Taloushallinto ja kirjanpito osana sitä on murrosvaiheessa. On yrityksiä, joissa osa prosesseista on jo pitkälle automatisoitu, kun taas toiset yritykset tekevät kirjanpitoa yhä papereilla, exceleillä ja mapeilla.
Kirjanpitäjistä on pulaa ja taloushallinnolta odotetaan yhä tarkempia ja ajantasaisempia tietoja. Samalla verottajalle tehtävä raportointi on lisääntynyt. Suunta näyttääkin olevan kohti tarkempaa ja yksityiskohtaisempaa kirjanpitoa nopeammassa aikataulussa. Käytännössä tämä on mahdollista vain sähköisen kirjanpidon, standardien, automaation ja enenevässä määrin myös tekoälyn avulla.
Kirjanpidon työ nopeutuu ja virheet vähenevät merkittävästi vain käsityön osuutta laskemalla. Tämä tarkoittaa yleensä oletuksia, kuten myyntituotteen taakse laitettavaa oletustiliöintiä tai jonkin muun valinnan taakse laitettavaa ylimääräistä logiikkaa, kuten EU-myyntien automaatiota asiakkaan takana olevan tiedon perusteella.
Automaatio perustuu usein taloushallintoalan standardeihin, kuten verkkolaskustandardeihin tai sähköisen TITO-tiliotteen standardoituun muotoon. Lisäksi ajansäästöä haetaan sillä, että vältetään saman laskun käsittelyä useissa eri vaiheissa, ja kirjanpidon tietoja päätellään annetuista tiedoista oletusten mukaan.
Uudempana toimintona on tekoälyn käyttäminen taloushallinnon prosesseissa. Tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi tietojen poimimiseen skannatuilta laskuilta rakenteistettuun muotoon tai koneoppimisen hyödyntämistä kirjausten tekemiseen.
📚 Hyöty vai hype — AI taloushallinnon ohjelmistoissa
Suomessa taloushallinnon ohjelmistot ovat suhteellisen samankaltaisia. Kun on käyttänyt muutamaa ohjelmaa, oppii nopeasti uuden, sillä ne perustuvat samoihin standardeihin ja käytössä oleviin tietoihin. Ohjelmissa on toki eroja, mutta standardien takia yhtäläisyyksiä on runsaasti.
Standardien lisäksi taloushallinnon automaatiota ajaa alan vaatimukset ja yleiset käytännöt. Iso osa yrityksistä käyttää tilikarttanaan Liikekirjurin tilikarttaa, tai siihen pohjautuvaa tilikarttaa, joka helpottaa raportointia perustuen näihin tileihin. Esimerkiksi veroilmoituksen täyttöä voidaan helpottaa tuomalla veroilmoitukselle oletukseksi kirjanpidosta yrityksen tilikarttaan pohjautuen tilien saldoja.
Verkkolaskustandardit mahdollistavat ison osan ostolaskujen automaatiosta. Rakenteellisessa muodossa ohjelmiston on helppo poimia tiedot toimittajasta, laskun rivitiedoista tai laskun maksutiedoista. Laskudata siirtyy varmasti muuttumattomana lähettäjän myyntilaskujärjestelmästä ostolaskuksi.
Tekoälyä hyödynnetään siihen, että skannatuilta paperilaskuilta tai sähköpostiin tulleilta laskuilta poimitaan koneellisesti tiedot, jolloin niiden käsittely tulee lähemmäs verkkolaskuautomaatiota. Toisin kuin standardeihin perustuvat verkkolaskut, tekoälysovellutukset eivät kuitenkaan vielä ole täysin varmoja. Standardin etuna on myös nopeus, varmuus ja yksinkertaisuus. Paperilasku kun voi kadota postissa ja pdf-lasku voi hukkua muiden sähköpostien joukkoon.
