Henkilöstöhallinnon sähköistäminen – sujuvaa tehokkuutta nyt ja tulevaisuudessa

Tämä artikkeli perustuu pitkälti Heeroksen ja Taloushallintoliiton elokuussa 2024 pitämään webinaariin. Webinaarissa käsiteltiin sitä, miten henkilöstöhallinnon kokonaisvaltainen sähköistäminen tehostaa yrityksen toimintaa, parantaa tiedonsaantia ja tuo konkreettisia hyötyjä. Eikä vaadi toimiakseen erillistä HR-henkilöä, saati osastoa. 

Henkilöstöhallinnon aito sähköistäminen – mitä se tarkoittaa?

Henkilöstöhallinnon sähköistäminen viittaa siihen, että perinteiset manuaaliset prosessit, kuten työntekijöiden työsopimusten laatiminen, palkkatietojen käsittely ja lomapyyntöjen hallinta, siirretään digitaaliseen muotoon.

Tämä ei tarkoita vain asiakirjojen siirtämistä sähköiseen muotoon, vaan myös prosessien automatisointia ja tiedonkulun tehostamista. Automatisointi vähentää manuaalisen työn tarvetta, mikä vapauttaa resursseja ja mahdollistaa henkilöstön keskittymisen lisäarvoa tuottavaan työhön.

Esimerkki: Uuden työntekijän palkkaaminen

Kun uusi työntekijä palkataan, on prosessi edelleen monessa pk-yrityksessä hyvin manuaalinen. Työsopimus tehdään paperilla ja samoja tietoja, kuten palkkatietoja, täytetään useaan kertaan. Sähköistämällä tämä prosessi kaikki tiedot tallennetaan yhdelle alustalle, mistä ne siirtyvät  automaattisesti muihin järjestelmiin. Esimerkiksi Heeros HR -järjestelmästä Heeros ePalkat -palkanlaskentaohjelmaan.. 

Tämä ei vain vähennä virheiden mahdollisuutta, vaan myös nopeuttaa ja tehostaa palkkausprosessia ja palkanlaskentaa huomattavasti. Lisäksi sähköistetyssä prosessissa tieto on välittömästi saatavilla kaikille, joilla on siihen tarve ja oikeudet.

Henkilöstöhallinnon sähköistämisen hyödyt

Konkreettisin hyöty henkilöstöhallinnon sähköistämisestä on inhimillisten virheiden väheneminen. Jokainen manuaalinen työvaihe kun on virhemahdollisuus. Esimerkiksi palkkatietojen käsittelyssä automatisoidut järjestelmät varmistavat, että kaikki tiedot ovat oikein ja ajan tasalla ennen niiden lähettämistä eteenpäin.

Keskitetty tietojen hallinta mahdollistaa sen, että kaikki henkilöstöön liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla ja käytettävissä yhdessä paikasta. Tämä vähentää tiedon etsimiseen ja manuaaliseen käsittelyyn kuluvaa aikaa sekä parantaa samalla tietojen luotettavuutta.

Kolmas merkittävä hyöty on reaaliaikainen tiedonkulku. Kun tiedot ovat sähköisessä muodossa, niiden päivittyminen on aina kaikkien oleellisten tahojen tiedossa. Esimerkiksi työntekijän työsuhteen päättyessä tieto välittyy automaattisesti palkkahallintoon.

Yleiset henkilöstöhallinnon sähköistämisen esteet

Tulorekisterin käyttöönotto vuonna 2019 jätti jälkeensä monelle "hyvä kun siitä hengissä selvittiin" -kokemuksen. Menneet ovat kuitenkin menneitä ja kannattaa keskittyä ennemmin miettimään, mitkä kaikki toimintatavat tänä päivänä ovat sähköistettävissä. Hyvänä esimerkkinä Verohallinto on viime vuosina kehittänyt rajapintoja, joiden avulla yritykset ja tilitoimistot voivat reaaliaikaisesti sekä lähettää ilmoituksia Verohallinnolle että hakea tietoja Verohallinnon järjestelmistä.

