Integroituja ratkaisuja ja yhteistyön voimaa

Quadient Finland on käyttänyt Heeroksen ePalkat-palkanlaskentaohjelmistoa vuodesta 2018 lähtien. Vuoden 2023 lopulla keskustelussa nousi esiin tarve paikalliselle pankkiratkaisulle. Keskustelujen jälkeen yrityksessä päädyttiin kuitenkin pankkiratkaisun sijaan ottamaan käyttöön Heeroksen Myyntilaskut ja Heeroksen Ostolaskut ja integroimaan ne Quadientin globaaliin ERP-järjestelmään.

Tilanne yrityksessä oli melko tyypillinen: kansainvälinen ERP-projekti oli käynnissä, ja toteutusvaiheessa havaittiin, että järjestelmä ei pystynyt täysin tukemaan kaikkia paikallisia taloushallinnon prosesseja ilman suuria lisäkustannuksia.

Tavoitteena laskujen käsittelyn tehostaminen

Ostolaskujen sujuva käsittely, automaattinen myyntilaskujen täsmäytys ja 100 % näkyvyys myyntisaamisiin olivat Quadientin ensisijaisia tavoitteita. Projektin toteutusaikataulu oli tiukka ja se sisälsi paitsi Heeros Myyntilaskut -ratkaisun ja Heeros Ostolaskut -ratkaisun käyttöönoton, myös niiden integroinnin Quadientin ERP-järjestelmään sekä pienen muutoksen yrityksen laskutusprosessiin.

Myös vanhan järjestelmän avoimet myyntilaskut siirrettiin Heeroksen Myyntilaskut -ratkaisuun.

Yhteistyötä yli rajojen

Tiukka aikataulu, kansainväliset vaatimukset ja ERP-integraatio asettivat Quadientin ja Heeroksen positiivisesti haastavaan tilanteeseen. Quadientin työntekijät Suomesta, Ruotsista ja Hollannissa työskentelivät tiiviisti yhdessä Heeroksen käyttöönottotiimin kanssa suoriutuakseen projektista määräajassa.

Hyödyt ja tulevaisuuden näkymät

Käytännössä Quadient luo nyt laskut ERP-järjestelmässä, josta ne siirretään Heeroksen Myyntilaskut-ratkaisuun myyntisaamisten hallintaa varten. Myyntisaamisten tilanne välittyy myyntilaskuratkaisusta takaisin ERP-järjestelmään, tarjoten ajantasaisen näkymän sekä paikallisesti että kansainvälisesti. Ostolaskujen puolella prosessi on suurin piirtein samanlainen.

Yhteistyö Quadientin kanssa on ollut palkitsevaa myös Heerosille. Projekti korosti yrityksen ydinosaamisalueita: integraatio-osaamista, paikallisen ja kansainvälisen taloushallinnon yhdistämistä sekä nopeaa ja joustavaa toimintaa.