Onnistunut alv-muutosprojekti: ajoissa, tiiminä, asiakaslähtöisesti

Heeroksen tuotejohtaja Henri Liuska oli joulukuussa 2024 Heeroksen markkinoinnin haastateltavana. Yhteenvetona projektista Henri nostaa esiin kolme asiaa:  

• Ennakoiva valmistautuminen. Projekti käynnistettiin ensimmäisten alv-muutosuutisten jälkeen. Se vietiin läpi kolmessa vaiheessa (suunnittelu, toteutus, testaus), ja siihen käytettiin noin 100 henkilötyöpäivää. 
• Tiivis yhteistyö. Laaja projektiryhmä toimi tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti, varmistaen tarvittavien ohjelmistopäivitysten tekemisen, kattavan integraatioiden hallinnan, testauksen ja viestinnän.  
• Onnistunut lopputulos. Muutokset toteutettiin ajallaan, asiakkaat olivat tyytyväisiä, ja Heeroksen proaktiivinen toiminta sai kiitosta. 

Ei vain desimaali – todellinen haaste piili integraatioissa 

Mitä ajattelit, kun kuulit alv-nostosta ensimmäisen kerran? 

Henri: Kyllä ensimmäinen ajatus oli, että tässä tulee nyt yksi tai kaksi järjestelmissä huomioitavaa muuttujaa. Todellinen haaste kun ei ollut se desimaalin lisääminen, vaan kaikkien asiakaskohtaisten liittymien ja viestinnän hallinta. Toinen ajatus oli, että varmasti osa loppuvuoden suunnitelmista menee uusiksi. 

Milloin projekti alkoi ja miten? 

Henri: Projekti käynnistettiin keväällä 2024 heti, kun mahdollinen alv-muutos nousi esiin. Vaikka virallista päätöstä ei ollut vielä tehty, nostin aiheen Heeroksen johtoryhmän agendalle. Päätimme, että on hyvä olla ajoissa liikkeellä, sillä kesälomien jälkeen olisi tullut kiire.  

Millainen projektitiimi oli ja miten sen työ sujui? 

Henri: Mukana olivat kaikki tuotepäälliköt, tuotekehityksen ja asiakaspalvelun edustajia sekä käyttöönotto- ja koulutustiimin jäseniä. Muutostyöt koordinoitiin yhdessä kumppaniemme kanssa. Näin varmistimme, että kaikki näkökulmat tuleva huomioiduksi. Tiimin yhteistyö sujui loistavasti, ja kaikilla oli vahvasti asiakaslähtöinen asenne. 

Näin alv-muutosprojekti vietiin maaliin  

Kuinka isosta työmäärästä oli kyse? 

Henri: Projektiin käytettiin noin 100 henkilötyöpäivää. Työtä oli paljon, erityisesti liittymien tarkistuksissa ja asiakasviestinnässä. Tämä määrä kertoo siitä näkymättömästä työstä, joka ei usein näy asiakkaalle, mutta joka on kriittistä onnistumiselle. 

Miten projekti meni ja millaisia vaiheita siihen kuului? 

Henri: Projekti eteni kolmessa vaiheessa. Ensimmäinen oli suunnitteluvaihe toukokuussa, ja siinä kartoitimme kaikki muutoksen vaatimat toimenpiteet. Toinen oli toteutusvaihe, joka kesti kesäkuusta elokuun alkuun. Sen aikana teimme tarvittavat päivitykset ja aloitimme viestinnän asiakkaille. Elokuussa keskityimme testaamiseen ja viimeistelyyn. Teimme kattavia testauksia löytääksemme harvinaisimmatkin tilanteet, jotka saattaisivat aiheuttaa asiakkaillemme päänvaivaa. Syyskuussa alv-muutoksen astuttua voimaan monitoroimme tilannetta tarkkaan ja varmistimme, että asiakkaat saivat tarvittaessa apua. 

Yllättikö joku asia? 

Henri: Aikataulu oli ehkä suurin yllätys. Päätöksentekijät eivät ehkä täysin ymmärtäneet, kuinka paljon tällainen muutos vaatii yrityksiltä, ohjelmistotoimittajilta ja ohjelmistojen käyttäjiltä. Esimerkiksi joidenkin asiakkaiden integraatiot kansainvälisten ERP-toimittajien järjestelmiin olivat paikoin haasteellisia päivitettäviä, kun ratkaisujen valmiudet alv-muutokseen olivat osin todella heikot ja kankeat.

Hieno lopputulos ja positiivinen palaute asiakkailta 

Mistä olet erityisen ylpeä? 

Henri: Olen erityisen ylpeä tiimin yhteisestä tekemisestä ja asiakaslähtöisestä asenteesta. Kaikki lähestyivät tilannetta ratkaisukeskeisesti positiivisessa hengessä ja miettivät jatkuvasti, miten voimme vähentää asiakkaiden työkuormaa.  

Millaista palautetta asiakkailta on tullut? 

Henri: Asiakkailta tullut palaute on ollut pääosin kiittävää. Erityisesti saimme kehuja siitä, että olimme ajoissa liikkeellä ja viestimme selkeästi. Hiljaisuus varsinaisen muutoksen osalta on merkki siitä, että olemme onnistuneet. 

Jälkikäteen, mitä tekisit toisin? 

Henri: Suurissa linjoissa ei ole mitään, mitä tekisin toisin. Jos aikaa ja resursseja olisi ollut enemmän, olisimme voineet tehdä lisää automaatioita, mutta aikataulu huomioiden olen erittäin tyytyväinen lopputulokseen. 

Mitä oppeja tästä voi napata mukaan kaikkiin projekteihin? 

Henri: Tärkein oppi on aloittaa valmistautuminen ajoissa, vaikka jonkun asian toteutuminen ei olisikaan ihan 100 % varmaa. Toinen oppi liittyy tiimityöhön: monipuolinen projektiryhmä on avain onnistumiseen. Lisäksi asiakasnäkökulman jatkuva huomioiminen on kriittistä. 

Tiivistätkö vielä projektin kolmeen sanaan. 

Henri: Ajoissa, tiiminä, asiakaslähtöisesti.