Olen vuosien aikana kokeillut lukemattomia erilaisia keinoja työajanseurannan jalkauttamisessa. Aikanaan aihe on ollut toistuvasti esillä kaiken maailman palaverissa. Prosessia kerrattiin ja parannettiin yhdessä työntekijöiden kanssa moneen otteeseen. Silti aina löytyi sekä niitä, joille tuntien kirjaaminen on vaikeaa, että niitä, jotka kirjaavat tunnit tarkasti ja ajallaan.
Monet saattavat ajatella, että työajan kirjaaminen on helppo tehtävä – yksi tai kaksi merkintää päivässä, ja se on siinä. Tämä onkin totta, jos voi keskittyä yhteen tai kahteen projektiin koko päivän. Esimerkiksi markkinointitoimistossa, vaikkapa tuotanto-AD roolissa, arki voi olla täynnä pieniä tehtäviä monien eri projektien ja asiakkaiden parissa. Jokaiselle tehtävälle on tehtävä oma kirjauksensa, mikä voi tehdä työajanseurannasta haastavaa ja aikaa vievää. Tässä auttaa säännöllinen rutiini. Varaa esimerkiksi 10 minuuttia päivän lopulta työajankirjauksiin tai tee kirjaus aina kun siirryt toiseen tehtävään.
Jos teillä laskutetaan asiakkailta asiantuntijoiden aikaa, työajanseurannan merkitys yrityksen liiketoiminnalle on kiistaton. Jos jokainen työntekijä laskuttaa vain vartin vähemmän päivässä, tämä kertyy vuodessa huomattavaksi summaksi, jonka puute näkyy viivan alla.
Viivan alla näkyvien eurojen lisäksi työajan kirjaaminen antaa arvokasta tietoa siitä, mihin aika todella menee – esimerkiksi onko kyseessä sisäinen työ vai asiakastyö, mitkä projektit ovat kannattavia ja myydäänkö projekteja oikeilla hinnoilla.
On tärkeää tunnistaa, mikä on omalle yritykselle sopiva työajanseurannan tarkkuus. Esimerkiksi pienimmillään omalla urallani työaikaa kirjattiin jopa viiden minuutin tarkkuudella, mikä ei jälkeenpäin ajateltuna ollut järkevää. Suositeltavampaa lienee laskuttaa esimerkiksi alkavan 15 minuutin, 30 minuutin tai tunnin mukaan. Ja muistakaa, että työajanseuranta ei ole mikrojohtamisen väline, eikä sitä tulisi sellaisena käyttää.
Asiantuntijayritysten pomoporras, kai te oivallatte työajanseurannan merkityksen? Työajanseurannan avulla voit esimerkiksi varmistaa riittävän hinnan myydylle työlle ja tehdä tulevia hintatarkistuksia. Myyttekö oikeaan hintaan, vai oletteko arvioineet projektien vaatiman työajan liian tiukalle? Pahimmillaan projekteista tulee kannattamattomia tai jopa tappiollisia, jos käytetty työaika tuplaantuu.
Kun työajanseuranta on toteutettu oikein, työtuntien laskutus on helppoa ja lisäksi asiakastunneista voi löytää lisälaskutusperusteita. Samoin voitte varmistaa laskutettavan ja sisäisen työn suhteen olevan kunnossa. Datasta ymmärrätte myös esimerkiksi mitkä asiakkaat ovat yrityksellenne kaikkein kannattavimpia ja missä teillä mahdollisesti on tyhjäkäyntiä.
Kaiken tämän lisäksi työajanseuranta on myös yksilön turva. Työntekijä voi helposti osoittaa esihenkilölleen, jos hän on yli- tai alikuormitettu. Työajanseuranta toimii siis myös työntekijän tukena kun keskustellaan ajankäytöstä. Dokumentoitu ajankäyttö - esimerkiksi kuinka paljon aikaa joku tietty projekti vaatii - ei ole enää mielipidekysymys.
Seuraavassa läpikäyn kymmenen vinkkiä, joilla voit kannustaa työntekijöitäsi työajanseurantaan. Keinoissa positiivinen lähestymistapa kannattaa pitää etusijalla. Työkalupakissa on hyvä olla myös keinoja puuttua tilanteisiin, jos työajanseuranta ei suju odotetusti.
