Työajanseurannalla on monta tehtävää. Selkeimmin työajanseuranta yhdistetään siihen, että sen avulla voidaan seurata työntekijän paikallaoloa. Tietoa tehdyistä tunneista tarvitaan myös palkkojen laskemiseen ja maksamiseen.
Työajanseurannalla on tärkeä rooli yrityksen monien muidenkin toimintojen seuraamisessa ja kehittämisessä. Työntekijöiden toteutuneet tunnit esimerkiksi eri projekteissa, eri työvaiheissa tai yrityksen eri osastoilla kertovat siitä, miten hyvin resursointi on osunut kohdalleen ja mihin asioihin pitää jatkossa kiinnittää huomiota henkilöresurssien suhteen.
Periaatteessa työajanseuranta voidaan toteuttaa vaikka taulukkolaskentaohjelmallakin. Reaaliaikaiset työajanseurantajärjestelmät ovat kuitenkin tulleet yritysten arkeen jäädäkseen, sillä niiden ansiosta työaikojen erittely ja laskenta hoituvat automaattisesti. Järjestelmän hinta suhteessa jonkin muun menetelmän käytöstä aiheutuviin työaikakuluihin on niin edullinen, että vanhoista tavoista on järkevää luopua.
Yksi pilvipalveluna toimivan työajanseurannan ehdottomista eduista on liikkuvuus. Se ei ole sidottu tiettyyn aikaan tai paikkaan, vaan sen käyttö onnistuu myös mobiililaitteilla. Tämä mahdollistaa työaikakirjausten reaaliaikaisuuden, josta seuraa hyötyjä kaikille osapuolille: työntekijälle, työnantajalle, koko yritykselle ja sen asioita hoitavalle taloushallinnon toimijalle.
Työajanseuranta on olennainen osa toiminnanohjausjärjestelmää ja projektinhallintaa. Voit tehostaa ajankäyttöäsi ja saada näin enemmän aikaiseksi.
Työntekijän kannalta ajateltuna tärkein työajanseurantajärjestelmän ominaisuus on varmasti helppous. Paras tilanne on sellainen, jossa työaikakirjausten teko onnistuu mahdollisimman vähällä vaivalla työn ohessa. Järjestelmän on myös oltava helppokäyttöinen, jotta tunnit tulevat merkattua ajantasaisesti ja oikein. Työajanseurantajärjestelmä, jota on miellyttävä käyttää, voi lisätä työnteon joustavuutta ja vaikuttaa myös työhyvinvointiin.
Pilvipalveluna toimiva Heeros PSA:n työajanseuranta täyttää kaikki edellä mainitut kriteerit. Työntekijälle se on selkeä käyttää, tunnit saa kerralla kirjattua osaksi oikeaa projektia eikä samoja tunteja tarvitse merkitä erikseen moneen paikkaan. Työntekijältä säästyy aikaa ja vaivaa, ja energian voi suunnata itse työntekoon.
Heeros PSA:n työajanseuranta kulkee aina työntekijän mukana, sillä se löytyy milloin vain nettiselaimella, joko tietokoneella tai mobiililaitteella. Seuraamalla tuntimerkintöjään työntekijä pysyy ajan tasalla siitä, kuinka paljon kuhunkin työhön on kulutettu tunteja ja kuinka paljon niitä vielä on varaa käyttää.
Ajantasainen työajanseuranta helpottaa myös työnantajan arkea. Hän tietää koko ajan, mihin työntekijöiden tunnit uppoavat ja kuinka paljon tunteja on kertynyt. Kun työajankirjauskäytännöt ovat selkeät, asiasta ei tarvitse muistutella eikä tietoja jouduta odottelemaan.
Nykyaikainen pilvipalveluna toimiva työajanseuranta mahdollistaa yrityksille monien toimintojen tehokkaamman hoitamisen. Kun on kyse yhtenäisestä järjestelmästä kuten PSA-toiminnanohjausjärjestelmä, jossa työajanseuranta on yksi osa kokonaisuutta, työaikatiedot ovat käytettävissä muussakin yrityksen hallinnassa.
Työajanseurannan kautta tiedot menevät kätevästi palkanmaksun käytettäväksi, ja säästytään turhilta välivaiheilta. Samalla varmistetaan tietojen luotettavuus ja vältytään inhimillisiltä virheiltä, kun tunnit tulevat suoraan järjestelmästä. Työajanseurannan kautta tunnit siirtyvät näppärästi myös kirjanpitoon.
Laskutuksen näkökulmasta helppokäyttöinen työajanseuranta on arvokas työkalu, jonka ansiosta jokainen tunti tulee laskulle ja laskutetuksi. Mitä helpompi työajanseurantaa on käyttää, sitä todennäköisemmin lyhyetkin projektiin käytetyt hetket tulevat merkityiksi muistiin ja kertyvät osaksi laskutusta. Tässä auttaa se, jos työajanseuranta ja laskutusohjelma ovat osa samaa ohjelmistoa tai vähintäänkin integroitu keskenään.
Heeroksessa on helppokäyttöisen työajanseurannan lisäksi kaikki muutkin työkalut, jotka yrityksen hallintaan tarvitaan: CRM-järjestelmä ja myynninhallinta, projektinhallinta, resursointi, laskutus ja raportointi sekä yhteisöllisyyden ja viestinnän työkalut. Kokonaisuus voidaan räätälöidä jokaisen yrityksen tarpeisiin valitsemalla sopiva paketti ohjelmistosta, ja erilaisten lisäosien sekä integraatioiden avulla Heeros PSA mukautuu täydellisesti jokaisen käyttäjän vaatimuksiin ja eri toimialoille.
Lue lisää Heeros PSA:n työajanseurannasta.
Jos et tarvitse kokonaisvaltaista toiminnanohjausjärjestelmää, jonka osana työajankirjaus on, vaan työajanseurannan erillisenä, katso vaihtoehtona Ontime-työaikaraportointi.
Kun yritys kasvaa tai tarpeet muuttuvat, versiota voi helposti päivittää toiseen. Kokeile Heerosta, niin näet sen toimivuuden oman yrityksesi käytössä!
