Henkilöstöhallinnon automatisointi ja tehostaminen tekoälyn avulla

Tekoälyn rooli henkilöstöhallinnon automatisoinnissa

Henkilöstöhallinnolla on keskeinen rooli yrityksen toiminnassa, ja sen vastuulla on mm. varmistaa, että työsuhteisiin liittyvät lait ja säännökset tulevat noudatetuiksi. Suomessa henkilöstöhallintoon liittyy useita lakeja, jotka suojelevat työntekijöiden ja työnantajien oikeuksia ja velvollisuuksia. Tekoälyä käyttävät järjestelmät voivat esimerkiksia automaattisesti seurata lakimuutoksia ja varmistaa, että yrityksen toimintatavat ovat aina ajan tasalla suhteessa lakeihin.

Tekoäly voi olla iso apu paitsi lakien noudattamisessa, myös henkilöstöasioiden hoidon optimoinnissa ja työntekijöiden motivaation ja hyvinvoinnin parantamisessa.  Tulevaisuudessa, todennäköisesti jo ihan lähiaikoina, tekoälyn avulla on mahdollista automatisoida monia henkilöstöhallinnon rutiinitehtäviä, kuten:

• Työsuhteen elinkaaren hallinta. Tekoälyavusteiset järjestelmät voivat automaattisesti hoitaa työsuhteen eri vaiheita rekrytoinnista työntekijän perehdytykseen ja työsuhteen päättämiseen asti.

• Poissaolojen ja lomien hallinta. Tekoäly voi seurata ja analysoida työntekijöiden poissaoloja sekä huolehtia lomakertymien laskennasta automaattisesti.

• Palkitsemisen ja etuuksien hallinta. Tekoäly voi hallita työntekijöiden etuuksia ja varmistaa, että palkanlaskenta on linjassa yrityksen palkitsemisstrategian ja lainsäädännön kanssa.

• Raportointi. Tekoäly voi tuottaa säännöllisesti raportteja, jotka antavat kokonaisvaltaisen kuvan henkilöstön tilanteesta ja hyvinvoinnista. Nämä voivat auttaa henkilöstöhallinnon profiilin nostoa lähemmäs taloushallintoa.

• Työntekijöiden hyvinvoinnin seuranta. Tekoäly voi analysoida henkilöstön hyvinvointiin liittyviä mittareita, kuten kyselyiden tuloksia ja poissaolotietoja, ja ehdottaa toimenpiteitä hyvinvoinnin parantamiseksi.

• Työntekijäkokemuksen parantaminen. Tekoäly voi tarjota personoituja työntekijäkokemuksia esimerkiksi kellonaikariippumattominen chatbot-ratkaisujen avulla.

Nämä toiminnot ovat vielä osittain tulevaisuuden visioita, mutta esimerkiksi rekrytoinnin automatisoinnissa tekoäly alkaa olla arkinen apuri ja sitä käytetään ilmoitusten laatimiseen, hakijoiden esikarsintaan ja alustavaan arviointiin.

Tekoäly henkilöstöhallinnossa: konkreettisia esimerkkejä

🔍 Esimerkki 1: Rekrytointiprosessin automatisointi

Tekoäly voi seuloa työhakemukset ja tunnistaa parhaat kandidaatit avointa tehtävää varten. Parhaimmillaan tämä nopeuttaa rekrytointia ja varmistaa, että hakuprosessissa käsitellään kaikki hakijat tasapuolisesti.  Tekoälyn avulla voidaan myös tunnistaa passiivisia hakijoita ja ehdottaa heille sopivia tehtäviä, mikä laajentaa rekrytointipoolia.

💰 Esimerkki 2: Työsuhde-etuuksien hallinta

Tekoäly voi automaattisesti laskea työntekijöiden etuuksia, kuten loma-ajan palkkoja tai sairausajan korvauksia. Tämä vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että kaikki etuudet käsitellään oikein. Tekoäly voi myös analysoida etuuksien tehokkuutta ja ehdottaa uusia työntekijöiden motivaatiota lisääviä palkitsemistapoja.

🔢 Esimerkki 3: Henkilöstöraporttien tuottaminen

Tekoäly voi automatisoida henkilöstöraporttien tuottamisen, kuten poissaolo- ja vaihtuvuusraportit, sekä tarjota analyysia siitä, miten henkilöstön hyvinvointia voisi parantaa. Tekoäly voi auttaa tunnistamaan poissaolojen syitä ja suositella toimenpiteitä niiden vähentämiseksi.

Tekoälyavusteinen henkilöstöhallinto: suosituksia pk-yrityksille

Jos alussa mainittu Googlen ennuste tekoälyn vaikutuksista työtehtäviin pitää edes suunnilleen paikkansa, on tekoälykehityksen ulkopuolelle jättäytyminen melkoinen riski. Tässä muutama vinkki: 

• Kehitä tekoälystrategia. Laadi selkeä strategia, jossa määritellään, miten tekoälyä käytetään henkilöstöhallinnossa. Ota huomioon mahdolliset riskit, kuten tietosuoja ja työntekijöiden huolenaiheet.

• Kouluta henkilöstöä. Tarjoa henkilöstöhallinnon ammattilaisille koulutusta, jotta he ymmärtävät ja pystyvät hyödyntämään tekoälyä tehokkaasti.

• Keskity vastuulliseen tekoälyyn. Varmista, että teknologiaa käytetään eettisesti ja vastuullisesti. Varmista myös, että henkilöstötiedot käsitellään aina Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

• Aloita pienestä. Aloita pilottiprojektilla, jolla testaat tekoälyn hyödyt henkilöstöhallinnossa ennen laajempaa käyttöönottoa.

• Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Erityisesti jos aloittaminen tuntuu vaikealta, kannattaa kysyä apua. Ohjelmistotoimittajat, konsultit ja kouluttajat osaavat auttaa. Myös yhteistyö muiden yritysten kanssa voi auttaa jakamaan parhaita käytäntöjä ja kokemuksia tekoälyn käytöstä.

📚Blogivinkki: Miksi HR-järjestelmä kannattaa pienillekin yrityksille?