Turun Weikot vaihtoi sammumattoman tietokoneen ja kenkälaatikot täysin sähköistettyyn taloushallintoon

Turun Weikot on vuonna 1912 perustettu perinteikäs urheiluseura, joka tarjoaa monipuolisia liikuntamahdollisuuksia kaiken ikäisille. 

Toiminnanjohtaja Ari Jalonen ja taloushallinnon vastaava sekä useamman lajiyhdistyksen monitoiminainen Veera Normasto muodostavat Turun Weikkojen hallinnon tehokaksikon. Molemmat ovat pitkän linjan turunweikkolaisia: Jalosen tausta on jalkapallossa, neljännessä polvessa seuraa edustavan Normaston voimistelussa. 

Kun taloushallinto pyöri vanhan tietokoneen varassa 

Turun Weikot oli ennen Heeroksen taloushallinnon järjestelmien käyttöönottoa vuonna 2022 tilanteessa, jossa talousasiat olivat olleet pitkälti yhden henkilön vastuulla ja yhden tietokoneen varassa. 

Kun ansiokkaasti käytössään olleilla resursseilla taloushallinnosta aiemmin vastannut henkilö jäi eläkkeelle, Jalonen ja Normasto alkoivat kartoittaa vähemmän riskialttiita ja modernimpia vaihtoehtoja taloushallinnon hoitoon. Valintaprosessissa painottuivat erityisesti järjestelmän käyttäjäystävällisyys ja tuki monimutkaisten yhdistysrakenteiden hallintaan. Heeros Kokonaispaketti tarjosi juuri ne toiminnallisuudet, joita Turun Weikkojen kaltaisen monilajiseuran taloushallinto vaati. Lisäksi Heeroksen paikallinen tuki ja mahdollisuus räätälöinteihin olivat ratkaisevia tekijöitä päätöksenteossa.

Käyttöönottovaiheen haasteet ja opit

Vaikka käyttöönotossa edettiin osittain lajiyhdistys kerrallaan, osoittautui kaikkien toimintojen käyttöönotto samaan aikaan Normaston mukaan jälkikäteen ajatellen liian kunnianhimoiseksi valinnaksi. Suurin oppi oli se, että käyttöönotto olisi kannattanut tehdä pala kerrallaan – näin uusi toimintamalli olisi jalkautunut helpommin koko organisaatioon. 

Normasto ja Jalonen jakavat sen ajatuksen siitä, että tärkeintä oli olla kärsivällinen ja avoin uusille toimintatavoille. Vaikka alussa oli haasteita, niiden ratkaiseminen aikaansai lopulta paremman ymmärryksen talousprosessin kokonaisuudesta ja siitä, miten voimme hyödyntää sähköisiä työkaluja tehokkaammin. 

Kenkälaatikoista sähköiseksi prosessiksi 

Normasto muistaa vielä hyvin ajan ennen Heerosta, jolloin vuoden vaihteen jälkeen talousosastolle saapui “epämääräisiä kenkälaatikoita, jotka olivat täynnä kuitteja". Mappien, lippujen ja lappujen sekamelska teki taloushallinnosta hidasta ja työlästä, ja  reaaliaikainen näkymä taloustilanteeseen oli utopiaa. 

Heeroksen käyttöönoton myötä Turun Weikkojen koko taloushallinto sähköistettiin. Ostolaskut, matkalaskut ja kululaskut tulevat suoraan järjestelmään, eikä jokaista kuittia tarvitse enää käsitellä erikseen. Alkukankeuden jälkeen tämä on helpottanut huomattavasti myös lajiyhdistysten toimintaa, ja tieto liikkuu nyt sujuvasti koko organisaatiossa. 

Sähköistäminen toi vapautta ja tehokkuutta 

Heeros ei ole vain tehnyt taloushallinnosta helpompaa, vaan se on tuonut myös vapautta jokapäiväiseen työhön. Normasto iloitsee siitä, kuinka hän voi nyt myös tehdä töitä kotoa käsin eikä aikaa kulu enää yli 50 kilometrin edestakaiseen päivittäiseen työmatkaan. Myös Jalonen näkee sähköistämisen tuomat hyödyt arjessaan: ”Voin hoitaa tarvittavia asioita vaikka bussissa pelimatkalla läppärin tai kännykän kautta.”  

Yksi yhteinen arkisto kaikille hallinnollisille dokumenteille helpottaa arkea. Esimerkiksi luottamushenkilöt pääsevät soveltuvin osin käsiksi esimerkiksi kokouspöytäkirjoihin ja talousraportteihin.  

Lisäksi Heeroksen käyttö on helpottanut myös vapaaehtoisten työtä, kun kuittitoimitukset voi nyt hoitaa helposti mobiilisovelluksen kautta vaikkapa saman tien kaupan kassalla.  

Kaiken kaikkiaan Heeros on muuttanut Turun Weikkojen taloushallinnon nykyaikaiseksi ja tehokkaaksi mahdollistaen keskittymisen olennaiseen – urheiluseuran kehittämiseen ja jäsenten palvelemiseen.