Sähköinen taloushallinto pk-yrityksessä - mitä, miksi ja miten?

Sähköinen taloushallinto – mitä se tarkoittaa?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yrityksen talousprosessien hoitamista digitaalisesti ohjelmistojen ja automaation avulla. Tähän kuuluvat muun muassa kirjanpito, laskutus, ostolaskujen käsittely, palkanlaskenta ja talousraportointi. Yksittäinen ohjelmisto ei kuitenkaan vielä tarkoita aitoa sähköistä taloushallintoa. Todelliset hyödyt syntyvät, kun eri järjestelmät keskustelevat keskenään saumattomasti ja tukevat yhtenäistä prosessia.

Sähköinen taloushallinto ei ole kertaluonteinen päivitys, vaan jatkuva kehityspolku. Se mukautuu yrityksen kasvuun ja muuttuviin vaatimuksiin. Digitaalinen taloushallinto mahdollistaa paremman tiedonhallinnan, automaation ja ajantasaisen näkymän yrityksen talouteen, mutta se edellyttää myös sitoutumista prosessien jatkuvaan kehittämiseen ja optimointiin.

Keskeiset käsitteet sähköisessä taloushallinnossa

Sähköinen taloushallinto koostuu useista toisiinsa liittyvistä osa-alueista, jotka yhdessä muodostavat tehokkaan ja läpinäkyvän talousprosessin.

Sähköinen kirjanpito tarkoittaa, että kaikki kirjanpitoaineisto tallennetaan ja käsitellään digitaalisessa muodossa. Tämä on jo arkipäivää suurimmassa osassa pk-yrityksistä – erityisesti niissä, joissa halutaan vähentää paperityötä ja nopeuttaa prosesseja.

Verkkolaskutus mahdollistaa laskujen sähköisen lähettämisen ja vastaanoton vähäisemmällä manuaalisella työllä. Tämä nopeuttaa laskujen kiertoa, vähentää virheitä ja varmistaa tietojen ajantasaisuuden. Lisäksi verkkolaskutus auttaa täyttämään Euroopassa yleistyvät verkkolaskuvaatimukset, mikä on erityisen tärkeää kansainvälisesti toimiville yrityksille.

Reaaliaikainen sähköinen raportointi antaa yrityksen päätöksentekijöille jatkuvasti ajantasaisen näkymän taloudelliseen tilanteeseen. Kun tietoja ei tarvitse siirtää paikasta toiseen, raportti muodostuu suoraan kirjanpidon tositteiden ja reskontratietojen pohjalta.

Integraatiot ja rajapinnat yhdistävät taloushallinnon ohjelmistot paitsi keskenään, myös muihin järjestelmiin, kuten ERP-ratkaisuun tai asiakkuudenhallintaan (CRM). Näin voi poistaa päällekkäisyyttä ja parantaa tiedon laatua koko organisaatiossa.

Tekoäly ja koneoppiminen nostavat automaation uudelle tasolle esimerkiksi kirjanpidossa, tunnistamalla toistuvia tapahtumia ja ehdottamalla oikeita kirjauksia AI:n avulla.

Miksi sähköinen taloushallinto kannattaa pk-yritykselle?

Mitä enemmän taloushallintoa voi automatisoida, sitä suuremmat hyödyt pk-yritykselle syntyvät, erityisesti ajansäästössä ja virheiden vähentämisessä.

Automatisoidut prosessit, kuten laskujen käsittely ja kuittien kirjaus, vapauttavat aikaa. Samalla inhimilliset virheet vähenevät, kun tiedot siirtyvät järjestelmien välillä automaattisesti ja tarkasti.

Reaaliaikainen näkymä taloustietoihin on toinen keskeinen etu. Esimerkiksi kassavirran hallinta helpottuu, kun taloustietoihin pääsee käsiksi milloin tahansa ilman viiveitä tai manuaalista tietojen yhdistelyä. Tämä tukee nopeaa ja faktoihin pohjautuvaa päätöksentekoa.

Sähköinen taloushallinto parantaa myös tietoturvaa ja auttaa vastaamaan viranomaisvaatimuksiin sekä Suomessa että kansainvälisesti. Sähköiset järjestelmät helpottavat huomattavasti erilaisten paikallisten ja kansainvälisten vaatimusten täyttämistä, esimerkiksi raportointivelvoitteissa.

Millaisia ohjelmistoja sähköiseen taloushallintoon on tarjolla?

