Resepti kivuttomaan PSA-ohjelmiston käyttöönottoon

Yksinkertaisimmillaan PSA-ohjelmiston (Professional Service Automation) eli asiantuntijayrityksen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on  mallia plug-and-play. Näin jos kyseessä on uusi yritys. Tai yritys, jonka toimintaa on ohjattu vapaamuotoisesti jonkun päässä ja hajanaisin Excel-tiedostoin. Toisin sanoen yritys, jolla ei ole vielä "meillä tämä tehdään näin" -toimintaa.

Pk-yrityksen PSA-ohjelmiston käyttöönoton ei tarvitse vakiintuneemmissakaan tapauksissa olla monimutkainen saati pitkä prosessi. Silti se vaatii paitsi huolellista suunnittelua, myös hyvää koulutusta ja esimerkillä johtamista.

Käyttöönotto kun ei ole pelkästään tekninen - joko itse suoritettava vai ohjelmistotoimittajan hoitama - prosessi, vaan siihen liittyy yleensä myös muutoksia, jotka vaikuttavat työntekijöiden päivittäisiin toimintoihin ja yrityksen kokonaisprosessiin. Käyttöönotossa huomiota kannattaakin kiinnittää myös - ellei jopa ensisijaisesti - siihen, miten yrityksen henkilöstö sitoutetaan, motivoidaan ja koulutetaan.

Koulutustarpeiden kartoitus

Pk-yrityksessä resurssit – niin aika kuin rahakin – ovat usein rajallisia. Tästä huolimatta tehokas koulutus ja muutosjohtaminen ovat kriittisiä tekijöitä onnistuneessa käyttöönotossa. Pienessä organisaatiossa jokaisen työntekijän panos ratkaisee ja koulutus kuitenkin lähes poikkeuksetta tulee halvemmaksi kuin kouluttamatta jättäminen.

Sen sijaan, että kaikkia koulutettaisiin laajasti, on tärkeää tunnistaa kriittiset taidot ja tiedot, joita työntekijät tarvitsevat PSA-ohjelmiston käytön aloittamiseksi. Priorisointi on avainasemassa: keskity ensin niihin osa-alueisiin, jotka ovat välttämättömiä liiketoiminnan kannalta.

Toimenpiteet:

• Suorita osaamiskartoitus keskittyen olennaisiin taitoihin.
• Tee tarvekartoitus: keskity ensin kriittisiin osa-alueisiin.
• Hyödynnä lyhyitä koulutussessioita ja itseopiskelumateriaaleja ajankäytön tehostamiseksi.

Koulutusten valmistelu ja toteutus

Pk-yrityksessä varsinaisten koulutusohjelmien sijaan, tai ainakin niiden rinnalla, kannattaa hyödyntää ohjelmistotoimittajan tarjoamia valmiita materiaaleja, kuten käyttöohjeita, videoita ja verkkokoulutuksia. Lisäksi on hyödyllistä nimetä pääkäyttäjä tai pääkäyttäjiä, jotka saavat syvällisempää koulutusta ja voivat sitten jakaa osaamistaan tukena tiimin muille jäsenille.

Toimenpiteet:

• Hyödynnä ohjelmistotoimittajan tarjoamia valmiita materiaaleja.
• Järjestä lyhyitä ja tehokkaita koulutustilaisuuksia, esimerkiksi verkkosessioina.
• Kouluta muutama avainhenkilö (pääkäyttäjät) syvällisemmin, jotta he voivat tukea muita.

Koulutuksen seuranta ja arviointi

Koulutusten tehokkuuden systemaattinen seuranta on suositeltavaa. Tämän voi tehdä yksinkertaisilla keinoilla, kuten lyhyillä palautekyselyillä ja testauksilla, jotka auttavat tunnistamaan, tarvitaanko lisäkoulutusta ja missä. Pääkäyttäjät voivat myös toimia tukena ja nostaa esiin havaitsemiaan osaamispuutteita.

Toimenpiteet:

• Käytä lyhyitä palautekyselyjä koulutusten tehokkuuden arvioimiseen.
• Suorita yksinkertaisia testejä tärkeimpien taitojen varmistamiseksi.
• Hyödynnä pääkäyttäjiä koulutuksen seurannassa ja tuen antamisessa.

