Paljon puhuttava tekoäly on sujuttautunut yhä vankemmin yritysten käyttämiin palveluihin ja myös taloushallintoon. Laskentakapasiteetin valtava kehitys ja voimakkaasti lisääntynyt datan määrä ovat mahdollistaneet tekoälyn yhä järkevämmän hyödyntämisen.
Perinteinen taloushallinto, jossa ihminen tekee paljon toistuvia rutiininomaisia tehtäviä, voidaan helposti automatisoida tekoälyn avulla. Konkreettisia käyttökohtia tekoälylle taloushallinnossa on jo nyt vaikka kuinka paljon ja lisää ratkaisuja syntyy varmuudella jatkossakin.
Ostolaskujen manuaalinen käsittely on yllättävän kallis kulu
Ostolaskujen käsittely on yksi taloushallinnon aikaa vievimmistä prosesseista sen manuaalisen työmäärän takia. Se vie paljon aikaa myös liiketoiminnassa laskun tarkastajilta ja hyväksyjiltä.
Suurimmat aikasyöpöt ovat laskujen manuaalinen kierrättäminen laskun tarkastajalle ja hyväksyjälle sekä niiden manuaalinen kohdentaminen eri dimensioille. Mitä enemmän ostolaskuja yrityksessä on, sitä enemmän on myös yleensä ostolaskujen tarkastajia ja hyväksyjiä. Ilman automaatiota yhden ostolaskun manuaalinen kierrätys vie aikaa jopa minuutista kahteen kaikkine selvittelyineen.
Ostolaskut reititetään ostoreskontrasta liiketoimintaan käsiteltäväksi, jossa niille lisätään manuaalisesti laskun kohdennukseen käytettävät dimensiot, kuten kirjanpidon tili, kustannuspaikka, projekti ja alv-koodi sekä muita kohdennuksia yrityksen käytännöistä riippuen. Tämä vaihe vie liiketoiminnassa useita minuutteja per lasku.
Tässä vaiheessa on tärkeää huomata, että liiketoiminnoissa laskun tarkastajat ja hyväksyjät ovat yleensä päällikkö- tai johtaja-nimikkeellä toimivia henkilöitä, jotka ovat myös yrityksen kovapalkkaisimpia työntekijöitä. Tästä johtuen liiketoiminnassa käytettävä aika ostolaskujen manuaaliseen käsittelyyn on yrityksille yllättävän kallis kulu. Usein tämä jää huomioitta, sillä on totuttu siihen, että ostolaskut tulee käsitellä, vaikka se nyt sattuu olemaan hyvin manuaalinen prosessi.
Heeros Ostolaskut automatisoi ostolaskuprosessin manuaaliset rutiinit >>
Kuinka paljon ostolaskujen manuaalinen käsittely maksaa?
Otetaanpa esimerkki. Yritys Oy Ab vastaanottaa vuosittain 100 000 ostolaskua. Kyseisen yrityksen automaatioaste on 0% eli kaikki laskut käsitellään manuaalisesti.
Tyypillisimmin ostolaskut esikäsitellään ensin ostoreskontrassa, josta ne ohjataan kiertoon liiketoimintaan laskun tarkastajalle. Liiketoiminnassa laskut tarkastetaan, tiliöidään ja hyväksytään, jonka jälkeen ne palautetaan ostoreskontraan maksatettavaksi ja kirjattavaksi kirjanpitoon.
Ostolaskujen manuaalinen reitittäminen vie keskimäärin 2 minuuttia per lasku. Kuukausittain käytettyyn työaikaan muutettuna tämä tarkoittaa, että yritys Oy Ab käyttää ostoreskontrassa noin 275 tuntia pelkästään ostolaskujen reitittämiseen. Kun lasku päätyy ostoreskontrasta liiketoimintaan, siellä käytetään keskimäärin 5 minuuttia aikaa yksittäisen laskun tarkistukseen ja tiliöintiin.
Lasketaan, että johtajan/päällikön palkka on sivukuluineen noin 15 000 €/kk eli kaikkine sivukuluineen noin 2x palkkakulu. 5 minuuttia tarkoittaa noin 7,80 € kustannusta. Mikäli johtaja tiliöi viikossa 30 ostolaskua, hän käyttää tähän aikaa noin 2,5 tuntia/viikko. Kuukaudessa tämä tarkoittaa noin 10 tuntia. Kokonaistyöaikaan prosentuaalisesti suhteutettuna johtaja käyttää tällöin ajastaan jopa 6,25 % ostolaskujen tiliöintiin.
Pelkästään liiketoiminnasta aiheutuva kuukausitason kustannus yritykselle tässä esimerkissä on noin 925 €/kk/tiliöivä johtaja. Kun laskuja tiliöiviä johtajia on yrityksissä kymmeniä tai jopa satoja, niin kustannus manuaaliselle työlle on kohtuuton.
Kalliin hinnan lisäksi ostolaskujen käsittelyyn käytetty aika on suoraan pois liiketoiminnan edistämisestä. Kuukausitasolla liiketoiminnassa voitaisiin käydä useampi asiakasneuvottelu samassa ajassa, kuin mitä ostolaskujen käsittelyyn käytetään. En ole myöskään vielä kertaakaan kuullut, että liiketoiminnassa erityisesti tykättäisiin ostolaskujen tiliöinnistä.
Miten tekoäly automatisoi ostolaskujen käsittelyä?
Tekoäly ostolaskujen käsittelyssä on nimensäkin mukaisesti itseoppiva ja kehittyvä todennäköisyyslaskentamoottori. Se koulutetaan tehtäväänsä syöttämällä sille ostolasku- sekä tiliöintihistoriadataa 3kk – vuoden ajalta. Historiadatan perusteella tekoäly rakentaa omaan laskentamalliinsa säännöt ostolaskujen tiliöinneille ja reitittämiselle. Historiadatan perusteella tekoäly osaa ennustaa uusille ostolaskuille tiliöintidimensiot sekä tarkastuskierrot täysin automaattisesti.
Snowfox.AIn tekoäly kytkeytyy ostolaskujen käsittelyjärjestelmän kylkeen valmiilla rajapinnoilla. Yhteispeli järjestelmän oman automaation kanssa sujuu saumattomasti. Ostolaskujärjestelmä tunnistaa ne ostolaskut, joille ei järjestelmän puolesta löydy automaatiota ja vain ne laskut tulevat tekoälyn käsiteltäväksi. Yhdessä sääntöpohjaisen automaation ja tekoälyn avulla päästään todella korkeaan automaatioasteeseen ja nopeaan ostolaskuprosessiin.
Tutustu Heeros Ostolaskuihin tai lue lisää Snowfox tekoälyn hyödyntämisestä Heeros Ostolaskuissa!
Tuomas Haapsaari
Chief Growth Officer, Snowfox.AI
tuomas.haapsaari@snowfox.ai
Snowfox.AI on ostolaskujen tiliöintiä ja kiertoonlähettämistä automatisoiva tekoälypalvelu. Snowfox.AI lupaa, että tekoäly pystyy automatisoimaan jopa yli 80% ostolaskuista ja asiakkaat maksavat vain toteutuneesta automaatiosta.
.png "Facebook")
.png "Twitter")
.png "LinkedIn")