Ajantasainen talousraportointi tehostaa liiketoimintaa

Talousjohtajan on luotava mahdollisuuksia liikevaihdon kasvuun ja kannattavuuteen. Häneltä odotetaan analyyttistä otetta ja ajantasaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Siksi talousjohtajan on voitava luottaa siihen, ettei raportointi keskeydy, ja että automaatiolla saadaan tekemiseen myös tehokkuutta.

Talousraportointi on liiketoiminnan kehittämisen ja viestinnän ytimessä

Yksi tärkeimmistä talousjohtajan tehtävistä on tuottaa oikea-aikaisesti laadukasta taloudellista tietoa päätöksenteon tueksi. Jos raportointi keskeytyy tai tieto on vanhaa, riskit päätöksenteossa kasvavat. 

Kun talousraportointi on reaaliaikaista, analyyseihin on käytettävissä enemmän aikaa, liiketoiminnan kehittäminen nopeutuu ja ennustettavuus paranee. Talousosastolla pääpaino on entistä enemmän tulevaisuuden ennustamisessa ja skenaarioissa, vähemmän taustapeilissä. Kaikkea ei kuitenkaan voi tehdä kerralla, joten kehitystoimintaa on fokusoitava.

Liiketoimintajohdon tavoitteet liittyvät lähes poikkeuksetta liikevaihdon kasvattamiseen. Fokusointi tarkoittaa myös sitä, että myös nämä panostukset on kohdistettava mahdollisimman tehokkaasti. Yhdessä tuotteista vastaavien tahojen kanssa mallinnetaan tuottovirtoja ja laaditaan potentiaalisten kasvuaihioiden business case -laskelmia. Ajantasaisella raportoinnilla on mahdollista saada aikaa toteumaan perustuvia tuote- ja asiakaskannattavuuksia. Liiketoiminta pyörii ERP:issä, mutta taloushallinto hoituu parhaiten kunnon talousjärjestelmillä.

Ei pidä unohtaa taloudellisten mittareiden (KPI-raportointi) viestintää omalle henkilöstölle ja sijoittajille. Eri kohderyhmillä on erilaiset tarpeet ja mielenkiinnon kohteet, joten sama talousinformaatio ei toimi jokaiselle kohderyhmälle. Esimerkiksi Heeroksella henkilöstölle viestitään operatiivisen liiketoiminnan mittareita, kun taas sijoittajaviestintä keskittyy taloudellisten mittareiden lisäksi SaaS-liiketoiminnan mittareihin.

Talousraportointityökalun edut

Automaatiolla selkeää ajansäästöä

Harvoin talousjohtajan ongelmana on taloudellisen datan määrä, sillä talous- ja toiminnanohjausjärjestelmät tuottavat kyllä riittävästi dataa. Haasteena on usein se, että aika on kortilla, jolloin rutiinitöihin käytettävää aikaa pitäisi saada minimoitua. Prosesseja saadaan nopeutettua helposti integroitavilla, moderneilla taloushallinto-ohjelmilla, jotka automatisoivat työtä ja aikaa säästyy. Yhtenä esimerkkinä voisi mainita tekoälyavustetun ostolaskujen tiliöinnin. Sillä voidaan vapauttaa taloushallinnon aikaa lisäarvon tuottamiseen, oli kyseessä sitten yrityksen oma taloustiimi tai tilitoimisto.

Taloustiedon jakaminen oikeilla välineillä on helppoa

Taloushallinnon järjestelmissä olevan tiedon jakelu koetaan usein hyvin hankalaksi. Kuitenkin oikeilla järjestelmillä homma saadaan hoitumaan helposti. Esimerkiksi Fuusor BI-ratkaisulla pääsee vaivattomasti porautumaan laskulle tai tositteelle asti. Valmiiden helppokäyttöisten raporttien avulla voi raportoida luvut esimerkiksi johtoryhmälle automaattisesti ja reaaliajassa. 

Sama järjestelmä ja digitalisaatio yli maarajojen tehostavat taloushallintoa

Kansainvälistyvillä yrityksillä yksi yleinen haaste liittyy siihen, että konserniyhtiöt eri maissa käyttävät erilaisia talousjärjestelmiä. Taloushallintoon käytettävä aika moninkertaistuu, sillä työntekijöiden aika kuluu myös eri järjestelmien opetteluun ja järjestelmästä toiseen siirtymiseen. Automaattinen talousraportointi ohjaa liiketoimintaa yli maarajojen.

Kaikkien maayhtiöiden siirtyminen samaan järjestelmään tuo myös tehokkuutta toimintaan. Tällöin esimerkiksi laskujen käsittely hoituu nopeasti ja tehokkaasti, aikaa tuhlaamatta. Sama ratkaisu on siis käytettävissä jokaisella mantereella ja jokaisessa maassa. Vielä kun talousjärjestelmään on suoraan integroitu arkisto, varmistaa se käytön helppouden lisäksi, että vanhatkin tositteet löytyvät sekunneissa.  

Taloushallinnon digitalisaatio on Suomessa edennyt jo kohtuullisen pitkälle, mutta maailmalla paperisten laskujen ja tositteiden määrä on yhä suuri. Taloushallinnon automaatio etenee kuitenkin esimerkiksi EU:ssa vauhdilla, sillä lainsäädäntö, mm. verkkolaskumandaatit, ohjaa yrityksiä digitalisoimaan laskutustaan erilaisilla laskutusohjelmilla ja siirtymään verkkolaskutukseen. Fakta on, että tekoäly ja automaatio tehostavat merkittävästi talousprosesseja ja tuovat säästöjä ajankäyttöön, kustannuksiin ja resursseihin.

Yrityksen henkilöstö on ykkönen, myös järjestelmävalinnassa

Yksi asia, joka talousjärjestelmän valinnassa jää helposti liian pienelle painoarvolle, on yrityksen oma henkilöstö eli järjestelmän käyttäjät. Pitää muistaa, että suurimmalle osalle henkilöstöä taloushallinto on matka- ja kululaskujen tekemistä tai ostolaskujen hyväksyntää, ja vain pieni osa työntekijöistä on taloushallinnon ”heavy usereita”.

Järjestelmän käytön on oltava paikasta riippumatonta. Kun kaikki maayhtiöt ovat samassa digitaalisessa järjestelmässä, henkilöstö oppii nopeasti uuden järjestelmän käyttämisen, mikä parantaa läpinäkyvyyttä, mutta myös mahdollistaa ohjelman parhaan käyttökokemuksen. Yhtenäisen taloushallinnon järjestelmän ympärille on tehokkaampaa järjestää tarvittavat sisäiset kontrollit.

Johtajan ajankäytöllä on vaikutuksia yrityksen tuottavuuteen

Johtajan omalla ajankäytöllä on suora yhteys työn tuottavuuteen, toiminnan selkeyteen ja myös työilmapiirin laatuun. Jokainen taloushallinnon asiantuntija tarvitsee tukea jossain työelämänsä osa-alueessa. Parempi henkilöjohtaminen tarkoittaa tiimiläisten henkilökohtaista tukemista sekä omasta että työntekijöiden hyvinvoinnista huolehtimista. Kaikki tämä edellyttää, että talouspäättäjällä on riittävästi aikaa käytettävissä. Hienoa on, että tehokkaasti käytetyllä taloushallinnon järjestelmällä voi keskittyä näihin ajankäytön kannalta tuottavimpiin tehtäviin ja sitä kautta lisätä koko yrityksen tuottavuutta.

Tutustu Heeroksen BI-raportointiratkaisuun