Haaste
Henkilöstön loma- ja poissaolotietoja piti päivittää manuaalisesti
Kasvun myötä työntekijöiden määrä lisääntyi, ja niin myös lomiin ja poissaoloihin liittyvät sähköpostiviestit ja Excelin hallinnointi. Työ oli manuaalista ja prosessi oli riippuvainen yhdestä henkilöstä.
Ratkaisu
Heeros HR, jonne henkilöstö voi päivittää tiedot itse
Heeros HR:n itsepalveluportaalin ansiosta erillisiä ilmoituksia poissaoloista ei tarvita, vaan työntekijät voivat kirjata ne järjestelmään suoraan itse. Samalla palkanlaskentaprosessi tehostui.
15 henkilön tilitoimisto Auranmaan Tilitiimi on kasvanut jo usean vuoden ajan. Asiakasmäärän kasvaessa luonnollisesti myös tarve osaavalla henkilöstölle on kasvanut, ja tiimi onkin vahvistunut 1 henkilöllä vuosittain.
Kasvun myötä ajankohtaiseksi tuli keskittää ja automatisoida lomien, poissaolojen ja muiden henkilöstötietojen hallinnointi manuaalisesta Excel-tiedostosta ja sähköpostista HR-järjestelmään. Kun Heeros HR otettiin käyttöön, prosessista tuli suoraviivaisempi, aikaa säästyi ja samalla saatiin tehoja palkanlaskentaan.
Haasteena henkilöstötietojen manuaalinen ylläpito
Auranmaan Tilitiimissä henkilöstöhallintoa hoitaa muun työnsä ohessa osakasyrittäjä ja palkanlaskennan asiantuntija Henna Aalto. Työntekijämäärän kasvaessa tietojen manuaalinen kirjaaminen Exceliin ja siitä eteenpäin palkanlaskentaohjelmaan oli vielä tehtävissä, mutta keskittämällä ja automatisoimalla työ kuormittaisi vähemmän ja vähentäisi inhimillisiä virheitä.
”Mielessä oli, että entä jos jotain unohtuu, kun meitä on jo niin monta. Minun aikani ja se, olenko huomannut ja muistanut kaiken, oli kriittinen osa prosessia”, Henna toteaa.
Henkilöstö ilmoitti loma- ja poissaolotiedot sekä työtunnit sähköpostitse, paitsi tuntipalkkalaiset, joiden tuntiseuranta oli omassa järjestelmässään. Tiedot piti koota yhteen Exceliin, jossa huolehdittiin kunkin työntekijän tietojen seuranta ja joka oli pohjana palkanlaskennassa.
Heeroksen kumppanitilitoimistona Heeroksen ohjelmistot olivat jo Auranmaan Tilitiimille tuttuja, ja Heeros HR:ään integroituva ePalkat-palkanlaskentaohjelmisto oli käytössä. Seuraava askel oli ottaa Heeros HR käyttöön helpottamaan ja automatisoimaan henkilöstöhallinnon töitä. Auranmaan Tilitiimissä myös ohjelmistohankinnat toiminnan automatisoimiseen tehdään hallitusti.
”Mietimme perinpohjin, mikä on meille paras vaihtoehto ja paras kokonaisuus”, sanoo toimitusjohtaja Henri Valkeapää. ”Kaikki automaatio on plussaa, ja Heeros HR on yksi osa toimintamme tehostamista.”
HR-järjestelmän yhteiskäytöllä ajansäästöä ja sujuvuutta
Hennan mukaan Heeros HR:n käyttöönoton myötä kaikki tarvittavat henkilöstön tiedot ovat helposti hallittavissa yhdellä alustalla, ja yhteiskäyttö henkilöstön kanssa on tehnyt työstä sujuvampaa. Järjestelmä on ollut helppokäyttöinen, ja se on kaikkien työntekijöiden jatkuvassa käytössä.
”Työntekijät pääsevät itse kirjaamaan lomat, saldot päivittyvät ja tiedot pysyvät ajan tasalla. Kaikki ovat ymmärtäneet, miksi HR-järjestelmä otettiin käyttöön, ja käyttö on omaksuttu hyvin,” Henna kiittelee.
Yhteiskäyttö on säästänyt myös aikaa, kun yksi manuaalinen välivaihe tietojen siirrossa poistui.
”Sähköpostiliikenne on vähentynyt huomattavasti, eikä aikaa tarvitse käyttää enää lomatietojen tai poissaoloilmoitusten etsimiseen viesteistä”, Henna sanoo. Hän arvioi vastaanottaneensa Heeros HR:ää edeltävänä vuonna 160 sähköpostiviestiä lomiin ja poissaoloihin liittyen. *Jos lasketaan, että keskimäärin asian käsittelyyn ja Excelin päivittämiseen on mennyt edes 3 minuuttia, tekee jo se vuodessa 8 tuntia. Nyt tämä aika voidaan käyttää tuottavampaan työhön.
Palkanlaskentakin tehostui kuin varkain
Lisää ajansäästöä Auranmaan Tilitiimi sai Heeros HR- ja ePalkat-ohjelmistojen suoran integraation avulla. Tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan, ja aikaa säästyy, kun esimerkiksi sairaslomatodistuksia ei tarvitse alkaa etsiä erikseen palkanlaskentaa tehdessä. Myös lomasaldojen hallinta on varmempaa kuin aiemmin, sillä Excelin ajantasaisuuteen ei aina voinut 100-prosenttisesti luottaa.
”HR ja ePalkat toimivat hyvin yhteen, ja palkanlaskentakin on mennyt eteenpäin Heeros HR:n käyttöönoton myötä”, Henna kiteyttää.
Heeros HR:n käyttö Tilitiimissä jatkuu, ja eri ominaisuuksia yhteiskäytöstä käteviin sopimuspohjiin on päästy jo vähintään kokeilemaan. Hyvien kokemuksien myötä Henna ja Henri näkevät Heeros HR:ssä mahdollisuuksia myös tilitoimiston asiakkaiden toiminnan tehostamiseksi. Myös heillä kevyeen HR-järjestelmään siirtyminen voisi vapauttaa aikaa manuaalisista kirjaustehtävistä ja automatisoida tiedonkulun.
Tietoa asiakkaasta
Auranmaan Tilitiimi on vuonna 1997 perustettu, auktorisoitu tilitoimisto ja Heeros-kumppanitilitoimisto. Asiakaskuntaan kuuluu noin 500 erikokoista ja eri aloilla toimivaa yritystä. Tilitiimi tarjoaa yrittäjille kokonaisvaltaisia taloushallinnon ratkaisuja ja juuri niillä taloushallinnon osa-alueilla, joihin yrittäjän oma aika tai taidot eivät riitä. Sähköinen taloushallinto antaa mahdollisuuden erilaiseen työnjakoon yrittäjän ja tilitoimiston välillä. Tavoitteena on, että asioita ei tehdä päällekkäin tai ”kahteen kertaan”. Tutustu Auranmaan Tilitiimiin.
