo projektille lisäarvoa. Lean-menetelmällä asiat pyritään tekemään niin sujuvasti ja vähäisillä resursseilla kuin mahdollista.

Yksinkertaisesti sanottuna, lean-projektinhallinta tarkoittaa projektin suunnittelua ja toteuttamista niin, että jokainen vaihe ja toiminto ovat hyödyllisiä ja tuottavat todellista arvoa projektin tavoitteille. Tämä saavutetaan vähentämällä turhia välivaiheita, odotusaikoja ja tehtäville varataan vain aidosti tarvittu määrä resursseja. Lean-menetelmässä korostetaan myös jatkuvaa parantamista ja palautteen hyödyntämistä tulevien projektien suunnittelussa.

Lean-projektinhallinta perustuu ajatuksiin, jotka ovat peräisin lean-tuotantofilosofiasta. Tätä ajattelutapaa sovelletaan laajasti eri toimialoilla, ei pelkästään tuotantoon, vaan myös projektien, palveluiden ja prosessien hallintaan. Lean-filosofia on alun perin lähtenyt liikkeelle teollisuudesta, mutta levinnyt sieltä monille eri toimialoille ja erityyppisiin prosesseihin.

Gantt-kaavio projektinhallinnassa

Gantt-kaavio on visuaalinen työkalu, joka auttaa esittämään tehtävät ja niiden aikataulut projektissa. Se näyttää palkkeja tai pylväitä, jotka edustavat eri tehtäviä ja kuinka kauan niiden odotetaan kestävän. Gantt-kaavion kehittänyttä Henry Ganttia pidetään myös työnosituksen (englanniksi work breakdown structure, WBS) kehittäjänä. Työnosituksessa projekti jaetaan pieniin osiin, joiden pohjalta työn edistymistä voi helpommin hallita ja tehtävät voi jakaa eri henkilöille. 

Yksinkertaisesti sanottuna Gantt-kaavio auttaa sinua näkemään, mitä tehtäviä pitäisi tehdä, kuinka kauan niiden pitäisi kestää ja milloin ne ovat suunniteltu tapahtuvan. Tämä auttaa projektitiimiä ja sidosryhmiä ymmärtämään projektin etenemisen ja aikataulun. 

Usein eri projektinhallintaohjelmistot sisältävät myös Gantt-kaavioita, joiden avulla on helppo visualisoida projektin kulku suoraan projektinhallintaohjelmistossa. Gantt-kaavioita voi käyttää myös taulukkolaskentaohjelmissa, mutta näiden rakentaminen suoraan projektinhallinta-ohjelmistoissa on yleensä paljon helpompaa ja sujuvampaa. 

Projektinhallinta ja budjetointi

Budjetin laatiminen ja kustannusten hallinta osana projektinhallintaa

Resurssien tehokas käyttö projektin aikana

Projektipäällikön rooli ja projektitiimin johtaminen

Projektinhallinnan ydin on saumaton yhteistyö, tehokas resurssien käyttö ja tavoitteiden saavuttaminen suunnitellusti. Tässä viitekehyksessä projektipäällikön rooli on keskiössä. Projektipäällikköä voi ajatella moottorina, joka pitää projektin pyörät liikkeessä ja ohjaa tiimin kohti menestystä. Tässä osiossa pureudumme projektipäällikön monipuoliseen rooliin ja korostamme erityisesti projektitiimin johtamisen tärkeyttä.

Mitä projektipäällikkö tekee

Projektipäällikön työnkuva ja rooli vaihtelee toimialan, kyseessä olevan yrityksen tai organisaation ja projektin laajuuden mukaan. Projektipäälliköllä on aina keskeinen asema koko projektinhallinnassa:  projektien suunnittelussa, toteutuksessa ja tulosten saavuttamisessa. Projektipäällikkö työskentelee tiiviissä yhteistyössä eri tiimien kanssa varmistaaksesi projektien onnistumisen ja tehokkaan resurssien käytön. Tyypillisesti projektipäällikön tehtävänä on:

• Suunnitella ja määritellä projektien tavoitteet, aikataulut ja budjetit yhdessä sidosryhmien kanssa.
• Jakaa vastuut ja tehtävät tiimin jäsenille, varmistaen selkeät roolit ja odotukset.
• Viestiä tehokkaasti projektien etenemisestä, haasteista ja ratkaisuista sidosryhmille, kuten asiakkaille ja johdolle.
• Seurata resurssien käyttöä ja optimoida niiden jakamista projektien tehokkaan etenemisen varmistamiseksi.
• Arvioida mahdolliset riskit ja suunnitella miten riskejä voidaan hallita ja välttää.
• Ohjata tiimin jäseniä, motivoida heitä ja tarjota tukea tarvittaessa.
• Varmistaa projektien aikataulujen ja budjettien noudattaminen sekä tarvittaessa tehdä muutoksia.
• Arvioida ja analysoida projektin onnistuminen, pitää mahdolliset palautepalaverit ja kerätä jatkossa huomioitavat asiat dokumentoituna yhteen tulevia projekteja varten.
• Reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja tehdä päätöksiä projektin etenemisen varmistamiseksi.

Projektipäällikkö on usein henkilö, jolla on erinomaiset viestintä- ja tiimityöskentelytaidot, kyky suunnitella ja priorisoida tehokkaasti. Hän ajattelee analyyttisesti ja hänellä on ongelmanratkaisukykyä. Projektipäällikön roolissa onnistumista auttaa, jos on joustavuutta ja sopeutumiskykyä muuttuviin tilanteisiin, joita projekteissa usein tulee vastaan.