Yritykset kohtaavat usein haasteita yhtenäisten uusien toimintatapojen luomisessa. Vaikka henkilöstöhallinnon sähköistäminen ei vaadikaan henkilöstöosastoa, vaatii muutos aina resursseja, aikaa ja henkilöstön sitoutumista. 

Muutosvastarinta on monesti merkittävä kehitystä hidastava tekijä. Onkin ensisijaisen tärkeää, että henkilöstö otetaan mukaan sähköistämisprosessiin alusta alkaen. Myös viestinnän avoimuus ja jatkuva keskustelu on muutoksessa keskeistä.

Tietoturva henkilöstöhallinnon sähköistämisessä

Tietoturva on pakko huomioida kaikessa yrityksen toiminnassa, myös henkilöstöhallinnossa. Henkilöstöhallinnossa käsitellään arkaluontoisia tietoja, kuten työntekijöiden henkilötietoja, palkkatietoja ja terveystietoja. Siksi on ensiarvoisen tärkeää varmistaa, että nämä tiedot ovat turvassa sekä luvattomalta pääsyltä että tietovuodoilta. Tietoturvan näkökulmasta keskeisiä seikkoja ovat käyttäjäoikeuksien hallinta ja järjestelmien säännöllinen päivitys.

Tietoturvaan liittyy oleellisesti käyttäjäoikeuksien hallinta. Se  tarkoittaa sitä, että vain ne henkilöt, joilla on todellinen tarve ja oikeus tietyn tiedon näkemiseen tai muokkaamiseen, pääsevät niihin käsiksi. Tämä vaatii huolellista roolitusta ja käyttäjähallintaa, jossa jokaiselle työntekijälle määritellään tarkasti, mitä tietoja he voivat nähdä ja muokata.

Tietoturvaan liittyy myös se, miten tiedot poistetaan järjestelmistä. Kun työntekijän työsuhde päättyy tai kun tietoja ei enää tarvita, ne tulee poistaa asianmukaisesti järjestelmistä. Lisäksi järjestelmien säännöllinen päivitys on välttämätöntä, sillä tietoturvauhat kehittyvät jatkuvasti. 

Ihminen on usein se heikoin lenkki tietoturvassa. Esimerkiksi phishing-hyökkäykset, joissa pyritään huijaamaan työntekijöitä luovuttamaan tunnuksia tai muita arkaluontoisia tietoja, ovat yleistyneet. Siksi yrityksen on tärkeää järjestää säännöllistä tietoturvakoulutusta kaikille työntekijöille.  Taloushallintoliitto järjestää tietoturvan koulutusohjelmia taloushallintoalan yrityksille, esimerkiksi niiden johdossa työskenteleville henkilöille. 

Henkilöstöhallinnon sähköistämisen tulevaisuuden näkymät

Henkilöstö on iso ja monesti yrityksen suurin kuluerä. Henkilöstöstä pitää ja kannattaa pitää huolta, ja sen "käyttöön" tuoda suunnitelmallisuutta. Tilanteet muuttuvat nykyään niin nopeasti, että tietojen ajantasaisuus ja välitön saatavuus on monesti ratkaisevassa roolissa. 

Esimerkki: Henkilöstötiedot tarjouksissa

Kun yritys tekee tarjouksia uusista projekteista tai yhteistyösopimuksista, voi yrityksen osaamista, resursseja ja pätevyyksiä kuvaava henkilöstökertomus olla ratkaiseva. Se voi vastata kysymyksiin, joita potentiaalinen asiakas saattaa esittää:

• Onko teillä tarvittavaa osaamista tämän työn toteuttamiseen?
• Kuinka kokenutta henkilöstönne on?
• Ovatko henkilöiden sertifikaattitiedot ajan tasalla?

