Ulkoistaa vai sisäistää palkkahallinto – Miksei molempia?

Yrityksen taloushallinnolle ja palkkahallinnolle on monesti haaste pysyä edes oman toimialansa palkkakiemuroiden pyörteissä. Työehtosopimuksia on satoja ja niiden muotoilut saattavat olla epämääräisiä, jolloin lopullista tulkintaa joudutaan usein hakemaan oikeusistuimista. Lait ja asetukset eivät nekään aina auta selkeyttämään palkkahallintoa. Mikä on palkanlaskijan rooli modernissa palkkahallinnossa ja kannattaako palkkahallinto ulkoistaa tilitoimistolle?

Palkkahallinnon ulkoistamisen haasteet ja edut

Palkanlaskenta on taloushallinnon osa, joka usein haluttaisiin ulkoistaa ja näin usein toimitaankin. Ulkoistamisessa on omat haasteensa ja päätöksentekijän kannattaa pohtia esimerkiksi seuraavia asioita:

• Miten toimittaa kaikki palkkatiedot laskentaa varten luotettavasti, oikein ja ajallaan tilitoimistolle? Saadaanko tiedonkulkua automatisoitua palkkahallinnossa molempiin suuntiin vai sisältääkö tämä paljon manuaalista työtä? 
• Seuraako ulkoistamisesta epätietoisuutta yrityksen sisällä? Kehen esimerkiksi otetaan yhteyttä, jos palkkalaskelmassa on jotain epäselvää tai mistä pyydetään palkkatodistus? 
• Nouseeko henkilökunnalla huoli siitä, että ymmärretäänkö ja välitetäänkö oikeasti henkilökunnan palkka-asioista, jos palkkahallinto on ulkoistettu?

Palkkahallinnon ulkoistamisessa on toisaalta monia etuja. Yrityksen oma henkilöstötarve vähenee, ja kustannukset voivat pysyä paremmin hallinnassa, kun palvelu ostetaan ulkopuolelta. Lisäksi ulkoistettu palkkahallinto on ammattilaisen vastuulla, joka seuraa aktiivisesti alan vaatimuksia ja esimerkiksi lainsäädäntömuutoksia. Tämä ei välttämättä toteudu yhtä hyvin, jos palkkahallinto hoidetaan sisäisesti, etenkin jos se on vain yksi työntekijän monista tehtävistä.

Palkkahallinto yrityksen omissa käsissä - tilitoimisto apuna

Ulkoistamisen vastakohdaksi voisi vitsikkääksi väittää sisäistämisen. Palkanlaskennan pilvipalveluilla tavoitetaan sekä ulkoistamisen ja palkkahallinnon sisällä pitämisen edut ja iso osa palkkojen käsittelystä voidaan siis pitää yrityksen omissa käsissä. Palkkoja hoitava henkilö hallinnoi palkkarutiinit ja pystyy hetkessä tulostamaan esimerkiksi palkkatodistuksen sen tarvitsijalle. Työntekijät voivat itse kirjata sähköisesti tuntejaan, lomiaan ja poissaolojaan. Tilitoimisto puolestaan valvoo ja hoitaa sovitulla tavalla erilaiset kirjanpidolliset ja palkkojen juridiikkaan liittyvät asiat. Samalla pilvityökalulla toimittaessa ei erillistä tietojen siirtämistä enää tarvita.

Palkkahallinto ja tilitoimiston rooli 

Tilitoimiston on hyvä pohtia käytettäviä sopimus- ja toimintamalleja eli miten tuottaa uuden tyyppisiä asiakkuuksia ja uusia ansaintakeinoja. Jatkossakin tulee varmasti olemaan asiakkaita, jotka haluavat perinteisen täyden palvelun ulkoistamismallin tai haluavat hoitaa kaiken itse. Kuitenkin niiden asiakkaiden määrä kasvaa, jotka haluavat hallinnoida työaikansa ja palkkatietonsa itsenäisesti yhteistyössä asiantuntevan pilvipalveluita tarjoavan tilitoimiston kanssa.

Heeroksen palkanlaskentaohjelma sopii niin yrityksen omaan käyttöön kuin yhteiskäyttöön tilitoimiston kanssa. Heeros ePalkkojen avulla yritys voi helposti ja kustannustehokkaasti toteuttaa kaikki palkkahallinnon tarpeet.