Sisältö:
PSA vs. ERP: Miten PSA-ohjelmisto eroaa perinteisestä ERP-järjestelmästä?
Minkälaiset yritykset käyttävät ja hyötyvät PSA-ohjelmistosta?
Mitä lisäarvoa PSA-toiminnanohjausjärjestelmästä on yrityksen liiketoiminnalle?
Miten valita oikea PSA-ohjelmisto?
Mikä on PSA-ohjelmisto?
PSA-ohjelmisto tarkoittaa järjestelmää, joka on kehitetty erityisesti asiantuntijatyöhön perustuvan projektiliiketoiminnan hallinnoimiseen. Yksinkertaisimmillaan voisi siis sanoa, että PSA-ohjelmisto on asiantuntijayritysten toiminnanohjausjärjestelmä. PSA lyhenne tulee englannin sanoista Professional Services Automation.
Sen tehtävä on tukea yrityksiä projektiluontoisen liiketoiminnan hallinnassa aina toiminnanohjauksesta sekä resurssien suunnittelusta kulujen ja kustannusten seurantaan, projektien taloushallintoon, myynnin ja laskutuksen ennustamiseen ja moneen muuhun tärkeään liiketoiminnan alueeseen. PSA-ohjelmisto auttaa myös tunnistamaan mahdollisuuksia laajentaa omaa asiakaskuntaa, minkä lisäksi nykyisen asiakaskunnan palveleminen ja säilyttäminen onnistuu helposti automatisoitujen prosessien ansiosta.
PSA vai ERP: Miten PSA-ohjelmisto eroaa perinteisestä ERP-järjestelmästä?
Vaikka PSA-ohjelmisto ja ERP-järjestelmä kuulostavat hyvin paljon samanlaisilta, niiden välillä on eroja. Perinteinen ERP-järjestelmä on suunniteltu hallitsemaan kaikkia liiketoiminnan osa-alueita, mukaan lukien kirjanpitotoiminnot ja varastonhallinta. PSA-ohjelmisto on vastaavasti suunniteltu sisältämään yrityksen ja sen projektien ns. front office -toimintoja, eikä se yleensä sisällä varastonhallintaa tai kirjanpitoa itsessään. Esimerkiksi Heeros PSA voidaan kuitenkin vaivatta integroida kirjanpito-ohjelmien kanssa, jolloin kokonaisvaltainen liiketoiminnan hallinta liidistä taloushallintoon on saumatonta.
PSA-ohjelmistoa käyttävät monenlaiset projektivetoiset asiantuntijayritykset, jotka yleensä saavat tulonsa ja voittonsa asiakkailleen tuottamista aineettomista palveluista. Tyypillisesti PSA-ohjelmistoja käytetään seuraavilla toimialoilla: arkkitehti- ja insinööripalvelut, liikkeenjohdon konsultointi, kirjanpito, markkinointi- ja mainospalvelut, IT -palvelut ja -jälleenmyynti sekä lakitoimistot.
Optimoidut prosessit hyödyttävät kaikkia yrityksiä liiketoiminnan luonteesta riippumatta. PSA-ohjelmiston eri osa-alueet, kuten projektinhallintatyökalu, projektin kannattavuuden seuranta, resursointi, työajanseuranta ja kustannusten seuranta, laskutus, yhteistyö tiimin ja asiakkaiden kanssa sekä raportointi tukevat projektien toimittamista asiakkaille ja tehostavat liiketoimintaprosesseja tehden toiminnasta entistä kannattavampaa ja joustavampaa.
PSA-ohjelmisto eri toimialoille
Käymme seuraavaksi läpi muutamia toimialoja, joilla PSA-ohjelmistoa yleisesti käytetään.
