Ensimmäinen ja tärkein tehtävä on luonnollisesti varmistaa, että laskut saapuvat asiakkaille ajoissa sen jälkeen, kun tuote tai palvelu on myyty ja toimitettu. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta se ei välttämättä ole sitä, jos toimintaa on useassa maassa ja asiakkaiden vaatimukset keskenään erilaisia. Esimerkiksi osa saattaa vaatia sähköisten laskujen lähettämistä tietyllä tavalla ja yhä useammat maat esittävät omia muotovaatimuksiaan.
Sanna saataisi pyytää apua esimerkiksi konsultilta, joka selittäisi maakohtaiset vaatimukset: lisäksi hän voisi pyytää tukea IT-tiimiltä saadakseen tarvittavat tiedot yrityksen ERP-järjestelmästä – joka ei kenties ole viimeisimmän sukupolven versio. Ja vaikka olisikin, muutosten tekeminen ERP-järjestelmään voi olla melko kallista ja aikaa vievää.
Myöskään ympäristö ei ole staattinen, sillä eri maiden ja kauppakumppaneiden vaatimukset ovat jatkuvassa muutoksessa.
Sannan esihenkilö, talousjohtaja, haluaa lukujen olevan käytettävissä ajoissa, jotta liiketoimintaan ja kassavirtaan on riittävän reaaliaikainen näkyvyys. Näitä tietoja tarvitaan liiketoiminnan ohjaamiseen. Tässä kohtaa esiin saattaa merkittävä ongelma: yrityksen kasvaessa sen käyttöön on päätynyt useita erilaisia järjestelmiä, eivätkä kaikki liiketoimintaprosessit näiden järjestelmien välillä ole täysin integroituja ja automatisoituja.
Sannan tiimi tekeekin suuren osan työstä manuaalisesti. Tiimin on siirrettävä laskutukseen tarvitut tiedot useista eri ERP-järjestelmistä konsernitason ERP-ratkaisuun sekä myös erilliseen talousjohdon käyttämään Business Intelligence -järjestelmään.
Tiimi käsittelee myös paljon sähköposti- ja paperilaskuja. Tämä tarkoittaa sitä, että numeroiden kanssa on aina viivettä, mikä ei tietenkään ilahduta talousjohtajaa. Joskus käy myös niin, että tietoihin tulee virheitä manuaalisen siirron aikana. Virheiden etsimiseen ja korjaamiseen kuluukin sitten paljon aikaa.
Vaikka laskujen lähettäminen sähköisesti nopeuttaa niiden maksamista, se ei ratkaise koko ongelmaa. Saadakseen tilanteen haltuun Sannan on varmistettava, että myyntireskontra hoidetaan tehokkaasti alusta loppuun. Tämä tarkoittaa, että hänellä ja hänen tiimillään on oltava reaaliaikainen näkymä myyntisaataviin – jotta voidaan varmistaa, maksetaanko laskut ajallaan ja reagoida tarpeen mukaan.
Tämä prosessi on kuitenkin usein erittäin manuaalinen. Sannan tiimin on ladattava tietoja useista verkkopankeista, ja toimittaapa yksi pankki tiedot vain paperimuodossa. Tiimin kohdistaakin maksut laskuihin vain kaksi kertaa kuukaudessa, johtuen valtavasta manuaalisen työn määrästä. Tilanne johtaa useiden viikkojen viivästykseen saatavien hallinnan kokonaiskuvassa.
Maksukehotuksia tiimi voi alkaa lähettämään vasta manuaalisen työvaiheen jälkeen. Perintäprosessikin käynnistyy tarvittaessa manuaalisten vaiheiden kautta ja usein auttamattomasti myöhässä.
Esimerkissä Sanna palkattiin prosessin omistajaksi, koska yritys oli tajunnut kiireellisen tarpeen sen nopeuttamiseksi. Perustaso oli kaukana, puhumattakaan tavoitetasosta. Sannalle annettiin tehtäväksi uudistaa prosessien globaali organisointi, kasvattaa digitalisaatioastetta, automaatiotasoa ja näkyvyyttä, sekä tehostaa kassavirtaa ja varmistaa skaalautuvuus liiketoiminnan kasvun tueksi.
Aluksi Sanna mietti yhteistyötä konsernitason ERP-toimittajan kanssa. Tämä olisi edellyttänyt merkittäviä päivityksiä ja kaikkien liiketoimintayksiköiden siitymistä yhteen ERP-järjestelmään. Hän tajusi kuitenkin nopeasti, että tämä olisi pitkä ja riskialtis monivuotinen projekti, joka ei sopinut hyvin yrityksen yleiseen strategiaan. Niinpä hän päätti valita erillisen laskusta kassaan -ratkaisun, joka on integroitavissa konsernin ERP-järjestelmään.
Seuraavaksi tarkastelemme, mitä etuja tämä lähestymistapa tuo mukanaan.
Valitsemalla helposti integroituvat prosessikohtaiset ERP-laajennukset, saavutetaan yleensä vähintään kolme hyötyä:
Heeros Myyntilaskujen avulla yritys ja Sannan tiimi pystyy toimimaan vaatimusten mukaisesti useissa Euroopan maissa. Yrityksen laskusta kassaan -prosessi on aina ajan tasalla ja valmiina vastaamaan jatkuvasti muuttuviin verkkolaskumandaatteihin ja ostajakohtaisiin muotovaatimuksiin. Sekä nyt että tulevaisuudessa. Laskut lähtevät ajallaan ja maksut kerätään nopeammin.
Raporttien mukaan pelkästään paperilaskujen kokoamisen ja lähettämisen suorat henkilöstökustannukset voivat olla jopa 10 euroa laskua kohden, joten tämä tuo jo merkittävää säästöä.
Koska Heeros Myyntilaskut luo keskitetyn kerroksen hajanaisen ja epäyhtenäisen ERP-järjestelmän päälle, yrityksellä on nyt ensimmäistä kertaa reaaliaikainen näkyvyys kaikkiin lähteviin laskuihin ja myyntisaamisiin. Tämä auttaa Sannan tiimiä saavuttamaan KPI-tavoitteensa sekä talousjohtoa keskittymään liiketoiminnan ohjaukseen.
Kaikki ERP-järjestelmien tiedot siirtyvät nyt reaaliajassa keskitettyyn laskusta kassaan -ratkaisuun. Heeros Myyntilaskut mahdollistaa automaattiset yhteydet pankkeihin ympäri Eurooppaa maksutietojen saamiseksi ja koko perintään liittyvä prosessi voidaan myös automatisoida täysin – maksujen täsmäytyksestä maksumuistuksiin ja Heeroksen kumppaneiden tarjoamiin perintäpalveluihin. Tämä parantaa yrityksen kassavirtaa, vähentää luottotappioita ja poistaa paljon manuaalista työtä.
Aiemmin Sannan tiimin piti käyttää useita päiviä joka kuukausi ensin maksutietojen lataamiseen useista verkkopankeista ja sitten manuaalisesti täsmäyttää kaikki maksutiedot laskuihin. Nyt tämä prosessi tapahtuu automaattisesti Heeros Myyntilaskujen ja avoimien pankkiyhteyksien avulla.
Ota yhteyttä niin keskustellaan, kuinka Heeroksen laskusta kassaan -ratkaisut voivat välittömästi parantaa ERP-järjestelmäsi toimivuutta. Varaa tapaaminen kanssamme jo tänään.