Projektitiimin rakenne ja roolitus

Projektin onnistuminen nojaa vahvasti paitsi laadukkaaseen projektinhallintaan, myös projektitiimin toimintaan ja dynamiikkaan. Projektipäällikkönä toimiessa yksi keskeisimmistä tehtävistä on rakentaa toimiva tiimi ja varmistaa, että jokaisella jäsenellä on selkeä ymmärrys omasta roolistaan ja vastuistaan. Tosin joskus projektitiimi tulee annettuna, eikä projektipäällikkö välttämättä pysty vaikuttamaan tiimin kokoonpanoon. Projektitiimin rakenne voi myös vaihdella projekteittain ja organisaatiosta toiseen.

Projektitiimin olisi hyvä olla taustoiltaan ja osaamiseltaan mahdollisimman monimuotoinen, sillä se tuo työntekoon erilaisia näkökulmia, osaamista ja kokemuksia. Erilaiset osaamisalueet, taustat ja vahvuudet täydentävät toisiaan, luoden synergiaa ja mahdollistaen projektin laadukkaan toteuttamisen. Projektipäällikön tehtävänä on tunnistaa tiimin vahvuudet ja ohjata niiden käyttöä kohti projektin tavoitteita. Tämä edellyttää kykyä hahmottaa, miten eri tiimin jäsenet voivat parhaiten tukea toisiaan ja parhaiten edistää projektin tavoitteita kokonaisuutena.

Projektitiimissä on tärkeää määrittää selkeät roolit ja vastuut. Jokaisella jäsenellä tulisi olla ymmärrys siitä, mitä häneltä odotetaan ja mitä hän voi odottaa muilta jäseniltä. Projektipäälliköllä on projektissa vastuu ohjata, jakaa tehtävät tarkoituksenmukaisesti ja varmistaa, että jokainen on tietoinen omasta panoksestaan projektin menestykselle. Selkeät roolit helpottavat paitsi projektinhallintaa, myös kommunikaatiota ja päätöksentekoa, kun tiimin jäsenet tietävät, kuka on vastuussa mistäkin osa-alueesta.

Projektitiimiä yhdistää yhteinen tavoite. Kaikki tiimin jäsenet jakavat pyrkimyksen saavuttaa projektille asetetut tavoitteet. Yhteinen päämäärä toimii parhaimmillaan motivaattorina ja mahdollistaa sitoutumisen projektin laadukkaaseen edistämiseen. Projektipäällikkö vastaa siitä, että tiimi ymmärtää projektin tarkoituksen ja merkityksen sekä oman roolinsa projektin toteutuksessa. Tämä edistää tiimin yhtenäisyyttä ja keskinäistä luottamusta.

Epäonnistuneiden projektien taustalla on usein yhteinen tekijä: ongelmat viestinnässä, viestinnän puute ylipäätään ja heikkotasoinen tiimityöskentely. Projektitiimien haasteet voivat juontaa juurensa epäselvään tiedonkulkuun, roolien epämääräisyyteen ja avoimen dialogin puutteeseen. Näiden tekijöiden yhteisvaikutus voi heikentää nopeastikin tiimin kykyä sopeutua muutoksiin, tunnistaa riskejä ja tehdä nopeita päätöksiä. Näin ollen viestinnän vahvistaminen ja tiimin yhtenäisyyden edistäminen ovat ratkaisevia toimenpiteitä projektien onnistumisen varmistamiseksi.

Projektitiimin motivointi

Viestinnän merkitys projektinhallinnassa

Projektinhallinnassa viestinnän merkitys korostuu. Tehokas ja avoin viestintä toimii kuin liima, joka pitää projektin eri osa-alueet yhdessä ja sidosryhmät ajan tasalla. Viestintä ei ole vain informaation jakamista, vaan se on myös vuorovaikutusta, ymmärryksen ja luottamuksen rakentamista. Projektinhallinnassa on tärkeää vaikuttaa tiimin sisäiseen toimivuuteen ja rakentaa luottamuksellista ilmapiiriä. Tässä osiossa tarkastelemme viestinnän roolia projektinhallinnassa, erityisesti projektipäällikön näkökulmasta, sekä korostamme jokaisen tiimin jäsenen vastuuta osallistua viestintään aktiivisesti.

Projektipäällikkö toimii viestinnän kivijalkana, joka varmistaa, että tieto kulkevat saumattomasti eri suuntiin. Projektipäällikkö varmistaa projektin alussa, että projektissa on selkeästi sovitut viestintätavat ja -kanavat. Jos näitä ei ole alussa sovittu, jokainen tietää mihin tämä johtaa – epätoivoiseen tiedon etsintään ”oliko se nyt slackissa, teamsissa, sähköpostissa, drivessä, toisessa arkistossa vai missä…” -tyylillä. Projektipäällikkö varmistaa avoimen tiedonkulun paitsi tiimin sisällä, myös sidosryhmien ja tiimin välillä. Tämä edellyttää kykyä kuunnella, esittää kysymyksiä ja reagoida nopeasti.

Viestintä ei kuitenkaan ole pelkästään projektipäällikön tehtävä. Jokaisella tiimin jäsenellä on vastuu osallistua aktiivisesti viestintään. Tämä tarkoittaa reagointia ja tiedon jakamista silloin, kun siihen on tarve. Kunkin tiimin jäsenen kyky olla proaktiivinen viestijä on ratkaisevan tärkeää, jotta tarvittava tieto kulkee saumattomasti tiimin sisällä. Tämä auttaa välttämään haasteita kommunikaatiossa ja varmistaa, että kaikki ovat tietoisia muutoksista ja päätöksistä.

