Korkojen noustessa ja inflaation kasvaessa talousjohtajien tehtävänä on ohjata organisaatiota strategisesti yhdessä muun johdon kanssa. Viimeisimmissä tutkimuksissa tärkeimmäksi aiheeksi on noussut tasapainottelu kasvun ja kustannusten hallinnan välillä. Vaikka yrityksissä ollaan optimistisia nettovoiton kasvamisen suhteen, suurin painopiste on kustannusten optimoinnissa. Keskeisiä haasteita ovat osaavan henkilöstön houkutteleminen ja sitouttaminen, palkkakustannusten hallinta sekä taloudellisten epävarmuuksien keskellä navigointi.
Yksi talousjohtajan keskeisistä keinoista pitkäaikaisen kannattavuuden saavuttamisessa on yrityksen käyttämän ohjelmistokokonaisuuden yksinkertaistaminen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että karsitaan useista työkaluista ja riittämättömistä integraatioista johtuvaa tehottomuutta. Esimerkiksi integraatiot olennaisiin järjestelmiin kuten kirjanpitoon, palkanlaskentaan, BI-raportointiin ja henkilöstöhallintoon voivat olla puutteellisia.
Artikkelissa käsiteltävät 6 vaihetta kustannusten optimointiin
Vaihe 1: Tunnista yrityksesi kipukohdat
Vaihe 2: Arvioi nykyiset ohjelmistot talousjohtajan näkökulmasta
Vaihe 3: Arvioi prosesseja suhteessa ohjelmistoihin kustannusten optimointia varten
Vaihe 4: Paranna operatiivista toimintaa integraatioilla ja API:lla
Vaihe 5: Ota raportointi haltuun
Vaihe 6: Varmista, että ohjelmisto-ostot tukevat yrityksen visiota
Vaihe 1: Tunnista yrityksesi kipukohdat
Yrityksenne kipukohtien tunnistaminen on olennaista, erityisesti silloin kun käytössä on hajanainen valikoima ohjelmistoja, jotka vaikuttavat laajasti jokapäiväiseen toimintaan.
Yksi yleisimmistä kipukohdista on usean järjestelmän käyttöön hukattu aika ja kapasiteetti: toiminta on tehotonta, virheet ovat yleisempiä järjestelmästä toiseen hypittäessä eikä liiketoiminnan kehittämiselle jää aikaa. Muita kipukohtia ovat mm.
- Taloudelliset tappiot, jotka johtuvat laskutettujen tuntien hukkumisesta moneen eri järjestelmään.
- Tuottavuutta heikentävät pullonkaulat, jotka johtuva viivästyksistä sekä tiimityön hankaloitumisesta.
- Tehokkuuden ja turvallisuuden heikentyminen, kun tieto on hajallaan, ja tiedostoja voi jopa kadota tai olla suojaamattomina.
- Haastava liiketoiminnan ennustaminen ja huonot päätökset, jotka johtuvat siitä, että taloudellista tietoa ei saada ajantasaisesti yhteen.
Kipukohtien tunnistaminen ja niiden käsitteleminen on ensimmäinen askel kohti tehokkuutta ja kustannusten optimointia. Nyt yrityksellänne on perusta ohjelmistostrategian, mahdollisesti toiminnanohjausjärjestelmän ja työkalujen päivittämiselle.
Vaihe 2: Arvioi nykyiset ohjelmistot talousjohtajan näkökulmasta
Aloita kartoittamalla kattavasti nykyiset ohjelmistonne, jotta tehottomuudet ja vanhentuneet järjestelmät ovat varmasti tiedossa. Mitä ohjelmistoja käytetään, mikä on kustannus, kuka niitä käyttää, onko päällekkäisyyksiä?
Samalla on oleellista ymmärtää nykyisen ohjelmistokokonaisuuden ylläpitämisen kustannukset verrattuna keskitetympään ohjelmistoon. Voit käyttää esimerkiksi Heeros PSA:n hinnoittelua suuntaa antavana vertailukohtana. Yksityiskohtainen kustannusten ja hyötyjen analyysi voi paljastaa säästön paikkoja ja keinoja parantaa tuottavuutta, kun päällekkäiset toiminnot ja tehottomat prosessit tunnistetaan. Oikean teknologian omaksuminen on avainasemassa.
Keskeiset toimenpiteet:
- Arvioi nykyisiä ohjelmistoja tehokkuutta silmälläpitäen.
- Tee analyysi kustannuksista ja hyödyistä mahdollisten säästöjen tunnistamiseksi.
Seuraavaksi tarkastelemme asiantuntijayritysten muutamia kriittisimpiä prosesseja, joissa oikeilla työkaluilla voi säästää.
