Työajanhallinta & 5 syytä, miksi investoida ajanhallinnan sovellukseen

Haluatko seurata, mihin itse käytät aikasi tai mihin työntekijäsi käyttävät aikansa työpäivän aikana? Varsinkin tietokoneella työskennellessä keskittyminen saattaa välillä herpaantua ja tehokkuus kärsiä erilaisten häiriötekijöiden vuoksi, jolloin et ehkä ole yhtä aikaansaava kuin kuvittelet. Työajan käytön seuraaminen on yksi keino ymmärtää ja analysoida omaa sekä työntekijöiden tehokkuutta työpäivän aikana.

Joillekin yrityksille työajanseuranta on liiketoiminnan perusta. Miten muutoin laskutettavaa asiantuntijatyötä tekevät saisivat työtuntinsa mukaan asiakasprojektien laskutukseen? Esittelemme sinulle viisi tärkeintä syytä, miksi sinunkin yrityksellä pitäisi olla työajanhallinnan sovellus, jolla seurata työajan käyttöä.  Puhutaan ensin kuitenkin hetki itse sovelluksesta: mikä se on ja miksi sinun pitäisi hankkia sellainen?

Työajanhallinnan sovellus parantaa projektinhallintaa

Projektinhallinta ilman ajanhallintaa voi olla tuskallista ja tehdä työnteosta toisinaan jopa kaoottista. Työajanhallinnan sovellus on tällaisessa tilanteessa yksinkertainen ratkaisu. Se kertoo, miten työntekijöiden potentiaalia hyödynnetään, kuinka hyvin resursseja käytetään ja millaisia ajanhallinnallisia ongelmia yrityksessä on.

Ajanhallintasovellukset ovat virtuaalisia työkaluja, joita voit käyttää monin eri tavoin. Yleensä niitä kuitenkin käytetään mittaamaan esimerkiksi tehtävään, projektiin tai sovellukseen käytettyä aikaa. Lisäksi kehittyneemmillä työkaluilla, kuten Heeroksen PSA-ohjelmistolla, voit maksaa palkan työtuntien perusteella ja luoda laskut sovitun mallin mukaan, esimerkiksi käytettyyn aikaan perustuen. Nämä ohjelmistot toimivat siis samalla myös laskutusohjelmina. 

Työajanhallinta auttaa sinua pitämään tiimisi perillä tärkeistä asioista, kuten projektiin liittyvistä tehtävistä ja niiden edistymisestä. Projektit jakautuvat yleensä pienempiin tehtäviin, jotka pitää mahdollisesti toteuttaa tietyssä järjestyksessä. Työajanseurantaohjelmissa koko tiimin ajanhallinta on yksinkertaisempaa ja kaikki tiimin jäsenet pääsevät myös näkemään, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä. Tiimin jäsenet näkevät, milloin tehtävä on aloitettu, kauanko sen tekemiseen menee aikaa ja milloin tehtävän on oltava valmis.

Työajanhallinnan sovellus on investointi kannattavuuteen

Nyt tiedämme, mistä ajanhallinnassa ja erityisesti työajanhallinnassa on kyse. Seuraavaksi voimme tutustua tarkemmin viiteen tärkeimpään asiaan, joiden vuoksi sinunkin kannattaisi investoida yrityksessäsi ajanhallinnan sovellukseen. Nämä viisi syytä säästävät sinulta aikaa, rahaa ja vaivaa.

1. Työajanhallinnan sovellus tukee työajan joustoja

On työtehtäviä, jotka vaativat joustavuutta työaikatauluihin. Esimerkiksi luovuus ei välttämättä synny kello kaulassa. Joustava työnteko on tuottavampaa ja työtehtävät saadaan vietyä loppuun. Joustavat työtunnit tuovat myös tutkitusti tehokkuutta työntekijöiden aktiivisuuteen.

Työajanhallinta voi auttaa esimerkiksi erilaisten projektien kohdalla: projektiin käytettyä aikaa voidaan seurata sovelluksen kautta. Työajan seuranta helpottaa, kun työntekijät tekevät töitä joustavina työtunteina perinteisen "kahdeksasta neljään" -mallin sijaan. Samoin saatat itse tai työntekijäsi voi toisinaan työskennellä kotoa käsin, lähteä työmatkalle tai tehdä töitä loma-aikoina.

Työajanhallinnan sovellus auttaa myös sinua ja tiimiäsi kommunikoimaan. Sisäisen viestinnän ansiosta kaikki ovat selvillä esimerkiksi siitä, miten eri projektit päivittyvät ja etenevät. Lisäksi pilvipalvelussa toimiva työajanhallintasovellus ja mahdollistaa, että tieto on aina käytettävissäsi. Hyvin rakennettu projektinhallintaohjelmisto, jossa on mukana ajanhallinnan ominaisuus, varmistaa reaaliaikaisen tiedonjaon tiimin kesken. Jokainen näkee, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä, mitä on jo tehty, kauanko tehtäviin on kulunut aikaa sekä mikä on koko projektin deadline.

