Kirjanpidon ulkoistaminen - miksi ja miten?

Monenlaiset, vaihtelevista lähtökohdista tulevat yritykset ostavat kirjanpitoa palveluna, joten myös vaatimukset kirjanpidolle ja taloushallinnolle ovat hyvin erilaiset. Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin kirjanpidon ulkoistamista kannattaa harkita, ja mitä kannattaa ottaa huomioon ennen päätöksen tekemistä.  

Yritysten tarpeet ja tilanteet ovat aina hyvin erilaisia, mutta ainakin seuraavat asiat on hyvä käydä läpi ennen päätöstä suuntaan tai toiseen: 

Yrityksen koon merkitys kirjanpidon ulkoistamisessa 

Aloittavat yritykset tekevät usein alkuun kirjanpitonsa itse. Toiminta on pienimuotoista ja yksinkertaista, eikä pienestä tulovirrasta haluta maksaa tilitoimistolle kirjanpidon tekemisestä. Alussa yrittäjällä voi myös olla hyvin aikaa selvitellä pitkäänkin muutaman tositteen kirjausta ilman, että se haittaa varsinaista liiketoimintaa.  

Yrityksen kasvaessa toiminta monimuotoistuu ja kiireet lisääntyvät. Tällöin kirjanpito on usein ensimmäisten ulkoistettavien töiden listalla. Hieman isompien yritysten kannattaa lähes aina ulkoistaa kirjanpitonsa, sillä kirjanpidon saa ulkoistettua ammattilaiselle verrattain pienellä maksulla.  

Yrityskoon edelleen kasvaessa saattaa edessä olla harkinta pitäisikö kirjanpito tehdä itse, kun kirjanpitäjä on ulkoistettuna lähes täyspäiväisesti. Numeroiden valossa saattaa näyttää, että ehdottomasti kannattaa palkata ammattilainen talon sisälle tekemään taloushallinnon työt, mutta kannattaa ottaa huomioon myös seuraavat kohdat ennen päätöksen tekemistä. 

Taloushallinnon monimutkaisuus ja vaatimukset 

Jos toiminta on kuukaudesta toiseen samanlaista, pysyy kirjanpitokin yksinkertaisena. Jos taas toimintaa on vaikkapa kansainvälisesti, pitää hallita eri maiden lainsäädäntöä ja raportointivelvollisuuksia. Monimutkaisuus lisääntyy myös työntekijöiden, sijoitusten ja omistusten myötä.  

Tilitoimistossa asiakkaina on paljon erilaisia yrityksiä ja kirjanpitäjillä on tyypillisesti useita yrityksiä. Näin he ovat todennäköisesti tehneet kaiken jo jonkun muun kanssa aiemmin, tai ainakin tietävät, mistä ja miten lähteä uusia tilanteita purkamaan.  

Mitä monimutkaisempia vaatimuksia yrityksen kirjanpitoon liittyy, sitä vaikeampi sitä on pienen tai keskisuuren yrityksen omin voimin tehdä. Harvoin nimittäin yhdessä ja samassa henkilössä asuu niin palkanlaskennan, kirjanpidon, yritysverotuksen kuin rahoituksen superasiantuntija.  

Taloushallinnon tekijöille mielekäs työ 

Tilitoimistot tarjoavat taloushallinnon ammattilaisille eri rooleja, joissa he voivat syventää osaamistaan jollakin osa-alueella tai erikoistua tietynlaisiin yrityksiin. Lisäksi yleensä he voivat omien perustöidensä lisäksi toimia tilitoimiston sisäisenä asiantuntijana, vaikka ulkomaankaupan alv-kysymyksissä. Tilitoimistojen on myös pakko pitää huolta työntekijöidensä osaamisesta ja syventämisestä.  

Tällaisen moniosaajan palkatakseen yksittäisen yrityksen pitää ensinnäkin löytää se helmi ja toiseksi sitoutua panostamaan työntekijän koulutukseen. 

Taloushallinnon töiden aikataulutus 

Tilitoimistoille ulkoistetaan taloushallinnon töitä myös siksi, että työtä on vain osaksi vuotta. Näin voi olla aloilla, jotka ovat hyvin vuodenaikapainotteisia, mutta myös ympärivuoden toimivilla yrityksillä voi olla tarvetta ulkoistaa taloushallinnon töitä esimerkiksi lomien ajaksi, vanhempainvapaan sijaiseksi tai pidempiaikaisen sairauspoissaolon takia. Myös tilinpäätöksen työmäärä voi olla niin suuri, että yritys haluaa ulkoistaa sen tilitoimistolle. 

Yritysten, jotka palkkaavat oman kirjanpitäjän, pitää myös varautua toistuviin ja tiedossa oleviin lomiin ja poissaoloihin, mutta myös yllättäviin poissaoloihin. Jos yrityksen taloushallinnosta yllättäen sairastuu avainhenkilö, kuka silloin ottaa ohjat, ja mistä saadaan riittävän nopeasti apua? 

Työnantajavelvollisuudet 

Jos taloushallinto ostetaan palveluna, ehkä ennalta sovittuun kuukausihintaan, hinta sisältää myös kaikki työnantajavelvoitteet, kuten eläkemaksut, lomat, vanhempainvapaat, ja sairauslomat. Vaikka työnantajavelvollisuudet ovat useimmiten yrityksille itsestäänselvyyksiä, voivat ne unohtua näitä kahta vaihtoehtoa - sisäistä taloushallintoa ja ulkoistettua taloushallintoa - verratessa. 

