Kansainvälisen yrityksen taloushallinnon järjestelmät

Mitä kansainvälisen yrityksen kannattaa ottaa huomioon taloushallinnon järjestelmäviidakossa suunnistaessa?

Kansainvälistymisen asettamat haasteet taloushallinnon järjestelmille

Kun yritys lähtee kansainvälistymään, ovat taloushallinnon järjestelmät ja prosessit harvoin tärkeimpien kehityskohteiden joukossa. Usein päädytään tilanteeseen, jossa kustakin kohdemaasta hankitaan lokaaleihin tarpeisiin vastaava ohjelmisto sekä paikallinen taloushallinnon kumppani. Tämän seurauksena taloushallinnon prosessit rakentuvat jokaisessa maassa erilaisiksi. Eri maissa käytössä olevat järjestelmät eivät myöskään yleensä kommunikoi keskenään millään tasolla, joka aiheuttaa tiedon pirstaloitumista eri paikkoihin.

Useiden työkalujen ylläpito vaikeuttaa liiketoiminnan skaalaamista, sillä reaaliaikaista tilannekuvaa talouden tunnusluvuista on vaikea muodostaa. Tällöin myös raportointi on väistämättä työlästä ja aikaa vievää, sillä tietoa pitää koostaa useista eri lähteistä. Tämän seurauksena liiketoiminnan johtaminen vaikeutuu ja järjestelmistä johtuva sekavuus voi muodostaa jopa merkittävän esteen kasvulle.

Useiden ohjelmistojen käyttö aiheuttaa myös päällekkäisiä kustannuksia sekä hankinta- että ylläpitovaiheessa. Maakohtaisia työkaluja ei läheskään aina pystytä hyödyntämään täysimääräisesti ja samojen ominaisuuksien käytöstä joudutaan maksamaan usealla eri järjestelmätoimittajalle. Ohjelmistolisenssien lisäksi rahaa palaa myös erilaisiin käyttöönottoprojekteihin sekä henkilöstön jatkuvaan kouluttamiseen.

Mitä vaatimuksia kansainvälinen liiketoiminta asettaa taloushallinnolle?

Järjestelmäviidakon aiheuttamiin ongelmiin kannattaa reagoida jo hyvissä ajoin ennen, kuin niistä muodostuu kasvun ja kansainvälistymisen este. Tällöin keskeinen kysymys on: mitä vaatimuksia vision ja strategian toteuttaminen asettaa talouden saralla? Laadukas data, ajantasainen raportointi ja mahdollisuus reagoida muutoksiin ketterästi ovat tyypillisiä esimerkkejä kansainvälistä kasvua tavoittelevan yrityksen vaatimuksista.

Kun tavoitetila on saatu kirkastettua, on aika miettiä millainen taloushallinnon järjestelmä vastaa määriteltyihin vaatimuksiin mahdollisimman hyvin. Käytettävien järjestelmien määrä kannattaa pyrkiä minimoimaan, jotta taloushallinnon prosesseista saadaan yhtenäiset kohdemarkkinasta riippumatta. Mikäli esimerkiksi ostolaskujen käsittelyyn käytetään viittä toisistaan erillistä maakohtaista järjestelmää, syntyy tästä väistämättä turhaa sekavuutta ja kankeutta.

Järjestelmiä vertaillessa kannattaa myös arvioida järjestelmän kokoa ja laajuutta suhteessa omiin tavoitteisiin. Kun työkalujen käyttöaste saadaan pidettyä korkealla, ei makseta käyttämättä jäävistä ominaisuuksista. Prosessien ja rutiinien automaatioaste kannattaa mitoittaa oman liiketoiminnan näkökulmasta järkevälle tasolle. Esimerkiksi 100 laskun käsittelyyn ei välttämättä kannata rakentaa yhtä järeää automaatiota kuin tuhansille laskuille. Keskeistä on, että järjestelmät skaalautuvat oman liiketoiminnan vaatimusten mukaan.

Usein pelkkä järjestelmä ei yksin riitä kattamaan yrityksen tarpeita. On esimerkiksi varmistettava, että laskutus on paikallisen lainsäädännön mukaista. Tässä osaava järjestelmäkumppani osaa yhdistää sekä järjestelmätuntemuksen että asiantuntemuksen maakohtaisista asetuksista ja vaatimuksista.

Onnistuneen taloushallinnan järjestelmävalinnan hyödyt

Läpinäkyvyyden ja kontrollin varmistaminen

Kun taloushallinnon työkalut ovat yhtenäiset, tehostaa se osto- ja myyntireskontratiimien toimintaa. Tällöin esimerkiksi Invoice-to-cash ja invoice-to-pay -prosessit saadaan harmonisoitua maasta riippumatta.

Läpinäkyvyyden ja kontrollin näkökulmasta on myös keskeistä varmistaa, että talouspäättäjillä on pääsy reaaliaikaisen tiedon äärelle. Mikäli data on pirstaloitunut lukuisiin maakohtaisiin järjestelmiin, on tilannekuvaa vaikeaa saada haltuun.

Lue lisää:

Verkkolaskuvaatimukset Euroopassa - Katso maat ja tilanne
Käytännön opas: Näin valmistaudut verkkolaskulakien voimaantuloon

Kustannustehokkuuden ja kannattavuuden parantaminen

Kustannustehokkuuden ja kannattavuuden parantaminen kansainvälisen yrityksen taloushallinnossa vaatii oikein mitoitettua automaatiota ja järkevää palveluiden hallintaa. Esimerkiksi I2C (Invoice-to-Cash) ja I2P (Invoice-to-Pay) -prosessien keskittäminen yhteen paikkaan mahdollistaa prosessien sujuvamman hallinnan, yhtenäiset käytännöt sekä tietojen paremman hyödyntämisen.

Ohjelmistojen käyttöönoton nopeus on myös oleellinen osa kustannustehokkuuden ja kannattavuuden parantamista. Nopeampi käyttöönotto tarkoittaa nopeampia hyötyjä, vähäisempää häiriötä liiketoiminnassa sekä ketterää siirtymistä uusiin tehokkaampiin prosesseihin.

Lue lisää:

Ajantasainen talousraportointi tehostaa liiketoimintaa
Sähköinen ostolasku – helppo ja kustannustehokas laskujen käsittely

Sujuvat liiketoiminnan prosessit ja eri järjestelmien yhteispeli

Sujuvat taloushallinnan prosessit ja eri järjestelmien saumaton yhteispeli ovat muodostuneet ratkaiseviksi tekijöiksi yrityksen kilpailukyvyn varmistamisessa. Nykypäivänä mittavat ERP-hankkeet voidaan välttää modernien rajapintojen ja integraatioiden suunnitelmallisella hyödyntämisellä.

Ymmärrys integraatioiden kustannuksista, niiden määrän hallinta sekä oikean kumppanin valinta ovat kaikki tekijöitä, jotka vaikuttavat onnistumiseen taloushallinnon järjestelmäympäristössä. Kriittinen kysymys on, miten erilaiset järjestelmämuutokset ja -integraatiot saadaan tuottamaan arvoa mahdollisimman nopeasti. Eri järjestelmiä vertaillessa kannattaakin tutustua huolella niiden integraatiokyvykkyyksiin.

Lue lisää: ERP-muutoshankkeista arvoa nopeammin Finance First -mallilla