Jos olet töissä esimerkiksi viestintä- tai markkinointitoimistossa, saatat tuntea resursoinnin haasteet liiankin hyvin. Projektit sirpaloituvat, asiakkailta tulee kiireellisiä pyyntöjä, ja jokainen päivä tuo mukanaan yllätyksiä – joku sairastuu tai tiimin jäsentä tarvitaan toisaalle. Resursoinnin sujuvuus ja tehokkuus on kuitenkin kriittistä paitsi projektien aikataulujen pitävyyden kannalta, myös koko yrityksen arjen ja tulosten kannalta.
Hyvin suunniteltu resursointi ei ole vain pakollinen työvaihe, vaan se on avain tehokkuuteen, laatuun ja tasapainoiseen työarkeen.
Asiantuntijayrityksessä resursoidaan ensisijaisesti henkilöstön aikaa. Jos resursointi jää tekemättä tai se tehdään hätäisesti, seuraukset näkyvät pian: menetettyjä tunteja, ylikuormittuneita työntekijöitä, myöhästyneitä projekteja ja tyytymättömiä asiakkaita. Töitä on asiantuntijaorganisaatioissa harvoin juuri sopivaa määrää – yleensä joko vähän liikaa tai vastaavasti liian vähän, jolloin resursoinnissa tasapainoillaan kulloisenkin tilanteen kanssa.
Ajan tasalla oleva resursointidata näyttää henkilöstön käyttöasteen. Historiatiedon avulla voit raporteista arvioida paljonko jatkuvat asiakkuudet täyttävät tulevien kuukausien kapasiteetista.
Hyvä resursointi auttaa näkemään, milloin myynnille voi näyttää vihreää valoa uusille projekteille. Resursointidata helpottaa usein myös ennustamaan esimerkiksi laskutusta tai myyntikatetta, etenkin jos laskutus tapahtuu joltain osien tuntitöiden perusteella kuukausittain tai kiinteähintaisissa projekteissa niiden todellisen etenemisen mukaan.
Lisäksi resursoinnin avulla voit varmistaa fiksun hinnoittelun. Keskituntihintoja ja projektien kannattavuutta kannattaa tutkia ja miettiä, mikä vaikutus resursoinnilla on niihin. Niin työajan sopiva resursointi, resursointidatan hyödyntäminen ennustamisessa kuin historiatiedon hyödyntäminen hinnoittelussa näkyvät lopulta yrityksen tuloksessa.
Kuvittele tilanne, jossa kaikki projektit etenevät sujuvasti ja aikataulut pitävät. Asiakkaat ovat tyytyväisiä ja työntekijät tuntevat olevansa osa hyvin toimivaa tiimiä. Hyvä resursointi tekee tämän mahdolliseksi, sillä se luo raamit, joissa projektinhallinta on sujuvaa ja realistiset aikataulut tukevat onnistumista. Jakamalla resurssit oikein varmistat, että jokainen projekti saa tarvitsemansa käsiparit ja oikean määrän aikaa.
Resurssien käytön ja projektin etenemisen seuranta auttaa tunnistamaan pullonkaulat ajoissa, jolloin voit ratkaista ennen kuin ne aiheuttavat viivästyksiä. Tehokas resursointi parantaa myös viestintää sidosryhmien kanssa, mikä auttaa ennakoimaan mahdolliset haasteet ja pitämään kaikki ajan tasalla projektin edistymisestä.
Hyvin resursoitu, tasainen ja tehtävissä oleva työkuorma auttaa myös parantamaan työntekijöiden hyvinvointia. Kun aikataulut ovat realistisia, stressiä syntyy vähemmän ja uupumisen riski pienenee. Resursoinnin kautta voit myös kehittää tiimin osaamista – kun jokaisen työntekijän tilanne on seurannassa, voit tunnistaa kehitystarpeet ja varata aikaa koulutukselle tai perehdytykselle.
Muutokset ovat väistämättömiä resursoinnissa – niitä tulee jatkuvasti. Yllättävät asiakastilaukset, sairastumiset tai projektien venymiset ovat arkipäivää. Tähän kannattaa varautua jättämällä riittävästi tilaa muutoksille jo etukäteen.
