Taloushallinnon ja toiminnanohjauksen (ERP) integrointi

Kasvavan yrityksen liiketoiminnassa taloushallinnon ja toiminnanohjauksen (ERP) integrointi on avainasemassa. Harmittavan usein yrityksillä on käytössä eri taloushallinnon ja toiminnanohjauksen järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään.

Integraatioissa järjestelmien välille luodaan suorat yhteydet, jolloin taloushallinto (kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, palkanlaskenta ym.) sekä toiminnanohjaus (tuotanto, jakelu, varastohallinta ym.) ja raportointi (työajan- ja liiketoiminnan seuranta, projektinhallinta, HR-järjestelmät) toimivat saumattomasti hyvässä yhteistyössä.

Ohjelmistointegraatiot tehostavat liiketoiminnan prosesseja – jopa 90 % vähemmän manuaalista työtä

Perinteisessä tiedonsiirrossa tiedon voidaan ajatella siirtyvän ikään kuin jonossa ohjelmasta toiseen. Integraatioiden avulla tieto siirtyy ohjelmista toiseen lähes reaaliajassa, vain sekunneissa. Ajansäästö on siis merkittävä. Eri liiketoiminta-alueiden integroinnin tavoitteena onkin toiminnan tukeminen kustannustehokkaasti.

Yksi suurimmista integraation eduista on manuaalisen työn vähentyminen, jolloin myös virheiden määrä pienenee ja työ on tasalaatuista. Moni yllättyy siitä, että hyvin toimivien integraatioiden avulla manuaalinen työ voi vähentyä jopa 90 %. Päättävä taho saa tällöin nopeammin tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa yrityksen taloudesta ja toiminnasta, ja lisähyötynä taloushallinnon ammattilaisen työstä tulee mielekkäämpää.

Integraation tarve syntyy usein muutostilanteissa

Integraation tarve yrityksissä nousee esiin yleensä muutostilanteessa. Käytössä oleva ERP voi olla vanhentunut, eikä se vastaa enää liiketoiminnan tarpeisiin tai tue esimerkiksi nykypäivän standardien mukaisia verkkolaskulain vaatimuksia ja laskuformaatteja (esim. Finvoice 3.0). Käytännössä voi siis olla, että et voi lähettää verkkolaskuja. 

Useat Euroopan maat ovat siirtymässä verkkolaskutukseen kansallisten mandaattien myötä, ja kansainvälisesti toimivan yrityksen täytyy pitää huolta, että se pystyy keskeytyksettä laskuttamaan asiakkaitaan oikeassa muodossa lakimuutosten tullessa voimaan. Tällaisissa tilanteissa olemassa olevan datan hyödyntäminen parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen saavuttamiseksi ja liiketoiminnan edistämiseksi ei ole mahdollista ilman toimivaa integraatioratkaisua.

5 askelta taloushallinnon ja toiminnanohjauksen integrointiin

Yleisin kompastuskivi taloushallinto-ohjelmien integroimisessa on riittämätön ennakointi. Yleensä päädytään etsimään ratkaisuja vasta silloin kun muita vaihtoehtoja ei ole tai ongelma on jo käsissä, esimerkiksi lasku ei mene perille. On hyvä tiedostaa, että järjestelmien integroiminen saattaa viedä aikaa, ja siksi taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuksia olisikin hyvä tarkastella kriittisesti tasaisin väliajoin.

Koostin avuksesi 5 askelta taloushallinnon integroinnissa eli mitä asioita projektissa on hyvä huomioida, jotta muutosprosessi onnistuu.

1) Liiketoiminnan tarpeiden ja nykyprosessin kartoitus

Kaikki alkaa yrityksen nykytilan kartoituksesta; millainen liiketoimintamalli yrityksessä on ja millaiset tarpeet sekä tavoitteet integraatioprojektille asetetaan. Mitä monimutkaisempia järjestelmäkokonaisuuksia yrityksessä on, sitä tärkeämpää roolia integraatiot näyttelevät. Vain siten ydinprosessit saadaan toimimaan tehokkaasti.

Integraatiota ei pidä ikinä tehdä vain integraation vuoksi, vaan liiketoiminnan tarpeen ja saatavan hyödyn on aina oltava päätösten taustalla. Voikin olla mahdollista, että joitakin ohjelmistoja ei olekaan järkevää integroida.

Esimerkiksi näissä tilanteissa integraation virittäminen on turhaa:

• Manuaalista työtä on vain silloin tällöin ja se ei vie paljon aikaa.
• Nykyjärjestelmä on niin vanha, ettei se tue integrointia. Projektin kustannukset kasvaisi liian suureksi suhteessa hyötyyn.
• Datasta ei ole hyötyä toisessa järjestelmässä. Esimerkiksi tiedon siirto kassajärjestelmästä reaaliaikaisella API-rajapinnalla talousjärjestelmään ei kannata, sillä päivittäisen tiedon seuraaminen ei ole välttämättä tarpeellista.

