HAASTE
Aikaavievä manuaalinen myyntilaskujen käsittely ja arkistointi
Aiemmin Javasko Oy:n myyntilaskut tulostettiin paperille, postitettiin kirjekuoressa ja tallennettiin fyysisiin kansioihin.
RATKAISU
Tehokas sähköinen laskutus ja arkistointi Heeros integraation avulla
Nyt koko prosessi hoituu automatisoidusti muutaman napin painalluksella, parantaen tehokkuutta ja pienentäen kustannuksia.
Javasko Oy on hyödyntänyt Heeroksen automatisoitua sähköistä laskutusta vuodesta 2011 alkaen. Integraation avulla toteutettu myyntilaskutuksen automaatio suoraan ERP:stä sekä sähköinen arkisto tuovat Javaskolle konkreettisia hyötyjä.
Javasko Oy:llä on ollut vuodesta 2011 käytössä Heeroksen automatisoitu sähköinen laskutus. Myyntilaskut muodostetaan edelleen Lean ERP:ssä, mutta sähköinen laskutus hoituu Heeros-integraation ansiosta vain muutaman napin painalluksella, automatisoidusti ja paperilaskuja edullisemmin. Laskutusohjelman valinnalla on väliä. 
– Aiemmin rutiineihin kului paljon aikaa, sillä ERP:ssä muodostetut myyntilaskut tulostettiin paperille kaksin kappalein, yksi kuoritettiin ja lähetettiin kirjekuoressa postitse asiakkaille, toinen vietiin käsin mappeihin, muistelee Javaskon talouspäällikko Teija Liukkaala.
Sähköinen laskutus sai rinnalle automatisoidun arkistoinnin
Automatisoitu sähköinen laskutus innosti Javaskoa jatkamaan myyntilaskuprosessin kehittämistä, sillä laskujen arkistointi tehtiin edelleen käsin mappeihin. Käyttöön valittiin helppokäyttöinen Heeroksen sähköinen arkistointi. Nyt kaikki myyntilaskut ja kymmeniä tuhansia EDI-laskuja arkistoituu automaattisesti, eikä manuaalityötä enää tarvita. Myös Javaskon asiakirjat, kuten kirjanpidon raportit ja tilinpäätökset, ovat tallennettu Heeroksen sähköiseen arkistoon, josta ne ovat tarvittaessa nopeasti löydettävissä.
– Säästämme niin ajassa kuin paperi- ja mappikustannuksissa, eikä säilytystilaakaan ole tarvinnut hankkia enempää. Heeroksen sähköisen arkiston vahvuuksia ovat, että aineisto on yhdessä paikassa, turvallisesti tallessa lain edellyttämällä tavalla. Jos jotain pitää jälkikäteen tutkia, löytyy laskut ja muut asiakirjat helposti arkiston hyvien hakutoimintojen avulla. Lisäksi tilintarkastaja pääsee hänelle annetuin käyttöoikeuksin tarkastamaan aineistot suoraan sähköisestä arkistosta, missä ja milloin vaan, iloitsee Teija.
Automatisoitu sähköinen laskutus suoraan ERP:stä tuo konkreettisia hyötyjä
Taloushallinnon sähköistämisellä ja toiminnanohjauksen (ERP) integroinnilla on tärkeä rooli menestyvässä liiketoiminnassa. Integraation avulla toteutettu myyntilaskutuksen automaatio tuo myös Javaskon taloushallintoon konkreettisia hyötyjä. Sähköinen laskutus hoituu laskuttajan näkökulmasta kokonaan ERP:ssä, sillä toiminnanohjauksen yhteyteen integroitu laskutusautomaatio välittää laskut tarkastuksen jälkeen automaattisesti vastaanottajille.
– Sähköinen laskutus ja arkistointi on ehdottomasti nopeuttanut ja sujuvoittanut myyntilaskuprosessia. Automaatio on vähentänyt rutiinitöitä, jolloin on enemmän aikaa keskittyä asiakkaan tarpeisiin ja haasteellisiin työtehtäviin. Ja onhan paperimäärän merkittävästi vähentyessä sähköinen laskutus myös ekologinen teko, Teija muistuttaa.
Yhteistyö Heeroksen kanssa tuo varmuutta toimintaamme
Javaskon fokuksessa on pysyä ajan hermolla. Siinä sähköinen taloushallinto on avainasemassa, sillä prosessien tehostaminen ja automatisoitujen työvälineiden hyödyntäminen täysillä pitävät mukana kehityksessä ja tekevät työskentelystä mielekkäämpää.
– Voin hyvin suositella Heerosta, sillä Heeroksen arkistointi tuo helppokäyttöisyyden lisäksi myös varmuutta toimintaan. Lisäksi voimme luottaa siihen, että automatisoitu sähköinen laskutus hoitaa myyntilaskut mallikkaasti maailmalle, ja jos joskus harvoin laskun lähetyksessä ilmenee jotain poikkeavaa, saamme siitä tiedon Heeroksen operaattorikumppani OpenTextiltä. Sähköinen laskutus ja arkistointi mahdollistavat selkeitä säästöjä niin ajassa kuin rahassa, vakuuttaa Teija Liukkaala.
TIETOA ASIAKKAASTA
Javasko Oy on vuodesta 1986 toiminut keskiraskaan teknologiateollisuuden järjestelmätoimittaja, joka erikoistuu laajoihin laitekokonaisuuksiin. Yritys tarjoaa asiantuntevaa palvelua asiakkaiden yksilöllisiin tarpeisiin – olipa kyse protovalmistuksesta, yksittäistuotteista, massaräätälöidyistä tuotteista tai sarjatuotannosta. Konepajateollisuuden ja metallityön lisäksi Javaskon toimialoihin kuuluu metallin alihankintateollisuus, metalli- ja teräsrakenteet.