Verkkolaskutuksella on erittäin monta etua PDF-tiedostojen ja paperilaskujen lähettämiseen verrattuna. Aloitamme kertaamalla, miten verkkolasku erottuu muista laskumuodoista ja miten verkkolaskuttaminen toimii. Verkkolaskutuksessa ohitetaan monet tarpeettomat vaiheet, kuten manuaalinen tietojen syöttö, tietojen tarkistus ja ohjelmasta toiseen hyppely.
Verkkolasku on lasku, jonka elinkaari on kokonaan digitaalinen, aina luonnista maksuun. Verkkolaskutuksessa laskutiedosto pysyy koko ajan niin sanotussa rakenteisessa tiedostomuodossa (eng. structured data). Käytännössä lasku sisältää sovittuja tietoja sovitussa muodossa eli digitaalisessa ja koneluettavassa muodossa. Verkkolaskua ei pidä sekoittaa esimerkiksi sähköpostin kautta lähetettyyn PDF-laskuun, joka on sähköinen lasku, vaikka sekin on tavallaan digitaalisesti käsiteltävä. Sen käsittelyssä on kuitenkin manuaalisia vaiheita, joita verkkolaskutuksessa ei ole. Verkkolaskuun verrattuna sähköpostin liitetiedostona lähetettävä lasku edustaa menneisyyttä.
Verkkolasku tarkoittaa yritysten välillä lähetettävää laskua, kun taas e-lasku tarkoittaa kuluttajalaskua. Verkkolaskutus vaatii yritykseltä mm. verkkolaskutusosoitteen, jonne lasku lähetetään. Kuluttaja voi vastaanottaa e-laskuja tehtyään e-laskusopimuksen verkkopankissaan. Sekin on mahdollista vain, jos laskuttava yritys on tehnyt laskuttajailmoituksen, jolloin tiedot ovat löydettävissä verkkopankeissa.
Verkkolasku on:
Verkkolasku ei ole:
Verkkolaskutuksessa tiedostomuodon on oltava sellainen, että vastaanottajan järjestelmä pystyy käsittelemään sen. EU-standardi EU16931 asettaa verkkolaskulle validointisäännöt, ja säännöt täyttävää laskumuotoa kutsutaan Eurooppa-normiksi. Peppol on tyypillisesti käytetty kansainvälisessä verkkolaskutuksessa. Lisäksi Suomessa laajasti käytetyt, XML-teknologiaan perustuvat verkkolaskuformaatit Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 vastaavat standardia eli ovat Eurooppa-normin mukaisia. Finvoice on suomalaisten pankkien kehittämä ja käyttämä formaatti. Ruotsissa yleisin formaatti taas on Svefaktura, Norjassa EHF.
Yleisiä verkkolaskun tiedostomuotoja ovat XML ja EDI. XML-tiedostomuoto on myös ihmisen luettavissa, kun taas EDI on pakattu tiedosto, jota vain kone voi lukea. Näistä usein XML on edullisempi vaihtoehto.
Verkkolaskuoperaattori on toimija, joka välittää verkkolaskut vastaanottajalle. Kun verkkolasku on tehty valmiiksi laskuttajan laskutusohjelmassa tai verkkolaskutuspalvelussa, se lähetetään välittäjän, eli verkkolaskuoperaattorin, kautta suoraan vastaanottajan järjestelmään.Verkkolaskujen vastaanotto tapahtuu siis suoraan yrityksesi käytössä olevassa ohjelmistossa. Vaihtoehtoisesti verkkolaskutiedoston voi ladata laitteelleen ja sieltä edelleen laskutusoperaattorin ohjelmaan. Verkkolaskuoperaattori on tavallaan verrattavissa Postiin puhuttaessa paperilaskutuksesta. Muiden verkkolaskutuspalveluiden tarjoajien lisäksi suomalaiset pankit välittävät verkkolaskuja.
Jokaisella verkkolaskun vastaanottajalla on myös oma verkkolaskuosoitteensa, jonne laskut lähetetään. Oman osoitteen saa operaattorin kautta, kun verkkolaskujen vastaanotto otetaan käyttöön. Voit tarkistaa suomalaisten yritysten verkkolaskuosoitteet lähes poikkeuksetta Verkkolaskuosoite.fi -sivustolta. Lisäksi yrityksen verkkolaskuosoitetiedoissa mainitaan käytössä olevan verkkolaskuoperaattorin operaattoritunnus tai toiselta nimeltään välittäjätunnus. Verkkolaskuosoite voi olla OVT-tunnus, IBAN-tunnus tai Verkkopalvelutunnus.
Suomessa vuonna 2020 voimaan tulleen verkkolaskulain mukaan palveluntarjoaja on velvoitettu laskuttamaan asiakastaan verkkolaskulla, mikäli näin pyydetään. Valtio ja kunnat ottavat vastaan vain Eurooppa-normin mukaisia verkkolaskuja.
2020-luvun aikana ympäri Eurooppaa on selvitetty, valmisteltu tai säädetty lakeja verkkolaskutuksen pakollisuudesta, eli niin kutsuttuja verkkolaskumandaatteja. Verkkolaskuvaatimukset Euroopassa voivat vaihdella sisällöltään hieman maittain, vaikkakin perustana on, että laskut tehdään Eurooppa-normia mukaillen.