Vastuukysymykset  

Tilitoimistot ovat pääsääntöisesti vastuussa heistä itsestään johtuvista virheistä ja useimmilla (ellei kaikilla) on sitä varten vastuuvakuutus.  

Inhimilliset pienetkin unohdukset voivat aiheuttaa merkittäviä viivästysseuraamuksia ja maksuja, joista yritys on itse vastuussa, jos kirjanpito ja taloushallinto hoidetaan yrityksessä omin voimin. 

Ulkopuolinen näkemys ja kokemus 

Yhdellä tilitoimiston kirjanpitäjällä on keskimäärin yli 20 yrityksen kirjanpito hoidettavana ja yhdessä tilitoimistossa asiakkaita voi olla useita satoja. Näin ollen tilitoimistoissa on kokemuksen synnyttämä huomattavan laaja näkemys taloushallinnon eri tilanteisiin ja kysymyksiin. Harva taloushallinnon tilanne tai ongelma nimittäin on sellainen, ettei sitä ole jo kertaalleen ratkaistu tilitoimiston jollain toisella asiakkaalla. 

Joskus yrityksessä saatetaan jumiutua ajattelemaan, että omaksuttu toimintamalli on se ainoa vaihtoehto. Tällöin ratkaisu ongelmatilanteeseen voi olla helpompi nähdä hieman kauempaa. Tilitoimisto on samaan aikaan ulkopuolinen, mutta kuitenkin yrityksen hyvin tunteva kumppani.  

Yritys voi toki ostaa ulkopuolisen näkemyksen konsultilta, jollaisina toimivat usein alan parhaat ja erikoistuneimmat osaajat. Tilitoimistojen etu suhteessa konsultteihin on kyky reagoida akuutteihin tilanteisiin nopeasti, sekä kyky jopa proaktiivisesti kiinnittää yrityksen huomio epäkohtiin, joita ne eivät itse ole huomanneet eivätkä siten ole edes voineet lähteä ratkaisemaan.  

Taloushallinnon hinta 

Säästin viimeiseksi kohdaksi hinnan, sillä sen pitäisi olla vasta viimeinen tekijä päätöksessä. En luonnollisestikaan vähättele hinnan merkitystä, mutta muut vaatimukset kuten edut, riskit, hyödyt ja haitat on syytä huomioida ennen hintaa.  

Aivan pienet yritykset voivat hyvin selvitä itse taloushallinnon pyörittämisestä, eikä niillä välttämättä ole edes mahdollisuutta tehdä sen sijaan laskutettavaa työtä. Tällöin itse tekeminen perusosaamisella on järkevä vaihtoehto. Toki kirjanpidon kaatuminen osaamattomuuttaan on riski. Sotkun selvittäminen on usein monin verroin kalliimpaa kuin maksaminen siitä, että kaikki menee kerralla oikein. 

Toiminnan hieman kasvaessa tilitoimiston palvelut ovat itsestään selvä valinta, ellei yritystä satu pyörittämään taloushallinnon ammattilainen. 

Isommalle yritykselle taas voi olla aiheellista miettiä oman kirjanpitäjän palkkaamista. Tällöin edellä mainittuja tekijöitä kannattaa pohtia perusteellisesti ja antaa hinnalle painoarvo muiden tekijöiden joukossa. 

Toiminnan edelleen kasvaessa saattaa eteen tulla tilanne, jolloin edessä on lisätyövoimatarve. Tällöin lopputulos voi olla se, että osa taloushallinnosta ulkoistetaan tilitoimistolle ja osa tehdään itse. Hybridimallin etuna on riskien jonkinlainen hajauttaminen ja joustavuus. 

Yhteenveto - kirjanpito palveluna vai itse tehtynä 

Kirjanpidon ulkoistaminen on monille yrityksille luonnollinen valinta, mutta päätöksen taustalla on aina syytä tarkastella yrityksen tarpeita, toimintaa ja resursseja. Pienet yritykset voivat selvitä itse tehdyllä kirjanpidolla, mutta toiminnan kasvaessa ulkoistaminen tuo mukanaan ammattimaisuutta, tehokkuutta ja mahdollisuuden keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen. 

Ulkoistamisen hyödyt korostuvat erityisesti tilanteissa, joissa taloushallinnon monimutkaisuus, työmäärän vaihtelut tai erityisosaamisen tarve lisäävät kirjanpidon vaatimuksia. Tilitoimistojen laaja kokemus, asiantuntijuus ja kyky reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin tarjoavat merkittävää lisäarvoa yrityksille. Samalla ne voivat vähentää riskejä ja vastuita, joita sisäinen kirjanpito tuo mukanaan. 

Päätöstä tehtäessä on tärkeää arvioida yrityksen kokoa, taloushallinnon monimutkaisuutta, työnantajavelvoitteita, aikataulutusta ja ulkopuolisen näkemyksen tuomia etuja. Hinta on merkittävä tekijä, mutta se kannattaa asettaa osaksi laajempaa kokonaisarviointia, jossa hyödyt, riskit ja joustavuus painavat enemmän. 

Lopulta paras ratkaisu voi olla ulkoistamisen ja oman työn yhdistäminen – hybridimalli, jossa yritys hyödyntää tilitoimiston asiantuntemusta ja pitää samalla osan taloushallinnosta omissa käsissään. Tämä mahdollistaa sekä kustannustehokkuuden että riskien hallinnan, tarjoten joustavuutta yrityksen tarpeisiin myös tulevaisuudessa.