Heeros Blogi - Asiantuntijasisältöä liiketoimintasi tueksi

Monta maata ja eroavat prosessit — ratkaisuvaihtoja talousjohtajalle

Kirjoittanut Henri Liuska | 17.5.2024 4:35

Taloustiimissä työskentely tarkoittaa tänä päivänä monimutkaisuuden hallitsemista

Yritysten kasvaessa järjestelmät ja liiketoimintaprosessit eivät yleensä ole ylimmän johdon ensisijaisia kiinnostuksen kohteita. Tyypillisesti talousjohto ja IT-tiimi ovat vastuussa näiden asioiden selvittämisestä — usein hyvin rajallisin resurssein ja budjetein, monimutkaisten vanhojen käytäntöjen puitteissa.

Yritykset ostaessa uusia liiketoimintoja, laajentaessa uusille markkinoille tai käynnistäessä uusia hankkeita, toimintojen ja sitä myötä talousjohdon ja IT-tiimien ratkaistavien asioiden monimutkaisuus lisääntyy. Usein tämä monimutkainen kokonaisuus vieläpä täyttyy eri aikakausilta peräisin olevista järjestelmistä ja erilaisista prosesseista.

Lisäksi on inhimillinen tekijä eli ihmiset. Ihminen on taipuvainen pitämään kiinni omista tavoistaan tehdä asioita ja vastustamaan muutosta, mikä johtaa erilaisiin toimintatapoihin — joskus määriteltyjen prosessien mukaan, mutta usein ilman niitä. Tämä voi johtaa siihen, että avainhenkilöillä on entistä vähemmän aikaa viedä muutosta eteenpäin, sillä aika kuluu operatiivisten perusasioiden hoitamiseen.

Monta maata ja moninkertainen monimutkaisuus

Sisäisten tekijöiden lisäksi alati muutoksessa olevat lainsäädäntö ja markkinavaatimukset ovat myös ratkaisevassa roolissa — erityisesti nyt, kun uusia vaatimuksia sähköiselle laskutukselle ja veroraportoinnille tulee jatkuvasti ympäri maailmaa. Tämä saattaa edellyttää muun muassa uusia integraatioita, viranomaisraportointia sekä esimerkiksi tiettyjen laskumuotojen noudattamista. Ei ollenkaan helppoa!

Toimitusjohtaja ja hallitus lisäävät painetta

Toimitusjohtaja ja hallituksen jäsenet eivät yleensä keskity järjestelmiin ja hallinnollisiin prosesseihin — ihan hyvästä syystä. Heidän aikansa kuuluukin mennä ydinliiketoimintaan. Heitä kuitenkin kiinnostaa kilpailukyky, skaalautuvuus ja kannattavuus, kaikki asioita, jotka liittyvät suoraan niihin hallinnollisiin prosesseihin ja järjestelmiin, joita talousjohto ja IT-tiimi hoitavat. Toisinaan ylin johto myös innostuu uusista teknologioista, kuten tekoälystä, varmistaakseen yrityksen tulevaisuuden kilpailukyvyn. Innostuminen johtaa usein lisäprojekteihin organisaatiossa.

Onko tehtävä mahdoton?

Vastassa on siis lukuisia vaatimuksia: liiketoiminnan pyörittäminen, säännösten noudattaminen, skaalautuvuuden ja kilpailukyvyn parantaminen sekä uusien teknologioiden käyttöönotto. Kaikki tämä tapahtuu yleensä tiukkojen budjettien, vanhojen käytäntöjen ja resurssirajoitteiden puitteissa. Mistä siis edes aloittaa, kun tieto lakisääteisistä vaatimuksista, säännöksistä, mahdollisuuksista ja uusimmista teknologioista, saattaa puuttua?

Mikä tahansa muutos nykyisessä ERP- ja liiketoimintajärjestelmien kokonaisuudessa on osoittautunut uskomattoman kalliiksi, hitaaksi ja riskialttiiksi. Jopa kollegat muista yrityksistä ja uutiset vahvistavat haasteen, ovathan monet hankkeet pahasti epäonnistuneet. "Älä ryhdy ERP-päivityshankkeeseen; se voi vaarantaa koko urasi" ei ole harvinainen neuvo.

Kun yhtä parasta vaihtoehtoa ei ole, tyypillisesti valitaan vähiten huono

Onneksi haasteen ratkaisemiseksi on olemassa strategioita, joista jokaiseen liittyy omat etunsa ja ongelmansa. Alla olevassa taulukossa on tiivistetty kolme yleistä lähestymistapaa, joita yritykset voivat käyttää:

Lähestymistapa 

Tyypilliset edut

Tyypilliset ongelmat

Valitse globaali ERP-toimittaja, joka "hoitaa kaiken"

Kyky harmonisoida kaikki.
Mahdollisesti vain yksi toimittaja hallittavana.
Laaja valikoima ominaisuuksia erilaisiin tarpeisiin.
Konsultteja ja asiantuntemusta on saatavilla (tosin korkealla hinnalla).
Pitkän aikavälin kehityspotentiaali on suuri.