Tämä viestinnän kaksisuuntainen luonne on tärkeä ymmärtää. Laadukas viestintä ei ole vain ylhäältä alaspäin tapahtuvaa informaation jakamista, vaan myös alhaalta ylöspäin tapahtuvaa tiedonjakoa, palautetta ja kysymysten esittämistä. Projektipäällikkö ei ainoastaan välitä viestejä, vaan hän myös kuuntelee tiimin jäsenten näkemyksiä ja ottaa ne huomioon projektin johtamisessa. Tämä luo avoimen ja luottamuksellisen ilmapiirin, joka edistää tiimityötä ja tehokasta päätöksentekoa.

Viestinnän merkitys projektinhallinnassa ulottuu paljon informaation jakamista syvemmälle. Se on vuorovaikutuksen, ymmärryksen ja yhteistyön rakentamista. Projektipäällikkö toimii viestinnän koordinaattorina ja ohjaavana voimana, mutta jokainen tiimin jäsenellä on vastuu osallistua aktiivisesti viestintään. Kaksisuuntainen viestintä luo perustan tehokkaalle projektinhallinnalle ja auttaa saavuttamaan yhteiset tavoitteet.

Vinkkejä projektipäällikölle

Teimme oheisen vinkkilistan tai ”tarkistuslistan” helpottamaan projektipäällikön arkea ja varmistamaan, että eri osa-alueet on kattavasti huomioitu.

1. Tee tavoitteista konkreettisia. Määritelkää projektin alussa projektille selkeät tavoitteet ja mittarit. Mittareita olisi hyvä olla sekä laadullisia että määrällisiä.
2. Tehkää kattava projektisuunnitelma kirjallisena. Mitä paremmin projekti on suunniteltu etukäteen, sitä jouhevammin toteutus yleensä sujuu. Kirjallinen suunnitelma luo tukea ja turvaa, ja siihen on helppo palata projektin aikana. Varmista että projektille on määritelty tavoite, aikataulu ja selkeät vastuuhenkilöt. Käy projektisuunnitelma tiimin kanssa läpi ja varmista, että jokainen aidosti sisäistää sen ja etenkin oman roolinsa projektissa.
3. Suunnittele budjetti ja aikataulut viisaan väljästi. Vältä liian tiukkojen budjetti- ja aikatauluarvioiden tekemistä. Pilko projektin vaiheet ja tehtävät mahdollisimman selkeiksi kokonaisuuksiksi. Muista, että suunnitelmat saattavat muuttua matkan varrella, joten ole valmis joustamaan ja sopeutumaan.
4. Luota tiimisi ja panosta luottamuksen rakentamiseen. Jos projektitiimi on uusi, tutustu tiimiläistesi vahvuuksiin ja työskentelytapoihin. Rakenna luottamusta tiimin jäsenten kesken ja anna heille vastuuta. Avoin kommunikaatio ja yhteistyö lisäävät tiimin sitoutumista ja motivaatiota.
5. Viesti selkeästi, avoimesti ja säännöllisesti. Pidä kaikki osapuolet, mukaan lukien tiimi, asiakkaat ja alihankkijat, ajan tasalla projektin etenemisestä ja mahdollisista muutoksista. Avoimuus edistää ymmärrystä ja auttaa välttämään epäselvyyksiä.
6. Ole joustava. Projekti varmasti elää sen toteutuksen aikana, joten ei kannata odottaa että kaikki etenee tismalleen suunnitelman mukaan.
7. Käsi pystyyn virheen merkiksi. Jos itse mokaat tai tiimisi mokaa, kannattaa viestiä tästä nopeasti ja avoimesti. Silloin on mahdollista yhdessä miettiä miten tilanteesta päästään eteenpäin. Apua saa ja kannattaa pyytää. Jos huomaat haasteita tai resurssipuutteita, hae ratkaisuja yhdessä tiimin ja sidosryhmien kanssa.
8. Hyödynnä tiimisi osaamista myös suunnittelussa. Keskustele tiimin kanssa päätöksistä ja suunnitelmista. Anna tilaa heidän ideoille ja osallistumiselle. Osallistava lähestymistapa lisää tiimihenkeä ja sitoutumista.
9. Pitäkää kunnollinen debrief-palautepalaveri sekä asiakkaan kanssa että tiimin kesken. Projektin arviointiin ja palautteeseen kannattaa käyttää aika, jotta seuraavat projektit sujuvat entistä paremmin. Arvioi projektin jälkeen, mitä meni hyvin ja mitä voisi parantaa, jotta voit jatkuvasti kehittää toimintaasi.
10. Hyödynnä projektinhallintaohjelmistoa ja -menetelmiä. Pelkkä taulukkolaskenta harvoin riittää projektinhallintaan. Kannattaa käyttää projektinhallintaohjelmaa jo tarjousvaiheessa, mutta myös projektin suunnittelussa, seurannassa ja raportoinnissa. Hyvä projektinhallintaohjelma helpottaa viestintää, resurssien hallintaa ja projektin reaaliaikaista johtamista. Myös erilaisia menetelmiä, jotka on tarkoitettu projektinhallintaan, kannattaa hyödyntää ja poimia niistä omaan yritykseen sopivat ideat käyttöön. 

Toivottavasti nämä konkreettiset vinkit auttavat sinua viemään monimutkaisia projekteja onnistuneesti maaliin.

💎Lue myös oppaamme 10 parasta projektinhallinnan käytäntöä asiantuntijayrityksille. 