Pilvipalveluna toimiva työajanhallinnan sovellus tekee tiimistä tehokkaan, auttaa seuraamaan tilannetta ja parantaa työntekijöiden aktiivisuutta. Etätyön yleistyttyä pandemian myötä, työajanhallinnan työkalu on entistäkin tärkeämpi. 

2. Työajanhallinta parantaa tiimin tuottavuutta 

Tiimin tehokkuus ja tuottavuus tavallisesti kasvaa, kun työntekijät tietävät heidän työskentelyään seurattavan. Käytännössä kyse voi olla esimerkiksi jonkinlaisesta omaa työntekoa seuraavasta sovelluksesta. Toisaalta pelkkä sosiaalinen paine tai yhdessä käytetty työajanhallinnan sovellus voivat ratkaista tilanteen.

Yritysten työajanhallinnan sovellus vaikuttaa positiivisesti siihen, miten työntekijät kokevat ja käsittävät oman työntekonsa ja ajankäyttönsä työaikana. Työntekijät ovat tietoisia myös siitä, että heidän tuottavuuttaan voidaan vertailla kollegoihin, jotka työskentelevät samankaltaisten tehtävien parissa. Näin voidaan saavuttaa eräänlainen sisäinen kilpailu työntekijöiden keskuudessa ainakin tuottavuuden osalta.

Myös työntekijät, jotka jäävät kilpailun kärjen ulkopuolelle, pystytään huomioimaan ja auttamaan heitä saavuttamaan yrityksen toivomat tavoitteet. Tällainen käyttäytyminen myös lisää luottamusta tiimin keskuudessa, mikä tietysti hyödyttää koko yritystä. Kukapa ei haluaisi tällaista kehitystä yritykseensä.

3. Työajanhallinnasta analytiikkaa, jolla voit optimoida liiketoimintaasi

Tiedätkö, mitä kukakin tekee yrityksessäsi? Mikä on työntekijöidesi käyttöaste? Mihin projekteihin uppoaa liikaa rahaa? Mitkä projektit ja asiakkuudet ovat kaikkein kannattavimpia? Nämä tiedot ja paljon muuta saat käyttämällä työajanhallinnan työkalua. Pystyt seuraamaan projektien etenemistä, niiden tilaa, työntekijöiden tehokkuutta ja heidän saavuttamia keskituntihintoja, laskutusta ja asiakkaidesi kannattavuutta.

Ajanhallinnan alustalla yritykset voivat hyötyä kaikesta analytiikasta ja raporteista, jonka palvelu tarjoaa. Yritys voi seurata projekti- tai työntekijäkohtaisesti, mitä on meneillään. Sekin selviää, mitkä projektit ovat ohittaneet parasta ennen -päiväyksensä tai jostain syystä viivästyneet. Kaikkea tätä dataa voidaan hyödyntää yhtiön työnkulkuun, projektien kustannuksiin ja resursointiin. Sovellus ja analytiikka helpottavat työnantajaa. Ilman ajanhallinnan työkalua samanlaista analytiikkaa ja optimointia on todella hankala saavuttaa.

4. Vähennä sosiaalisen median käyttöä työajalla

Kaikilla on jonkinlainen sosiaalisen median tili – ja ainakin se yksi oma suosikki. Oikeastihan keskivertokäyttäjällä on viisi sosiaalisen median tiliä, ja se on yllättävän monta! Käytössä voi olla Facebook, X (eli entinen Twitter), Instagram, Jodel, Tinder, BeReal, LinkedIn eli sosiaalisen median vaihtoehdoista jokaiselle löytyy jotakin. Sometus on addiktoivaa: ihmiset ovat riippuvaisia myös sosiaalisesta mediasta. Toiset päivittävät tilille jatkuvasti uutta sisältöä. Osa selaa muiden käyttäjien päivityksiä jopa huomaamattaan ja havaitsematta ajankulua. Työnantajan näkökulmasta asiaa katsoo tietysti hieman eri tavalla. Työntekijöilleen ei halua maksaa siitä, että heidän huomionsa on sosiaalisessa mediassa aina viiden minuutin välein työnteon sijaan. Vai mitä mieltä itse olet?

Toki on hetkiä, jolloin Facebook tai muu viestintäkanava voi olla tärkeä kommunikoimiseen myös työajalla. Toisinaan henkilökohtaisia viestejä ei pysty ohittamaan. Ehkä saat kesken työpäivän Tinder-viestin tai saat It's a Match! -ilmoituksen, ja kiinnostavalle henkilölle on vain vastattava. Ja se voi olla ihan ok! Samoin työtä on hyvä tauottaa, ja joillekin meistä tauko somen äärellä on hyvä, vaikka suosittelisimme kyllä kahvikupposta kollegan kanssa. Tilanne muuttuu ongelmalliseksi, kun viestittelystä työajalla tulee tapa.