Markkinoilla on tarjolla monia erilaisia taloushallinnon ohjelmistoja, jotka helpottavat pk-yritysten arkea. Ohjelmistot voi karkeasti jakaa kolmeen kategoriaan, jotka palvelevat erilaisia yrityksiä ja tarpeita eri tavoin.

ERP-järjestelmät (Enterprise Resource Planning) yhdistävät taloushallinnon muihin liiketoiminnan osa-alueisiin, kuten tuotantoon tai varastoon. Etuna on kokonaisvaltainen hallinta, mutta haittana usein korkea hinta ja käyttöönoton monimutkaisuus. ERP-järjestelmät Suomessa ovat melko yleisiä, erityisesti suuremmissa yrityksissä.

Toiseen ryhmään kuuluvat kotimaiset kokonaisratkaisut, kuten Heeros. Nämä ohjelmistot on suunniteltu pk-yritysten tarpeisiin: ne tukevat suomalaista lainsäädäntöä, mahdollistavat nopean käyttöönoton ja tarjoavat joustavuutta. Myös hinta on yleensä näiden ratkaisujen etu verrattuna monimutkaisiin ERP-projekteihin.

💶 Vertailu: Heeros, Netvisor ja Procountor

Jotkut ohjelmistoyritykset, kuten Heeros, tarjoavat taloushallintoon sekä best-of-breed -ratkaisuja että niistä muodostuvaa modulaarista, tarvittaessa vaiheittain käyttöönotettavaa, kokonaisratkaisua.  

Esimerkkejä sähköisen taloushallinnon hyödyntämisestä pk-yrityksissä

Esimerkki 1: 10 hengen insinööritoimisto

Insinööritoimisto tehosti projektien laskutusta ja kustannusseurantaa sähköisellä taloushallinnolla. Aiemmin käsityönä hoidetut prosessit automatisoitiin, mikä nopeutti laskujen kiertoa ja vähensi virheitä. Henkilöstö pystyy nyt keskittymään asiakastyöhön – mikä on elintärkeää pienessä organisaatiossa.

Ratkaisut: Heeros PSA + Procountor

Esimerkki 2: 80 hengen kansainvälinen teollisuusyritys

Isommassa, 80 henkilöä työllistävässä teollisuusyrityksessä sähköinen taloushallinto on mahdollistanut tehokkaan laskutuksen ja reaaliaikaisen raportoinnin, mikä on ollut erityisen tärkeää kansainvälisessä kaupassa. Integraatioiden avulla yrityksen eri toimipisteiden taloustiedot yhdistyvät saumattomasti, mikä antaa johdolle kokonaisvaltaisen näkymän yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. Tämä on parantanut päätöksenteon tarkkuutta ja mahdollistanut nopeamman reagoinnin markkinamuutoksiin.

Ratkaisut: Heeros Myyntilaskut + Epicor ERP + Heeros ERP Connector

Esimerkki 3: viiden hengen tilitoimisto

Pienessä tilitoimistossa sähköinen taloushallinto on lisännyt tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Automatisoimalla asiakkaiden kirjanpitoa ja talousraportointia tilitoimisto pystyy palvelemaan asiakkaitaan nopeammin ja tarkemmin. Manuaalisen työn väheneminen on antanut työntekijöille enemmän aikaa keskittyä lisäarvopalveluihin. Lisäksi sähköinen taloushallinto on mahdollistanut entistä tarkemman seurannan ja raportoinnin.Ratkaisut: Heeros Kokonaispaketti

Yhteenveto: sähköinen taloushallinto pk-yrityksen tukena

Sähköinen taloushallinto ei ole vain teknologiahanke – se on strateginen askel kohti tehokkaampaa ja läpinäkyvämpää talousjohtamista. Se tuo pk-yrityksille ajansäästöä, tarkkuutta ja parempaa päätöksentekoa.

Esimerkit osoittavat, että sähköistämällä taloushallintonsa yritys voi vähentää manuaalista työtä, minimoida virheitä ja saada reaaliaikaisen näkymän talouteen. Nykyaikaiset ratkaisut, kuten Heeros, mahdollistavat vaiheittaisen siirtymän sähköiseen taloushallintoon – ilman raskaita projekteja tai turhia kustannuksia.

Jos yrityksesi tavoitteena on kasvu, kehittyminen ja hyvä kilpailukyky, sähköinen taloushallinto on fiksu ja välttämätön valinta.