Kun joustovaraa ei ole, töitä joudutaan järjestelemään esimerkiksi eri tiimien välillä uudestaan. Yleensä tämä uudelleen järjestely ei kuitenkaan lisää tehoja vaan vähentää niitä, kun tekijät joutuvat vaihtamaan työstä toiseen. Parasta olisi varata päivistä tilaa muutoksille jo etukäteen, jotta kiireiset tilaukset voidaan hoitaa ilman turhia viivästyksiä.
Muutokset eivät rajoitu pelkästään asiakastilauksiin. Yllättävät sairauspoissaolot tai työtehtävien keston ennakoimattomat venymiset ovat yhtä lailla yleisiä. Kun 40 tuntiin suunniteltu työ viekin 60 tuntia, syntyy väistämättä paineita aikatauluihin. Tässä kohtaa hyvä resursointi tulee esille: tarvitaan kykyä siirtää resursseja joustavasti ja hallitusti, jotta projektien eteneminen ei hidastu merkittävästi. Lisäksi esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuus voi tuoda mukanaan uusia resursointitarpeita, jolloin tilanteeseen on sopeuduttava nopeasti.
Nyt voimme hypätä konkretian äärelle – miten varmistat, että resursointi on sujuvaa ja onnistunutta. Tässä minun vinkkini.
Vältä työntekijöiden täyttämistä tappiin asti asiakastöillä. Jätä riittävästi joustoa niin sisäisille tehtäville, kuin odottamattomille tilanteille. Näin varmistat, että projektien aikataulut eivät romahda heti, kun jotain yllättävää tapahtuu.
Vastaavasti työntekijän tilauskannassa olisi hyvä olla asiakastöitä, joita hän voi edistää jo aiemmin, jos tilaa on. Väljällä resurssoinnilla voit myös varmistaa, että et pelaa tetristä jatkuvasti siirtämällä tehtäviä asiantuntijalta toisella – tämä syö tehot parhaastakin tekijästä.
On tärkeää, että jokaisella työntekijällä ja tiimillä on selkeästi määritellyt vastuut. Tämä auttaa välttämään päällekkäistä työtä, epäselvyyksiä ja ylikuormitusta. Kun vastuualueet ovat selvät, myös delegointi on helpompaa ja tehtävien hallinta pysyy yksinkertaisempana.
Yllättävät tilanteet ovat arkipäivää. Onhan teillä selkeät prosessit ja toimintatavat, joilla nämä tilanteet hallitaan? Selkeä protokolla ad-hoc-pyyntöjen ja sairaustapausten käsittelemiseksi tekee yrityksestä joustavamman ja tehokkaamman.
Reaaliaikainen näkyvyys tiimin ja yksilöiden työtilanteeseen on keskeinen osa onnistunutta resursointia. Kun seuraatte työkuormia reaaliaikaisesti, pystytte paremmin jakamaan resursseja tarpeen mukaan ja välttämään ylikuormitusta tai resurssien alikäyttöä. Näkyvyys yli tiimirajojen auttaa ennakoimaan potentiaaliset pullonkaulat ajoissa.
Resursointiin vaikuttavat projektien tiedot, työmäärät ja aikataulut kannattaa pitää jatkuvasti ajantasaisina. Päivittämällä projektien tilaa ja henkilöstön työkuormia säännöllisesti voitte reagoida nopeasti muutoksiin. Tämä vähentää väärinkäsityksiä ja helpottaa projektinhallintaa, koska päätökset perustuvat aina ajantasaiseen ja luotettavaan tietoon.
Projektien jakaminen vaiheisiin ja riittävä aika esimerkiksi kommenttikierroksille auttaa varmistamaan, että lopputulos on laadukas. Vaiheittainen työskentely vähentää stressiä ja antaa tiimille selkeät aikataulut sekä tilaa reagoida muutoksiin ilman kiirettä.
