Projektin elinkaaren vaiheet voidaan jakaa viiteen selkeään projektivaiheeseen. Projektin viisi vaihetta ovat projektin aloitus ja määrittely, projektin suunnittelu, projektin toteutus, projektin seuranta ja projektin lopetus. Kaikki projektin vaiheet projektin elinkaaren aikana ovat yhtä tärkeitä, ja jokainen vaihe vaatii hieman erilaista lähestymistapaa.
Projektin elinkaaren jokaisen vaiheen johdonmukainen hallinta on välttämätöntä kaikille, jotka haluavat menestyä projektinhallinnassa. Tässä artikkelissa tarkastelemme kutakin projektivaihetta ja niiden tehtäväluetteloita.
Projektin vaiheet
- Projektin aloitus ja määrittely
- Projektin suunnittelu
- Projektin toteutus
- Projektin seuranta
- Projektin lopetus
1. Projektin aloitus ja määrittely
Projektiin liittyvä potentiaali ja riskit tulee aina arvioida huolellisesti. Huolellisella valmistelulla varmistetaan, että vain hankkeet, joissa hyödyt voivat olla kustannuksia suuremmat, päätyvät toteutukseen. Toteutuksen kannattavuutta arvioidaan usein ns. BCR-luvulla (hyöty-kustannussuhde, benefit-cost ratio). Voit käyttää aiemmin valmistuneiden projektien dataa arvioidaksesi projektin kannattavuutta.
"Hyöty-kustannussuhde (BCR) on suhdeluku, jota käytetään kustannus-hyötyanalyysissä tiivistämään ehdotetun projektin suhteellisten kustannusten ja hyötyjen välistä kokonaissuhdetta." investopedia.com
Käytännössä projektin määrittely ja kuvaus aloitetaan jo myyntivaiheessa eli projektin elinkaaren alussa. Jo projektin tarjousta varten pitää määritellä ja arvioida projektin aloitusvaiheen asioita - tarvittua työmäärää, henkilökustannusten lisäksi muita kustannuksia jne. Käytännössä myyntivaihe on jo osa onnistunutta projektia. Jos projekti myyntivaiheessa määritetään esimerkiksi suppeammaksi kuin mitä sen vaatima työmäärä todellisuudessa on, tätä virhettä on hankalaa muuttaa jälkikäteen. Myös tarjous- ja myyntivaihe on tehtävä huolella, jotta projektin aloitus sujuu suunnitellusti.
Projektivastaavan ja projektitiimin tulee myös ymmärtää projektin tarve, sekä määritellä tarkat tavoitteet ja tehdä realistiset kustannusarviot. Kaikkien projektitiimin jäsenten tulee ymmärtää, mitä he yrittävät kussakin projektinhallinnan vaiheessa saavuttaa, miksi tämä on tärkeää ja miten tämä vaikuttaa muiden projektinjäsenten työhön. Jos projektin määrittely, kuvaus ja tavoitteet ovat epäselvät, projektia on vaikea saada onnistumaan. Kannattaa siis panostaa projenkin aloituksessa määrittelyyn riittävästi aikaa.
Tehtävälista projektin aloitusvaiheeseen:
- Arvioi projektin näkymät ja riskit
- Määritä projektin tarve ja määritä selkeät tavoitteet
- Laadi alustava aikataulu ja budjetti projektille
- Arvioi projektin toteuttamiseen vaadittava työtuntien määrä
- Pyydä tarjouksia alihankkijoilta
2. Projektin suunnittelu
Projektin suunnitteluvaiheessa tulee määritellä projektin laajuus ja kattavuus, sekä tarvittaessa kirkastaa vielä alussa asetettuja tavoitteita. Aikataulutus, resursointi ja budjetointi ovat myös erittäin tärkeitä projektinhallinnan osioita. Ne kaikki kannattaa dokumentoida projektisuunnitelmaan. Voi olla myös hyödyllistä jakaa projekti useisiin pienempiin osiin. Tämä auttaa arvioimaan kuhunkin osioon tarvittavia resursseja ja kustannuksia erikseen.
Hyvässä projektisuunnitelmassa määritellään projektin suoritteet, laajuus, budjetti, aikataulu ja tavoitteet. Näiden tavoitteiden tulee olla realistisia, jotta edistystä voidaan seurata ja mitata matkan varrella. Lopullisen tavoitteen lisäksi projektisuunnitelmassa on hyvä olla virstanpylväitä eli ns. välitavoitteita, jotka auttavat jakamaan ja selventämään projektin etenemistä.