PSA-ohjelmisto arkkitehti- ja insinööritoimistoille
Tyypillinen projekti monissa arkkitehtuuri- ja insinööritoimistoissa pitää sisällään asiakkuuksienhallintaa, laskutusta, projektinhallintaa sekä ajan ja resurssien allokointia ja seuraamista. Työntekijöiden kapasiteetin ennustaminen, laskutusennustus, tuntikirjaukset sekä resurssien, käyttöasteen ja laskutusasteen hallinta ovat tärkeitä, ja samalla tulisi hoitaa kulu- ja matkalaskujen hallinta.
Projektin edetessä laskutusta voi hoitaa joko tunti- tai maksueräperusteisena työn etenemisen mukaan, ja projektin kannattavuutta seurata reaaliaikaisesti. Heeros PSA-ohjelmisto voi auttaa kaikilla edellä mainituilla projektinhallinnan osa-alueilla, jolloin se tukee yritystä toimittamaan projektin asiakkaalleen aikataulussa ja kannattavasti.
PSA-ohjelmisto konsultointiyrityksille
Konsultointiyrityksiä PSA-ohjelmisto auttaa mm. asiakassuhteiden hallinnoinnissa sekä myynnin ja aktiviteettien johtamisessa. Konsulttiyritykset voivat allokoida resursseja suoraan projekteille tai projektien tehtäville, joko tunteina, päivinä tai kuukausina. Resurssien ja käyttöasteiden seuranta on helppoa ja laskutusennusteen laatiminen sekä projektin reaaliaikaisen kannattavuuden seuranta onnistuu vaivatta. Lisäksi projektin kustannusten, kuten alihankinnan tai kulujen kohdistaminen ja jälleenlaskuttaminen hoituvat jouhevasti. Monipuolisen laskutus syntyy automaattisesti projektille luodusta aineistosta, jolloin projekti on kokonaisvaltaisesti hallinnassa.
PSA-ohjelmisto markkinointi-, mainos- ja viestintätoimistoille
PSA-ohjelmisto on markkinointi, mainos- ja viestintätoimistojen toiminnan kannalta tärkeässä roolissa. Myynnin johtaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi Heeros PSA-ohjelmassa kontaktista aina tarjouksien ja kustannuslaskelmien luontiin. HubSpotia myynnin alkupäässä ja markkinoinnissa käyttävät yritykset saavat Heeros PSA:n ja HubSpotin kaksisuuntaisen integraation ansiosta työkalunsa saumattomaksi osaksi prosessiaan. Myös koko asiakashallinta, myynti sekä tiimien välinen kommunikointi hoituu helposti Heeroksella.
Projekti alkaa aina myynnissä voitetusta hankkeesta ja projektien pilkkominen vaiheisiin tai aliprojekteihin on vaivatonta. Alihankinnan tai freelancer-työntekijöiden tuominen projektien resursseiksi on yksinkertaista. Kokonaisresurssien hallinta sekä käyttöasteiden seuranta on suunniteltu myös satojen projektien yhtäaikaiseen hallitsemiseen. Laskutuksen monimuotoisuus, aina tuntilaskusta massalaskutukseen tai maksueriin ja automaattilaskutukseen, antaa valinnanvapauden erityyppisten projektien laskutukseen. Lisäksi Heeroksen raportointi tukee kokonaisvaltaista liikevaihdon, kannattavuuden ja ennusteiden tarkastelua reaaliaikaisesti.
PSA-ohjelmisto antaa markkinointi-, mainos- ja viestintätoimistoille enemmän aikaa keskittyä ydinliiketoimintaprosesseihin sen sijaan, että he käsittelevät työläitä, virheille alttiita ja usein manuaalisia sekä irrallaan olevia prosesseja, laskentataulukoita ja asiakirjoja. Olemme tästä kertoneet tarkemmin oppaassamme "Kuinka tehostaa mainos- ja markkinointitoimistoja PSA-ohjelmistolla?"