2) Integraatioratkaisujen tarjonnan selvittäminen

Kun nykytila on selvitetty, seuraava askel on etsiä parhaat ratkaisut integraatioon. Vaikka olisi helppoa kääntyä vanhan ERP-ratkaisun toimittajan puoleen, ei se aina ole kannattava ratkaisu. ERPiä voi tuunata kustannustehokkaasti lisäämällä esimerkiksi myyntilaskutus- ja ostolaskujen käsittely -ominaisuudet erillisinä ohjelminaan ERPin päälle.

Parhaimmat hyödyt integraatioista saadaan irti, kun rinnalle löytyy osaava kumppani, joka tarjoaa moderneja ja monipuolisia rajapintoja sekä on yrityksen tarpeisiin nähden oikeankokoinen. Mittarina voi käyttää vaikkapa yrityksen liikevaihtoa: iso liikevaihto = iso toimija. Huomioitavaa on, että integraatiot tuovat kuitenkin myös pienen yrityksen päivittäiseen toimintaan tehoa.

3) Projektin kustannukset ja tarvittavat resurssit

On hyvä tiedostaa, että integraatioprojektien kustannukset ja tarvittavat resurssit riippuvat hyvin pitkälti jo käytössä olevista järjestelmistä; onko niissä jo integraatioita ja mihin kaikkeen järjestelmät taipuvat. Hinta voi kokonaisuudessa olla 500-50 000 euron välillä. Myös projektin kesto saattaa vaihdella muutamasta päivästä vuoteen, riippuen esimerkiksi siitä, onko valmis rajapinta jo saatavilla vai ei.

Rahallisen panostuksen ja ajan lisäksi integraation käyttöönotto vaatii yritykseltä projektiin yhteyshenkilön, IT-osaamista sekä henkilön, joka perehdyttää henkilöstön uuteen tapaan toimia. Jos mietit yrityksesi järjestelmien integraatiomahdollisuuksia ja niiden kustannuksia, ota rohkeasti yhteyttä.

4) Projektin suunnittelu uuden kumppanin kanssa

Kun pohjatyö on tehty, on aika aloittaa projekti valitun kumppanin kanssa. Integraatioprojektissa on mukana aina kolme osapuolta: yritys sekä kaksi järjestelmätoimittajaa. Osapuolien roolit sekä työnjako sovitaan aina tapauskohtaisesti riippuen liiketoiminnan nykyprosessista ja asiakkaan tahtotilasta.

Projektin alkutaipaleella tulee myös yhteistyössä kumppanin kanssa määritellä mihin integrointiin liittyvä dokumentointi tallennetaan, mistä kukin osapuoli vastaa ja keneen ollaan yhteydessä mahdollisissa ongelmatilanteissa.

5) Integraatiokokonaisuuden ylläpito ja muutosten hallinta

Ohjelmistoja integroinneissa hienoa on se, ettei yrityksen tarvitse uudistaa koko järjestelmää kerralla. Kullekin liiketoiminta-alueelle voi valita sopivimman järjestelmän, ja usein halutaankin edetä pienin askelin ja kehittää toimintaa jatkuvasti. Onkin järkevää ottaa ensin tarkasteluun kriittisimmät osa-alueet, esimerkiksi taloushallinnossa myyntilaskutus ja ostolaskujen käsittely, ja edetä projektissa yritykselle parhaiten sopivaan tahtiin.

Kun integraatio on tehty, niin se siirtyy ylläpitovaiheeseen. Tällöin on tärkeää, että integraation tehneellä kumppanilla on selkeät ylläpito-, tuki- ja kehitysmallit, jotta juuri tehty integraatio toimii ja kehittyy jatkossakin.  

Heeroksen integraatioratkaisut jo yli sataan järjestelmään

Integraatio on tulevaisuuden vaatimus kaikille järjestelmille ja me Heeroksella huomioimme tämän omassa tuotekehityksessämme. Valmiiksi rakennetut rajapinnat yli sataan järjestelmään mahdollistavat yrityksille taloushallinnan sujuvan yhteispelin ja hallitun kehittämisen. Lisäksi olemme kehittäneet ERP Connector -palvelun, jolla asiakas saa käyttöönsä standardisoidut integraatiopaketit ja Heeroksen integraatiotiimin asiantuntemuksen käyttöönsä.

Tarpeesi mukaisesti skaalautuvilla Heeros-integraatioilla yhdistät toiminnanohjauksen, kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran sekä palkanlaskentaohjelman ja eri raportointijärjestelmät yhdeksi kokonaisuudeksi, vaikka pala kerrallaan.

Tutustu yleisimmin käytettyihin taloushallinnon ohjelmistoihin ja ERP-järjestelmiin Suomessa, ja lue lisää taloushallinnon integraatioista.