Taloushallinnon prosessien kehittäminen – 5 vinkkiä

Talouspäättäjien rooli on enemmän kuin pelkkiä numeroita

Organisaatioiden talousjohdolta vaaditaan modernissa liiketoimintaympäristössä yhä enemmän. Reaaliaikaisuus ja sähköinen taloushallinto, yhä pidemmälle ulottuva ja tarkempi ennustaminen, liiketoiminnan parempi ohjaus ja digitaalisen taloushallinnon prosessien kehittäminen ovat vaatimuksia, joita yhä useampi talouspäättäjä kohtaa työssään. Pelkkä numeroiden hyvä tuntemus ei enää useinkaan riitä, vaan talouspäättäjiltä odotetaan merkittävää kontribuutiota yritysten liiketoimintaan, muutoksen johtamiseen ja kehityshankkeisiin sekä digitaalisuuden ja datan hyödyntämiseen organisaatioissa.

Miten navigoida menestyksekkäästi taloushallinnon vaatimusten viidakossa?

Ne talouspäättäjät, jotka ottavat itse aktiivisen roolin kehittämishankkeista, onnistuvat useimmiten parantamaan merkittävästi omaa ja yrityksen asemaa. Tavoitetila on tällöin myös selkeämpi ja realistisempi verrattuna hankkeisiin, joissa vaatimuslista annetaan tai kerätään muualta.

Taloushallinnon prosessien kehittäminen edistää tavoitteisiin pääsemistä. Kehittämishankkeisiin ryhtymistä ei kannata pelätä, sillä talouspäättäjän ei todellisuudessa tarvitse osata tai tehdä kaikkea itse. Tärkeämpää on talousjohdon kyky hyödyntää resursseja ja osaamista omaa tiimiä ja yritystä laajemmin. Myös järjestelmien digitalisointi ja saumaton integrointi sekä automatisoidut toiminnot tarjoavat aidon näkyvyyden liiketoimintaan ja ryhdittää päätöksentekoa kohti tulevaisuuden tavoitteita.

Taloushallinnon prosessien kehittäminen – 5 vinkkiä onnistumiseen

Haluan jakaa viiden vaiheen reseptin, jonka avulla me Heeroslaiset ja myös useat asiakkaamme ovat onnistuneet taloushallinnon kehityshankkeissa.

1. Aloita kartoittamalla ja analysoimalla organisaatiosi nykyiset prosessit ja kyvykkyydet
   
   Ota itse aktiivinen rooli ja selvitä nykytilanne sen heikkouksineen ja vahvuuksineen. Mitä järjestelmiä teillä on käytössä? Onko esimerkiksi vanha ERP-järjestelmä ja sen lisäksi erikseen taloushallinnon järjestelmiä laskutukseen ja kirjanpitoon? Mitä nämä maksavat? Osallista projektiin ihmisiä laajasti oman tiimin ulkopuolelta ja hyödynnä hiljaista tietoa esimerkiksi haastattelemalla organisaatiosi työntekijöitä. Pyri koostamaan kokonaisvaltainen kuva, jossa oleellisimmat prosessit, järjestelmät ja kyvykkyydet ovat kartoitettu. Voit hyödyntää tähän internetistäkin löytyviä malleja tai ottaa vaikkapa konsultin avuksi.

2. Tunnista ja priorisoi tärkeimmät kehityskohteet
   
   Kartoituksessa saatujen tulosten analysointi ohjaa näkemään nykyisten prosessien, järjestelmien ja organisaation kyvykkyyksien heikkoudet ja vahvuudet. Kehityskohteiden priorisoinnissa kannattaa huomioida ainakin aika- ja rahasyöpöt, riskien ja virheiden lähteet, heikon näkyvyyden alueet sekä asiat, joista lisäarvo jää mahdollisesti saamatta.
   
   Suositeltavaa on valita tarkkaan rajattu aihe, jota hankkeessa lähdetään ratkomaan. Kehityshankkeen priorisoinnissa tulisi luonnollisesti peilata saavutettavia hyötyjä asetettuja tavoitteita vasten. Kaikkea ei kannata yrittää kerralla, vaan pikemminkin laatia pidemmän aikavälin hankesuunnitelma tai tavoitteeseen pääsemiseksi roadmap, sopivan kokoisissa paloissa. Kehityskohteiden tunnistamisessa myös me järjestelmätoimittajat osaamme auttaa!

3. Aseta selkeä tavoite, jonka organisaatiosi voi allekirjoittaa
   
   Käytä riittävästi aikaa siihen, että tulevaisuuden tavoitetila on selkeä sinulle ja muille tärkeille sidosryhmille. Asetetut tavoitteet on hyvä kirjata ja miettiä jo alkuvaiheessa niiden seuraamiseen sopivat mittarit. Yksinkertaiset päätavoitteet toteutuvat usein tehokkaasti, jos koko organisaatio on niiden takana. Siksi tulee osata vastata myös kysymykseen: Miten hanke tuo lisäarvoa liiketoimintaan, muutenkin kuin esimerkiksi tehostamalla vain yhden osaston prosesseja tai luomalla kustannussäästöjä.

4. Resursoi hanke ja hyödynnä tarvittaessa sopivia kumppaneita
   
   Paraskaan suunnitelma ei onnistu, ellei sen toteutukseen ole varattu todellisia resursseja. Kaikkea osaamista ei välttämättä löydy yhdestä tiimistä, eikä monesti edes omasta organisaatiosta. Tunnista vaadittu osaaminen ja tee realistinen arvio hankkeen työmäärästä. Sitten vain kasaamaan sopivaa porukkaa, myös kumppaneita hyödyntäen.
   
   Mikäli kehityskohteiden listalle nousee järjestelmiin liittyviä asioita, kannattaa huomioida, että useilla järjestelmätoimittajilla on myös valtavasti prosessiosaamista ja monipuolista käytännön kokemusta erilaisista projekteista. Taloushallinnon prosessien kehittäminen onnistuu, kun mietittynä on oikeat kyvykkyydet, selkeät vastuut ja järkevä aikataulutus.

5. Varmista hyvä projekti- ja muutosjohtaminen arvon konkretisoimiseksi

   Usein kartoituksessa löytyy kehityskohteita monelta eri osa-alueelta, jolloin toteutuksen läpivienti on harvoin ihan helppoa. On hyvä varmistaa, että kehittämis- tai muutoshanketta johdetaan ammattimaisesti aina siihen asti, kunnes organisaatio todella toimii uuden mallin mukaisesti ja hyödyt voidaan todentaa. Hyötyjen todentamismahdollisuus tulee huomioida myös hankkeen välitavoitteissa, sillä vain konkreettinen hyöty luo lopullisen sitoutumisen organisaatiossa.

Lue myös Heeroksen talousjohtaja Juho Pakkasen mietteet kuinka ajantasainen talousraportointi tehostaa liiketoimintaa.