Asiakaslähtöinen projektinhallinta

Projektinhallinnan ytimessä korostuu myös taito luoda ja ylläpitää vahvoja asiakassuhteita samalla kun ohjataan projekteja kohti menestyksekästä lopputulosta. Vaikka yrityksesi olisi ns. projektiliiketoiminnassa, jossa asiakas luontaisesti tilaa projekti kerrallaan, kannattaa asiakassuhteeseen silti panostaa. Kun asiakas huomaa, että heidän tarpeensa ja odotuksensa ovat aina ensisijaisia, he luottavat tiimiisi ja ovat todennäköisesti valmiita jatkamaan yhteistyötä tulevissa projekteissa. Näin projekti ei jää vain yksittäiseksi suoritukseksi, vaan osaksi suurempaa kehityskulkua, joka tuo lisäarvoa sekä projektille että asiakkaalle. Asiakaslähtöinen projektinhallinta luo siis perustan pitkäaikaisille, arvokkaille asiakassuhteille. 

Asiakaslähtöinen projektinhallinta on lähestymistapa projekteihin, joka asettaa asiakkaan tarpeet ja odotukset projektin keskiöön. Tässä osassa tarkastellaan asiakaslähtöisen projektinhallinnan periaatteita ja strategioita. Pohdimme, miten pätevä projektipäällikkö voi yhdistää tehokkaan projektinhallinnan ja vahvan asiakassuhteen kehittämisen. Asiakaslähtöinen projektinhallinta voi paitsi saavuttaa myös ylittää asiakkaiden odotukset. Tarjoamme lisäksi käytännön neuvoja asiakaslähtöisen projektinhallinnan toteuttamiseksi erilaisissa projekteissa.

Asiakastarpeen ymmärtäminen projektin lähtökohtana

Projektin onnistuminen alkaa asiakastarpeen ymmärtämisestä. Perehdy ensimmäiseksi huolellisesti asiakkaan tarpeisiin ja odotuksiin, sillä tämä vaihe luo vankkaa pohjaa koko projektin suunnittelulle ja toteutukselle. Asiakkaan tarpeiden selkeä tunnistaminen mahdollistaa tavoitteiden asettamisen ja resurssien kohdentamisen oikein. Yleensä asiakastarpeen ymmärtäminen käynnistyy, tai ainakin sen pitäisi käynnistyä jo myyntiprosessin aluksi.

Toimialat eroavat toisistaab ja usein myös projektien luonne vaihtelee. Aina projektitiimi ei suoraan syvällisesti ymmärrä asiakkaan toimialaa tai liiketoiminnan luonnetta. Onnistunut yhteistyö vaatii jatkuvaa vuorovaikutusta ja oppimista koko projektin ajan. Se vaatii avointa kommunikaatiota ja kykyä kuunnella asiakasta herkällä korvalla. Tarpeiden muutokset ja tarkennukset voivat ilmetä matkan varrella, ja projektipäällikön taito sopeutua niihin on ratkaiseva.

Asiakastarpeen ymmärtäminen ja jalkauttaminen osaksi projektia ei ole vain yksisuuntaista. Menestyksekäs asiakaslähtöinen projektinhallinta edellyttää myös aktiivista osallistumista asiakkaalta.  Jotta projektia voi toteuttaa asiakaslähtöisesti, myös asiakkaalta vaaditaan paljon. Asiakkaan tulee olla valmis vuorovaikutukseen ja jakaa syvällistä tietoa oman toimialansa ja liiketoimintansa logiikasta ja lainalaisuuksista. Asiakaslähtöinen lähestyminen ei todellakaan tarkoita sitä, että asiakas olisi aina oikeassa. Sen sijaan se tarkoittaa sitä, että pyritään ymmärtämään mahdollisimman hyvin asiakkaan tarpeet ja tavoitteet.

Asiakastarpeen ymmärtäminen asettaa vankan pohjan asiakaslähtöiselle projektinhallinnalle. Se ei ainoastaan varmista projektin onnistumista, vaan myös luo vahvan perustan luottamukselle ja pitkäaikaiselle yhteistyölle. Asiakaslähtöisyys vaikuttaa myös projektin viestintään. Selkeä ja jatkuva kommunikaatio asiakkaan kanssa auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja pitää kaikki osapuolet ajan tasalla. Lisäksi, kun projekti etenee ja tarpeet tarkentuvat, asiakaslähtöinen lähestymistapa mahdollistaa joustavuuden ja nopean reagoinnin.

Asiakaspalautteen hyödyntäminen koko projektin ajan

Asiakaslähtöisessä projektinhallinnassa asiakaspalautteen rooli on korvaamaton. Projektin edetessä on olennaista kerätä jatkuvasti palautetta asiakkaalta, sillä se tarjoaa arvokasta tietoa siitä, kuinka hyvin projekti vastaa heidän tarpeitaan ja odotuksiaan. Asiakaspalaute paljastaa vahvuudet ja alueet, joilla voidaan parantaa.

Palautteen kerääminen voi tapahtua monin eri tavoin, kuten säännöllisillä palavereilla, kyselyillä tai vapaamuotoisilla keskusteluilla. Projektipäällikön taito kuunnella tarkkaan ja lukea rivien välistä on tässä avainasemassa. Positiiviset kommentit antavat vahvistusta hyvin sujuneista asioista, kun taas mahdolliset huolenaiheet tai kehitysehdotukset antavat mahdollisuuden reagoida ajoissa.

Asiakaspalautetta ei tule ottaa vain vastaan, vaan sitä tulee myös käsitellä ja analysoida huolellisesti. Tämä palautteen jalostaminen oikeiksi toimenpiteiksi on ensiarvoisen tärkeää. Projektipäällikön ja tiimin yhteistyöllä voidaan tunnistaa konkreettiset asiat, joilla projektia voidaan säätää asiakkaan palautteen perusteella.

