HAASTE
Erillään olevat järjestelmät, jotka eivät tukeneet uudistettuja prosesseja
Toiminnanohjausjärjestelmän ja HubSpotin väliltä puuttunut integraatio aiheutti turhaa manuaalista työtä, kun tietoja piti manuaalisesti päivittää molempiin. Myös uudistuneet prosessit vaativat muutosta toiminnanohjaukseen.
RATKAISU
Integraatioilla tehostettu prosessi prospektista taloushallintoon
Heeros PSA:n HubSpot-integraatio ja integraatiot taloushallintoon tehosti työntekoa ja auttoi prosessien suoraviivaistamisessa.
62 % liiketoimintaansa vuonna 2022 kasvattanut Blink Helsinki on markkinointitoimisto, joka on erikoistunut luovien konseptien, sisältömarkkinoinnin ja data-ohjattavan markkinointiteknologian yhdistämiseen.
Edeltävänä vuonna yritys oli vaihtanut toiminnanohjausjärjestelmänsä Heeros PSA:han, kun aiemmin käytössä ollut järjestelmä ei enää sellaisenaan palvellut kasvun myötä uudistuneita prosesseja. Mahdollisuus HubSpot-integraatioon oli lisäksi houkutteleva ominaisuus.
HubSpot-Heeros PSA -integraation siivittämänä Blink Helsinki on onnistunut tehostamaan toimintaansa. Tehokkuus näkyy konkreettisesti toiminnan yhdenmukaistumisena, suoraviivaistumisena ja lopulta ajan säästönä.
Erillään olevat järjestelmät veivät aikaa ja energiaa
Blink Helsingin tiimi teki töitä usean eri järjestelmän avulla, ilman integraatioita. Esimerkiksi asiakastiedot olivat sekä HubSpotissa että toiseen kertaan projektitietojen kanssa toiminnanohjausjärjestelmässä, ja kokonaisuus oli riippuvainen manuaalisesta tietojen päivittämisestä. Aika kului turhan paljon rutiiniasioiden hoitamiseen. Lisäksi turhautti, kun ei voinut koskaan olla täysin varma, ovatko tiedot ajan tasalla.
”Se, ettei voinut luottaa oikein kummankaan järjestelmän tietoihin, turhautti. Haluamme keskittyä ydintekemiseen, emmekä sen huolehtimiseen, ovatko tiedot ja työkalut kunnossa,” kuvailee Blink Helsingin toimitusjohtaja Antti Tolonen.
Liiketoiminnan kasvaessa prosessit muovautuivat ja tulivat entistäkin tärkeämmiksi. Järjestelmiin oli tarpeen tehdä muutoksia, jotta ne tukisivat prosesseja fiksulla tavalla.
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto järkevin valinta
Toiminnanohjausjärjestelmän kanssa oli kaksi vaihtoehtoa: jatkaa edellisellä, mutta muokata se täysin uusiksi tai kartoittaa uusia vaihtoehtoja. Koska muokkaamisessa olisi ollut suuri työ eikä vanha järjestelmä ollut käyttökokemukseltaankaan erinomainen, Blink Helsinki päätyi jälkimmäiseen.
Tavoitteena oli suoraviivaistaa uudistettuja prosesseja, uusia toiminnanohjausjärjestelmä tukemaan prosesseja ja sitä kautta tehostaa liiketoimintaa.
Enemmän aikaa tuottavalle työlle: kun aikaa ei tarvitse käyttää manuaaliseen tietojen kirjaamiseen, voi keskittyä olennaiseen.
Vertailussa oli monia järjestelmiä. Vaakakupissa painoi HubSpot-integraation lisäksi myös se, miten järjestelmä istuisi Blinkin toimintamalleihin ja tavoitteisiin.
”Heeroksessa palaset loksahtivat kohdalleen. PSA:sta saimme HubSpotin pariksi helppokäyttöisen toiminnanohjausjärjestelmän, joka tuntui sopivalta meidän prosesseihimme. Myös hinta-laatusuhde oli kohdallaan. Käyttöönotto onnistui ongelmitta ja verraten nopeassa aikataulussa. Olemme olleet tyytyväisiä palveluun,” Tolonen kertoo.
HubSpot-PSA -integraatio säästää aikaa
Saumaton kaksisuuntainen HubSpot-Heeros PSA -integraatio on tukenut Blink Helsingin kasvua. Myynnin ja markkinoinnin CRM:n sekä projektitietojen, tuntikirjausten, laskutuksen ja raportoinnin integrointi auttaa liiketoiminnan tehostamisessa.
Blink Helsinki on karsinut turhaa päällekkäistä työtä tehokkaasti. Esimerkiksi projektitietojen syöttämiseen käytetään selvästi vähemmän aikaa kuin ennen. Eikä enää ole tarvinnut miettiä, mihin järjestelmään mitkäkin tiedot on syötetty, vaan ne ovat aina sekä HubSpotissa että Heeros PSA:ssa ajan tasalla.
Taloushallinnon integraatiolla sujuvuutta läpi koko projektin elinkaaren
HubSpotin ja Heeros PSA:n integraation lisäksi sujuvuutta on lisätty ja työvaiheita vähennetty ottamalla käyttöön Heeroksen taloushallinto-ohjelmia. Heeros PSA:sta on kaksisuuntainen integraatio myös taloushallintoon, mikä on entisestään tehostanut tekemistä.
Taloushallintoon liittyy paljon ”pakollista pahaa”, mutta Blink Helsinki on nipistänyt aikaa niistäkin asiakkuuksien ja projektien hoitamiseen.
”Aiemmin piti kerätä kirjanpidon materiaaleja erikseen, mutta nyt prosessi on huomattavasti sujuvampi. Esimerkiksi kululaskut siirtyvät kätevästi kirjanpitäjälle, ja tieto löytyy vakioidussa muodossa sen jälkeen kun se on kertaalleen luotu,” Tolonen kiittelee.
Prosessit ja työkalut tukevat jatkuvaa kasvua
Blink Helsingillä työ ei pyöri prosessien ja työkalujen ympärillä, vaan niiden ansiosta henkilöstö voi keskittyä varsinaiseen luovaan työhön. Kasvu on yksi Blink Helsingin arvoista. Yritys haluaa tehdä tilaa myös henkilökohtaiselle kasvulle ja kouluttautumiselle.
Resurssien optimaalinen kohdistaminen tai tuottavuuden ja sitä kautta liiketoiminnan kasvu ei kuitenkaan olisi mahdollista ilman toimivia työkaluja ja prosesseja.
”Heeros PSA:n käyttöönotto ja HubSpot-integraatio ovat tukeneet kasvuamme. Mitä suuremmaksi kasvamme, sitä suuremmassa roolissa prosessit ja niitä tukevat työkalut ovat”, tiivistää Antti Tolonen.
TIETOA ASIAKKAASTA
Vuonna 2010 perustettu Blink Helsinki on luova kasvumarkkinointitoimisto, joka auttaa asiakkaitaan luomaan data-ohjattavia markkinoinnin, myynnin ja asiakaskohtaamisten malleja. Se auttaa suomalaisia yrityksiä kasvamaan kilpailijoitaan paremmin sekä luomaan tehokkaampia ja johdettavampia tapoja rakentaa markkinoinnin avulla myyntiä. Yritys on kasvanut voimakkaasti. Liikevaihto nousi vuonna 2022 n. 62 % ja henkilöstömäärä n. 42 % edellisestä vuodesta.
