Tulevaisuus voi vaikuttaa uhkaavalta, mikäli kirjanpito ja taloushallinto pyörivät vielä hyvin manuaalisen ja paperisen prosessin avulla. Muutos vaatii vähintään suunnittelua, uuden oppimista ja vanhasta irtipäästämistä, usein myös rahallista panostusta.
Sääntelyn lisääntyminen ja automaation epäsuora vaatiminen voi aiheuttaa myös loukkuja, joissa tekeminen käy liian työlääksi tai jopa mahdottomaksi ilman sähköisiä työkaluja. Esimerkkinä tästä on jo nyt se, että pankit eivät enää ota kaikkia asiakkaikseen. Ilman määrämuotoista sähköistä tiliotetta iso osa taloushallinnon automaatiosta jää yrityksen ulottumattomiin, mikäli yrittäminen ylipäänsä on mahdollista ilman pankkitiliä.
Verkkolaskumandaatit yleistyvät Euroopassa ja maailmalla. Yksi tekijä yleistymisen taustalla on se, että mandaatit on todettu toimivaksi tavaksi sähköistää yritysten taloushallintoa.
Verkkolaskumandaatteja on erilaisia, mutta yleisesti niissä on määritelty minkä standardin tai standardien mukaisia laskujen tulee olla, ja koskeeko mandaatti kaikkia vai vain tietyn kokoisia yrityksiä. Joskus maan veroviranomainen toimii myös laskujen välittäjänä. Joka tapauksessa verkkolaskujen määrä kansainvälisessä kaupassa kasvaa tulevina vuosina. Osittain verkkolaskujen etujen takia, osittain mandaattien myötä pakon sanelemana.
EU:ssa on meneillään arvonlisäveron digitalisointihanke, ViDA eli VAT in the Digital Age. Se ajaa yhtenäisiä verkkolaskuihin pohjautuvia arvonlisäverokäytäntöjä koko EU:n alueelle. Toteutuessaan ViDA mahdollistaa myös sen, että yritys saa hoidettua kaikki arvonlisäveroasiansa yhden maan portaalin kautta. Suomessa on puhuttu myös reaaliaikaisesta tai laskukohtaisesta arvonlisäveron ilmoittamisesta.
ViDA-hanke on käynnissä ja tulee todennäköisesti korvaamaan nykymuotoisen EU-myyntien ilmoittamisen arviolta vuoden 2030 paikkeilla. Aikataulut kuitenkin elävät ja tietosisällöt muuttuvat EU-maiden yhtenäistäessä toimitapojaan. ViDA:n mukainen laskukohtainen alv-ilmoittaminen saattaisi tarkoittaa käytännössä verkkolaskumandaattia.
Toinen tulossa oleva ainakin suuria yrityksiä koskeva vaatimus on rakenteisen tilinpäätöksen laatiminen. Inline XBRL tai iXBRL on tilinpäätöksen muoto, joka on samaan aikaan sekä ihmisen luettavissa että konekielinen ja rakenteinen. Tiedostossa on tageja, joilla ilmaistaan mitä kukin tekstikappale tai luku tilinpäätöksessä koskee, jolloin tilinpäätösten automaattinen jatkokäsittely on helppoa. XBRL on jo nyt yrityksille mahdollinen ja on odotettavissa, että se tulee pakolliseksi myös pk-yrityksille. XBRL on käytössä myös muissa maissa, ja siitä voi tulla alaa hallitseva standardi kansainvälisestikin.
Yhtenäistyvässä taloushallinnon toimialassa EU:n alueella tapahtuu paljon eikä kaikki ole vielä kiveen kirjoitettu, mutta työ taloushallinnossa voisi näyttää vuonna 2030 vaikkapa seuraavalta.
Suomalaisen pk-yrityksen tilaustenkäsittelijä aloittaa työpäivänsä ja tarkastaa taloushallinnon järjestelmästä tilaukset. Saksalainen yritys on tehnyt omasta taloushallinnon järjestelmässään tilauksen sähköautojen latausjärjestelmästä. Tilauksen käsittelijä tarkastaa yrityksen edelliset tilinpäätökset nopeasti XBRL-tilinpäätösrekisteristä ja hyväksyy tilauksen.