Yksi asiakaspalautteen hyödyntämisen tärkeä näkökulma on myös oppiminen. Jokainen projekti tarjoaa mahdollisuuden oppia uutta ja viedä nämä opit tuleviin projekteihin. Analysoimalla palautetta ja havaintoja, projektipäällikkö ja tiimi voivat kehittyä jatkuvasti ja välttää samojen virheiden toistamisen. Tällä tavoin asiakaspalautteen hyödyntäminen ei ainoastaan paranna yksittäistä projektia, vaan edistää koko organisaation osaamista ja toimintaa.

 Kokonaisuudessaan asiakaspalautteen integrointi projekteihin ei vain vahvista asiakaslähtöistä lähestymistapaa, vaan myös edistää jatkuvaa kehittymistä ja kasvua. Projektinhallinnassa on tärkeää luoda kulttuuri, jossa jatkuvaa parantamista arvostetaan ja kannustetaan. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen projekti tarjoaa mahdollisuuden oppia ja tehdä asiat entistä paremmin seuraavassa projektissa. Organisaation tulisi tukea tätä kulttuuria tarjoamalla resursseja ja aikaa jatkuvan oppimisen ja kehityksen tukemiseksi.

Projektinhallintaohjelmat ja -ohjelmistot

Nykyajan liiketoimintaympäristössä projektien hallinta on usein monimutkainen kokonaisuus, joka vaatii tarkkaa suunnittelua, tehokasta resurssienhallintaa ja jatkuvaa seurantaa. Projektit voivat vaihdella kooltaan ja monimutkaisuudeltaan, mutta niiden onnistunut johtaminen on kriittinen tekijä organisaation menestykselle. Tässä osiossa tutustumme tarkemmin projektinhallinnan ohjelmiin ja ohjelmistoihin, jotka ovat ehdottoman olennaisia nykyaikaisissa projekteissa sekä siihen mitä omalle yritykselle ja omaan liiketoimintaan sopivan projektinhallinta-ohjelmiston valinnassa kannattaa huomioida.

Mikä on projektinhallintaohjelma?

Projektinhallintaohjelma on työkalu tai ohjelmisto, joka tukee projektien suunnittelua, seurantaa ja hallintaa. Se tarjoaa yhtenäisen alustan, jossa voi hallinnoida projektin eri osa-alueita, kuten aikatauluja, resursseja, tehtäviä ja kustannuksia. Projektinhallintaohjelma mahdollistaa tiimille tehokkaan yhteistyön, viestinnän ja tiedon jakamisen sekä antaa reaaliaikaista tietoa projektin tilanteesta. Tämän avulla organisaatiot voivat optimoida resurssien hallintaa, vähentää virheitä, parantaa projektien tehokkuutta ja varmistaa projektien onnistumisen aikataulussa ja budjetissa.

Projektinhallintaohjelmistot ovat keskeinen työkalu nykyajan liiketoiminnassa, ja ne tarjoavat lukuisia etuja yritysten projektien hallintaan. Alla on käsitelty tarkemmin projektinhallintaohjelmistojen hyötyjä ja niiden vaikutusta organisaatioiden toimintaan.

Saat kokonaisvaltaisen projektinhallinnan yhdessä järjestelmässä

Projektinhallintaohjelmisto toimii kuin komentokeskus, joka yhdistää eri projektin osa-alueet yhdeksi hallittavaksi kokonaisuudeksi. Kaikki projektiin liittyvä tieto, kuten aikataulut, resurssit, tehtävät ja kustannukset, on käytettävissä samassa järjestelmässä. Tämä vähentää tiedon sirpaleisuutta ja tehostaa päätöksentekoa. Yleensä projektinhallintaohjelmistot sisältävät myös myyntivaiheessa olevat projektit.

Voit johtaa reaaliaikaisesti resurssien käyttöä useissa projekteissa

Projektinhallintaohjelmisto antaa reaaliaikaista tietoa resurssien, esimerkiksi tietyn osaamisalueen työntekijöiden saatavuudesta ja kapasiteetista. Tämä mahdollistaa resurssien optimaalisen allokoinnin ja vähentää ylikuormitusta. Näin varmistetaan tehokas ja tasapainoinen työskentely projekteissa. Samalla järjestelmällä johdat helposti kaikkia projekteja, jotka sinulla on työpöydälläsi.

Paranna viestintää ja tiimin välistä yhteistyötä

Ohjelmistot helpottavat tiimin jäsenten välistä viestintää ja yhteistyötä. Yhteiset viestintäalustat vähentävät virheitä kommunikaatiossa ja varmistavat, että kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla projektin etenemisestä ja muutoksista.

Seuraa ja raportoi reaaliajassa

Projektinhallintaohjelmistot mahdollistavat yksittäisen projektin etenemisen tarkan seurannan reaaliajassa. Myös useiden projektien etenemistä on helppo seurata rinnakkain. Tämä auttaa havaitsemaan mahdolliset ongelmat ja viiveet aikaisessa vaiheessa, mikä mahdollistaa nopean reagoinnin ja korjaustoimenpiteiden toteuttamisen. Raportoinnin avulla johdolla ja halutuilla sidosryhmillä on selkeä kuva projektin tilanteesta ja suorituskyvystä.

Säästä kustannuksia, optimoi ja toimi tehokkaasti

Projektinhallintaohjelmistot vähentävät virheiden ja viiveiden aiheuttamia kustannuksia. Resurssien parempi allokointi ja käyttö parantavat organisaation taloudellista suorituskykyä ja tehokkuutta. Projektinhallintaohjelmistot tarjoavat myös historiatiedon avulla mahdollisuuden jatkuvaan parantamiseen. Tietoon perustuva päätöksenteko auttaa optimoimaan prosesseja ja saavuttamaan entistä parempia tuloksia.

