Monta maata ja eroavat prosessit — ratkaisuvaihtoja talousjohtajalle

Taloustiimissä työskentely tarkoittaa tänä päivänä monimutkaisuuden hallitsemista

Yritysten kasvaessa järjestelmät ja liiketoimintaprosessit eivät yleensä ole ylimmän johdon ensisijaisia kiinnostuksen kohteita. Tyypillisesti talousjohto ja IT-tiimi ovat vastuussa näiden asioiden selvittämisestä — usein hyvin rajallisin resurssein ja budjetein, monimutkaisten vanhojen käytäntöjen puitteissa.

Yritykset ostaessa uusia liiketoimintoja, laajentaessa uusille markkinoille tai käynnistäessä uusia hankkeita, toimintojen ja sitä myötä talousjohdon ja IT-tiimien ratkaistavien asioiden monimutkaisuus lisääntyy. Usein tämä monimutkainen kokonaisuus vieläpä täyttyy eri aikakausilta peräisin olevista järjestelmistä ja erilaisista prosesseista.

Lisäksi on inhimillinen tekijä eli ihmiset. Ihminen on taipuvainen pitämään kiinni omista tavoistaan tehdä asioita ja vastustamaan muutosta, mikä johtaa erilaisiin toimintatapoihin — joskus määriteltyjen prosessien mukaan, mutta usein ilman niitä. Tämä voi johtaa siihen, että avainhenkilöillä on entistä vähemmän aikaa viedä muutosta eteenpäin, sillä aika kuluu operatiivisten perusasioiden hoitamiseen.

Monta maata ja moninkertainen monimutkaisuus

Sisäisten tekijöiden lisäksi alati muutoksessa olevat lainsäädäntö ja markkinavaatimukset ovat myös ratkaisevassa roolissa — erityisesti nyt, kun uusia vaatimuksia sähköiselle laskutukselle ja veroraportoinnille tulee jatkuvasti ympäri maailmaa. Tämä saattaa edellyttää muun muassa uusia integraatioita, viranomaisraportointia sekä esimerkiksi tiettyjen laskumuotojen noudattamista. Ei ollenkaan helppoa!

Toimitusjohtaja ja hallitus lisäävät painetta

Toimitusjohtaja ja hallituksen jäsenet eivät yleensä keskity järjestelmiin ja hallinnollisiin prosesseihin — ihan hyvästä syystä. Heidän aikansa kuuluukin mennä ydinliiketoimintaan. Heitä kuitenkin kiinnostaa kilpailukyky, skaalautuvuus ja kannattavuus, kaikki asioita, jotka liittyvät suoraan niihin hallinnollisiin prosesseihin ja järjestelmiin, joita talousjohto ja IT-tiimi hoitavat. Toisinaan ylin johto myös innostuu uusista teknologioista, kuten tekoälystä, varmistaakseen yrityksen tulevaisuuden kilpailukyvyn. Innostuminen johtaa usein lisäprojekteihin organisaatiossa.

Onko tehtävä mahdoton?

Vastassa on siis lukuisia vaatimuksia: liiketoiminnan pyörittäminen, säännösten noudattaminen, skaalautuvuuden ja kilpailukyvyn parantaminen sekä uusien teknologioiden käyttöönotto. Kaikki tämä tapahtuu yleensä tiukkojen budjettien, vanhojen käytäntöjen ja resurssirajoitteiden puitteissa. Mistä siis edes aloittaa, kun tieto lakisääteisistä vaatimuksista, säännöksistä, mahdollisuuksista ja uusimmista teknologioista, saattaa puuttua?

Mikä tahansa muutos nykyisessä ERP- ja liiketoimintajärjestelmien kokonaisuudessa on osoittautunut uskomattoman kalliiksi, hitaaksi ja riskialttiiksi. Jopa kollegat muista yrityksistä ja uutiset vahvistavat haasteen, ovathan monet hankkeet pahasti epäonnistuneet. "Älä ryhdy ERP-päivityshankkeeseen; se voi vaarantaa koko urasi" ei ole harvinainen neuvo.

Kun yhtä parasta vaihtoehtoa ei ole, tyypillisesti valitaan vähiten huono

Onneksi haasteen ratkaisemiseksi on olemassa strategioita, joista jokaiseen liittyy omat etunsa ja ongelmansa. Alla olevassa taulukossa on tiivistetty kolme yleistä lähestymistapaa, joita yritykset voivat käyttää:

Entä vaihtoehto, joka yhdistää perinteisten lähestymistapojen parhaat puolet?

On vielä neljäs vaihtoehto. Tämä vaihtoehto on usein jäänyt huomiotta, mutta siitä on tulossa yhä suositumpi tapa joustavasti vastata eri maiden vaatimusten ja säädösten muutoksiin, näkyvyyden parantamiseen ja automaation lisäämiseen. Idea on käytössä olevan ERP-järjestelmän laajentaminen kustannustehokkaasti integroitavilla erikoisratkaisuilla, riippumatta ERP-infrastruktuurin monimutkaisuudesta, iästä tai toimittajasta.