Tämä artikkeli perustuu pitkälti Heeroksen ja Snowfoxin 9.4.2025 järjestämään webinaariin, jonka otsikko oli niin ikään “Itseohjautuvat ostolaskujärjestelmät - totta vai unelmaa?”.
Katso webinaaritallenne
Puhuttaessa ostolaskujärjestelmistä aidosti itseohjautuva järjestelmä käsittelee ostolaskut ilman manuaalista henkilötyötä. Se hyödyntää 100 % laskudatasta ja hakee tarvittaessa täydentävää tietoa ulkoisista lähteistä. Järjestelmä mukautuu toimialakohtaisiin erityispiirteisiin, huomioiden verokäsittelyn, raportointivaatimukset ja maakohtaiset eroavaisuudet.
Itseohjautuva ostolaskujärjestelmä oppii jatkuvasti lisää käsittelemästään datasta. Se tunnistaa toistuvia malleja ja parantaa ennusteiden tarkkuutta tiliöinneissä ja hyväksyntäketjuissa. Näin automaatio tehostuu ajan myötä jopa ilman erillistä ohjelmointia.
Tekoälyn ja ohjelmistoautomaation välillä on eroja, jotka vaikuttavat niiden soveltuvuuteen eri tilanteissa. Tekoälyn etu on sen kyky oppia ja kyky käsitellä strukturoimatonta tietoa.
"Vielä pari vuotta sitten tekoäly herätti monissa epäilyksiä, mutta nyt se on arkipäiväistynyt. Ihmiset uskaltavat kokeilla sitä, ja mikä parasta, he ovat tyytyväisiä saamiinsa tuloksiin." Marko Kari, Snowfox
Tekoäly täydentää perinteistä automaatiota taloushallinnossa. Pohjoismaisille yrityksille sähköinen taloushallinto on ollut arkipäivää jo yli 20 vuotta. Nykyään pk-yrityksetkin hyödyntävät kehittyneitä ratkaisuja: sähköisiä laskuja käytetään laajasti, aineistot käsitellään digitaalisesti ja kirjanpitoprosessit tallentamisesta kirjauksiin ovat pitkälti automatisoituja.
✨Lue lisää automaatiosta ja tekoälystä taloushallinnossa
Tekoäly voidaan kouluttaa historiatiedon avulla tunnistamaan ostot, toimittajat, toimitusosoitteet ja oikeat tiliöinnit. Se oppii jatkuvasti uutta käsittelemästään datasta, mikä tekee siitä erityisen tehokkaan toistuvien laskujen käsittelyssä. Tekoälyssä on myös se hyvä puoli, että se pystyy lukemaan sekä XML-dataa että kuvia. Usein kuvalle jää perinteisessä automaatiossa paljon tietoa, joka ei välity eteenpäin.
Moni yritys käyttää vielä vanhentuneita järjestelmiä, eikä automaatioaste ole niin korkea kuin se voisi olla. Tyypillinen tilanne on se, että vanhoja järjestelmiä käytetään, kunnes tuki loppuu ja vasta pakon edessä mietitään muutosta.
Erilaisten teknisten esteiden lisäksi haasteet voivat olla kulttuurisia tai jopa inhimillisiä. Muutosvastarinta, luottamuksen puute tai epäselvä hinnoittelu voivat hidastaa kehitystä.
Vanhanaikaisiin integraatioihin nojautuvat järjestelmät voi korvata moderneilla REST/API-rajapinnoilla varustetuilla. Muutoshallintaa ja muutosvastarintaa voi helpottaa juuri organisaation tarpeeseen räätälöidyllä käyttöönottomallilla. Luottamuksen puutetta tekoälyä kohtaan voi hälventää käyttämällä hyväksi mahdollisuutta testata järjestelmää ennen ostopäätöstä. Yhteistyö- ja hinnoittelumallien epäselvyyksien ratkaisuna toimivat strategiset kumppanuudet, selkeät datankäsittelyehdot sekä läpinäkyvät hinnoittelumallit.
Snowfoxin tekoäly on valmiiksi integroitu Heeros Ostolaskut –ratkaisuun. Käyttöönotto on helppoa, ja järjestelmä voidaan testata aidolla aineistolla ennen ostopäätöstä.
Ostolaskuautomaatio kehittyy jatkuvasti, ja tulevina vuosina voidaan odottaa merkittäviä edistysaskeleita:
Tekoälyn tukemissa ostolaskuratkaisuissa voidaan päästä parhaimmillaan jopa 95 % automaatioasteeseen, tyypillisimmin nyt liikutaan 80 ja 90 %:n välillä. Suurimpia hyötyjiä ovat yritykset, jotka käsittelevät vähintään 300 ostolaskua kuukaudessa.
Ostolaskuautomaation kehitys ei ole enää utopiaa – vaan konkretiaa. Kyse ei ole siitä, onko tekoäly yhdistettynä perinteisempään automaatioon käyttökelpoista, vaan kuinka helposti ja nopeasti sitä voi hyödyntää. Teknologia on jo olemassa, ja kun data ja prosessit ovat kunnossa, tulokset puhuvat puolestaan.
Heeros ja Snowfox tarjoavat konkreettisen polun kohti itseohjautuvia ostolaskujärjestelmiä selkein hinnoin, toimivilla integraatioilla ja skaalautuvasti.