PSA-ohjelmisto tilitoimistoille
Tilitoimistot tekevät jatkuvia kuukausilaskutteisia palveluita, jossa jokaisen kuukauden aikana hallittaviin projektein sisältyy paljon tehtäviä tai työvaiheita, jotka toistuvat kuukausittain. Myynnin ja uusasiakashankinnan johtaminen sekä olemassa olevien asiakassuhteiden ylläpito, työajankirjaus suoraan toistuville tehtäville ja työajanseuranta, henkilökunnan resursointi ja työkuorman optimointi oikealla tavalla laskutusasteiden maksimoimiseen, on tärkeää.
Toistuvat toiminnot, kuten laskuttaminen massana tai automaattilaskutuksena joka kuukausi toistuvilta projekteilta, pitää olla monipuolista ja helppoa. Myös asiakas- ja projektikohtainen kannattavuusseuranta ovat iso osa tilitoimistojen arkea. Heeros on omiaan hallitsemaan koko tilitoimiston liiketoimintaprosessia. Tutustu Heeros-ohjelmistoihin tiitoimiston näkökulmasta.
PSA-ohjelmisto IT-palvelut ja IT-jälleenmyyjät
Myyntiputken ja myyntiaktiviteettien hallinta sekä tarjousten tekeminen, niin tuotteista kuin palveluista, onnistuu näppärästi PSA-ohjelmistolla. Kun laitteita tai palveluita myydään, voidaan laskutus toteuttaa välittömästi myydyistä tuotteista. Käyttöönotto tai palveluprojektin johtaminen, resursointi ja työajankirjaus takaavat tehokkaan projektin johtamisen ja projektin kannattavuuden seurannan.
Yhdistämällä IT-palvelut ja tuotemyynnin tehokkaaseen projektinhallintaan, IT-palveluntarjoajat voivat hallita projektejaan kokonaisvaltaisesti liideistä sopimuksiin ja edelleen projektien toimituksiin asiakkaalle. Heeros PSA:ssa IT-yritysten usein tarvitsemat integraatiot, esimerkiksi erillisiin tikettijärjestelmiin, on helppo toteuttaa avoimen API-rajapinnan kautta.
Mitä lisäarvoa PSA-ohjelmistosta on yrityksen liiketoiminnalle?
Asiantuntijayrityksillä on monia uniikkeja vaatimuksia ohjelmistoille ja prosesseille. Usein nämä yritykset näkevät liiketoimintansa kolmessa erillisessä, mutta integroiduissa osa-alueessa: asiakkaat, liiketoimintayksiköt ja niiden projektit. Parantamalla asiakassuhteiden hallintaa, palveluntuotantoa ja ajanhallintaa sekä kokoamalla liiketoimintatiedon yhteen (”single source of truth”), PSA auttaa tehostamaan liiketoimintaa ja toimittamaan projektit onnistuneesti.
Kaikkiin edellä mainittuihin osa-alueisiin liittyy vahvasti resurssien hallinta. PSA-ohjelmistolla voidaan varmistaa, että henkilöstö ei toisaalta näänny työtaakkansa alle, mutta toisaalta työn tuottavuus on optimoitu. Sen avulla projektien etenemisen seuraaminen on reaaliaikaista ja kustannuksia voidaan hallita tehokkaammin. Ja kun ydinliiketoiminnan tekijät ovat yhdellä helppokäyttöisellä alustalla, perustuu myös yrityksen päätöksenteko ajantasaiseen tietoon ja hallittuun dataan, eikä esimerkiksi edellisellä viikolla eri lähteistä kerättyyn tilanneraporttiin.
Lyhyesti sanottuna PSA-ohjelmiston avulla voi virtaviivaistaa yrityksen liiketoimintaa, sillä se yhdistää asiakkuudet, liiketoimintayksiköt ja projektit tehokkaasti yhteen. Samalla myös koko yrityksen taloustilanteen seuraaminen paranee ja tietoa kehityksestä saadaan jatkuvasti. Tätä prosessia ja PSA-ohjelmistoa on helppo skaalata liiketoiminnan kasvun mukana.
