Helsinki Business College Oy:n talouspäällikkö Merja Vänttinen ja kirjanpitäjä Mari-Anne Cifuentes kertovat Heeroksen taloushallinto-ohjelmiston käyttöönotosta, yhteistyön sujumisesta ja saavutetuista hyödyistä.
Yhteistyön alku: kaikki samassa paketissa
Ennen Heeroksen valintaa vuonna 2021 HBC:ssa oli käytössä neljä erillistä taloushallinnon järjestelmää, mukaan lukien kirjanpito, pankkiohjelma, matkalaskuohjelma sekä raportointi- ja budjetointiohjelma. Kun näistä kaksi oli tulossa elinkaarensa päähän, HBC päätti etsiä kokonaisvaltaisemman ratkaisun. "Halusimme yhdistää kaikki taloushallinnon ohjelmat yhteen järjestelmään, ja Heeros tarjosi tämän mahdollisuuden kilpailukykyiseen hintaan," Vänttinen kuvaa.
Heeroksen ratkaisu toi siis sujuvuutta taloushallinnon arkeen, kun kaikki tarvittavat toiminnot olivat yhdessä paikassa. Tämä vähensi manuaalista tiedonsiirtoa eri järjestelmien välillä ja paransi työn tehokkuutta. Vanhat järjestelmät olivat vaatineet useita kirjautumisia ja eri tunnusten muistamista, joten Heeroksen myötä prosessit yksinkertaistuivat ja tehostuivat huomattavasti.
Sujuva käyttöönotto ja selkeät parannukset
Heeroksen käyttöönotto sujui kivuttomasti. Uusi ratkaisukokonaisuus tarkoitti sitä, että joitakin toimintaprosesseja jouduttiin muuttamaan, mutta tämäkin osoittautui jälkikäteen hyväksi asiaksi.
Heeros toi taloushallintoon useita toimintoja, jotka paransivat prosesseja huomattavasti, erityisesti ostoreskontran ja myyntireskontran osalta. "Esimerkiksi ostoreskontrassa on niin paljon automatiikkaa, että manuaalista työtä on todella vähän," Vänttinen kuvailee ja Cifuentes jatkaa: “kuukauden ja vuodenvaihteen toiminnot menevät myös systemaattisen sujuvasti.” Kiitosta saavat lisäksi eTosite sekä mobiilisovellus. Myös Heeroksen kyljessä tullut budjetointi- ja raportointiratkaisu Fuusor on osoittautunut mainioksi ratkaisuksi.
Kokonaisuus on käyttäjäystävällinen myös niille, joiden kosketuspinta taloushallintoon rajoittuu vaikkapa matkalaskujen tekemiseen tai laskujen tarkastamiseen. Kaikilla kun on sama yksi ohjelma käytössä, eikä kenenkään tarvitse opetella eri ohjelmia ja muistaa useita käyttäjätunnuksia.
Toimivaa tukea ja avointa viestintää
Sekä Vänttinen että Cifuentes ovat Heeroksen tarjoamaan kokonaisuuteen todella tyytyväisiä. “Kehitettävää tietysti aina löytyy, esimerkiksi matkalaskujen tallentamisessa on joillekin käyttäjille haastavia kohtia, samoin jos kaksi käyttäjää samaan aikaan yrittää käsitellä kirjanpidon tositteita,” Vänttinen toteaa.
Yhteydet Heeroksen kanssa ovat toimineet avoimina käyttöönoton jälkeenkin. "Tykkään erityisesti siitä, että Heeroksen roadmap-webinaareissa kerrotaan selkeästi, mitä kehitystyötä on tulossa. Se auttaa meitä pysymään kartalla siitä, mitä ongelmia ollaan ratkomassa," Vänttinen toteaa. Myös nimetyn yhteyshenkilön olemassaolo on ollut merkittävä etu, sillä se takaa nopean avun akuuteissa tilanteissa.
Tulevaisuuden odotukset kokonaisuuden osalta kohdistuvat pieniin käytettävyyteen liittyviin parannuksiin, kuten keskitettyyn rekisterien ylläpitoon. Lisäksi toivelistalla on se, että kehitys pysyy nykyisellä hyvällä tasolla.
TIETOA ASIAKKAASTA
Helsinki Business College Oy on Helsingin seudun kauppakamarin ja Suomen Liikemiesten Kauppaopiston Säätiön tasaosuuksin omistama yleishyödyllinen osakeyhtiö. Yhtiön tarkoituksena on ylläpitää toisen asteen ammatillista oppilaitosta sekä tarjota monipuolisia koulutus- ja työelämäpalveluita metropolialueen elinkeinoelämälle.
Yhtiön omistama vahvasti kansainvälinen ja monikulttuurinen ammatillinen oppilaitos, Business College Helsinki, sijaitsee Helsingin Pasilassa.