Tällaiset virstanpylväät syötetään usein Gantt-kaavioon. Tämä työkalu tarjoaa visuaalisen esityksen projektin aikajanasta, ja helpottaa tehtävien, toimintojen ja projektin etenemisen seurantaa. Gantt-työkalut sisältyvät yleensä projektinhallinnan ohjelmistoihin.
Riskienhallinta on tärkeää kaikissa projekteissa, etenkin suuremmissa. Riskit tulee tunnistaa ajoissa ja niihin on syytä valmistautua etukäteen. Projektin mahdollinen lopputulos riippuu useista sisäisistä ja ulkoisista tekijöistä.
Edes kaikkein huolellisin valmistelu ja suunnittelu eivät välttämättä johda täydelliseen prosessin kulkuun jokaisella kerralla. Hyvässä projektinhallinnassa on varauduttu myös yllätyksiin ja vastoinkäymisiin projektin aikana riippumatta siitä missä projektin elinkaaren vaiheessa ollaan.
Tehtävälista projektin suunnitteluvaiheeseen:
- Määrittele ja kirjoita tarkka ja kattava projektisuunnitelma, jossa eritellään kaikki projektin vaiheet
- Rakenna selkeä arvio resursseista, budjetista ja aikatauluista
- Arvioi projektin kannattavuus
- Valitse seurattavat indikaattorit
- Analysoi ja minimoi riskit
3. Projektin toteutus
Projektin toteutus -vaihetta aloittaessa on hyvä käydä läpi kaikki käytännön toteutuksen osa-alueet jokaisen projektissa mukana olevan ihmisen kanssa ja selventää jokaisen omaa vastuualuetta. Projektin toteutuksessa aiemmin valmisteltu suunnitelma siirretään konkreettisesti toteutukseen. Projektin suoritteet kehittyvät, ja pääpaino on resurssien osoittamisessa eri tehtäville sekä mahdollistan ongelmatilanteiden ratkomisessa. Projektitiimien kannattaa panostaa mahdollisimman selkeään viestintään ja vahvaan yhteishenkeen.
Vastuualueet ja tavoitteet tulee olla selkeitä kaikille projektitiimin jäsenille. Kaikille projektin parissa työskenteleville on annettava riittävästi tietoa projektista koko projektin elinkaaren ajan. Esimerkiksi säännölliset tapaamiskäytännöt ovat tyypillisiä.
Helpoin tapa ylläpitää tiedonkulkua on kerätä kaikki projektiin liittyvät tiedot, kuten tehtävät, määräajat, muistiot ja liitteet yhdelle alustalle - esimerkiksi ammattimaisen projektinhallinnan ohjelmiston avulla. Koko tiimillä pitää olla pääsy näihin tietoihin. Lisäksi työkalun käyttäjäystävällisyys on erittäin tärkeää. Helppokäyttöinen projektinhallinnan työkalu voi auttaa resursoinnin kanssa ja tarjota selkeää yleiskuvaa projektista kussakin projektin elinkaaren vaiheessa.
Projektinhallinnan ohjelmistolla hallinnoit esimerkiksi projekteja, tehtäviä, aktiviteetteja ja resursointia.
Projektin etenemisen ja resurssien jaon ylläpitäminen on äärimmäisen tärkeää. Mahdolliset haasteet on syytä tunnistaa mahdollisimman pian, jotta tarvittavat muutokset voidaan tehdä nopeasti.
Ketterä ja mukautuva lähestymistapa on ainoa tapa varmistaa, että projekti kulkee haasteiden läpi. On hyvä muistaa, ettei koko projekti ole epäonnistunut vaikka aikatauluja pitäisi muuttaa tai kustannuksia mukautetaan projektin aikana. Kyky sopeuttaa toimintaa projektin sisällä erilaisissa tilanteissa on vahvuus ja voi johtaa erittäin onnistuneisiin lopputuloksiin projekteissa.
Tehtävälista projektin toteutusvaiheeseen:
- Seuraa aiemmin rakennettua projektisuunnitelmaa mahdollisimman tarkasti
- Hyväksy, että muutoksia voidaan tarvita projektin elinkaaren eri vaiheissa; kaikki projektin vaiheet vaativat mukautumiskykyä
- Pidä huolta, että kaikki projektitiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa ja projektin tavoitteet
4. Projektin seuranta
Projektin seuranta on olennainen osa projektinhallintaa. Projektin seurannan vaihetta toteutetaan samanaikaisesti edellisen vaiheen kanssa. Onnistunut seuranta auttaa arvioimaan, onko aikataulun tai resursoinnin muutoksille tarvetta. Muutokset suunnitelmiin ovat usein lähes väistämättömiä, mutta muutokset voivat johtaa myös hyviin asioihin - esimerkiksi lisämyyntiin asiakkaille.
