Sähköinen taloushallinto pk-yrityksessä - mitä, miksi ja miten?

Sähköinen taloushallinto - mitä se on

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yrityksen talousprosessien hoitamista digitaalisilla välineillä ja automatisoinnin avulla, käytännössä ohjelmistoilla. Taloushallinnon prosesseja ovat muun muassa kirjanpito, laskutus, ostolaskujen käsittely, palkanlaskenta ja raportointi. Yksittäiset ohjelmistot eivät vielä tee taloushallinnosta aidosti sähköistä. Hyötyjen maksimointi edellyttää, että eri kokonaisuudet keskustelevat saumattomasti keskenään ja pelaavat samaa peliä samoilla säännöillä.

Aidosti sähköinen taloushallinto ei ole vain kertaluonteinen päivitys järjestelmiin – se on jatkuva prosessi, joka kehittyy yrityksen tarpeiden ja toimintaympäristön muuttuessa. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa automaation, tehokkaamman tiedonhallinnan ja paremmat työkalut päätöksentekoon, mutta se vaatii myös sitoutumista jatkuvaan kehitykseen ja prosessien optimointiin.

Sähköisen taloushallinnon keskeiset käsitteet

Sähköiseen taloushallintoon liittyy useita keskeisiä käsitteitä, jotka auttavat ymmärtämään sen toimintaa ja hyötyjä.

Sähköinen kirjanpito mahdollistaa paperittoman kirjanpidon, kun kaikki dokumentit tallennetaan ja käsitellään digitaalisesti. Tältä osin sähköistäminen on arkipäivää jo lähes kaikissa yrityksissä aivan pienimpiä lukuun ottamatta.

Verkkolaskutuksen avulla laskut voidaan lähettää ja vastaanottaa sähköisesti. Tämä vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa laskujen kiertoa sekä varmistaa sen, että laskutustiedot ovat aina oikein ja ajantasaiset. Kansainvälistä kauppaa käyville yrityksille verkkolaskutus on myös keino täyttää Euroopassa yleistyvät verkkolaskuvaatimukset.

Sähköinen reaaliaikainen raportointi tarjoaa aina ajantasaisen näkymän yrityksen taloudelliseen tilanteeseen tukien päätöksentekoa. Kun tietoja ei tarvitse siirtää paikasta toiseen, raportti muodostuu suoraan kirjanpidon tositteiden ja reskontratietojen pohjalta.

Integraatiot ja rajapinnat ovat olennainen osa sähköistä taloushallintoa. Niiden avulla taloushallinnon ohjelmistot keskustelevat paitsi keskenään, myös muiden liiketoiminnan järjestelmien, kuten toiminnanohjausratkaisun tai CRM-ratkaisun, kanssa muodostaen yhtenäisen kokonaisuuden.

Tekoäly ja koneoppiminen kiihdyttävät kovaa vauhtia kirjanpidon automaatioasteen nousua.

Sähköisen taloushallinnon hyödyt pk-yritykselle

Mitä sähköisempi ja automatisoidumpi taloushallinto, sitä enemmän pk-yritys voittaa.

Ensinnäkin, aikaa säästyy kun automatisoidut prosessit vapauttavat aikaa esimerkiksi kuittien manuaaliselta kirjaamiselta ja laskutuksen pyörittämiseltä. Taloushallinnon digitalisoituminen tarkoittaa myös virheiden vähentämistä, sillä automaatio poistaa inhimilliset erehdykset.

Toinen merkittävä hyöty on reaaliaikainen näkyvyys taloustietoihin. Päätöksenteon kannalta on elintärkeää, että avainhenkilöt pystyvät näkemään yrityksen taloudellisen tilanteen luotettavasti ja viiveettä. Sähköisen taloushallinnon myötä esimerkiksi kassavirran hallinta ja taloudellisen tilanteen seuraaminen helpottuvat merkittävästi.

Lisäksi sähköinen taloushallinto parantaa myös tietojen turvallisuuden hallintaa. Sähköiset järjestelmät helpottavat huomattavasti erilaisten paikallisten ja kansainvälisten vaatimusten täyttämistä.

Sähköisen taloushallinnon ohjelmistot

Markkinoilla on tarjolla monia erilaisia taloushallinnon ohjelmistoja, jotka helpottavat pk-yritysten arkea. Ohjelmistot voi karkeasti jakaa kolmeen kategoriaan, jotka palvelevat erilaisia yrityksiä ja tarpeita eri tavoin.

