Ostolaskuprosessi on prosessi, jossa hallinnoidaan yritykseen saapuvia ostolaskuja koko niiden elinkaaren ajan laskun saapumisesta sen arkistointiin saakka. Prosessin tarkoitus on pitää huolta siitä, että yrityksessä tarkistetaan ja maksetaan laskut oikein ja oikea-aikaisesti sekä huolehditaan tositteiden arkistoinnista myöhempää käyttöä ja raportointia varten. Ostoreskontralla viitataan yleensä ostolaskuprosessin vaiheeseen, jossa laskujen maksamista seurataan kokonaisuutena - ja laskut lopulta maksetaan.
Ostolaskuprosessi kattaa kaiken ostolaskuihin liittyvän laskujen saapumisesta, niiden tarkistamisesta, tiliöimisestä, hyväksymisestä maksamiseen ostoreskontrasta ja arkistointiin saakka. Prosessin hyvällä hallinnoinnilla vältetään turhat viivästyskorot sekä säilytetään hyvät suhteet tavarantoimittajiin ja muihin laskuttaviin kumppaneihin.
Ostolaskuprosessissa on lukuisia vaiheita. Se alkaa laskujen vastaanottamisesta, jatkuu niiden tarkistukseen, tiliöintiin, hyväksyntään, ostoreskontrassa seuraamiseen ja maksamiseen, kirjanpidon vienteihin ja lopulta tositteiden arkistointiin. Yksinkertaisimmillaan prosessi toimii seuraavien vaiheiden kautta:
Yllä mainitut vaiheet ovat kaikki keskeisiä koko prosessin tehokkuuden ja sujuvuuden varmistamisessa. Ostolaskuautomaatio mahdollistaa yrityksen tehokkaan laskujen käsittelyn, arkistoinnin ja raportoinnin. Lisäksi hyvä ostolaskuohjelmisto voidaan integroida muihin järjestelmiin, jolloin dataa voidaan yhdistää, analysoida ja hyödyntää kokonaisvaltaisesti päätöksenteon tukena.
Ostolaskuprosessi on mahdollista automatisoida hyödyntämällä erilaisia teknologisia ratkaisuja. Automatisoidussa prosessissa käytetään erilaisia teknologioita ostolaskujen hallinnointiin sekä käsittelyyn. Tiettyjen ohjelmistojen ja digitaalisten työkalujen käyttäminen mahdollistaa laskujen vastaanottamisen, tarkistamisen, tiliöinnin, hyväksymisen, kirjaamisen ja maksamisen sekä tositteiden arkistoinnin pitkälle automatisoidusti.
Myös tekoälyä voidaan tänä päivänä hyödyntää yhä tehokkaammin ostolaskuprosessissa. Heeroksen Ostolaskut -ohjelmistossa sitä hyödynnetään ostolaskujen käsittelyssä. Ostolaskujen käsittelyssä tekoäly toimii avustavana työkaluna, jolla voidaan helpottaa ja nopeuttaa prosesseja. Tulevaisuudessa tekoäly tulee todennäköisesti muuttamaan ostolaskujen prosessointia ja muokkaamaan käytettäviä prosesseja, mutta miten - se jää nähtäväksi.
Ostolaskuprosessin automatisointi tuo mukanaan useita erilaisia etuja organisaatiolle:
Ostolaskujen hoitaminen on keskeinen osa minkä tahansa organisaation taloushallintoa ja kirjanpitoa. Ostoreskontran hoidolla on suora vaikutus yrityksen taloustilanteeseen ja kassavirtaan.
Yrityksen tehdessä hankintoja, kuten tavara- tai palvelutilauksia, tavarantoimittajat lähettävät tuotteistaan tai palveluistaan laskuja. Ostolaskuja ei yleensä voida hyväksyä maksuun ennen kuin ne on tarkistettu ja niiden oikeellisuus on varmistettu. Ostolaskua tarkistettaessa tulee läpikäydä esimerkiksi laskun summa, sen maksuehdot, hankittujen tuotteiden tai palveluiden määrä sekä mahdollisesti sovitut alennukset tai lisämaksut.
Kun lasku on hyväksytty, se kirjataan kirjanpitoon. Hyväksytyt, mutta maksamattomat ostolaskut kirjataan taseeseen velkoina, jotta ne tulevat näkyviin yrityksen taloudellisessa tilanteessa. Jotta lasku voidaan kohdentaa oikein, kirjataan myös tarvittavat kustannuspaikat, tilit sekä mahdolliset muut tiedot.
Ostolaskut siirtyvät maksuvaiheeseen sen jälkeen, kun ne on hyväksytty ja kirjattu. Maksamalla laskut oikeaan aikaan sekä sovittujen maksuehtojen mukaisesti yritys varmistaa viivästyskorkojen välttämisen ja hyvän maksuhistorian säilyttämisen. Maksut on mahdollista suorittaa joko manuaalisesti tai automatisoidusti.
Viimeisenä vaiheena laskut arkistoidaan, jotta ne ovat saatavilla raportointia ja myöhempää tarkastelua varten.