Suomessa sähköinen TITO (tiliote tositteena) tai xml-muotoinen (CAMT) tiliote ovat olennaisia standardeja. Ne mahdollistavat pankkitilitapahtumien tuomisen kirjanpitoon suoraan pankista rakenteisena ja automatisoidusti. Paperin toimituksen sijaan ohjelmisto saa määrämuotoon koodatun tiedoston, joka kertoo sille tarkempia tietoja tiliotteiden tapahtumista.
Tämä mahdollistaa automaation tiliotekäsittelyssä. Tapahtumilta siirtyy perustietojen lisäksi mm. pankin koodi, joka kertoo tapahtuman tyypistä: onko se tilille tullut viitesuoritus, ohjelmiston kautta tehty maksu vai esimerkiksi pankin veloitus. Näiden koodien ja maksun tietojen perusteella tiliotteen tiliöinti nopeutuu ja joissakin yrityksissä jopa täysin automatisoituu.
Tiliotetta hyödynnetään kirjanpidon lisäksi yleisesti myös ostoreskontran automaattiseen täsmäytykseen. Vertaamalla tiliotteen tietoja ostoreskontran maksuaineistoihin voidaan ilman manuaalisia kohdistuksia varmistaa, että ostoreskontrassa tehdyt maksut ovat veloittuneet tililtä.
Tiliotteen lisäksi pankit toimittavat määrämuotoisia viitesuorituslistoja, joita käytetään myyntireskontran automaattisiin kohdistuksiin. Viitesuoritukset näkyvät myös TITO-tiliotteella omalla koodillaan, jolloin kirjauksen molemmat puolet on mahdollista automatisoida. Ainakin niin kauan kun asiakkaat maksavat laskunsa oikeaa viitettä käyttäen.
Laajasti käytössä olevien pankkiyhteyksien rinnalle ovat nousemassa myös Open Banking -rajapinnat. Niiden avulla ohjelmistot pystyvät tarjoamaan käyttäjilleen vielä ajantasaisempaa tietoa tilitapahtumista ja -saldoista.
Ennen kuin koneet lukevat ajatuksemme, iso osa työstä on tehtävä vähintään kertaalleen. Tämän jälkeen toistojen ja päällekkäisyyksien minimoimiseksi taloushallinnossa käytetään oletuksia. Oletuksia voi olla lähes jokaisella taloushallinnon osa-alueella. Niitä voi olla moniportaisina ja hierarkisina ja näissä on vaihtelua ohjelmistojen välillä. Yleisimpiä ovat kuitenkin tuotteiden, asiakkaiden, toimittajien, kirjanpidon tilien ja TITO-sääntöjen taakse asetetut oletukset.
Oletuksia ja sääntöjä voi ohjelmistosta riippuen rakentaa kattavasti, mutta lopulta niiden tehokkuus riippuu yrityksen prosesseista ja toiminnasta. Yleisesti kirjanpidon työtä saadaan kuitenkin nopeutettua merkittävästi, kun oletukset on kerran saatu kuntoon. Tämän jälkeen oletusten ylläpito on helppoa.
Myyntilaskuilla on usein monentasoisia oletuksia, jolloin esimerkiksi yleinen oletus on, että kaikki myynti on yleisen alv:n mukaista ja kirjataan tilille 3000. Oletustietoja voidaan hakea myös asiakkaan tai tuotteen takaa. Usein vahvin määrittely on tuotteen takana, eli kun laskulle lisätään tuote ”Kuljetusmaksu”, sinne tuodaan automaattisesti yleinen alv-kanta 25,5 % ja vaikkapa oletushinta 100 €. Koska yritys haluaa seurata kuljetusmaksujen osuutta liikevaihdosta, oletus tälle myyntiriville on 3010.
Ostolaskuilla on yleistä tehdä oletukset toimittajan perusteella ja riippuen yrityksen toiminnasta, tällä saatetaan päästä hyvinkin korkeaan automaatioasteeseen. Operaattorilta, sähköyhtiöltä ja muilta yleisiltä toimittajilta voidaan saada laskuja, jotka mahdollistavat kirjaukset täysin oikein oletuksilla. Jos taas yrityksellä on jatkuvasti uusia toimittajia tai samalta toimittajalta tulee tavaraa eri käyttötarkoituksiin, voi automaatioaste jäädä alemmas ja korjattavaa olla enemmän.