Viestinnän merkitys ja muutoksen selittäminen 

Pk-yrityksissä muutos voi olla herkkä asia, sillä työntekijät ovat usein läheisiä toisilleen ja muutokset voivat tuntua henkilökohtaisilta. Tästä syystä on erityisen tärkeää, että johto selittää selkeästi ja avoimesti, miksi muutoksia tehdään ja miten ne hyödyttävät koko yritystä. Esimerkiksi, jos yritys ottaa käyttöön uuden tuntikirjanpitojärjestelmän, on tärkeää kertoa työntekijöille, että se vähentää hallinnollista taakkaa ja auttaa pitämään projektit ajan tasalla – mikä hyödyttää kaikkia.

Toimenpiteet:

• Kommunikoi muutosten syyt ja hyödyt selkeästi ja rehellisesti.
• Keskity viestinnässä konkreettisiin esimerkkeihin.
• Varmista, että kaikki työntekijät ymmärtävät muutoksen vaikutukset juuri heidän työhönsä.

Tuen ja motivaation ylläpitäminen

Jatkuvaa tukea ja motivaatiota kannattaa ylläpitää varsinkin käyttöönottoa seuraavina kuukausina. Jokin nopea kanava, kuten intranet tai pikaviestipalvelu kuten Slack, toimivat yleensä hyvin. Yrityksen johto ja/tai projektiryhmä voivat näyttää esimerkkiä ja pitää säännöllisiä, lyhyitä kokouksia, joissa käydään läpi mahdollisia haasteita ja etsitään ratkaisuja. Pääkäyttäjien on hyvä olla helposti tavoitettavissa, jotta pienet ongelmat voidaan ratkaista nopeasti.

Toimenpiteet:

• Järjestä jokin nopea kanava, jossa ihmiset voivat kysellä ja jakaa kommentteja.
• Järjestä säännöllisiä, lyhyitä kokouksia mahdollisten ongelmien käsittelemiseksi.
• Hyödynnä pääkäyttäjiä jatkuvassa tuessa ja ongelmanratkaisussa.
• Kannusta ja palkitse pienistäkin edistysaskeleista motivaation ylläpitämiseksi.

Heeros PSA:n käyttöönotto: vaiheet ja vinkit

Onnistunut käyttöönotto syntyy asiakkaan ja ohjelmistokumppanin yhteistyöstä. Jatkuva vuorovaikutus sekä selkeät roolit projektinhallinnassa aikana ovat käyttöönoton onnistumisen kannalta avainasemassa. Heeroksella on kokemusta yli 1000 käyttöönotosta ja monessa liemessä keitetty käyttöönottotiimi vie läpi niin pienet kuin suuret projektit.

1. Suunnittelu ja valmistelu

Onnistunut PSA-ohjelmiston käyttöönotto alkaa huolellisella suunnittelulla. Suunnitteluvaiheessa on tärkeää määritellä selkeät tavoitteet, aikataulu, budjetti ja tarvittavat resurssit. Tärkeää on myös selvittää käyttäjien tarpeet ja odotukset, jotta ohjelmisto tukee tehokkaasti sekä arjen työtä että organisaation tavoitteita.

Vinkki: Varaa riittävästi aikaa suunnittelulle ja varmista, että kaikki tarpeet on kerätty oikeilta henkilöiltä. Tämä vaihe usein ratkaisee ohjelmiston käyttöönoton onnistumisen.

2. Roolien ja vastuiden määrittäminen

Käyttöönoton aikana kaikilla - niin PSA-ratkaisua käyttöönottavan yrityksen sisällä kuin mahdollisilla ulkopuolisilla resursseilla - pitää olla selkeä käsitys rooleista ja vastuista.  Yrityksen kannattaa ehdottomasti nimetä  projektipäällikkö, joka vastaa projektin johtamisesta ja resurssien koordinoinnista yrityksen sisällä. Heeroksen rooliin kuuluu puolestaan projektin vetäminen yhdessä yrityksen projektipäällikkö kanssa ja asiakasympäristön luominen. Alla olevassa taulukossa on esitetty PSA-ratkaisua käyttöönottavan yrityksen ja Heeroksen vastuut.

Vinkki: Vältä vastuukuoppia määrittelemällä selkeät roolit ja vastuut kaikille osapuolille. Kommunikaatio on avainasemassa – jaa tietoa mieluummin liikaa kuin liian vähän.