Mahdollisesti monivuotinen projekti, johon liittyy suuria riskejä.
Muutoskustannukset korkeita myös jatkossa.
Keskinkertainen ratkaisu useimpiin asioihin, mutta ei erityisen hyvä missään.
Ei välttämättä tarjoa tarvittavaa prosessiosaamista.

Palkkaa kokenut konsultti auttamaan

Osaa arvioida, mikä sopii parhaiten tarpeisiisi ja ehdottaa räätälöityä lähestymistapaa.
Tuo mukanaan tietoa, jota sinulla ei ole (ratkaisut/markkinat/
prosessit/säännösten noudattaminen).

Voi olla erittäin kallis lähestymistapa kokonaiskustannuksiltaan.
Tarvitset silti ratkaisutoimittajat erikseen.
Palkkiomalli ei aina ole täysin linjassa tarpeiden kanssa (saatat päätyä ostamaan paljon työtunteja).

Anna jokaisen maan/yksikön hoitaa omat asiansa ja yritä luoda näkyvyyttä sen ympärille

Tyypillisesti edullinen ratkaisu lyhyellä aikavälillä.
Paikallista asiantuntemusta hyödynnetään paikallisten yksityiskohtien ratkaisemiseksi.
“Poissa mielestä”.
Jo olemassa olevia elementtejä (prosesseja/järjestelmiä) voidaan hyödyntää ilman suuria muutoksia ja investointeja.

Pitkällä aikavälillä monimutkaisuus lisääntyy (vaikeampaa ratkaista myöhemmin).
Skaalautuvuus kärsii.
Näkyvyys ja kontrolli kärsivät.
Vaikea hyödyntää uusia teknologioita tai saada ajantasaista näkyvyyttä liiketoimintaan.

 

Entä vaihtoehto, joka yhdistää perinteisten lähestymistapojen parhaat puolet?

On vielä neljäs vaihtoehto. Tämä vaihtoehto on usein jäänyt huomiotta, mutta siitä on tulossa yhä suositumpi tapa joustavasti vastata eri maiden vaatimusten ja säädösten muutoksiin, näkyvyyden parantamiseen ja automaation lisäämiseen. Idea on käytössä olevan ERP-järjestelmän laajentaminen kustannustehokkaasti integroitavilla erikoisratkaisuilla, riippumatta ERP-infrastruktuurin monimutkaisuudesta, iästä tai toimittajasta.

Markkinoilla toimii myös useita "ERP-laajennuksia" tarjoavia palveluntarjoajia. Jotkut näistä tarjoavat yksittäisiä ratkaisuja. Toiset tarjoavat kattavampia prosessiratkaisuja, kuten koko laskusta maksuun (Invoice-to-Pay, I2P) ja laskusta kassaan (Invoice-to-Cash, I2C) -toiminnallisuuden.

Tämä lähestymistapa on auttanut jo monia yrityksiä laajentamaan ERP-järjestelmien toiminnallisuuksia ja pidentämään niiden elinkaarta, sekä vastaamaan muuttuviin vaatimuksiin helpommin, kustannustehokkaammin ja vähemmän riskialttiilla tavalla.

Lähestymistapa 

Tyypilliset keskeiset edut 

Tyypilliset keskeiset ongelmat

Monikansalliset ERP-laajennukset palveluna

(esim. laskusta maksuun I2P ja laskusta kassaan I2C) 

Tyypillisesti edullisin vaihtoehto toteuttaa ja ylläpitää.
Suhteellisen helppo, nopea ja riskitön - riippumatta monimutkaisista vanhoista järjestelmistä (jopa 90% nopeampi toteutusaika).
Tarjoaa pahaat ratkaisut tiettyihin prosesseihin verrattuna ERP-toimittajiin, jotka yrittävät ratkaista kaiken.
Mahdollistaa enemmän automaatiota, paremman näkyvyyden ja hallinnan.
Toimittajilla on yleensä syvällistä prosessiosaamista.

Vain harvat toimittajat voivat tarjota laajoja ominaisuusvalikoimia ja kansainvälisen kattavuuden.
Saattaa vaatia enemmän sisäistä myyntiä, sillä kyseessä ei ole kaikkein yleisin lähestymistapa keskisuurissa yrityksissä.

 

Kuulostaako liian hyvältä ollakseen totta?

Lue lisää, miksi kannattaa yhdistää ERP-järjestelmä huippuluokan ostolasku- ja myyntilaskuratkaisuihin ja kuinka tämä vaihtoehto myös vähentää merkittävästi liiketoimintariskejä.