Yhteenvetona voidaan todeta, että projektinhallintaohjelmistot ovat välttämätön työkalu tehokkaassa projektinhallinnassa. Ne mahdollistavat resurssien optimoinnin, tarkan seurannan, viestinnän parantamisen ja kustannussäästöt, mikä vahvistaa organisaation kykyä toteuttaa menestyksekkäitä projekteja.

Miten valitset asiantuntijatyöhön projektinhallintaohjelman

Kun valitset projektinhallintaohjelmaa asiantuntijatyöhön, on tärkeää lähteä liikkeelle omista tarpeistasi ja tavoitteistasi. On oleellista, että projektinhallintaohjelma tukee juuri niitä toimintoja ja prosesseja, jotka ovat olennaisia asiantuntijatyössäsi. Alla oleva listaus auttaa sinua hahmottamaan valintaprosessin vaiheita ja huomioimaan kaikki tärkeät osa-alueet.

1. Kartoita ja määrittele organisaatiosi tarve ja tavoitteet projektinhallintaohjelmistolle

Aloita määrittelemällä selkeästi omat tarpeesi ja tavoitteesi projektinhallintaohjelman suhteen. Mitä toimintoja tarvitset päivittäisessä työssäsi? Onko sinulla erityistarpeita raportoinnin, resursoinnin tai aikataulutuksen suhteen? Kun tiedät, mitä tarvitset, voit suunnata huomiosi ohjelmistoihin, jotka tarjoavat juuri näitä ominaisuuksia.

Ota huomioon myös organisaatiosi tarpeet ja vaatimukset. Keskustele muiden tiimiläisten ja sidosryhmien kanssa siitä, millaisia toimintoja he tarvitsevat ja millaisia haasteita he kohtaavat. Tämä auttaa valitsemaan ohjelman, joka palvelee koko organisaatiota mahdollisimman hyvin.

Esimerkiksi seuraavia ominaisuuksia kannattaa harkita mukaan vaatimusmäärittelyyn:

• Tehtävien ja aikataulujen hallinta: Ohjelman tulee tarjota mahdollisuus luoda ja hallinnoida tehtäviä sekä aikatauluja. Selkeät näkymät tehtävien etenemisestä ja aikataulun muutoksista ovat tärkeitä.
• Resursointi ja työntekijöiden hallinta: Ohjelmiston tulisi mahdollistaa resurssien hallinta ja työntekijöiden ajanvarausten seuranta. Tämä auttaa varmistamaan, että oikeat ihmiset ovat oikeissa tehtävissä.
• Projektien ja asiakkuuksien (CRM) hallinta: Mahdollisuus hallita useita projekteja ja asiakkuuksia samanaikaisesti on tärkeä. Ohjelmiston tulisi tarjota selkeät näkymät eri projektien tilanteeseen. 
• Raportointi ja analytiikka: Hyvä projektinhallintaohjelmisto tarjoaa monipuoliset raportointimahdollisuudet ja analytiikkatyökalut. Näiden avulla voit seurata projektien etenemistä, kannattavuutta ja muita mittareita.
• Yhteistyö ja viestintä: Ominaisuudet tiimityöskentelyyn, keskusteluihin ja tiedonjakamiseen ovat tärkeitä. Ohjelman tulee tukea tiimien välistä viestintää ja yhteistyötä.
• Integraatiot muihin järjestelmiin: Tarkista, miten ohjelmisto voidaan integroida muiden käytössä olevien järjestelmien, kuten taloushallinnon järjestelmien, kanssa. Integraatio esimerkiksi taloushallinnon ja projektinhallinnan tai toiminnanohjauksen välillä varmistaa, että tieto on aina ajantasalla eikä sitä tarvitse manuaalisesti siirtää järjestelmästä toiseen. Heeros PSA:ssa myös Hubspot -integraatio ja sen tuomat hyödyt ovat olleet asiakkaillemme erittäin tärkeitä (katso aiheesta webinaaritallenne "Heeros PSA ja Hubspot - tuplasti tehoja asiantuntijayrityksen toimintaan). 
• Käyttöliittymän helppokäyttöisyys: Ohjelman käyttöliittymän tulee olla selkeä ja helppokäyttöinen. Käytettävyys vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti tiimisi omaksuu ohjelman käytön.
• Mobiilisovellus: Mobiilisovellus voi olla hyödyllinen erityisesti silloin, kun työskentelet liikkeellä ollessasi tai tarvitset pääsyn projektin tietoihin muualta kuin työpaikalta.
• Tietoturva ja käyttöoikeuksien hallinta: Huolehdi siitä, että ohjelmisto tarjoaa riittävät tietoturvatoimenpiteet ja mahdollisuuden hallita käyttöoikeuksia eri käyttäjäryhmille.
• Asiakastuki ja koulutus: Tarkista, millaista asiakastukea ohjelman tarjoaja tarjoaa. On myös hyödyllistä, jos ohjelmistoon sisältyy kattava koulutusmateriaalia
• Hinnoittelu

Huomioi, että jokainen organisaatio ja projekti on ainutlaatuinen, joten valitse sellainen projektinhallintaohjelmisto, joka parhaiten vastaa juuri sinun tarpeitasi ja toiveitasi.

