Isoin ja aikaa vievin haaste kirjanpidon virheissä on yleensä selvittää, mitä tulee korjata ja miten se tehdään oikein. Lisäksi on tärkeää varmistaa, että verotus menee oikein. Taloushallinnon sähköistymisen ja automaation yleistymisen myötä kirjanpitäjän työ onkin muuttunut enemmän tarkastajan rooliin perinteisen kirjaamisen ja tilinpäätöksen laatimisen sijaan. Yhä suurempi osa kirjanpidon rutiinitehtävistä hoituu automaattisesti, ja kirjanpitäjän tehtävänä on varmistaa, että kirjanpito on lain ja vaatimusten mukainen.
Seuraavassa tarkastelemme yleisiä kirjanpitoon liittyviä virheitä ja sitä, miten niiltä voi välttyä.
Yksi yleisimmistä virheistä on tapahtumien kirjaaminen liian myöhään tai niiden unohtaminen kokonaan. Esimerkiksi ostolaskujen, myyntilaskujen tai pienten kulujen, kuten matka- tai toimistokulujen kirjaamatta jättäminen voi aiheuttaa epätarkkuutta yrityksen taloustilanteen arvioinnissa.
Ratkaisu: Vältä tämä virhe ottamalla käyttöön säännöllinen kirjausrutiini ja käyttämällä automatisoituja taloushallinnon työkaluja, jotka helpottavat kirjanpitoprosessin hallintaa ja muistuttavat tärkeistä kirjauksista.
Tositteet ovat kirjanpidon perusta, ja niiden puuttuminen tai virheellinen tallentaminen johtaa ongelmiin tilinpäätöksessä ja verotuksessa. Puuttuvat tositteet tekevät kirjanpidosta epäluotettavaa ja ne voivat aiheuttaa vakavia seurauksia tarkastuksissa.
Ratkaisu: Varmista, että kaikki liiketapahtumat tuetaan asianmukaisilla tositteilla ja että tositteet säilytetään lain vaatimalla tavalla, esimerkiksi digitaalisessa muodossa pilvipalvelussa.
Arvonlisäveron virheellinen käsittely on tyypillinen kirjanpidon virhe, joka voi johtaa ylimääräisiin maksuihin tai viivästyksiin. Alv:n väärinlaskenta, kuten virheelliset vähennykset tai arvonlisäveron unohtaminen kokonaan, aiheuttaa helposti tarpeettomia kustannuksia.
Ratkaisu: Tarkista alv-laskenta huolellisesti ja hyödynnä taloushallinnon ohjelmistoja, jotka osaavat laskea arvonlisäveron automaattisesti. Myös kirjanpitoammattilaisen käyttö auttaa välttämään tämän tyyppisiä virheitä.
Virheellinen tai sekava tilikartta voi vaikeuttaa liiketapahtumien seurantaa ja tilinpäätöksen laatimista. Esimerkiksi kulujen kirjaaminen väärille tileille saattaa antaa virheellisen kuvan organisaation taloudellisesta tilanteesta.
Ratkaisu: Suunnittele tilikartta huolellisesti ja varmista, että se heijastaa organisaation toiminnan tarpeita. Selkeä ja johdonmukainen tilikartta helpottaa kirjanpidon hallintaa ja auttaa välttämään sekaannuksia. Kannattaa myös harkita valmiin tilikartan, esim. Liikekirjurin, käyttöä. Kannattaa myös tarkastaa, minne vastaavat kulut/tuotot on aiemmin kirjattu.
Palkkoihin liittyvät virheet ovat yleisiä erityisesti pienissä yrityksissä, joissa kirjanpito hoidetaan ilman ulkopuolista apua. Virheellinen palkkojen kirjaaminen voi johtaa virheisiin lakisääteisissä ilmoituksissa ja jopa aiheuttaa maksuseuraamuksia.
Ratkaisu: Hyödynnä palkanlaskentaan erikoistuneita ohjelmistoja, jotka auttavat varmistamaan tietojen oikeellisuuden ja helpottavat palkkojen kirjaamista kirjanpitoon. Myös ulkoistaminen ammattilaiselle voi olla hyvä ratkaisu.
Pääkirjan ja reskontran täsmäyttäminen on olennainen osa kirjanpidon luotettavuutta. Virheet näissä täsmäytyksissä voivat johtaa epätarkkuuksiin ja antaa väärän kuvan organisaation taloudellisesta tilanteesta.
Ratkaisu: Täsmäytä kirjanpito aina kuukausittain tai niin usein kun kirjanpitoa tehdään. Tee täsmäytys aina vähintään tiliotteen summan ja osakirjanpitojen raporttien ja pääkirjan välillä. Säännöllinen täsmäyttäminen auttaa varmistamaan, että kaikki tapahtumat on kirjattu oikein.
Palveluyritys unohti kirjata yhden myyntilaskun kirjanpitoon kiireisen sesongin aikana. Tämä johti siihen, että yrityksen liikevaihto näytti pienemmältä kuin se todellisuudessa oli, mikä vaikutti myös kassavirran ennustamiseen. Virhe huomattiin vasta tilinpäätöksen yhteydessä, jolloin kirjanpitäjä joutui tekemään korjaukset ja ilmoitus verottajalle viivästyi.
Ratkaisu: Yritys otti käyttöön laskutusohjelmiston, joka synkronoituu kirjanpidon kanssa, jotta kaikki myyntilaskut kirjautuvat automaattisesti ilman viiveitä.
Konsulttiyritys ei ollut kirjannut eräitä matkakuluja, koska työntekijät eivät toimittaneet tositteita ajoissa. Tämä johti siihen, että kulut jäivät tilinpäätöksestä pois, mikä vaikutti yrityksen tulokseen. Kulujen puuttuminen loi myös väärän kuvan yrityksen kannattavuudesta, mikä aiheutti huolta johdolle.
Ratkaisu: Yritys otti käyttöön ohjelmiston, joka mahdollistaa matkalaskuihin liittyvien tositteiden nopean ja vaivattoman toimittamisen. Näin kaikki kulut saadaan kirjatuksi ajallaan.
Rakennusalan yrityksessä tehtiin virhe alv-vähennyksissä, kun erästä hankintaa käsiteltiin virheellisesti verollisena, vaikka sen olisi pitänyt olla veroton. Tämä johti siihen, että verottaja huomautti asiasta tarkastuksen yhteydessä, ja yritykselle määrättiin ylimääräisiä maksuja sekä viivästyskorkoja.
Ratkaisu: Yritys palkkasi kirjanpitäjän, jolla on erityisosaamista rakennusalan alv-käsittelystä, ja otti käyttöön taloushallinnon ohjelmiston, joka tarkastaa alv-laskennan automaattisesti.
Kirjanpidon virheet eivät ole tavattomia ja niitä voi vähentää merkittävästi huolellisella suunnittelulla, tehokkailla rutiineilla ja nykyaikaisten taloushallinnon ohjelmistojen avulla.
Heeros tarjoaa moderneja taloushallinnon ohjelmistoja, mukaan lukien Kirjanpito. Kirjanpitoon liittyvissä asiakysymyksissä kannattaa kääntyä tilitoimiston tai jonkun asiantuntijatahon, kuten Taloushallintoliiton, puoleen.
Tässä muutama vinkki lisälukemiseksi:
💎 Heeros kirjanpito on kirjanpito-ohjelma tilitoimistolle. Lue lisää!