Usein emme edes tajua, kuinka paljon aikaa menee hukkaan sosiaalisen median parissa tai suunnatessa huomion muihin asioihin, jotka eivät liity työhön. Työntekijät saattavat selata sosiaalista mediaa tai surffata internetissä jopa huomaamattaan. Tiesitkö, että jopa 67 % työntekijöistä seuraa sosiaalista mediaa ja muiden päivityksiä työajalla? (Lähde: Sprout Social).  Sosiaalisen median selaaminen on ymmärrettävää tiettyyn pisteeseen asti, muttei se missään tilanteessa kovin tehokasta ole.

Yksi ratkaisu sosiaalisen median ongelmaan on käyttää työajanhallinnan sovellusta, esimerkiksi Heeroksen PSA-ohjelmistoa, jossa työajanseuranta on yksi monista toiminnoista. Työtuntien kirjaus tuo työyhteisöön myös positiivisen vaikutuksen: työntekijät haluavat keskittyä ja olla tehokkaampia, vaikkei heitä suoranaisesti valvota. Älä siis viivyttele, vaan tartu työajanhallintaan jo tänään ja aktivoi työntekijäsi uudelle tasolle.

5. Työajan seuranta vähentää surffailua internetissä

On tilanteita, joissa viihteellinen surffailu internetissä voi auttaa työntekijää keskittymään työhönsä paremmin. Jos työntekijä on esimerkiksi tehnyt pitkään töitä yhden ison projektin parissa, voi tauko ja muutaman minuutin nettiselailu auttaa nollaamaan ajatukset. Sen jälkeen pystyy taas keskittymään uuteen tehtävään. Aina ole haitaksi, jos työntekijä päätyy lukemaan uutisia tai blogipostausta kesken työpäivän.

Internetin selailu on verrattavissa sosiaalisen median käyttöön, mutta silti kyse on omanlaisesta ongelmasta. Kaikki tietävät, miten helppoa on uppoutua internetin syövereihin. Ensin tarkistaa nopeasti yhden asian. Sitten huomaakin kiinnostavan linkin tai uutisotsikon – ja taas uuden. Kierre on valmis. Ja se jatkuu ja jatkuu. Lopulta ennen kuin työntekijäsi huomaakaan, hän on viettänyt jopa tunteja työpäivästään päämäärättömästi internetissä. Internetin selailu tappaa aikaa, mutta hukkaa myös yrityksen rahoja ja resursseja.

Työajanhallinnan sovellus auttaa aktivoimaan työntekijöitä ja vähentää internetin selailuun kuluvaa aikaa. Voit sovelluksen avulla seurata työntekijäsi aktiivisuutta ja aikaa, jonka hän käyttää tehtäviinsä - esimerkiksi asiakkaalta laskutettavaan työhön tai sisäisiin projekteihin.

Työajanhallinta luo pohjan asiantuntijayrityksen kannattavuudelle

Työajanhallinnan sovellus vaikuttaa positiivisesti tiimin tuottavuuteen, lisää luottamusta ja vähentää aikaa, jonka saattaisi tuhlata sosiaaliseen mediaan tai ihan vain internetin selailuun. Lisäksi ajanhallinnan sovelluksella pääset tarkastelemaan yksityiskohtaisesti ja kokonaisuudessaan yrityksen toimintaa, projekteja ja työntekijöiden tehokkuutta. Bonuksena näet analytiikan, jonka avulla voit optimoida yrityksen toimintoja tuottavammaksi. Työajanhallinta tarkentaa tehtyjä työtunteja, asiakkaiden tai projektien laskuttaminen helpottuu ja jopa palkanmaksu onnistuu sovelluksen kautta aina todellisten tuntien mukaan. Lisäksi työajanhallinta pitää yllä tiimin tuottavaa ja tehokasta työskentelytapaa.

Erilaisia ajanhallinnan sovelluksia ja projektinhallinnan työkaluja on olemassa varsinkin pienille ja keskisuurille yrityksille lukematon määrä. Jokainen löytää varmasti sellaisen sovelluksen, joka tukee omaa liiketoimintaa parhaiten. On pilvipalvelussa toimivaa työajanhallintaa, projektipohjaista työajanhallintaa tai työntekijälle kohdistettuja sovelluksia. Niitä todellakin riittää! Olet kuitenkin ainoa, joka voi päättää, minkälainen ratkaisu palvelee omia ja yrityksesi tarpeita parhaiten. Ehkä useat eri ohjelmistot korvaava toiminnanohjausjärjestelmä kuten asiantuntijayrityksen Heeros PSA voisi olla teidän valinta? 

Kuinka työtuntisi jakautuvat omassa yrityksessäsi? Oletko niin tehokas kuin kuvittelet? Kokeile Heeroksen PSA-ohjelmiston tarjoamaa työajanhallinnan sovellusta ja selvitä, kuinka paljon hyötyä ohjelmasta on sinulle! Työntekijän työajanhallinnan seuraaminen todennäköisesti kasvattaa liiketoimintaasi.