Työajanhallinnan työkalut ja työajanseurannan sovellukset ovat jokaisen freelancerin, työntekijän, projektipäällikön tai yrittäjän salaisia aseita, jotka toivottavasti ovat jo käytössä - varsinkin, jos halutaan johtaa ajankäyttöä ja resursoida sitä tehokkaasti. Toki itsekuri on paras työajanhallinnan tekniikka, jonka jokainen voi oppia ja siten toteuttaa. Häiriötekijöitä ja erilaisia tehtäviä on kuitenkin olemassa paljon. Haasteita riittää siis myös itsehillintään liittyen - helpommin sanottu kuin tehty.
Teknologian ansiosta iso osa tätä ongelmaa voidaan ratkaista helposti. On olemassa useita eri alustoja ja sovelluksia, jotka voivat auttaa sinua organisoimaan asioita paremmin sekä olemaan siten myös tehokkaampi. Vaan ei siinä vielä kaikki! Näihin työajanhallinnan työkaluihin kuuluu lisäksi useita lisäosia, joilla automatisoida monimutkaisia työnkulun prosesseja säästäen sinulta sekä aikaa että rahaa.
Muun muassa näihin kysymyksiin vastaamme tässä artikkelissa:
Oletko koskaan ohittanut projektin deadlinea? Onko sinulla minkäänlaista käsitystä tehtävistä, jotka olet muutaman edeltävän viikon aikana suorittanut? Tuntuuko, etteivät resurssit ja aika aina riitä? Päättyvätkö projektit aina korkeampiin käyttökustannuksiin ja hitaampiin toteutusjaksoihin?
Jos vastasit yhteenkään esitettyyn kysymykseen ‘kyllä’, tehokkaan työajanhallinnan strategian käyttöönotto on ensimmäinen askel ongelman selvittämiseen. Joten… Mitä on tehokas työajanhallinta?
Tärkeintä on vaikuttavuuden, tehokkuuden ja tuottavuuden lisääminen. Miten voimme hallita työaikaa tehokkaasti suorituskyvyn nopeuttamiseksi ja tuottavuuden lisäämiseksi? Lue artikkelia hieman eteenpäin, mikäli haluat lisätietoja tehokkaista ajanhallinnan strategioista. Voit lukea blogistamme lisää siitä, miksi työajanseuranta on niin tärkeää ja mikä sen merkitys voi olla yrityksesi taloudelliselle tulokselle.
Otimme yhteyttä muutamaan yrittäjään ja projektipäällikköön ottaaksemme selvää, mikä on heidän salainen reseptinsä menestyvään liiketoimintaan. Kaikilla heillä oli kuusi keskeistä tekijää. Kaikkien mukaan tehokas työajanhallinta voidaan saavuttaa seuraamalla näitä kuutta keinoa.
Kaikki edellä mainitut keinot sisältävät lisäksi useita vaiheita ja toimintoja, jotka tulee suorittaa tai niitä on seurattava halutun tuloksen saavuttamiseksi. Koko prosessi saattaa vaikuttaa monimutkaiselta, mutta on syytä muistaa: se voidaan saavuttaa oikeita työkaluja käyttämällä sekä hyödyntämällä resursseja oikein.
💎Lukusuositus: Työajanseuranta asiantuntijatyössä – keppi vai porkkana avuksi pakkopullaan?
Voit määrittää tavoitteet, resursoida, toteuttaa, seurata työaikaa, automatisoida prosesseja ja arvioida tuloksia tehokkaasti, kun käytät tehokkaita projektinhallinnan työkaluja. Helppokäyttöinen ja automatisoitu työajanhallinnan sovellus voi auttaa sinua monilla tavoin viemään projektin loppuun menestyksekkäästi.
Jokaisella hankkeella on oltava selkeä lyhyen ja pitkän aikavälin tavoite. Tavoitteet auttavat sinua keskittymään paremmin ja antavat vertailukohteen, johon palata aina projektin edetessä. Työajanhallinnan sovellus auttaa resursoimaan ja organisoimaan ajankäyttöäsi tehokkaasti. Vaikka on tärkeää määritellä ja asettaa tavoitteita, on yhtä tärkeää seurata näiden tavoitteiden saavuttamiseen käytettyä aikaa.
Vaan miten usein kuulet tiimisi valittavan tehtäviensä kirjaamisesta aina päivän päätteeksi?
Mikä saa sinut irvistämään joka kerta, kun kuulet sanan ‘työajanseuranta’? Työajanseuranta voi olla tuskallista, mutta miten vakuuttaisit tiimisi aloittamaan työajanseurannan?
Tässä 6 erinomaista syytä, miksi sinunkin pitäisi aloittaa työajanseuranta heti.
Syvenny aiheeseen lisää täällä.
On satoja hyviä työajanhallinnan työkaluja ja sovelluksia, joiden avulla voit seurata työaikaa. Jotkut sovellukset suorittavat vain työajan seurannan perustoiminnon, on olemassa muitakin applikaatioita, jotka on integroitu moniin muihin työkaluihin, kuten tehtävienhallintajärjestelmä, liidienhallintajärjestelmään, laskutusohjelmistoon. Kaikki nämä vain parantavat tehokkuutta. On tärkeää että tehty asiakastyö päätyy järjestelmävalinnoista riippumatta laskutukseen mahdollisimman sujuvasti.
Jokaiselle yrityksen tarvitsemalle toiminnolle ei kannata hankkia omaa, erillistä sovellusta. Projektiliiketoimintaa harjoittavan asiantuntijayrityksen työajanseurantaan suosittelemme Heeroksen PSA-toiminnanohjausjärjestelmää, jossa työajankirjaaminen ja -seuranta on helppoa ja sujuvaa. Lue lisää työajanseurannasta osana Heeros PSA-ohjelmistoa.
Heeros PSA on ratkaisu, joka sisältää käytännössä kaiken työajanseurannasta muihin projektinhallinnan ominaisuuksiin. Heeroksella voit seurata työaikaasi kohdistaen seurannan projektiin, aliprojektiin, tehtävää tai työlajiin. Heeroksen työajanseuranta on lisäksi integroitu laskutukseen, joten voit suoraan luoda laskuja työhön käytettyjen tuntien mukaan. Miksi valitsisit useita eri järjestelmiä kun saa kaiken tarvitsemasi yhdessä toiminnanohjausjärjestelmässä?
“Yrityksellämme oli aiemmin käytössään monta eri työkalua. Tästä syystä emme esimerkiksi saaneet 360°-näkymää tai ennustettavuutta liiketoimintaan. Heeros PSA on ratkaissut useita olennaisia ajanhallintaan liittyviä ongelmiamme. Järjestelmä yhdistää resursoinnin ja työajanseurannan yhdeksi integroiduksia työkaluksi… Heeroksen PSA on erittäin hyvä yritystyökalu. Se on kaiken lupaamansa arvoinen.” Henri Grönlund, CEO Cloud²
Jos yrityksesi toiminta on muuta kuin projektipohjaista asiantuntijaliiketoimintaa, Ontime-työaikaraportointi voi olla sopiva ratkaisu, joka on helppo integroida taloushallinnon muihin ohjelmistoihin.