Esimerkiksi jos yritys osallistuu tarjouskilpailuun projektin toteuttamisesta, asiakkaat haluavat tietää, onko yrityksellä riittävästi kokeneita insinöörejä, projektipäälliköitä ja muuta tarvittavaa henkilöstöä, jotta projekti voidaan toteuttaa menestyksekkäästi. HR-järjestelmä voi tässä tilanteessa tarjota tietoja yrityksen työntekijöiden osaamisprofiileista, heidän kokemuksestaan vastaavissa projekteissa ja mahdollisista lisäpätevyyksistä tai sertifikaateista, joita heillä on.

Kun henkilöstöhallinto on sähköistetty, tietojen saaminen on huomattavasti kätevämpää. Järjestelmästä saa heti ajantasaiset tiedot, jotka koskevat esimerkiksi työntekijöiden osaamista, kokemusta ja koulutusta.

Esimerkki: Palkka-avoimuusdirektiivi 2026 ja sähköistämisen hyödyt

Vuonna 2026 Suomessakin voimaan tuleva palkka-avoimuusdirektiivi asettaa uusia vaatimuksia yrityksille läpinäkyvyyden suhteen. Direktiivin tavoitteena on parantaa palkkatasa-arvoa ja vähentää perusteettomia palkkaeroja sukupuolten välillä. Tämä tarkoittaa, että yritysten on jatkossa pystyttävä esittämään selkeitä ja tarkkoja tietoja palkkakäytännöistään sekä perustelemaan, miksi eri työntekijöillä voi olla erilaisia palkkoja.

Henkilöstöhallinnon sähköistäminen tarjoaa merkittäviä hyötyjä tämän direktiivin vaatimusten täyttämisessä. Esimerkiksi kun yrityksen palkkatiedot on tallennettu ja hallinnoitu digitaalisesti, ne ovat helposti saatavilla ja analysoitavissa. Yritys voi näin nopeasti ja tehokkaasti tuottaa tarvittavat raportit ja tiedot palkoista ja palkkaeroista, mikäli niitä kysytään.

Esimerkki: Henkilöstöhallinnon sähköistäminen ja vastuullisuus

Yksi tulevaisuuden trendeistä on vastuullisuus ja siihen liittyvä raportointi, joka vaatii yrityksiltä yhä enemmän avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Vaikka tämä ei ehkä suoraan koske pienimpiä yrityksiä, vaikutukset voivat ulottua niihin alihankintaketjujen kautta. Sähköiset järjestelmät varmistavat, että kaikki mahdollisesti tarvittavat tiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti saatavilla.

Yhteenveto

Henkilöstöhallinnon sähköistäminen on merkittävä askel kohti modernia ja tehokasta yritystoimintaa. Manuaalisen työn väheneminen parantaa prosessien tarkkuutta ja nopeutta. Sähköistäminen tuo mukanaan myös keskitetyn tietojen hallinnan, reaaliaikaisen tiedonkulun ja paremman tietoturvan.

Kun henkilöstötiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta ja ajantasaisina, ne tukevat yrityksen päätöksentekoa ja mahdollistavat nopean reagoinnin muuttuviin tilanteisiin. 

Tietoturva on keskeinen osa sähköistämistä. Arkaluontoisten tietojen käsittely vaatii tarkkaa käyttäjäoikeuksien hallintaa ja järjestelmien säännöllistä päivittämistä. Sähköistetyt järjestelmät tarjoavat myös mahdollisuuden seurata, kuka on käyttänyt tai muokannut tietoja.

Henkilöstöhallinnon sähköistäminen ei ole pelkästään tekninen ratkaisu, vaan monesti se vaatii myös ajattelutavan muutosta. Henkilöstön mukaan ottaminen alusta alkaen ja avoin viestintä ovat avainasemassa.

👍 Olisiko Heeros HR ja ePalkat-ohjelmisto teille se paras vaihtoehto? Varaa aika maksuttomaan kartoitukseen ja demoon.

📚Blogivinkki: Miksi HR-järjestelmä kannattaa pienillekin yrityksille?