Vaihe 3: Arvioi prosesseja suhteessa ohjelmistoihin kustannusten optimointia varten
Nyt kun sinulla on työkalut ja ohjelmistot kartoitettuna sekä vaihtoehtoinen, keskitetympi lähestymistapa, mennään vähän syvemmälle - minkä tyyppisiä prosesseja ohjelmistot palvelevat ja oletko talousjohtajana tyytyväinen nykytilanteeseen?
Optimoi myyntiprosessit tehokkuutta varten
Myynnin tehokkuus on ratkaisevan tärkeää asiantuntijayrityksen taloudelle. Vaiheessa kolme korostuu myyntiprosessien virtaviivaistaminen niin, että ne edistävät kasvua sekä kilpailukyvyn ylläpitämistä. Koko myyntiputken – mukaan lukien myyntitoiminnot, tiedottaminen, asiakirjat ja tiimityö – digitalisoimiseen, jotta myyntitiimit voivat todella ottaa prosesseista tehot irti.
Myyntijohtamisen, myyntiputken, myyntiennusteiden ja kaikkien niihin liittyvien toimintojen yhdistäminen yhtenäiseen järjestelmään, kuten Heeros PSA:han, digitalisoi kerralla koko prosessin, ja yhdistää myyntitoiminnat projektinhallintaan. Tämän avulla viivan alle jää enemmän, mutta niin vahvistuu myös yrityksen kilpailukyky jatkuvasti muuttuvilla markkinoilla. Kokonaisvaltaisella CRM:llä voi hallita asiakkaan elinkaarta liidistä diiliin, yhtenäistää tiimejä ja parantaa asiakassuhteita samalla, kun varmistetaan projektin siirtyminen myynniltä toteutukseen saumattomasti.
Ajanhallinnan tehostaminen kustannussäästöjen ja tehokkuuden lisäämiseksi
Tuskin yhdellekään talousjohtajalle on uutinen, että ajanhallinta on kustannusten ja tehokkuuden optimoinnissa keskeistä.
Tehokas ajanhallinta on enemmän kuin tuntien kirjausta; se sisältää työajanseurannan, vuosilomien hallinnan, tuntien hyväksyntäprosessit sekä integraation HR- ja palkanlaskentaohjelmistojen kanssa. Kokonaisvaltainen lähestymistapa varmistaa, että läpinäkyvyys ja tehokkuus lisääntyvät ja aikaa käytetään strategisesti.
Yhdistettynä resursointiin, työajanseuranta tarjoaa merkittäviä kustannussäästöjä:
- Tehokas henkilötyötuntien kohdentaminen vähentää työvoimakustannuksia.
- Reaaliaikainen budjettinäkymä estää ylitykset.
- Datavetoisuus johtaa kustannussäästöihin ja tehokkuuteen.
- Työntekijöiden vastuuntunto kasvaa, ja se helpottaa resurssien käytön optimointia.
Laskutuksen suoraviivaistaminen kustannusten hallitsemiksi
Laskutus on liiketoimintasi kannattavuuden kannalta äärimmäisen keskeistä – tämäkään ei taida olla yllätys. Korostamme laskutusprosessin suoraviivaistamista, koska siten voit hallinnoida kustannuksia paremmin, lisätä läpinäkyvyyttä projektikustannuksiin ja kulujenhallintaan, sekä lopulta saada kaiken tämän saumattomasti integroiduksi muuhun toimintaan.
Manuaaliset siirrot projektinhallinnan ja taloushallinnon ohjelmistojen, esimerkiksi laskutusohjelman välillä vievät aikaa ja lisäävät virheiden riskiä. Liiketoimintasi tarvitsee ratkaisun, joka poistaa nämä pullonkaulat, ja antaa siten projektijohtajille mahdollisuuden keskittyä heidän ensisijaisiin vastuualueisiinsa. Suoraviivaistetut laskutoiminnot yksinkertaistavat projektikustannusten ja kulujen käsittelyä, sillä parhaimmillaan se vie vain muutaman klikin. Automaatio tehostaa käytännön työtä ja varmistaa, että laskutuskin on tasalaatuista.
Tämän lisäksi läpinäkyvyyttä ja jäljitettävyyttä lisää mahdollisuus kattavaan tapahtumien seuraamisen aina myyntipotentiaalista kirjanpitoon. Tilintarkastajat arvostavat tätä ominaisuutta, koska tällöin taloudellisten tietojen tarkkuus ja paikkansapitävyys on luotettavampaa.
Tämä vaihe ei ole pelkästään laskujen lähettämistä ja niiden vastaanottamista; kyse on talouden hallinnasta, asiakastyytyväisyydestä ja operatiivisesta tehokkuudesta. Ottamalla suoraviivaisemman laskutuksen käyttöön, kustannustenkin hallinta helpottuu ja voit olla varmempi, että kirjatut tapahtumat ovat linjassa strategisten tavoitteiden kanssa.