3. Tarpeiden määrittely

Tarpeiden määrittelyvaiheessa on tärkeää ymmärtää tarkasti, mitä ominaisuuksia ja toimintoja organisaatio tarvitsee PSA-ohjelmistolta. Tämä on se vaihe, joka helposti jää yrityksissä liian vähälle huomiolle ja johtaa ongelmiin myöhemmin. Tässä vaiheessa kannattaa myös pyrkiä välttämään ylenpalttista innostumista jostain tietystä ominaisuudesta ja keskittyä aluksi perusasioihin ja isoon kuvaan. Käytön syventäminen sitten myöhemmin. Silmät siis auki mahdollisuuksille.

Vinkki: Varmista, että kaikki vaatimukset on listattu ja että ne ovat selkeitä. Tämä auttaa välttämään yllättävät haasteet myöhemmissä vaiheissa.

4. Käyttöönotto ja koulutus

Kun määrittelyt on tehty, on aika siirtyä käyttöönottoon. Tähän vaiheeseen kuuluu ohjelmiston asentaminen, konfigurointi ja integraatiot muiden järjestelmien kanssa sekä edellä tarkemmin läpikäyty koulutus. Käyttöönoton huolellinen aikatauluttaminen kannattaa, sillä jokaisen projektitiimiläisen pitää tietää oman panoksensa ajoituskohdat. Kaikkien rooli ja tekeminen ratkaisee.

Vinkki: Älä aliarvioi käyttäjäkoulutuksen merkitystä. Pääkäyttäjien koulutus on ratkaisevan tärkeää, jotta ohjelmiston käyttö saadaan sujuvaksi alusta alkaen.

5. Monitorointi ja ylläpito

Käyttöönoton jälkeen on varsinkin aluksi tärkeää seurata ohjelmiston käyttöä ja toimivuutta. Tämä vaihe sisältää käyttäjätuen tarjoamisen, ohjelmiston toimivuuden seurannan ja mahdollisten ongelmien korjaamisen. Varsin usein ongelmissa on kyse siitä, että käyttäjän koulutus ja siten osaaminen on jäänyt vajaaksi. Toki myös jatkokehitystarpeita voi tulla esiin siinä vaiheessa, kun ohjelmisto on käytännössä ajettu sisään. 

Vinkki: Pidä ohjelmiston hyödyt jatkuvasti esillä organisaatiossa ja varmista, että käyttäjät saavat tarvitsemansa tuen.

Heeros toimii tiiviisti yrityksen tukena myös käyttöönoton jälkeen. Jokaisella Heeros PSA:ta käyttävällä yrityksellä on nimetty oma yhteyshenkilö, joka varmistaa, että yhteistyö sujuu saumattomasti ja tarpeet tulevat huomioiduiksi. Lisäksi sähköpostitse ja chatin kautta tavoitettava tuki auttaa teknisissä kysymyksissä. Maksuttomia koulutuksia järjestetään säännöllisesti ja yrityksille on myös mahdollista tilata räätälöityjä koulutuksia. Verkosta löytyvät kattavat Help Center -artikkelit, kuvat ja videot tukevat käyttöä.

Yhteenveto

PSA-ohjelmiston onnistunut käyttöönotto pk-yrityksessä edellyttää tarkkaa suunnittelua ja systemaattista toteutusta, joka ottaa huomioon sekä tekniset että inhimilliset tekijät. Prosessin ytimessä on henkilöstön sitouttaminen ja kouluttaminen siten, että kaikki ymmärtävät muutoksen vaikutukset omaan työhön ja näkevät ohjelmiston tuomat hyödyt omassa arjessa.

Hyvin suunniteltu ja kohdennettu koulutus on erityisen tärkeää, sillä pk-yrityksessä jokaisen työntekijän panos on ratkaiseva. Kriittisten taitojen ja tietojen priorisointi alkuun mahdollistaa sujuvan käyttöönoton ilman, että se rasittaa liikaa yrityksen arkea.

Käyttöönoton jälkeenkin ohjelmiston käyttöä pitää jatkuvasti tukea. Johdon ja esihenkilöiden rooli esimerkkinä ja viestinnän selkeys ovat erityisen tärkeitä tekijöitä, jotka voivat tehdä muutoksesta menestyksen.