Verkkolaskutus pakolliseksi Saksassa — valmistaudu muutokseen

Heeros ja OpenText järjestivät kesäkuussa 2024 webinaarin, jossa käsiteltiin kansainvälistä verkkolaskutusta ja tulevia verkkolaskumandaattien muutoksia Euroopassa. Tämä artikkeli perustuu webinaariesityksen sisältöön ja tarjoaa kattavan katsauksen aiheeseen. Jos haluat katsoa webinaaritallenteen, voit ladata sen täältä.

Verkkolaskutusmandaatit: miksi ja miten?

Verkkolaskutusmandaatit ovat nousseet keskeiseksi keinoksi parantaa verovalvontaa ja vähentää harmaata taloutta Euroopassa. Mandaatteja ohjaavat pitkälti verotukseen ja valtioiden talouden seurantaan liittyvät tarpeet. Vuonna 2021 EU:n verovajeen suuruudeksi arvioitiin 61 miljardia euroa.

Suomessa käytössä oleva operaattorimalli on rakentunut kustannussäästöjen ja prosessien automaation pohjalta, eikä täällä ole pakottavaa verkkolaskumandaattia.

Muualla maailmassa ja Euroopassa tilanne on toinen. Mandaattien mallit vaihtelevat suuresti maittain. Esimerkiksi Italiassa ja Turkissa on käytössä keskitetyt mallit, joissa laskutus tapahtuu valtion hallinnoiman alustan kautta. Saksassa verkkolaskumandaatti pohjautuu operaattorimalliin, mutta sisältää mahdollisuuden raportoinnin lisäämiseen myöhemmin.

Saksan verkkolaskumandaatti

Vuoden 2025 alusta lähtien saksalaisten yritysten tulee pystyä vastaanottamaan EN16931-standardin mukaisia verkkolaskuja. Tämä standardi määrittelee, mitä tietoja verkkolaskussa tulee olla ja miten nämä tiedot esitetään. Standardi varmistaa, että laskut ovat yhtenäisiä ja yhteensopivia eri järjestelmien välillä.

Vaikka Saksassa verkkolaskut eivät vielä tuo mukanaan e-raportointia valtion hallinnoimalle alustalle, tulevaisuudessa raportointivaatimukset voivat tulla voimaan esimerkiksi osana EU-laajuista ViDA-hanketta (2030-2032).

Ketä Saksan verkkolaskumandaatti koskee

Saksan verkkolaskumandaatti koskee kaikkia maassa toimivia yrityksiä, mukaan lukien ulkomaisten yritysten saksalaiset tytäryhtiöt. Tämä tarkoittaa, että suomalaiset yritykset, joilla on tytäryhtiöitä Saksassa, ovat velvollisia noudattamaan näitä uusia vaatimuksia.

Vaikka pakottavia toimenpiteitä ei vaadita yrityksiltä, jotka toimivat Saksassa ilman paikallista yhtiötä, on suositeltavaa varautua sähköisten laskujen vastaanottamiseen ja myöhemmin myös lähettämiseen. Saksalaisten yritysten odotukset ja tavat toimia varmasti tulevat muuttumaan mandaatin myötä. 

Saksan verkkolaskumandaatti ja siirtymäajat

• 2025: Yritysten tulee pystyä vastaanottamaan standardin mukaisia verkkolaskuja.
• 2027: Yritykset, joiden liikevaihto ylittää 800 000 euroa, ovat velvollisia lähettämään verkkolaskuja.
• 2028: Kaikki yritykset ovat velvollisia lähettämään standardin mukaisia verkkolaskuja.

Verkkolaskuformaatit Saksassa

Saksan tuleva verkkolaskumandaatti tuo mukanaan vaatimuksia, jotka koskevat erityisesti käytettäviä verkkolaskuformaatteja. Tämä osio syventyy tarkemmin kolmeen keskeiseen formaattiin: XRechnung, ZUGFeRD ja EDI. Näiden EN16931 standardin tietosisältöjä tukevien formaattien tuntemus ja käyttöönotto ovat keskeisiä vaatimuksia, jotta yritys voi noudattaa Saksan verkkolaskumandaattia ja varmistaa liiketoimintaprosessiensa sujuvuuden.