Ostolaskuja seurataan myös käsittelyn jälkeen. Ostoreskontra kattaa maksamattomien laskujen tarkan seurannan sekä sen varmistamisen, että kaikki laskut on varmasti kohdennettu kirjanpidossa oikein. Organisaatiossa on tarpeen mukaan mahdollista luoda raportteja esimerkiksi ostolaskujen määrästä, niiden arvosta sekä maksuajoista ja muista merkityksellisistä kokonaisuuksista. Ostoreskontra on merkityksellinen yrityksen taloustilanteen raportoinnissa ja seurannassa sekä päätöksenteossa.
On tärkeää varmistaa, että ostolaskuprosessi toimii sujuvasti, sillä sen avulla voidaan identifioida mahdollisuuksia kustannussäästöihin sekä tehostaa yrityksen rahavirran hallintaa. Tehokkaan ostolaskujen käsittelyn ja ostoreskontran hoidon avulla yritys varmistaa, että se hallitsee liiketoimintansa kulut ja maksut asianmukaisesti ja varmistaa kirjanpidon oikeellisuuden ja tarkkuuden.
Hyvä ostolaskuohjelmisto tehostaa koko ostolaskutusprosessia ja ostoreskontran hoitoa. Ostolaskujen käsittelystä tulee sopivan ohjelmiston avulla tehokkaampaa sekä luotettavampaa.
Hyvän ostolaskuohjelmiston tulisi sisältää ainakin seuraavat ominaisuudet.
Hyvässä ohjelmistossa laskut voi ottaa vastaan sähköisesti. Tämä tekee niiden käsittelystä ja arkistoinnista entistä helpompaa ja tehokkaampaa. Manuaalinen työ vähenee ja laskut on mahdollista käsitellä entistä nopeammin, kun prosessi on sähköinen.
Tehokas ja nykyaikainen ohjelmisto osaa automaattisesti tunnistaa ja kerätä laskutiedot. Nämä pitävät sisällään esimerkiksi laskusumman, eräpäivän sekä palvelutarjoajan tiedot. Virheiden mahdollisuus pienenee ja käsittelyprosessi nopeutuu, kun toiminnot suoritetaan entistä automatisoidummin.
Ostolaskuohjelmiston tulisi tarjota mahdollisuus automatisoida ostolaskujen hyväksymisprosessi tai sen osia. Tämä auttaa poistamaan pullonkauloja hyväksymisketjussa sekä nopeuttaa päätöksentekoa.
On tärkeää, että käytetty järjestelmä integroituu saumattomasti organisaation käyttämiin muihin järjestelmiin, kuten kirjanpitoon. Näin tiedot ovat saatavilla oikeille henkilöille, oikeaan aikaan.
Hyvä ohjelmisto tarjoaa mahdollisuuden kirjata hyväksytyt ostolaskut automaattisesti organisaation käyttämään kirjanpito-ohjelmaan. Laadukas järjestelmä helpottaa laskujen kohdentamista oikein eri tileille ja kustannuspaikoille. Tiliöintiprosessia on mahdollista tehostaa entisestään sääntöpohjaisilla automaatioilla sekä tekoälyä hyödyntämällä.
Maksuprosessin tehokas hallinnointi on ensiarvoisen tärkeää ja hyvä ohjelmisto varmistaakin sen, että tämä onnistuu. Laadukkaan ohjelmiston avulla maksujen aikataulutus ja seuranta hoituvat hyvin ja laskujen oikea-aikainen ja oikein maksaminen varmistetaan.
Hyvä ostolaskuohjelmisto sisältää tai mahdollistaa riittävän raportoinnin. Näiden avulla on mahdollista muodostaa parempi kuva yrityksen taloustilanteesta sekä seurata laskujen käsittelytehokkuutta ja tarkkuutta.
Tietoturva-asioiden tulee olla kunnossa, jotta pystytään varmistamaan se, että arkaluontoiset tiedot, kuten toimittajien tiedot sekä rahaliikenne pysyvät turvassa ja suojattuna mahdollisilta väärinkäytöksiltä ja tietomurroilta. Tietoturvaseikat on huomioitu huolellisesti esimerkiksi Heeros Ostolaskut -ohjelmassa.
Ostolaskujen hoitaminen on keskeisessä roolissa yrityksen taloushallinnossa. Sujuvan ostolaskuprosessin ja hyvän ostoreskontran avulla on mahdollista varmistaa kassavirran hyvä hallinta sekä toimintojen kustannustehokkuus.
Jotta ostolaskuprosessia on mahdollista hallinnoida tehokkaasti, tulee käytössä olla asianmukaiset ohjelmistot, prosessit sekä tarvittavat henkilöstöresurssit. Hyvin hoidettu ostolaskuprosessi tukee yrityksen kannattavuutta sekä toiminnan tehokkuuden parantumista kulujen näkökulmasta. Hyvä ostolaskuohjelmisto on nykyaikainen ja tehokas ohjelmisto, jonka avulla prosesseja voidaan tehostaa ja saadaan arvokasta tietoa helposti ja nopeasti tukemaan yrityksen päätöksentekoa ostojen puolelta.
Heeros Ostolaskut -ohjelmisto tarjoaa tekoälyllä varustetun kokonaisuuden, joka mahdollistaa ostoreskontran tehokkaan, aikaa säästävän ja kustannuksiltaan maltillisen hoidon.
❓Solmussa reskontra-termien kanssa? Tsekkaa myös artikkelimme "Myyntireskontra - mikä, miten ja miksi?" sekä taloushallinnon sanaston sivu "reskontra".