Katsotaan seuraavaksi tarkemmin, mikä tekee kokonaisvaltaisesta PSA-ohjelmistosta niin korvaamattoman työkalun yrityksellesi.
Mitä hyötyjä PSA-ohjelmistosta yrityksille?
PSA-ohjelmistolla on lukuisia etuja, joiden avulla yrityksesi pystyy tukemaan projektien elinkaaren jokaista vaihetta. Jos etsit pelkkää laskutusohjelmaa, Heeros Myyntilaskut voi myös olla sopiva ratkaisu. Koostimme Heeroksen PSA-ohjelmiston hyödyistä parhaimmat palat:
Nopeuta kassavirtaa
Hyvä PSA-ohjelmisto auttaa nopeuttamaan yrityksen kassavirtaa sillä se luo tarkempia laskuja pienemmällä vaivalla projektin eri vaiheissa, myös automatisoidusti, ottaen huomioon sekä käytetyn työvoiman että muut resurssit. Laskun liitteiksi saadaan kätevästi vaikka projektikohtaisia tuntiraportteja käytetyistä tunneista tai asiakkaan laskutushistoria käynnissä olevan projektin alusta. Automatisoimalla laskutuksen muodostusprosesseja, pystyt PSA-ohjelmiston avulla laskuttamaan tarkemmin ja ennakoivammin, jolloin asiakkaasikin todennäköisesti maksaa nopeammin.
Kehitä ja käytä resurssejasi tehokkaammin
Minkä tahansa organisaation ja erityisesti palvelukeskeisten yritysten tärkein voimavara on sen henkilöstö. PSA-ohjelmisto auttaa yritystä tunnistamaan todellisen kapasiteetin, suunnittelemaan osaamisen kehittämistä sekä käyttämään resursseja tehokkaammin.
Hallitse myyntimahdollisuuksia paremmin
Pelkät CRM-työkalut eivät usein riitä projektiliiketoiminnalle työkaluksi. Hyvässä PSA-ohjelmistossa on mukana myös CRM-järjestelmän ominaisuudet, jotka helpottavat palvelumyynnin johtamista ja tarjousten tekemistä.
Niiden etuna pelkkään CRM-järjestelmään on se, että henkilöiden resursointi voidaan aloittaa jo myynnin ja tarjousten tekemisen yhteydessä, jolloin resurssien määrää voidaan ennakoida ja varataan hyvissä ajoin, myyntihankkeen voittoa silmälläpitäen. Tarjousten tekemistä voidaan lisäksi nopeuttaa PSA-ohjelmistossa tuomalla tuotteistettuja palveluita suoraan tarjouksille kokonaisuuksina, joita voidaan muokata asiakaskohtaisesti.
Paranna näkyvyyttä ja hallitse projekteja
Parannettu näkyvyys, niin Business Intelligence -raporttien kuin projektien hallintamahdollisuuksien ansiosta, takaa sen, että projektipäälliköt pystyvät osaltaan vaikuttamaan ajoissa projekteja uhkaaviin haasteisiin, kuten aikataulun venymiseen, projektin ”tyhjäkäyntiin” tai vaikkapa budjetin ylittymiseen.
Lisää tuloksellisuutta tarkemman datan avulla
Kilpailu asiakkaista on kovaa. Kilpailukykyisen hinnoittelun kääntöpuolella tapahtuu vääjäämättä yrityksen voittomarginaalien kaventumista. PSA-ohjelmiston avulla yritys voi luoda entistä tarkempia ennusteita, joiden avulla se voi säilyttää omat voittomarginaalinsa, mutta samalla tukemaan ohjelmiston avulla omaa toimintaansa kannattavammilla ja kilpailukykyisemmillä tarjouksilla.