Kaikki muutokset kannattaa tehdä suunnitellusti, jotta vältetään projektin laajuuden hallitsematon kasvu. Näin voi käydä, jos projektin laajuutta ei ole määritelty, dokumentoitu tai valvottu riittävästi.
Projektivastaavien tulisi myös varmistaa, että projekti etenee kohti suunnitteluvaiheessa asetettuja tavoitteita. Projektin etenemistä seurataan ja mitataan esimerkiksi erilaisten keskeisten suorituskykyindikaattoreiden (KPI) avulla.
Kattava projektinhallintajärjestelmä voi tarjota korvaamattoman arvokasta tukea projektin seurannassa. Kaikki projektin, aikataulun ja resursoinnin osa-alueet ovat helposti päivitettävissä ja muokattavissa yhdessä paikassa, varmistaen tarvittavan mukautumiskyvyn. Näin voit varmistaa, että projekti pysyy oikealla tiellä ja etenee kohti laadukasta lopputulosta.
Tehtävälista projektin seurantavaiheeseen:
- Tallenna kaikki toteutuneet aikataulut, kustannukset ja muu data projektinhallinnan tueksi
- Seuraa valittuja indikaattoreita säännöllisesti ja tee muutoksia tarvittaessa
- Harkitse kattavaa projektinhallinnan ohjelmistoa
5. Projektin lopetus
Kun projektin elinkaaren vaiheet ovat edenneet viimeiseen vaiheeseen, projektivastaava luo projektille loppuraportin. Tämän raportin tulisi kuvata yksityiskohtaisesti onnistumiset ja epäonnistumiset kaikissa projektin vaiheissa, ja esitellä opittua kokemusta. Raportti voi tarjota hyödyllistä tietoa tuleviin projekteihin. Usein loppuraportti käydään läpi erillisessä palaverissa. Jos kirjallista loppuraporttia ei tehdä, vähintään sisäisen projektitiimin palautepalaveri kannattaa pitää sekä kerätä asiakkaalta palautetta projektin kulusta ja onnistumisesta.
Projektin loppuraportin kirjoitus on huomattavasti helpompaa, jos kaikki projektiin liittyvä tieto on dokumentoitu asianmukaisesti yhteen järjestelmään. Business Intelligence (BI) -raportit tai vastaava projektinhallintaohjemiston raportointi auttavat merkittävästi ennustamaan ja saamaan perspektiiviä projektin pääindikaattoreihin ja projektin kannattavuuteen. Kattava projektinhallinnan järjestelmä voi tarjota suurta apua tuottamalla myös muita hyödyllisiä raportteja ja arvokasta dataa.
Tehtävälista projektin lopetusvaiheeseen:
- Siirrä valmis projekti asiakkaalle tai sisäiseen käyttöön
- Valmistele projektin loppuraportti
- Kerää kaikki projektiasiakirjat ja suoritteet ja säilytä huolellisesti
- Dokumentoi ideoita tulevaa varten; projekti voi olla ohi, mutta työ jatkuu
Hyvä projektinhallinta kaikissa projektin vaiheissa on avain tehokkuuteen
Projektinhallinta vaatii analyyttistä ajattelua, valtavan tietomäärän käsittelyä ja vaikeiden päätösten tekemistä tiukkojen määräaikojen ja budjettirajoitusten alla. Kaikki projektin vaiheet ja niiden vaatimusten hallinta yhdessä kattavassa projektinhallintaohjelmistossa voi tehdä tämän tehtävän huomattavasti yksinkertaisemmaksi.
Oikean projektinhallintaohjelmiston avulla voit delegoida tehtäviä tarkasti ja tehokkaasti, tehdä nopeita tietoon perustuvia päätöksiä, hallita riskejä ja käsitellä kaikkia muita projektinhallintaan liittyviä yksityiskohtia. Oletko harkinnut toiminnanohjausjärjestelmää?
Heeros PSA -projektinhallintajärjestelmä tarjoaa kaikki seuraavat ominaisuudet yhdellä yhtenäisellä alustalla: CRM ja yhteystietojen hallinta, reaaliaikainen näkyvyys projektiaikatauluihin, talouteen, trendeihin, automatisoitu projektiviestintä, aktiviteetit ja muistiot, työajanseuranta, resursointi, kustannusten hallinta, projektilaskutus, rajattomat liitteet ja reaaliaikaiset seurannat, markkinoiden paras raportointi sekä paljon muuta.
