Resurssien hallinta - Paranna tiimisi käyttöastetta viisaasti

Resurssien hallinnan tehokkuus ratkaisee menestyksen

Tarvittavien resurssien löytäminen, saatavuuden varmistaminen ja resurssien oikea jako projekteille on tärkeä osa projektin riskien hallintaa. Resursoinnin tehokkuus ratkaisee sen, millaisia numeroita yrityksellä jää viivan alle. Resurssien hallinta on yksi projektinhallinnan tärkeistä vaiheista.

Vaikka käytössä olevat resurssit olisivat täsmälleen samat, lopputuloksessa voi olla paljonkin eroa sen mukaan, kuinka hyvin resurssien hyödyntäminen hoidetaan. Hyvällä suunnittelulla vältetään turha tyhjäkäynti ja resurssit pystytään käyttämään tehokkaasti. Resurssien suunnittelu on itse asiassa osa projektin budjetointia. 

Pienessä, esimerkiksi muutaman henkilön työllistävässä yrityksessä resursointi voi vielä onnistua ilman järjestelmällistä resurssien hallintaa. Kun henkilömäärä kasvaa, resursoinnista tulee vähän kerrassaan haasteellisempaa. Tuntikin viikossa tämän takia hukattua työaikaa on vuodessa jo iso potti menetettyä rahaa.

Fiksu resursointi ja resurssien hallinta on avain tehokuuteen

Tuo läpinäkyvyyttä resursointiin 

Resurssien hallinnassa kaikki tarvittava tieto on samassa paikassa, josta tiimiläiset pystyvät näkemään sen. Tietoja on helppo muokata tarpeen mukaan. Päätöksenteko on vaivatonta, kun kaikki tieto on samassa ohjelmassa ja selkeästi nähtävissä raporteissa: resurssien hallinnassa resursoidut tehtävät, käyttöasteseuranta sekä kirjatut tunnit. Tätä kautta hyvä resursointityökalu vapauttaa esimiesten kallista aikaa muihin tehtäviin.

Paranna ennustettavuutta ja lisää tuottavuutta

Työarjessa tulee joskus vastaan yllättäviä käänteitä, jotka vaativat nopeaa resurssien uudelleenjärjestelyä eli resurssien hallintaa. Joku asiantuntijasi sairastuu tai toisen osaamista tarvitaan toisen asiakkaan projektin parissa. Resurssien hallinnan avulla muutosten suunnittelu helpottuu ja vaikutusten seuraaminen onnistuu välittömästi. Henkilökunnan käyttöaste saadaan optimoitua.  Resursointi kannattaa aloittaa jo myyntivaiheessa, kun kyse on suuremmasta projektista. Näin pystytään hyvin ennakoimaan kuormituksen kehittymistä ja reagoimaan siihen riittävän aikaisessa vaiheessa.

Raportoi ja ennakoi resurssien hallinta

Projektikalenteri ja tuntiraportit osoittavat yksiselitteisesti sen, miten projekti on resursoinnin osalta toteutunut. Kuinka paljon siihen resursoiduissa ja toteutuneissa tunneissa on eroa ja mihin suuntaan? Selkeiden raporttien perusteella tulevien projektien resurssien hallintaa on helpompi ennakoida. Projektin resursointi on yksi avain projektinhallintaan ja projektin kannattavuuden johtamiseen. 

PSA-ohjelmistolla viet koko projektin maaliin

Resurssien hallinta eli resursointi on paljon enemmän kuin vain tehtävien antamista. PSA-ohjelmistolla eli asiantuntijayrityksen toiminnanohjausjärjestelmällä voit oikeasti seurata tehtyjä tunteja ja nähdä työlajien perusteella, onko tuntihinnat laskulla oikein ja minkä verran projekti on maksanut yritykselle tuntien omakustannehintojen, alihankintojen ja matkalaskujen perusteella. Parhaimmillaan oikein valittu toiminnanohjauksen ohjelmisto voi siivittää liiketoimintasi menestykseen. 

Kun resursointi, kirjatut tunnit eli työajanseuranta, myyntiluvut, laskutus sekä alihankinta ja raportointi ovat kaikki yhdessä ohjelmassa, on seuranta helppoa ja yrityksessä säästyy rutkasti aikaa lisämyynnille.

PSA-ohjelmistolla hoidat kaiken resurssien hallinnasta laskutukseen:

• Monipuoliset projektihallintatyökalun ominaisuudet
• Resursoi tehtävät ja tunnit yhdelle tai useammalle käyttäjälle
• Muokkaa tehtäviä helposti lennosta
• Kirjaa työtunnit tehtävälle
• Seuraa käyttöastetta reaaliajassa
• Monipuolinen laskutus / oman työn laskutus eli laskutusohjelman toiminnallisuudet
• Kattava raportointi