Nosta voittojasi
PSA-ohjelmistosta saatavan ajantasaisen tiedon avulla voit kohdistaa resurssit paremmin ja paremmin niihin projekteihin ja asiakkuuksiin, jotka ovat liiketoimintasi ja yrityksesi osaamisen todellisessa ytimessä. Kun voit keskittyä hoitamaan ne timanttisesti, saa myynti tukea seuraavien kauppojen voittamiseen.
Hallitse projekteja kannattavammin
PSA-ohjelmistot auttavat tiimiäsi pysymään tehtävien tasalla, kun ne saavat työkalut tarkkaan projektisuunnitteluun, budjetointiin ja projektien johtamiseen. Kun projekteihin saadaan parempi näkyvyys, projektipäälliköiden panos tulee tuottavammaksi ja projektien läpimenoajat, sekä kannattavuuden seuranta ja budjetissa pysyminen helpottuvat.
Miten valita oikea PSA-ohjelmisto?
Mainitut hyödyt huomioon ottaen ei ole epäselvää, että PSA-ohjelmiston käyttöönotto on järkevää, jos haluat parantaa tiimisi tuottavuutta ja yrityksesi kilpailukykyä. Mutta minkä PSA-ohjelmiston valitset? Markkinoilla on monia vaihtoehtoja, ja erot voivat vaikuttaa paljonkin projektinhallintaan ja tuottavuuteen.
On tärkeää, että valitset PSA-ohjelmiston tukemaan tavoitteitasi ja strategiaa. Nykyisiä prosesseja on hyvä tarkastella: toimivatko ne nyt optimaalisesti? Jos eivät, johtuuko se prosesseista itsestään vai käytössä olevista työkaluista? Toiminnan kriittinen tarkastelu kannattaa aina ennen järjestelmävalintoja, ja siksi ei kannatakaan etsiä pelkkää työkalua vaan ensisijaisesti ohjelmistokumppania, joka auttaa valinnassa ja sparraa liiketoimintasi kehittämisessä. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, jos organisaatiosi on parhaillaan digitalisoimassa toimintaansa.
Huomioi ainakin nämä asiat valitessasi PSA-ohjelmistoa
Ainakin seuraavat asiat kannattaa varmistaa kun valitset yrityksellenne sopivaa PSA-ohjelmisto.
Kattava, spesifiin tarkoitukseen rakennettu ratkaisu
Ttsi PSA-järjestelmä, joka täyttää yrityksesi tarpeet ja voidaan räätälöidä organisaatiollesi tai toimialallesi. Hyvin yleisellä tasolla toimiva, kaikille aloille sopiva ”yhden koon” toiminnanohjausjärjestelmä voi tulla pitkällä aikavälillä kalliiksi, koska ohjelmistotoimittajasi on erikseen mukautettava se prosesseihisi ja projekteihisi.
Integrointi
Integroituuko PSA-ohjelmisto käytössä olevaan kirjanpito-ohjelmaan, taloushallintoon yleisesti tai markkinoinnin ohjelmiin, kuten HubSpotiin? Saumattoman ohjelmistokokonaisuuden rakentaminen on kannattavaa, ja monet yritykset haluavatkin säilyttää aiemmin hankitut ja toimiviksi todetut työkalut.
Skaalautuvuus
Kuten minkä tahansa yrityksellesi valittavan ohjelmiston kohdalla, haluat sen olevan skaalautuva, jotta se pysyy käyttökelpoisena liiketoimintasi kasvaessa ja mukautuu helposti yrityksesi pitkän aikavälin strategiaan.
Kokonaiskustannukset
Alusta alkaen sinun on tiedettävä kokonaiskustannukset. Valitse ohjelmistokumppaniksesi yritys, jonka hinnoittelu on selkeää ja läpinäkyvää.
Järjestelmätoimittajan maine omalla toimialallasi
Haluat kumppanin, jota arvostetaan toimialallasi ja joka on tunnettu laadusta, lisäarvosta ja tuloksista.
Heeros PSA on kehitetty vastaamaan juuri näihin tarpeisiin!