Automatisoi verkkolaskutus ja varmista, että noudatat lakeja ja säädöksiä
Laskutuksen hiomiseen käytetty aika maksaa itsensä takaisin täysin, kun sähköiset laskutusprosessit ovat paikallaan. Sähköisen laskutuksen, tai verkkolaskutuksen, automatisointi on strategisesti tärkeää, ja tekee laskutuksesta entistä saumattomampaa, virheettömämpää ja tehokkaampaa.
Verkkolaskutuksen avulla laskutuksen manuaaliset vaiheet sekä alttius virheille vähentyvät merkittävästi, melkein kokonaan. Sen avulla varmistetaan myös, että yritys pystyy noudattamaan koko ajan muuttuvia laskutusvaatimuksia ja/tai lakeja. PEPPOL-standardi ja Euroopan maiden verkkolaskuvaatimukset ovat esimerkkejä tästä.
Lisäksi verkkolaskujen avulla ostolaskuautomaation integrointi esimerkiksi PSA:han helpottuu, mikä jälleen vähentää manuaalista työtä ja virheiden riskiä. Siten projektikustannusten hallinta ja niiden korvaaminen asiakaslaskuissa helpottuu myös, mikä lisää tehokkuutta entisestään.
Vaihe 4: Paranna operatiivista toimintaa integraatioilla ja API:lla
Integraatiot ovat kenties vaikutusvaltaisin osa ohjelmistokokonaisuuttasi: niillä voit joko luoda kustannustehokkaan ja huippuunsa viritetyn työkalupakin tai rikkoa muuten hyvän kokonaisuuden.
Operatiivisen tehokkuuden kannalta ne ovat avainasemassa, sillä ne yksinkertaistavat työnkulkua ja poistavat tuottavuutta heikentäviä siiloja. API-integraatioiden käyttö 3. osapuolen toimittajien kanssa mahdollistaa saumattoman tiedonkulun ohjelmistojen välillä. Esimerkiksi PSA:n yhdistäminen BI-raportointiin avaa oven reaaliaikaisempaan ja kokonaisvaltaiseen datan hyödyntämiseen. Toisaalta myös PSA:n raportointi voi olla omaa luokkaansa kuten Heeros PSA:ssa.
Tässä osiossa korostamme kolmea ydinaluetta: yksinkertaistettu työnkulku, lisääntynyt läpinäkyvyys ja valmius tulevaan kehitykseen.
Yksinkertaistettu työnkulku
Kun tiedonkulku eri työkalujen ja alustojen välillä helpottuu integraatioiden ansiosta, vähenee myös tarve manuaaliselle tiedon syöttämiselle. Työnkulku on yksinkertaisempaa, ja työntekijät voivat käyttää säästyneen ajan strategisempiin aloitteisiin. Integraatioissa on yleensä enemmän toimintoja, kuin yksinkertaisia vienti-tuonti-tehtäviä. Niillä voi esimerkiksi kattaa tarpeet tietojen rikastamiselle tai muokkaamiselle järjestelmäerojen paikkaamiseksi.
Lisääntynyt läpinäkyvyys
Yrityksissä usein pyritään välttämään sisäisiä siiloja. Vaikka järjestelmäintegraatiot eivät ratkaise kaikkia yhteistyöongelmia ja läpinäkyvyyteen liittyviä haasteita, niillä on kuitenkin rooli ratkaisussa. Erityisesti talousjohtajalle on tärkeää saada liiketoiminnasta hyvä kokonaiskuva – ja olet varmaan samaa mieltä siitä, ettei kuun lopussa eri tiimeille viestittely ole siihen optimaalinen tapa.
Integraatiot auttavat yhdistämään liiketoiminnan kriittiset työkalut ja tiedot yhteen, mikä tukee muita toimia liiketoiminnan läpinäkyvyyden rakentamisessa ja kustannusten hallinnassa.
Valmius tulevaan kehitykseen
Samaan tapaan kuin integraatiot luovat perustan läpinäkyvyydelle, niiden avulla voit varmistaa myös tulevan kehityksen tai lisähankintojen tehokkuuden. Integraatiot tulisi tehdä älykkäästi, joten tutustu avoimiin rajapintoihin (API) ja rakenna kumppanuuksia integraatioiden kautta.
Varmista, että ohjelmistokumppanisi pystyy sopeutumaan ja toteuttamaan integraatiot tehokkaasti. Ylipäätään on tärkeää, että teknologiahankinnat ovat linjassa tarpeiden ja tulevan kasvun kanssa. Yksinkertaisempi työnkulku, lisääntynyt läpinäkyvyys ja strategiaan sidotut hankinnat ovat menestyvien yritysten kilpailuetuja.