Kerro työntekijöillesi konkreettisesti, miksi työajan seuranta on tärkeää yritykselle. Näytä, miten se vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen ja tulevaisuuden työllisyysmahdollisuuksiin. Jaa säännöllisesti tietoa siitä, miten työajanseuranta vaikuttaa projekteihin ja asiakaskannattavuuteen. Esimerkiksi tuntien laskutusaste, asiakkaan keskituntihinta ja myyntikate ovat hyödyllisiä KPI-lukuja, jotka kannattaa jakaa koko yrityksen kanssa. Vaikka nämä voivat aiheuttaa paineita, niiden säännöllinen käsittely auttaa sitouttamaan työntekijöitä työajanseurantaan.
Varmista, että teillä on selkeä prosessi ja ohjeistus työajanseurantaan. Käykää läpi, kuinka usein työaika kirjataan, millä tarkkuudella ja miten aika merkitään eri töille. Tarjoa tarvittaessa koulutusta ja tukea, kuten Q&A-sessioita, jotta kaikki ymmärtävät työajanseurannan kokonaisuuden. Uusien työntekijöiden huolellinen perehdytys on myös tärkeää.
Painota, että työajanseuranta on olennainen osa asiantuntijan työtä. Tämä ei ole vapaaehtoista, vaan se kuuluu jokaisen vastuulle. Työajanseuranta voi olla myös osa työsopimusta, jolloin sen merkitys korostuu entisestään.
Sido bonus- tai kompensaatiomallit työajanseurantaan. Työajan kirjaaminen voi näkyä suoraan asiantuntijan palkkapussissa, mikä voi lisätä yksilön motivaatiota. Voit myös käyttää erilaisia bonusmalleja tai muita kannustimia, kuten lahjakortteja, joilla palkitaan säntillisesti työaikansa kirjaavat työntekijät.
Joissakin työyhteisöissä leikkimieliset kilpailut voivat toimia kannustimina ja oikean toimintatavan opettajina. Palkitse esimerkiksi viikon paras laskutusaste tai kuukauden säntillisin työajankirjaaja. Tällaiset positiiviset keinot voivat olla erityisen hyödyllisiä, kun otetaan käyttöön uusi työajanseurantajärjestelmä.
Työajanseurannassa on tärkeää, että puutteisiin puututaan ajoissa. Jos työaikakirjaukset puuttuvat vaikka kahdelta viikolta, niiden muistaminen jälkikäteen on jo vaikeaa. Varmista, että prosessissa on selkeä seuranta ja vastuut. Puutu ongelmiin ajoissa.
Valitse käyttäjäystävällinen ohjelmisto, joka tekee työajanseurannasta helppoa. Erityisesti asiantuntijatyössä voi olla hyödyllistä, että ohjelmistossa on muitakin toimintoja, kuten projektinhallinta ja resursointi. Näin kirjatun työajan saa helposti laskutettua.
📚Lue lisää miksi kannattaa investoida työajanseurannan sovellukseen.
Työajanseuranta on johtamisen väline, mutta sitä ei tule käyttää mikrojohtamiseen. Keskustelkaa esihenkilön ja alaisen kesken esimerkiksi siitä, onko aika käytetty oikein, miten työt ovat sujuneet ja onko laskutettavien ja sisäisten tuntien suhde kohdallaan. Muistakaa kuitenkin, että nämä eivät saa olla ainoat keskustelunaiheet esihenkilön ja alaisen välillä.
Pyytäkää säännöllisesti palautetta työajankirjausprosessista ja tehkää tarvittaessa täsmennyksiä. Työntekijöiden palautteen huomioiminen parantaa sitoutumista ja luo fiilistä, että koko työyhteisöä kuunnellaan.
Työajanseuranta on tärkeä osa asiantuntijatyötä, ja sen asianmukainen toteutus vaatii selkeää prosessia, koulutusta ja sitoutumista. Kun työajanseuranta hoidetaan hyvin, se tukee yrityksen kannattavuutta, parantaa projektien hallintaa ja auttaa varmistamaan oikean hinnoittelun. Vaikka työajanhallinta saattaa tuntua aluksi työläältä, se on pitkällä aikavälillä välttämätön väline liiketoiminnan menestyksen varmistamiseksi. Muista lähestyä aihetta positiivisesti ja rakentavasti, niin että kaikki työntekijät ymmärtävät sen merkityksen ja sitoutuvat sen noudattamiseen.
📖 Lue mitä kaikkea työajanseurantaan liittyy.
Katso alta Heeroksen Digi-CSM Saaran video Heeros PSA:n työajanseurannan ominaisuuksista tai tutustu työajanseurantaan täällä.