Suomessa verkkolaskutus ja taloushallinnon digitalisaatio ovat jo pitkällä, mutta maakohtaisten vaihteluiden takia ei kannata tuudittautua siihen, että oma laskutusohjelma tai toiminnanohjausjärjestelmä sellaisenaan täyttää aina vaatimukset. Lisäksi laskujen lähettämisen lisäksi tulee huolehtia myös oman yrityksen kyvystä vastaanottaa vaatimusten mukaisia verkkolaskuja silloin, kun hankintoja tehdään verkkolaskutuksesta lain säätäneestä maasta. Saat vinkit eurooppalaisiin lakeihin valmistautumiseen blogistamme Käytännön opas: Näin valmistaudut verkkolaskulakien voimaantuloon.
Verkkolaskutusta hyödynnetään koko ajan enemmän ympäri maailmaa. Palveluja ja standardeja kehitetään sekä parannetaan. Näin ratkaistaan myös useat e-laskutukseen liittyvät haasteet. On kuitenkin muistettava, että verkkolaskutuksesta puhuttaessa etuja on haasteita enemmän. Se säästää aikaa ja energiaa laskutusprosessin jokaisessa vaiheessa.
Siirrytään seuraavaksi tarkastelemaan verkkolaskutusprosessin vaiheita, ja mitkä ovat verkkolaskutuksen edut muuhun laskutukseen verrattuna. Prosessin voi jakaa pariin päävaiheeseen: luomisvaihe sekä toimitus- ja vastaanottovaihe.
Kun käytät Excel- tai Word -laskupohjaa, sekä tietojen täyttäminen että ulkoasun muokkaaminen yrityksesi tarpeisiin sopivaksi vie aikaa. Laskutustiedot on kopioitava jostain, minkä jälkeen tallennat tiedoston PDF-muodossa, avaat sähköpostin, etsit oikeat yhteystiedot ja lähetät laskun. Vaihtoehtoisesti tulostat valmiin laskusi, laitat kirjekuoreen ja viet postiin. Kuulostaako tehokkaalta? Laskutusohjelma ja verkkolaskutus säästävät aikaa huomattavasti tuottavampaan työhön. Verkkolaskun lähettäminen on helppoa ja nopeaa - onnistuu muutamassa minuutissa.
Laskutusohjelmasta riippuen, voit sen avulla laskuttaa suoraan asiakastietojen tai vaikkapa tietyn projektin pohjalta, ja ohjelma täyttää yhteystiedot ja projektin työtunnit automaattisesti. Käyttäjäystävälliset työkalut helpottavat laskun muokkaamista tarpeidesi ja mielesi mukaiseksi. Exceliä, sähköpostia tai yhteystietosivustoja ei tarvitse avata laisinkaan. Käytännössä klikit ja hyppely ohjelmasta toiseen jää pois. Kun verkkolaskutat laskutusohjelmalla, lasku lähtee ohjelmastasi suoraan vastaanottajan ohjelmaan.
Jos lähetät asiakkaalle esimerkiksi PDF-tiedoston, asiakas hakee laskun sähköpostistaan, tarkastelee tietoja, vie laskun taloushallinto-ohjelmaansa ja maksaa sen manuaalisesti syöttämällä tai kopioimalla laskutiedot.
Vastaanottajallekin nopeampi ja sujuvampi vaihtoehto on lähettää verkkolasku. Lasku saapuu suoraan vastaanottajan ohjelman ostolaskuihin, jossa vastaanottaja voi tarkastella laskua sekä hyväksyä, maksaa ja arkistoida sen. Viive lähetyksestä saapumiseen on verkkolaskussa myös huomattavasti pienempi kuin esimerkiksi paperilaskuissa, jolloin maksukin voidaan saada aiemmin.
Verkkolaskutuksen aloittamiseen tarvitaan laskutusohjelma, sopimus verkkolaskuvälittäjän kanssa – joko suoraan operaattorin kanssa tai tilitoimiston kautta – verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus ja laskun vastaanottajan verkkolaskuosoite. Verkkolaskutus ei siis onnistu, jos vastaanottajalla ei ole valmiutta vastaanottaa verkkolaskuja.
Monissa PSA-ohjelmissa, eli asiantuntijayritysten toiminnanohjausjärjestelmissä, laskutusta täydennetään integroimalla verkkolaskukyvykkyys toisen ohjelman kautta. Tällöin laskutuskokonaisuudesta tulee saumaton ja asiantuntijayritysten tarpeita parhaiten palveleva. Esimerkkinä tällaisista yhdistelmistä ovat Heeros PSA:n ja Heeros Myyntilaskujen tai Heeros PSA:n ja verkkolaskuoperaattorin, kuten Baswaren, Ropo Capitalin tai Maventan, yhdistelmät.
Oletko valmis aloittamaan verkkolaskutuksen? Laskutusohjelman hankkiminen on ensimmäinen askel – ota meihin yhteyttä ja katsotaan, mikä ratkaisu sopii tarpeisiinne parhaiten!