Tieto välittyy tuotantoon ja samalla siitä lähtee alihankintatilaus puolalaiselle yritykselle asennuksen osalta. Tilauksesta muodostuu Peppol-standardin mukainen verkkolasku, joka välitetään asiakkaalle ja verottajalle. EU-myynnistä ei tämän jälkeen tarvitse muita ilmoituksia tehdä. Lasku siirtyy oletustiliöintien mukaisesti heti myös kirjanpitoon ja johto pääsee seuraamaan ajantasaisesti yrityksen taloudellisen tilanteen kehittymistä. Tilaukset järjestelmien välillä hyödyntävät myös Peppol-standardeja.
Reskontranhoitaja on saanut ilmoituksen huomiota vaativista suorituksista, joissa viitesuoritusta ei ole saatu automaattisesti täysin kohdistettua, ja ohjelma kaipaa ehdotukselleen reskontranhoitajan hyväksynnän.
Yrityksen tilikausi on hetki sitten päättynyt ja tilinpäätös on laadittu. Tilintarkastajalle on toimitettu tuore iXBRL-tilinpäätös tarkastettavaksi. Tilintarkastaja on pyytänyt lisäksi tilintarkastusta varten rikastetun pääkirjan, jossa on vientien perustietojen lisäksi raportointikoodeja, tietoja kirjauksen tekemisestä ja muokkaamisesta sekä muita lisätietoja.
Kirjanpitäjä lähettää tiedoston tilintarkastajalle, joka tietokoneavusteisesti tekee tarkastuksia kirjanpidon tietosisältöön sekä etsii epäilyttäviä muokkauksia ja poikkeamia. Jos mitään erityistä ei löydy, tilintarkastaja allekirjoittaa tilinpäätöksen sähköisesti, kuten hallituksen jäsenet ovat jo tehneet.
Kirjanpitäjän työpäivä jatkuu siten, että hän tarkastaa ensin omien asiakasyritystensä saapuneet ostolaskut. Oletuksien lisäksi tekoäly on tehnyt kirjauksia laskuille, ja kirjanpitäjä tarkistaa, että kirjaukset ovat menneet oikein, ja tarvittaessa korjaa oletustiliöintejä. Tekoälylle lähtee automaattisesti oikeat kirjaukset ja se oppii, mikäli kirjanpitäjä on muuttanut AI-tiliöintejä.
Ostolaskujen saapumisen yhteydessä järjestelmä tarkastaa, että toimittajayritykset löytyvät ennakkoperintärekisteristä. Järjestelmä tarkastaa myös pankin rajanpinnasta, että tilitiedot ovat oikeat ja toimittajayritykselle kuuluvat.
Kun päivittäiset tarkastukset on tehty, kirjanpitäjä valmistautuu iltapäivällä olevaan palaveriin asiakasyrityksensä hallituksen kanssa. Yrityksen tulos ei ole kehittynyt oletetusti, joten kirjanpitäjä laatii raportteja toiminnoittain, jotta hallitus osaa keskittyä oikeisiin kohteisiin. Kirjanpitäjän apuna toimii tekoäly, joka ehdottaa sopivia raportteja ja etsii poikkeamia.
Kirjanpitäjän työ on pikkuhiljaa muuttunut tapahtumien tallentajasta johdon neuvonantajaksi. Kirjanpitäjältä saa apua, kun taloushallinnosta on kysyttävää.
Tilitoimistoissa kirjanpitäjä on aktiivisesti asiakkaisiinsa yhteydessä, kun huomaa jotain mainitsemisen arvoista. Hän tuntee asiakkaidensa toimialat ja osaa verrata yrityksen lukuja vastaavien yritysten lukuihin ja raportteihin.
Me Heeroksella seuraamme alan kehitystä tarkasti, jotta olemme ajan hermolla myös 2030-luvun taloushallinnossa. Pyrimme myös aktiivisesti vaikuttamaan alan kehitykseen. Teemme töitä sen eteen, että standardien hyödyntäminen on asiakkaillemme mahdollisimman helppoa. Näin saadaan täysi hyöty irti taloushallinnon sähköistymisestä.