Ensimmäinen kategoria on ERP-ratkaisut (Enterprise Resource Planning), jotka yhdistävät taloushallinnon yrityksen muihin toimintoihin, kuten tuotannonahjaukseen ja varastonhallintaan. Näiden ratkaisujen etu on taloushallinnon saumaton integroituminen yrityksen muihin toimintoihin. Haittapuolia ovat hintalappu ja kankeus. ERP-järjestelmät Suomessa ovat melko yleisiä. 

Toisen kategorian muodostavat suomalaiset taloushallinnon kokonaisratkaisuja tarjoavat yritykset, kuten Heeros. Nämä tarjoavat kattavat ratkaisut erityisesti pk-yritysten tarpeisiin, tukien paikallista lainsäädäntöä ja toimintatapoja. Näiden ratkaisujen etuja ovat nopeampi käyttöönotto, joustavuus, ja yleensä myös hinta.

💶 Hintavertailu: Heeros, Netvisor ja Procountor

Kolmas kategoria on nk. best-of-breed -ratkaisut, jotka keskittyvät yhteen taloushallinnon osa-alueeseen, kuten laskutukseen tai palkanlaskentaan, tarjoten niissä parhaat mahdolliset ominaisuudet. Näitä voidaan käyttää erillisinä ratkaisuina tai osana laajempaa taloushallinnon kokonaisuutta.

Jotkut ohjelmistoyritykset, kuten Heeros, tarjoavat taloushallintoon sekä best-of-breed -ratkaisuja että niistä muodostuvaa modulaarista, tarvittaessa vaiheittain käyttöönotettavaa, kokonaisratkaisua.  

Esimerkkejä sähköisen taloushallinnon hyödyntämisestä pk-yrityksissä

Esimerkki 1: 10 henkilöä työllistävä insinööritoimisto

Pienelle insinööritoimistolle sähköinen taloushallinto on tuonut merkittäviä ajansäästöjä erityisesti laskutuksen ja projektien kustannusseurannan osalta. Aiemmin manuaalisesti hallitut projektit ja niiden laskutusprosessi ovat muuttuneet automaattisiksi, mikä on vähentänyt virheiden määrää ja nopeuttanut laskujen kiertoa. Tämä on vapauttanut henkilöstön aikaa asiakastyöhön, mikä on elintärkeää pienelle tiimille.

Ratkaisut: Heeros PSA + Procountor

Esimerkki 2: 80 henkilöä työllistävä kansainvälistä kauppaa tekevä teollisuusyritys

Isommassa, 80 henkilöä työllistävässä teollisuusyrityksessä sähköinen taloushallinto on mahdollistanut tehokkaan laskutuksen ja reaaliaikaisen raportoinnin, mikä on ollut erityisen tärkeää kansainvälisessä kaupassa. Integraatioiden avulla yrityksen eri toimipisteiden taloustiedot yhdistyvät saumattomasti, mikä antaa johdolle kokonaisvaltaisen näkymän yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Tämä on parantanut päätöksenteon tarkkuutta ja mahdollistanut nopeamman reagoinnin markkinamuutoksiin.

Ratkaisut: Heeros Myyntilaskut + Epicor ERP + Heeros ERP Connector

Esimerkki 3: viiden työntekijän tilitoimisto

Pienessä tilitoimistossa sähköinen taloushallinto on lisännyt tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Automatisoimalla asiakkaiden kirjanpitoa ja talousraportointia tilitoimisto pystyy palvelemaan asiakkaitaan nopeammin ja tarkemmin. Manuaalisen työn väheneminen on antanut työntekijöille enemmän aikaa keskittyä lisäarvopalveluihin. Lisäksi sähköinen taloushallinto on mahdollistanut entistä tarkemman seurannan ja raportoinnin.

Ratkaisut: Heeros Kokonaispaketti

Sähköinen taloushallinto - yhteenveto

Tässä artikkelissa olemme tarkastelleet, mitä sähköinen taloushallinto on ja miten se voi hyödyttää pk-yrityksiä. Kannattaa huomioida myös se, että sähköinen taloushallinto ei ole pelkkä teknologinen asia, vaan se on yrityksen toimintatapoihin ja prosesseihin kohdistuva kehitysaskel.

Esimerkit osoittavat, kuinka eri kokoiset yritykset ovat hyötyneet sähköistämällä taloushallintoaan — oli kyse sitten ajansäästöstä, virheiden vähentämisestä tai parantuneesta näkyvyydestä taloustietoihin. Sähköisen taloushallinnon ratkaisut ovatkin tänä päivänä välttämättömyys pk-yrityksille, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä ja kehittyä.