2. Vertaile eri vaihtoehtoja, kokeile ja arvioi

Kun olet määritellyt omat tarpeesi ja organisaation vaatimukset, vertaile eri projektinhallintaohjelmien toimintoja ja ominaisuuksia. Kiinnitä erityistä huomiota siihen, miten hyvin ohjelma tukee asiantuntijatyön erityispiirteitä, kuten useiden projektien hallintaa ja resursointia. Monet ohjelmistot tarjoavat ilmaisen kokeilujakson, joka kannattaa hyödyntää. Kokeile ohjelmaa käytännössä ja arvioi sen käytettävyys, toiminnallisuudet ja soveltuvuus omiin tarpeisiisi. Tämä antaa sinulle paremman käsityksen siitä, onko ohjelma oikea valinta.

3. Mieti kustannuksia

Kustannukset ovat luonnollisesti myös tärkeä tekijä. Vertaile eri ohjelmien hintoja suhteessa niiden tarjoamiin ominaisuuksiin ja hyötyihin. Vertailussa kannattaa ottaa huomioon sekä kertaluonteiset kulut että jatkuvat kulut. Kertaluonteisia kuluja ovat esim. käyttöönotto- ja koulutuskulut. Näihin panostaminen projektin alussa voi kannattaa silloin, jos se helpottaa, nopeuttaa ja tehostaa järjestelmän käyttöä. Usein vertailussa kannattaa katsoa ensisijaisesti jatkuvia käyttökustannuksia.

Projektinhallinnan trendit

Projektinhallinta on jatkuvassa muutoksessa, kun uudet teknologiat, työskentelymallit ja ympäristöt muokkaavat tapaa, jolla projekteja suunnitellaan, johdetaan ja toteutetaan. Tässä osiossa tarkastelemme projektinhallinnan trendejä, jotka vaikuttavat nykypäivän työskentelytapoja ja tulevaisuuden projektityöhön. Eri trendit eivät ainoastaan tarjoa uusia mahdollisuuksia tehokkuuden ja innovaation edistämiseen, vaan myös haastavat perinteiset ajattelutavat ja avaavat ovia entistä kestävämmälle tulevaisuudelle projektinhallinnassa.

Automatisointi ja tekoäly projektinhallinnassa

Automatisointi ja tekoäly ovat jo muuttaneet ja muuttavat edelleen tapaa, jolla projekteja suunnitellaan, seurataan ja hallitaan. Yritysten tavoitellessa entistä tehokkaampaa toimintaa ja parempaa tulosten saavuttamista, teknologian tarjoamat mahdollisuudet ovat nousseet keskiöön projektinhallinnassa. Automatisointi ja tekoäly tuovat mukanaan useita etuja, joiden avulla voidaan optimoida prosesseja, minimoida virheitä ja vapauttaa aikaa esimerkiksi luovempaan, ihmisen ajattelua vaativaan työhön.

Yksi automatisoinnin merkittävimmistä eduista projektinhallinnassa on rutiinitöiden vähentäminen. Toistuvat ja aikaa vievät tehtävät, kuten raporttien luominen, aikataulujen päivittäminen ja resurssien seuraaminen, voidaan automatisoida, jolloin projektipäälliköt voivat keskittyä strategiseen suunnitteluun, ongelmanratkaisuun ja viestintään. Automatisointi myös vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja mahdollistaa reaaliaikaisen datan käytön päätöksenteossa.

Tekoälyn rooli projektinhallinnassa on kasvanut huomattavasti, erityisesti tietojen analysoinnissa ja ennustamisessa. Tekoäly pystyy käsittelemään suuria määriä dataa nopeasti ja tunnistamaan trendejä, jotka voivat auttaa projektinhallintatiimejä tekemään parempia päätöksiä. Lisäksi tekoäly voi tarjota suosituksia resurssien jakamisesta, aikataulujen optimoinnista ja riskienhallinnasta.

 Projektinhallintaohjelmistot ovat omaksuneet automatisoinnin ja tekoälyn tarjoamat mahdollisuudet integroimalla niitä osaksi työnkulkujaan. Esimerkiksi tekoälyä hyödyntävä ohjelmisto voi analysoida historiallista projektidataa ja antaa arvioita tulevien projektien kustannuksista, aikatauluista ja riskeistä. Lisäksi automatisoidut ilmoitukset ja hälytykset pitävät projektitiimin ajan tasalla muutoksista ja poikkeamista.

Vaikka automatisointi ja tekoäly tuovat monia etuja projektinhallintaan, on tärkeää muistaa, että ihmisen roolia ei voi korvata täysin. Tekoälyn avulla voidaan tehostaa prosesseja ja tarjota analyyttistä tukea päätöksenteolle, mutta ihmiset tuovat mukanaan luovuuden, empatian ja kokemuksen, jotka ovat edelleen korvaamattomia tekijöitä projektien menestyksessä.

 Automatisoinnin ja tekoälyn hyödyntäminen projektinhallinnassa vaatii organisaatiolta avointa asennetta uusille teknologioille ja valmiutta kouluttaa henkilöstöä niiden käyttöön. On tärkeää valita projektinhallintaohjelmisto, joka tarjoaa monipuolisia automatisointi- ja tekoälyominaisuuksia, mutta myös mahdollistaa niiden räätälöinnin organisaation tarpeisiin. Käyttäjien on ymmärrettävä, miten näitä ominaisuuksia käytetään tehokkaasti ja miten ne voivat parantaa projektien laatua ja tuloksia.

Virtuaalinen projektinhallinta ja tiimityö etänä

Digitalisaation myötä virtuaalinen projektinhallinta ja etätyöskentely ovat nousseet keskeisiksi trendeiksi nykyaikaisessa liiketoiminnassa. Globaalit verkostot, teknologian kehitys ja muuttuneet työkulttuurit ovat mahdollistaneet tiimityön ja projektinhallinnan toteuttamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Koronapandemia kiihdytti etätyön yleistymistä ja virtuaalisen projektinhallinnan käyttöönottoa läpi organisaatioiden.