Avoin viestintä ja yhteistyö eri tiimien ja asiantuntijoiden välillä on elintärkeää onnistuneelle resursoinnille. Esimerkiksi säännölliset tapaamiset ja tilannepäivitykset auttavat varmistamaan, että jokainen tiimissä tietää kollegojen työtilanteen ja osaa reagoida tarvittaessa. Tämä vähentää myös päällekkäisyyksiä ja mahdollistaa sujuvamman työnjaon.
Tulevien resurssitarpeiden arviointi auttaa ennakoimaan mahdollisia haasteita. Varmista, että resurssit riittävät sekä nykyisten että tulevien projektien toteutukseen. Tämä edellyttää jatkuvaa seurantaa siitä, millaisia asiantuntijoita tarvitaan eri työtehtäviin ja millä aikataululla. Kannattaa siis tarkalla silmällä seurata ja ennakoida myynnin onnistumisia ja niiden toteuttamiseen tarvittavaa osaamista.
Resursointi on erinomainen keino tunnistaa mahdolliset osaamisvajeet tiimissä. Jos huomaat, että joku työntekijä käyttää toistuvasti enemmän aikaa tiettyihin tehtäviin kuin muut, tämä voi olla merkki siitä, että perehdytystä tai lisäkoulutusta tarvitaan. Lisäksi itsensä kehittämiselle ja uuden oppimisille on hyvä varata aikaa joka tapauksessa. Tämä ei ainoastaan lisää tehokkuutta, vaan myös motivoi työntekijöitä, kun he saavat mahdollisuuden kehittyä ja oppia uusia taitoja.
Kaikki projektit eivät ole yhtä tärkeitä, eikä kaikkia pyyntöjä tarvitse käsitellä samalla kiireellisyydellä. Hyvä resursointi ottaa huomioon työn tärkeyden ja prioriteetit. Resurssien joustava siirtäminen tärkeimmille projekteille ja realistiset aikataulut ovat avainasemassa yrityksen onnistumisessa. Priorisointi auttaa myös työntekijöitä keskittymään olennaiseen ja vähentää kiireestä johtuvaa stressiä.
Tasapainoinen työkuorma on keskeinen osa työntekijöiden hyvinvointia. Ylikuormitus johtaa nopeasti stressiin ja voi aiheuttaa työuupumusta. Riittävät tauot ja mahdollisuus vaikuttaa omaan työtaakkaan ovat tärkeitä. On myös hyvä ottaa huomioon työntekijöiden urakehitys ja kiinnostuksen kohteet resursointia tehtäessä – näin varmistetaan, että työntekijät tuntevat saavansa merkityksellistä työtä ja voivat kehittyä omassa työssään.
Viimeiseksi - työkaluilla on merkitystä. Valitse omalle yritykselle sopiva työkalu resursointiin. Mieti ensin mitä te tarvitsette. Tarvitsetteko työkalua vain resursointiin, vai olisiko hyvä, että samalla työkalulla voi tehdä muutakin? Tarvitaanko integraatioita muihin ohjelmistoihin? Arvostatteko helppokäyttöisyyttä vai onko joku muu asia teille tärkeämpi? Haluatteko jakaa resursointitietoa myös asiakkaille suoraan ohjelmistosta? Mikä on hinnan merkitys?
Ota yhtenä vaihtoehtona ottaa mukaan vertailuun myös Heeroksen PSA:n resursointityökalu. PSA-toiminnanohjausjärjestelmän resursointiominaisuuksiin voit tutustua täällä. Asiakkailta olemme saaneet paljon lisää kehitysideoita ja itse asiassa uskallan paljastaa, että resursointityökalun muutoksia suunnitellaan nyt loppuvuoden aikana. Lisää hyvää on siis tulossa.
Resursoinnin lisäksi Heeros PSA:ssa on paljon muitakin ominaisuuksia eli se toimii kokonaisratkaisuna asiantuntijayrityksen johtamiseen. Miksipä et haluaisi yhtä järjestelmää useamman sijaan?
Tsekkaa muutaman minuutin mittainen videodemo Heeros PSA:sta tai kokeile ilmaiseksi. 👇