Vaihe 5: Ota raportointi haltuun
Asiantuntijayrityksissä data ohjaa päätöksiä. Viides vaihe korostaa datan keskittämistä ja 360 asteen näkymän saamista liiketoiminnan tilanteesta kasvun ja tehokkuuden edistämiseksi .
Yksi keskeisistä tekijöistä on yhdistää ja yhdenmukaistaa tietoja useista lähteistä. Kun käytössä on yksi työkalu, joka kattaa suurimman osan kriittisistä liiketoimintaprosesseista, on koko taloustiimillä jo hyvät lähtökohdat – tässä tietysti integraatiotkin näyttelevät roolia.
Integraatio esimerkiksi PSA:n ja kirjanpito-ohjelman välillä vähentää manuaalisen tietojen syöttämisen tarvetta, jolloin raportoinnin tarkkuus paranee ja talousjohtajalle on tarjolla reaaliaikaisempaa näkyvyyttä. API-ominaisuudet mahdollistavat saumattoman integraation Business Intelligence -palveluntarjoajien kanssa, mikä helpottaa data-analyysiä ja tulkintaa toteuttamiskelpoisiksi johtopäätöksiksi. Organisaatioille, jotka hallitsevat useita yrityksiä yhden työkalun kuten PSA:n avulla, räätälöidyt raportit antavat kattavan ymmärryksen liiketoimintaympäristöstä.
Kun PSA-ohjelmisto integroidaan vielä muihin tärkeisiin liiketoimintatyökaluihin, kuten kirjanpito-ohjelmaan, verkkolaskutukseen sekä HR- ja palkanlaskentaohjelmiin, raportoinnin kattavuus alkaa todella houkuttaa. Tällaiset integraatiot voivat merkittävästi parantaa ennusteiden tarkkuutta ja antaa selkeämmän kuvan kannattavuudesta.
Reaaliaikainen ennustaminen integroidulla ohjelmistolla
Kun yrityksellänne on 360 asteen näkyvyys liiketoimintaan, on paitsi sinulla talousjohtajana, myös tiimeissä paremmat mahdollisuudet tehdä tarkkoja ja kattavia ennusteita. Lisäetuna tarkempaan dataan porautuminen on helpompaa. Reaaliaikaisen tiedon avulla yritys voi reagoida nopeammin tilanteisiin, koska data ei laahaa jäljessä.
Raportoinnin optimoimiseksi, keskity koko asiakaspolun suoraviivaistamiseen aina liidin hankinnasta kaupan sulkemiseen ja huomioi keskeiset mittarit myynnille, laskutukseen, kustannuksiin ja ajankäyttöön. Muista myös, että integraatioilla on suuri rooli: ne lisäävät koko prosessin tehokkuutta, kun ennustaminen tarkentuu ja tulee ylipäätään helpommin mahdolliseksi.
Näkyvyys kannattavuuteen reaaliaikaisen seurannan avulla
Reaaliaikainen projektin kannattavuuden seuranta antaa välittömästi oikean kuvan projektin taloudellisesta tilanteesta, mikä mahdollistaa nopean ongelmien tunnistamisen ja korjaamisen. Silloin myös operatiivinen tehokkuus kasvaa. Kun tiimit sekä talousjohtaja voivat nopeasti käsitellä tehottomuutta aiheuttavat tekijät, prosessit ovat kustannustehokkaampia ja projektit pysyvät paremmin budjetissa.
Viimeisimmäksi, mutta ei vähäisemmäksi, reaaliaikaisesta seurannasta johdettu data on erinomainen pohja strategisille kasvualoitteille. Se tukee päätöksentekoa ja auttaa luomaan investointisuunnitelmia, jotka ovat linjassa yrityksen kasvutavoitteiden kanssa.
Vaihe 6: Varmista, että ohjelmisto-ostot tukevat yrityksen visiota
Läpikäymämme viisi askelta on suunniteltu auttamaan paitsi nopeiden voittojen saamisessa, mutta myös pitkäaikaisen strategian linjaamisessa.
Ohjelmistojen yhtenäistäminen ei ole pelkkä tekninen päivitys, vaan siinä varmistetaan, että kaikki yritykset toiminnot ovat linjassa strategian kanssa. Se, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät ja omaksuvat tämän ajattelun, on onnistumisen kannalta olennaista. Kun koko organisaatio on samalla sivulla, parannat näillä vinkeillä tehokkuutta, syvennät asiakassuhteita ja juurrutat jatkuvan parantamisen kulttuuria yritykseesi.