Virtuaalinen projektinhallinta tarkoittaa projektien suunnittelua, koordinointia ja seurantaa digitaalisten työkalujen avulla. Projektitiimit voivat työskennellä yhdessä riippumatta sijainnistaan, mikä avaa uusia mahdollisuuksia monimuotoisille tiimeille ja kansainvälisille projekteille. Virtuaalinen projektinhallinta edellyttää kuitenkin tiiviin yhteistyön ja kommunikoinnin varmistamista, jotta kaikki tiimin jäsenet pysyvät ajan tasalla ja tuntevat olevansa osa tiimiä.

Etätyöskentely puolestaan mahdollistaa työn tekemisen joustavasti eri paikoista käsin. Projektipäälliköt voivat johtaa tiimejä ja hallita projekteja ilman fyysistä läsnäoloa toimistolla. Tämä antaa mahdollisuuden houkutella parhaita osaajia ympäri maailmaa, mikä lisää monimuotoisuutta ja innovaatiota projekteihin. Etätyö edellyttää kuitenkin toimivia työkaluja ja selkeitä prosesseja, jotta tiimien yhteistyö ja projektien hallinta sujuvat tehokkaasti.

Virtuaalinen projektinhallinta ja etätyöskentely vaativat uudenlaista lähestymistapaa johtamiseen ja kommunikointiin. Projektipäälliköiden on varmistettava, että tiimillä on käytössään tarvittavat teknologiat ja resurssit, jotta he voivat työskennellä tehokkaasti etänä. Lisäksi on tärkeää luoda avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri, jossa tiimiläiset voivat ilmaista mielipiteensä ja tarvittaessa pyytää apua.

Virtuaalisen projektinhallinnan ja etätyöskentelyn edut ovat kiistattomat: ne mahdollistavat joustavuuden, monimuotoisuuden ja globaalin yhteistyön. Kuitenkin on tärkeää tunnistaa myös haasteet, kuten tehokkaan kommunikoinnin varmistaminen sekä tiimityön ja työskentelymotivaation ylläpitäminen etäympäristössä. Projektinhallinnan on sopeuduttava tähän muuttuvaan toimintaympäristöön tarjoamalla tarvittavat työkalut, koulutuksen ja tuen virtuaalisen projektinhallinnan ja etätyöskentelyn onnistumiseksi.

Vastuullisuus projekteissa

Vastuullisuuden periaatteiden pitäisi toimia perustana myös yritysten liiketoiminnalle, ja sitä kautta olla olennainen osa laadukasta projektinhallintaa. Tässä kohtaa vastuullisuudella tarkoitetaan taloudellisen, ekologisen ja sosiaalisen hyvinvoinnin tasapainottamista niin, että nykyiset tarpeet täytetään ilman haitallisia vaikutuksia tuleviin sukupolviin

Vastuullisuus projekteissa voi ilmetä monin eri tavoin. Yksi tärkeimmistä näkökulmista on ympäristöystävällisyys ja hiilijalanjäljen pienentäminen. Projekteissa on pyrittävä valitsemaan materiaaleja, erilaisia menetelmiä ja toimintatapoja, jotka aiheuttavat mahdollisimman vähän ympäristöhaittoja. Lisäksi energiatehokkuutta on parannettava ja uusiutuvien energiamuotojen käyttöä lisättävä. Tätä työtä voi ja kannattaa tehdä sekä yritystasolla ja etenkin isommissa projekteissa myös projektitasolla.

Sosiaalinen vastuullisuus tarkoittaa huolenpitoa ihmisistä ja yhteisöistä, jotka ovat projekteissa mukana tai joita projektit koskettavat. Tämä voi liittyä esimerkiksi työntekijöiden oikeuksiin ja hyvinvointiin, paikallisten yhteisöjen osallistamiseen ja kunnioittavaan vuorovaikutukseen. Projektipäälliköiden on tärkeää huolehtia siitä, että projekteissa noudatetaan eettisiä periaatteita ja kunnioitetaan eri sidosryhmien tarpeita.

Vastuullisuuden huomioiminen projekteissa edellyttää tietoisuutta, suunnittelua ja jatkuvaa seurantaa. Projektipäälliköiden on otettava vastuulliset käytännöt huomioon projektisuunnittelussa, resursoinnissa ja päätöksenteossa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ympäristövaikutusten arviointia, sidosryhmäyhteistyötä ja vastuullista hankinta- ja toimintatapojen valintaa.

Vastuullisuuden huomioiminen projekteissa ei ole ainoastaan vastuullisuutta, vaan se voi myös tuoda liiketoiminnallisia etuja. Yhä useammat asiakkaat ja sidosryhmät arvostavat kestäviä ratkaisuja, ja yritykset voivat erottua kilpailijoistaan tarjoamalla kestäviä tuotteita ja palveluita. Lisäksi kestävät toimintatavat voivat säästää kustannuksia ja luoda uusia liiketoimintamahdollisuuksia.

Kokonaisuudessaan vastuullisuus on noussut merkittäväksi projektinhallinnan trendiksi, ja sen integroiminen projekteihin vaatii kokonaisvaltaista lähestymistapaa ja yhteistyötä eri osapuolten kanssa. Projektinhallinnan on oltava valmiina sopeutumaan ja vastaamaan vastuullisuuden haasteisiin tarjoamalla tarvittavaa osaamista, tietoa ja resursseja kestävien projektien suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan. Yhä useammin myyjän on oltava valmis vastaamaa kysymykseen: ”Miten teidän yrityksessänne on huomioitu vastuullisuusasiat?”.