Oletuksilla ja prosesseilla saadaan joissain yrityksissä automatisoitua melkein koko kirjanpito. Joskus taas toiminta on monimuotoista, käytössä on useita laskentakohteita, ja saman toimittajan laskuilta pitäisi saada rivit kohdistumaan oikein useille kirjanpidon tileille ja/tai laskentakohteille. Millään oletuksella ei myöskään saada sähköpostiin lähetetyltä ostolaskulta kaivettua tilinumeroa, jolla lasku pitää maksaa. Tällöin seuraava askel on tekoälyn ottaminen mukaan prosessiin.
Tekoälyä voidaan käyttää tekstin ja tiettyjen elementtien poimimiseen laskun kuvalta, jolloin skannatusta tai sähköpostiin lähetetystä laskusta saadaan verkkolaskun verrannainen dokumentti. Tekoälyä tai koneoppimista voidaan käyttää myös kirjanpidon tilien tai muiden kirjanpidon tietojen ehdottamiseen. Koneoppiminen hyödyntää vanhoja laskuja ja niiden tiliöintejä oppimateriaalina ehdottaen näiden perusteella tiliöintejä uusille laskuille.
Tekoälyllä on osittain samat haasteet kuin automaatiolla: miten tiliöidä uuden toimittajan lasku, josta ei ole vielä suoraa mallia? Tekoäly voi toki ehdottaa jotain tiliä, vaikka vastaavaa laskua ei olekaan ennen tullut. Tekoäly voisi oppia myös muiden yritysten laskudatasta, jos sellaista on saatavilla. Haaste tässä on se, että sama tuote voidaan kirjata eri tilille eri yrityksissä, ja sama tuote voidaan yrityksen sisällä kirjata eri tileille, jos sitä on ostettu eri tarkoitukseen.
Tekoälyllä saatetaan päästä yli 90% oikeellisuuteen kirjauksilla ja joissain tapauksissa jopa lähelle 100%. Tekoälyratkaisujen etuna suhteessa automaatioon on se, että koneoppimisen myötä sääntöjä ei tarvitse itse luoda eikä ylläpitää, ja täysin uusikin toimittaja tai tuote saa ainakin jonkintasoisen tiliöintiehdotuksen.
Tekoälynkään kanssa kirjanpitäjä ei jää vielä työttömäksi, mutta työnkuva muuttuu kun aikaa ei käytetä kirjanpidon tietojen syöttämiseen vaan ehdotusten tarkistamiseen.
Yrityksen laskumäärät ja toimintatavat vaikuttavat siihen kuinka paljon tekoälystä saadaan hyötyä. Mitä enemmän yrityksellä on laskuja ja mitä enemmän taloushallinnon työtä, sitä enemmän yritys voisi hyötyä tekoälyn käyttöönotosta taloushallinnon prosesseissaan.
Taloushallinnon murros on tuomassa yhä enemmän automaatiota ja tekoälyä kirjanpidon tueksi, vähentäen manuaalista työtä ja parantaen prosessien tehokkuutta. Standardien, oletusten ja tekoälyn avulla voidaan nopeuttaa kirjanpitoa ja parantaa sen tarkkuutta. Mikään näistä, edes tekoäly, ei kuitenkaan poista kirjanpitäjän roolia, vaan muuttaa sitä tarkistamisen ja laadunvalvonnan suuntaan. Yrityksille tämä kehitys tarjoaa mahdollisuuden saada reaaliaikaisempaa ja luotettavampaa tietoa taloudesta. Toki edellyttäen, että ne ovat valmiita ottamaan käyttöön uudet työkalut ja prosessit, jotka vievät kirjanpidon kohti tulevaisuutta.
📚 Katso, miten AI-tiliöinti täydentää Heeros Ostolaskut -ratkaisua