XRechnung on saksalainen XML-pohjainen verkkolaskuformaatti, joka perustuu EN16931-standardille ja joka on suunniteltu erityisesti julkisen sektorin käyttöön. XRechnung on jatkuvasti kehittyvä formaatti, ja uudet versiot tuovat mukanaan päivityksiä ja parannuksia, jotka vastaavat muuttuvia sääntelyvaatimuksia ja teknisiä tarpeita.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) on hybridi-verkkolaskuformaatti, joka yhdistää PDF-asiakirjan ja siihen upotetun XML-datan. Tämä formaatti on suunniteltu helpottamaan siirtymistä paperilaskutuksesta sähköiseen laskutukseen tarjoamalla molempien laskujen helpon tarkastelun ja samalla automatisoidun tietojenkäsittelyn. Kuten XRechnung, myös ZUGFeRD noudattaa EN16931-standardia, mikä varmistaa tietojen yhdenmukaisuuden ja yhteensopivuuden.

EDI (Electronic Data Interchange) on perinteinen, lähinnä suuryritysten käyttämä sähköinen tiedonsiirtostandardi, joka mahdollistaa liiketoimintadokumenttien, kuten tilausten, laskujen ja lähetteiden, vaihtamisen yritysten välillä. EDI-laskuja lähetetään mm. XML ja EDIFACT-formaateissa. Yritysten, jotka käyttävät EDI-laskutusta, on varmistettava, että niiden EDI-järjestelmät tukevat EN16931-standardia. Tämä voi vaatia järjestelmäpäivityksiä ja olemassa olevien EDI-yhteyksien tarkistamista ja mahdollisesti mukauttamista, jotta ne täyttävät standardin vaatimukset.

Tulevat verkkolaskumandaatit muualla Euroopassa

Saksan lisäksi useat muut Euroopan maat ottavat käyttöön verkkolaskumandaatteja lähivuosina. Vuonna 2024 Romania ja Kreikka tekevät B2B-verkkolaskutuksesta pakollista, ja Portugalissa ja Romaniassa otetaan käyttöön e-raportointivaatimukset. Vuonna 2025 Espanja liittyy tähän joukkoon, ja Puolan ja Ranskan mandaatit tulevat voimaan vuonna 2026.

EU-laajuinen ViDA-hanke pyrkii harmonisoimaan verkkolaskutuskäytäntöjä jäsenvaltioiden välillä. Alun perin vuodelle 2028 suunniteltu hanke on kuitenkin viivästynyt vuoteen 2030 tai myöhemmäksi, ja sen sisältö saattaa muuttua.

Miten Heeros ja OpenText voivat auttaa?

Heeros ja OpenText tarjoavat ratkaisuja, jotka tukevat yrityksiä verkkolaskutusmandaatin noudattamisessa. Heeroksen palvelut, kuten Osto- ja Myyntilaskut, tarjoavat laajan tuen Saksassa käytössä oleville verkkolaskuformaateille.

Ostolaskujen osalta Heeros yhdessä OpenTextin kanssa mahdollistaa Saksassa käytössä olevien verkkolaskuformaattien vastaanoton, arkistoinnin ja prosessoinnin. Myyntilaskujen osalta Heeroksen palvelu mahdollistaa laskudatan rikastamisen niin, että se täyttää Saksan tietosisältövaatimukset. Tämä data lähetetään OpenTextille, joka generoi vastaanottajan haluaman formaatin ja toimittaa laskut sovittua kanavaa pitkin.

Kolme vinkkiä verkkolaskumandaatteihin valmistautumiseen

1. Nykytilan kartoitus. Arvioi yrityksesi nykyiset kyvykkyydet, prosessit ja työkalut. Tunnista oikeat henkilöt ja valitse kumppani, joka auttaa rakentamaan tarvittavan tuen.

2. Automaatio mahdollisuutena. Käytä verkkolaskutusta mahdollisuutena tehostaa taloushallinnon prosesseja. Vältä vain minimivaatimusten täyttämistä ja pyri maksimoimaan automaation hyödyt.

3. Lähetyskyvykkyyden valmistelu. Vaikka Saksassa verkkolaskujen vastaanottokyky on ensisijainen vaatimus, valmistaudu myös laskujen lähettämiseen mahdollisimman pian ensimmäisen vaiheen jälkeen.

Verkkolaskutusmandaatit muuttavat merkittävästi yritysten toimintaympäristöä Euroopassa. Saksan mandaatin voimaantulo vuonna 2025 asettaa uusia vaatimuksia kaikille Saksassa toimiville yrityksille, mutta samalla tarjoaa mahdollisuuksia prosessien tehostamiseen. Heeros ja OpenText tarjoavat ratkaisuja, jotka auttavat yrityksiä vastaamaan näihin vaatimuksiin ja hyödyntämään digitalisaation tuomia etuja.

Jos haluat lisätietoja tai tarvitset apua valmiuksien rakentamisessa, ota yhteyttä.